科研物資采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司科研物資采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證科研工作的順利進行，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各科研項目所需物資的采購活動，包括但不限于儀器設備、實驗材料、辦公用品等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證科研物資質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結(jié)果公正合理。4.歸口管理原則：科研物資采購實行歸口管理，明確各部門職責，確保采購工作有序進行。二、管理職責（一）采購管理部門1.負責制定和完善科研物資采購管理制度和流程。2.匯總各部門科研物資采購需求，編制采購計劃。3.組織實施采購活動，包括供應商選擇、采購合同簽訂等。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，監(jiān)督采購合同執(zhí)行情況。（二）需求部門1.根據(jù)科研項目需要，提出物資采購申請，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。2.參與采購過程中的技術(shù)評審、驗收等工作。3.負責對采購物資的使用情況進行跟蹤和反饋。（三）財務部門1.負責審核采購預算，確保采購資金的合理使用。2.參與采購合同的審核，負責采購款項的支付和核算。（四）審計部門1.對采購活動進行審計監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)。2.對采購項目的效益進行評價，提出改進建議。三、采購計劃管理（一）采購需求申報1.各需求部門應根據(jù)科研項目進度，提前向采購管理部門申報物資采購需求。2.采購需求申報應詳細填寫物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預計采購時間等信息，并提交相關技術(shù)文件或說明。（二）采購計劃編制1.采購管理部門收到采購需求申報后，應進行匯總和審核。2.根據(jù)審核后的采購需求，結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，編制采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預算金額等內(nèi)容。（三）采購計劃審批1.采購計劃編制完成后，應提交公司相關領導審批。審批流程應明確各級審批權(quán)限和審批時間要求。2.審批通過的采購計劃作為采購活動的依據(jù)，不得擅自變更。如因特殊情況需要變更采購計劃，應按照原審批流程重新進行審批。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購管理部門應建立供應商信息庫，收集、整理供應商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況等資料。2.根據(jù)采購物資的特點和需求，從供應商信息庫中選擇合適的供應商進行詢價或招標。選擇供應商時應綜合考慮供應商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等因素。3.對于重要物資的采購，應組織相關部門對供應商進行實地考察，確保供應商具備提供合格產(chǎn)品的能力。（二）供應商評價1.采購管理部門應定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務等情況進行評價。評價方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式。2.根據(jù)供應商評價結(jié)果，對供應商進行分類管理。對于評價優(yōu)秀的供應商，可給予優(yōu)先合作機會；對于評價不合格的供應商，應及時淘汰，并停止與其合作。（三）供應商激勵與約束1.建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予一定的獎勵，如表彰、優(yōu)先合作、價格優(yōu)惠等。2.建立供應商約束機制，對于違反合同約定、提供不合格產(chǎn)品等行為的供應商，應按照合同約定進行處罰，如扣除貨款、終止合作等。同時，將供應商的不良行為記錄在案，限制其今后參與公司采購活動。五、采購方式（一）招標采購1.對于金額較大、技術(shù)復雜、競爭充分的科研物資采購項目，應采用招標采購方式。2.招標采購應按照國家相關法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定的程序進行，包括發(fā)布招標公告、資格預審、發(fā)售招標文件、開標、評標、定標等環(huán)節(jié)。3.評標委員會應由公司內(nèi)部相關技術(shù)專家、采購管理部門人員、財務部門人員等組成，負責對投標文件進行評審，推薦中標候選人。（二）詢價采購1.對于金額較小、技術(shù)簡單、市場貨源充足的科研物資采購項目，可采用詢價采購方式。2.詢價采購應向至少三家以上供應商發(fā)出詢價通知書，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購管理部門應根據(jù)供應商的報價情況，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務等因素，選擇合適的供應商成交。（三）單一來源采購1.符合下列情形之一的科研物資采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.單一來源采購應按照公司內(nèi)部規(guī)定的程序進行審批，審批通過后，與供應商進行協(xié)商談判，確定采購價格和合同條款。（四）競爭性談判采購1.對于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的，技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的，不能事先計算出價格總額的科研物資采購項目，可采用競爭性談判采購方式。2.競爭性談判采購應成立談判小組，與不少于三家的供應商進行談判。談判小組應根據(jù)談判情況，要求供應商進行二次報價或最終報價，綜合比較后確定成交供應商。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購活動確定成交供應商后，采購管理部門應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。2.采購合同簽訂前，應提交財務部門、審計部門等相關部門進行審核。審核通過后，按照公司合同管理規(guī)定辦理簽字蓋章手續(xù)。（二）合同執(zhí)行1.采購合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。采購管理部門應跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.供應商應按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準等要求交付物資。需求部門應及時組織對采購物資進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因特殊情況需要變更合同條款，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因?qū)е虏少徍贤瑹o法履行，雙方應協(xié)商解除合同，并按照合同約定承擔相應的責任。（四）合同歸檔采購合同簽訂后，采購管理部門應及時將合同副本歸檔保存。合同歸檔應包括合同文本、審批文件、變更協(xié)議、驗收報告等相關資料，以便日后查閱和審計。七、采購驗收管理（一）驗收標準1.采購物資的驗收應按照合同約定的質(zhì)量標準進行。如合同未約定質(zhì)量標準的，應按照國家相關標準或行業(yè)通用標準進行驗收。2.對于技術(shù)復雜、專業(yè)性強的采購物資，可邀請相關技術(shù)專家參與驗收工作，確保驗收結(jié)果的準確性和公正性。（二）驗收程序1.供應商交付物資后，需求部門應及時組織驗收。驗收前，需求部門應通知采購管理部門、質(zhì)量檢驗部門等相關人員參加。2.驗收人員應按照驗收標準對采購物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進行逐一核對。驗收合格后，填寫驗收報告，并簽字確認。3.如發(fā)現(xiàn)采購物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，驗收人員應及時通知供應商進行整改或補貨。整改或補貨完成后，重新進行驗收，直至驗收合格為止。（三）驗收報告驗收報告應包括采購項目名稱、供應商名稱、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、驗收日期、驗收結(jié)果等內(nèi)容。驗收報告應由驗收人員簽字確認，并加蓋需求部門公章。驗收報告作為采購物資入賬和支付貨款的依據(jù)。八、采購付款管理（一）付款申請1.采購物資驗收合格后，需求部門應根據(jù)合同約定，及時向財務部門提交付款申請。付款申請應包括采購項目名稱、供應商名稱、合同編號、付款金額、付款方式等信息，并附上驗收報告、發(fā)票等相關證明材料。2.財務部門收到付款申請后，應進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款、驗收情況、發(fā)票真實性等。審核通過后，按照公司財務管理制度辦理付款手續(xù)。（二）付款方式1.采購付款方式應根據(jù)合同約定和公司財務管理制度執(zhí)行。常見的付款方式包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。2.對于金額較大的采購項目，可采用分期付款方式。分期付款應在合同中明確約定付款期限和比例，確保公司資金安全。（三）付款審批1.付款申請應按照公司內(nèi)部規(guī)定的審批流程進行審批。審批流程應明確各級審批權(quán)限和審批時間要求。2.審批通過的付款申請，財務部門應及時安排付款。如因特殊情況需要延遲付款，應提前與供應商溝通協(xié)商，并取得供應商的同意。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門應定期對科研物資采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購過程是否合法合規(guī)，采購結(jié)果是否公正合理。2.采購管理部門應建立采購活動內(nèi)部監(jiān)督機制，對采購計劃執(zhí)行情況、供應商管理、采購合同簽訂與執(zhí)行等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核評價1.建立采購工作考核評價制度，對采購管理部門和需求部門的采購工作進行