科研器材采購管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司科研器材采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證科研工作的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各科研部門、項目組及相關(guān)單位所需科研器材的采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.科學性原則：根據(jù)科研工作實際需求，科學合理地確定采購器材的種類、規(guī)格、數(shù)量等，保證器材質(zhì)量滿足科研要求。3.效益性原則：在保證科研工作質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，優(yōu)化采購流程，提高資金使用效益。4.公正性原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等的參與機會。二、采購計劃管理（一）需求調(diào)研1.各科研部門、項目組應(yīng)定期進行科研器材需求調(diào)研，結(jié)合科研項目進展情況、技術(shù)發(fā)展趨勢等，準確評估所需器材的種類、性能、數(shù)量等。2.對于重大科研項目或特殊需求，應(yīng)組織專題調(diào)研，邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c，充分論證器材需求的必要性和合理性。（二）計劃編制1.根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，各部門、項目組負責編制科研器材采購計劃。采購計劃應(yīng)明確器材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等詳細信息。2.采購計劃應(yīng)分年度、季度和月度進行編制，并根據(jù)科研工作實際情況進行動態(tài)調(diào)整。對于緊急需求的器材，應(yīng)及時追加采購計劃。（三）計劃審核1.采購計劃編制完成后，應(yīng)提交至部門負責人進行初審。部門負責人應(yīng)重點審核計劃的合理性、必要性及預(yù)算的準確性。2.初審?fù)ㄟ^后的采購計劃，提交至公司科研管理部門進行復(fù)審?？蒲泄芾聿块T應(yīng)從科研項目整體需求、資源配置等方面進行綜合評估，提出復(fù)審意見。3.對于重大采購項目的計劃，還需提交公司主管領(lǐng)導進行終審。終審?fù)ㄟ^后的采購計劃方可進入采購流程。三、采購方式（一）公開招標1.達到下列標準之一的科研器材采購項目，應(yīng)采用公開招標方式：采購預(yù)算金額達到國家規(guī)定的公開招標限額標準以上的；采購項目技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或具體要求的；非采購人所能預(yù)見的原因或者非采購人拖延造成采用招標所需時間不能滿足科研項目緊急需要的；因藝術(shù)品采購、專利、專有技術(shù)或者服務(wù)的時間、數(shù)量事先不能確定等原因不能事先計算出價格總額的。2.公開招標應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)及招標程序進行。發(fā)布招標公告應(yīng)通過指定的媒體進行，公告內(nèi)容應(yīng)包括招標項目的基本情況、投標人資格要求、獲取招標文件的方式及時間、投標截止時間、開標時間及地點等。3.招標人應(yīng)依法組建評標委員會，評標委員會由招標人代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家組成，成員人數(shù)為五人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。評標委員會應(yīng)按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法進行評標，推薦中標候選人，并向招標人提交評標報告。（二）邀請招標1.符合下列情形之一的科研器材采購項目，可以采用邀請招標方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的；采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。2.采用邀請招標方式的，招標人應(yīng)向三家以上具備承擔招標項目能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發(fā)出投標邀請書。投標邀請書的內(nèi)容與公開招標公告的內(nèi)容一致。3.邀請招標的評標程序及要求與公開招標相同。（三）競爭性談判1.符合下列情形之一的科研器材采購項目，可以采用競爭性談判方式：招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足科研項目緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。2.采用競爭性談判方式采購的，應(yīng)成立談判小組。談判小組由采購人的代表和有關(guān)專家共三人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。談判小組應(yīng)與符合資格條件的供應(yīng)商就采購項目的技術(shù)、價格、服務(wù)等進行談判，在規(guī)定的談判文件范圍內(nèi)，談判小組可以要求供應(yīng)商進行多輪報價，采購人根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.符合下列情形之一的科研器材采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采用單一來源采購方式的，采購人應(yīng)在省級以上財政部門指定的媒體上公示，并將公示情況報同級財政部門備案。公示期不得少于五個工作日。公示無異議后，采購人方可與單一供應(yīng)商進行談判，簽訂采購合同。（五）詢價1.采購的科研器材規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。2.采用詢價方式采購的，應(yīng)成立詢價小組。詢價小組由采購人的代表和有關(guān)專家共三人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。詢價小組應(yīng)向符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格。采購人根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有被詢價的未成交供應(yīng)商。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準入1.建立供應(yīng)商準入制度，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的基本條件，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、信譽等方面。2.各部門、項目組在采購需求調(diào)研過程中，應(yīng)收集潛在供應(yīng)商信息，并提交至公司采購管理部門。采購管理部門對潛在供應(yīng)商進行資格預(yù)審，符合條件的納入供應(yīng)商庫。3.對于新供應(yīng)商的引入，采購管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行實地考察，了解其實際情況，評估其是否具備成為公司供應(yīng)商的條件。