企業(yè)合同管理檔案模板及審查要點指南一、適用范圍與核心價值本模板適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團公司）的合同全生命周期管理，覆蓋采購、銷售、合作、服務(wù)、勞動等常見合同類型。通過標準化流程與審查要點，幫助企業(yè)規(guī)范合同簽訂、降低法律風險、提升履約效率，實現(xiàn)合同管理“流程化、可視化、可追溯”，同時為糾紛處理、審計檢查提供完整檔案支撐。二、合同管理全流程操作指引（一）合同立項與需求提報發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購原材料、銷售產(chǎn)品、技術(shù)服務(wù)等）填寫《合同立項申請表》，明確合作方基本信息、合同標的、金額、履行期限等核心要素。審批流程：部門負責人審核業(yè)務(wù)必要性→財務(wù)部門審核預(yù)算合規(guī)性→法務(wù)部門初審法律風險→總經(jīng)理（或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)）審批立項。輸出文件：《合同立項申請表》（附件1）、合作方背景資料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、過往合作記錄等）。（二）合同起草與內(nèi)容填充起草主體：業(yè)務(wù)部門根據(jù)立項結(jié)果起草合同初稿，或由法務(wù)部門/外部律師提供標準模板，業(yè)務(wù)部門補充業(yè)務(wù)條款。內(nèi)容要求：基礎(chǔ)信息：合同編號（規(guī)則：企業(yè)簡稱-年份-合同類型-序號，如“集團-2024-采-001”）、簽約主體全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人等；核心條款：標的描述（清晰、可量化，如“型號為的設(shè)備10臺，單價5萬元”）、數(shù)量與質(zhì)量標準（需引用國標/行標或約定具體參數(shù)）、價款與支付方式（明確金額、賬戶、支付條件，如“驗收合格后30日內(nèi)支付至合同指定賬戶”）、履行期限與地點（具體到年月日，注明交貨/服務(wù)地點）、違約責任（違約金比例、賠償范圍上限，建議不超過實際損失的30%）、爭議解決方式（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院訴訟，或明確仲裁機構(gòu)名稱）；附件清單：技術(shù)參數(shù)、圖紙、驗收標準等作為附件，需在中注明“附件為本合同組成部分，與具有同等法律效力”。（三）合同審查與風險把控審查主體及分工：業(yè)務(wù)部門：審查標的、數(shù)量、質(zhì)量等業(yè)務(wù)條款是否符合實際需求，履約能力是否匹配；財務(wù)部門：審查價款、支付方式、稅費承擔是否合規(guī)，是否符合財務(wù)制度；法務(wù)部門：重點審查以下法律風險點（詳見下文“審查核心要點”）；分管領(lǐng)導(dǎo)：從業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、成本效益角度綜合審批。審查輸出：法務(wù)部門出具《合同審查意見表》（附件2），明確“通過”“修改后通過”“不通過”結(jié)論，并標注修改條款及理由。業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見調(diào)整合同，直至審查通過。（四）合同簽署與用印管理簽署流程：審查通過后，由法定代表人或授權(quán)代表簽字（授權(quán)需附《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限），并加蓋企業(yè)合同專用章（嚴禁以部門章或財務(wù)章代替）。用印規(guī)范：用印前核對合同內(nèi)容與審查版本是否一致，簽署主體信息是否完整；合同一式多份（如正本1份、副本3份），注明“正本本企業(yè)留存，副本份數(shù)及用途”；用印登記：填寫《合同用印登記表》（附件3），記錄合同編號、用印份數(shù)、經(jīng)辦人、用印日期等信息。（五）合同履行與跟蹤管理履責分工：業(yè)務(wù)部門作為履約第一責任人，負責跟蹤合同執(zhí)行進度（如交貨、驗收、收款等）；財務(wù)部門負責收款、付款等資金流向監(jiān)控；法務(wù)部門對履約異常（如對方違約、不可抗力）提供法律支持。履約記錄：業(yè)務(wù)部門及時填寫《合同履行跟蹤表》（附件4），記錄履約節(jié)點、驗收結(jié)果、溝通函件等關(guān)鍵信息，雙方確認的書面文件（如驗收單、補充協(xié)議）需作為合同附件歸檔。