（二）供應(yīng)商評價與考核1.定期對供應(yīng)商進行評價與考核，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平、合作配合度等方面。2.采購管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商評價檔案，記錄每次評價結(jié)果。根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時進行淘汰。3.各部門、項目組在采購過程中發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題時，應(yīng)及時反饋至采購管理部門，采購管理部門應(yīng)根據(jù)情況對供應(yīng)商進行調(diào)查處理，并采取相應(yīng)的措施。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.建立供應(yīng)商激勵機制，對于在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面表現(xiàn)突出的供應(yīng)商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、給予價格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽證書等。2.同時，建立供應(yīng)商約束機制，對于違反合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的懲罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。五、采購流程（一）采購申請1.各部門、項目組根據(jù)審核通過的采購計劃，填寫科研器材采購申請表。采購申請表應(yīng)詳細說明器材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、技術(shù)要求、預(yù)計到貨時間等信息，并加蓋部門公章。2.采購申請表提交至部門負責人審批，部門負責人應(yīng)根據(jù)科研工作實際需求及預(yù)算情況進行審批，簽署意見后提交至公司采購管理部門。（二）采購執(zhí)行1.采購管理部門收到采購申請表后，根據(jù)采購方式及供應(yīng)商庫情況，選擇合適的采購方式和供應(yīng)商。2.對于采用公開招標、邀請招標方式的采購項目，采購管理部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)及招標程序進行操作，組織編制招標文件、發(fā)布招標公告、發(fā)售招標文件、接收投標文件、開標、評標、定標等工作。3.對于采用競爭性談判、單一來源采購、詢價方式的采購項目，采購管理部門應(yīng)按照相應(yīng)的采購程序進行操作，組織成立談判小組、詢價小組，與供應(yīng)商進行談判、詢價，確定成交供應(yīng)商等工作。4.采購合同簽訂前，采購管理部門應(yīng)將合同草案提交至公司法務(wù)部門進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，明確雙方權(quán)利義務(wù)。審核通過后，由采購管理部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）驗收管理1.科研器材到貨前，采購管理部門應(yīng)及時通知使用部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作。2.驗收人員應(yīng)按照采購合同及相關(guān)標準要求，對器材的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等進行全面驗收。對于大型、復(fù)雜的科研器材，應(yīng)邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)進行驗收。3.驗收合格的器材，驗收人員應(yīng)簽署驗收報告，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的器材，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期更換或處理。如因供應(yīng)商原因造成的損失，應(yīng)按照合同約定追究其責任。（四）付款管理1.采購合同簽訂后，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定及采購進度，審核付款申請。付款申請應(yīng)包括采購合同編號、器材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.財務(wù)部門審核通過后，按照公司資金支付流程進行付款。對于采用預(yù)付款方式的采購項目，應(yīng)嚴格控制預(yù)付款比例和金額，確保資金安全。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.建立采購風險識別與評估機制，對采購過程中可能存在的風險進行全面識別，包括市場風險、供應(yīng)商風險、質(zhì)量風險、合同風險、資金風險等。2.定期對采購風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性及影響程度，確定風險等級。對于高風險等級的采購項目，應(yīng)制定專門的風險應(yīng)對措施。（二）風險應(yīng)對措施1.針對市場風險，加強市場調(diào)研和分析，及時掌握市場動態(tài)和價格變化趨勢，合理確定采購時機和價格。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，分散采購渠道，降低因供應(yīng)商壟斷或供應(yīng)中斷帶來的風險。2.對于供應(yīng)商風險，嚴格供應(yīng)商準入和評價考核制度，選擇信譽良好、實力雄厚的供應(yīng)商合作。加強與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況，預(yù)防因供應(yīng)商原因?qū)е碌慕回浹舆t、質(zhì)量問題等風險。3.在質(zhì)量風險方面，加強采購合同中質(zhì)量條款的約定，明確質(zhì)量標準和驗收方法。嚴格驗收程序，確保采購器材質(zhì)量符合要求。對于重要的科研器材，可要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證期和售后服務(wù)承諾。4.針對合同風險，加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同合法合規(guī)、明確雙方權(quán)利義務(wù)。在合同履行過程中，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)商解決，避免合同糾紛。5.對于資金風險，合理安排采購資金預(yù)算，優(yōu)化資金支付流程，確保資金安全。加強與財務(wù)部門的溝通協(xié)作，及時掌握資金狀況，避免因資金短缺導致的采購延誤或違約。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對科研器材采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購方式的合規(guī)性、采購合同的簽訂與履行情況、資金使用情況等。2.采購管理部門應(yīng)定期對采購工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，應(yīng)建立采購