（六）合同變更、終止與歸檔變更流程：需變更合同時雙方簽訂《補充協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效條件，并履行原審批流程；終止處理：合同到期或解除的，業(yè)務(wù)部門結(jié)清款項、收回剩余資料，并出具《合同終止說明》；歸檔要求：合同簽署后10個工作日內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門將合同正本、審查意見表、履行記錄、補充協(xié)議等整理成冊，移交檔案管理部門歸檔，電子版同步存入企業(yè)合同管理系統(tǒng)。三、核心模板表格設(shè)計附件1：合同立項申請表項目內(nèi)容合同編號（由法務(wù)部門按規(guī)則填寫）業(yè)務(wù)部門合作方名稱（與營業(yè)執(zhí)照一致，需提供統(tǒng)一社會信用代碼）合同類型□采購□銷售□服務(wù)□合作□勞動□其他合同標的（簡要描述，如“型號辦公設(shè)備采購”）合同金額（元）大寫：________________小寫：________________履行期限自_年_月_日至_年__月__日業(yè)務(wù)需求說明（說明合作背景、目的及必要性，可附附件）部門負責人意見簽字：_____________日期：_____________財務(wù)部門意見簽字：_____________日期：_____________（審核預(yù)算及支付方式）法務(wù)部門初審意見簽字：_____________日期：_____________（初審法律風險）總經(jīng)理審批意見簽字：_____________日期：_____________附件2：合同審查意見表合同編號審查版本號審查人審查日期審查環(huán)節(jié)□起草□變更□其他審查要點具體意見及修改建議主體資格□合格□不合格（理由：_________________________）標的條款□清晰□需修改（修改建議：_________________________）價款與支付□合規(guī)□需修改（修改建議：_________________________）履行期限□明確□需修改（修改建議：_________________________）違約責任□合理□需修改（修改建議：_________________________）爭議解決□明確□需修改（修改建議：_________________________）附件完整性□完整□缺失（需補充：_________________________）綜合結(jié)論□通過□修改后通過□不通過（理由：_________________________）審查人簽字_____________附件3：合同用印登記表用印日期合同編號合同名稱合作方名稱用印份數(shù)經(jīng)辦人用印人歸檔狀態(tài)□已歸檔□未歸檔□已歸檔□未歸檔附件4：合同履行跟蹤表合同編號履約階段時間節(jié)點實際完成情況驗收結(jié)果（簽字/蓋章）異常情況說明處理措施□交貨□驗收□收款四、關(guān)鍵風險提示與合規(guī)要點（一）主體資格審查合作方需提供最新營業(yè)執(zhí)照（加蓋公章），核實經(jīng)營范圍、注冊資本、存續(xù)狀態(tài)（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢，避免與吊銷、注銷企業(yè)簽約）；涉及特殊行業(yè)（如食品、建筑、醫(yī)療），需核查對方行業(yè)許可證件（如食品經(jīng)營許可證、建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書）；個人主體需核實身份證原件，留存復(fù)印件及聯(lián)系方式，避免簽約后無法追溯。（二）合同條款風險防范標的條款：避免使用“大概、約、左右”等模糊表述，質(zhì)量標準需量化（如“符合GB/T19001-2016標準”）；價款支付：分期支付的，明確每期支付條件及比例（如“預(yù)付30%，到貨驗收合格后支付60%，質(zhì)保期滿后支付10%”）；違約責任：違約金約定不宜過高（超過實際損失30%可能被法院調(diào)減），需明確違約金的計算方式（如“逾期付款違約金=應(yīng)付未付款項×0.05%/天”）；知識產(chǎn)權(quán)：涉及技術(shù)合作、軟件開發(fā)的合同，需明確知識產(chǎn)權(quán)歸屬（如“研發(fā)成果歸甲方所有”），并約定保密條款（保密期限一般至合同終止后2-5年）。（三）履行過程監(jiān)控驗收環(huán)節(jié)需留存書面驗收單，由雙方簽字蓋章確認，避免僅以口頭或郵件確認；對方違約時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在3個工作日內(nèi)書面通知對方（通過EMS郵寄或企業(yè)郵箱發(fā)送，留存郵寄憑證/郵件記錄），并抄送法務(wù)部門；不可抗力事件發(fā)生后，需在10日內(nèi)提供證明文