制鞋廠包裝材料采購記錄規(guī)定

制鞋廠包裝材料記錄規(guī)定一、總則（一）目的本規(guī)定旨在規(guī)范制鞋廠包裝材料從采購、入庫、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、使用到廢棄處理等各個(gè)環(huán)節(jié)的記錄行為，確保包裝材料信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性。通過對(duì)包裝材料的有效記錄管理，提升生產(chǎn)效率，保證產(chǎn)品質(zhì)量，降低成本，同時(shí)滿足相關(guān)法規(guī)和客戶要求，實(shí)現(xiàn)制鞋廠經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的平衡發(fā)展。（二）適用范圍本規(guī)定適用于制鞋廠全體涉及包裝材料管理的員工，包括采購人員、倉庫管理人員、生產(chǎn)部門員工以及質(zhì)量檢驗(yàn)人員等。同時(shí)，在客戶有需求時(shí)，相關(guān)記錄應(yīng)能夠提供必要的信息支持。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：所有記錄必須如實(shí)反映包裝材料的實(shí)際情況，不得偽造、篡改數(shù)據(jù)。2.完整性原則：記錄應(yīng)涵蓋包裝材料管理的全過程，包括但不限于采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用和廢棄處理等環(huán)節(jié)，確保信息無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：記錄的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，涉及的數(shù)量、規(guī)格、日期等關(guān)鍵信息必須清晰、精確。4.及時(shí)性原則：各項(xiàng)記錄應(yīng)在相關(guān)活動(dòng)發(fā)生的同時(shí)或盡可能短的時(shí)間內(nèi)完成，以保證記錄的時(shí)效性。二、包裝材料采購記錄（一）供應(yīng)商信息記錄1.采購部門應(yīng)建立詳細(xì)的供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息，包括公司名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等。2.對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行審核，并記錄審核結(jié)果，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證書的有效期和編號(hào)。3.定期評(píng)估供應(yīng)商的表現(xiàn)，記錄評(píng)估內(nèi)容，如產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的情況，評(píng)估周期為每季度一次。（二）采購訂單記錄1.采購訂單應(yīng)明確包裝材料的詳細(xì)信息，包括名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等。2.記錄采購訂單的下達(dá)日期、預(yù)計(jì)到貨日期、交貨地點(diǎn)等關(guān)鍵信息。3.采購訂單需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并留存審核記錄，以確保采購行為的合理性和合規(guī)性。（三）采購合同記錄1.與供應(yīng)商簽訂的采購合同應(yīng)進(jìn)行編號(hào)管理，并記錄合同的基本信息，如合同編號(hào)、簽訂日期、雙方當(dāng)事人等。2.詳細(xì)記錄合同中的條款內(nèi)容，特別是關(guān)于包裝材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等重要條款。3.對(duì)合同的變更、解除等情況進(jìn)行記錄，注明變更或解除的原因、日期以及相關(guān)的協(xié)商過程。三、包裝材料入庫記錄（一）到貨驗(yàn)收記錄1.倉庫管理人員在包裝材料到貨時(shí)，應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收工作，并填寫到貨驗(yàn)收記錄。記錄內(nèi)容包括到貨日期、運(yùn)輸方式、包裝材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.對(duì)包裝材料的外觀、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行核對(duì)，同時(shí)檢查隨貨附帶的質(zhì)量證明文件，如檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等，并記錄檢查結(jié)果。3.對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格等，應(yīng)詳細(xì)記錄問題情況，并及時(shí)通知采購部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行處理。（二）入庫單記錄1.驗(yàn)收合格的包裝材料辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員應(yīng)開具入庫單。入庫單應(yīng)包含包裝材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、批次號(hào)、入庫日期、存放位置等信息。2.入庫單需由倉庫管理人員、送貨人員簽字確認(rèn)，同時(shí)采購部門留存一份副本，作為采購結(jié)算的依據(jù)之一。3.對(duì)入庫單進(jìn)行編號(hào)管理，確保編號(hào)的唯一性和連續(xù)性，便于查詢和追溯。四、包裝材料存儲(chǔ)記錄（一）庫存臺(tái)賬記錄1.倉庫應(yīng)建立包裝材料庫存臺(tái)賬，對(duì)庫存包裝材料進(jìn)行詳細(xì)記錄。庫存臺(tái)賬應(yīng)包括包裝材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次號(hào)、入庫日期、出庫日期、結(jié)存數(shù)量等信息。2.庫存臺(tái)賬應(yīng)按照實(shí)際出入庫情況及時(shí)更新，確保賬物相符。倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為每月一次，并記錄盤點(diǎn)結(jié)果。3.對(duì)于庫存積壓、損壞、過期等特殊情況的包裝材料，應(yīng)在庫存臺(tái)賬中進(jìn)行標(biāo)注，并記錄處理情況。（二）存儲(chǔ)環(huán)境記錄1.根據(jù)包裝材料的特性，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的溫度、濕度、通風(fēng)等條件進(jìn)行監(jiān)控和記錄。記錄頻率為每天一次，記錄時(shí)間為上午和下午各一次。2.當(dāng)存儲(chǔ)環(huán)境出現(xiàn)異常情況，如溫度過高、濕度過大等，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整，并記錄處理過程和結(jié)果。3.對(duì)倉庫的安全設(shè)施，如消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等進(jìn)行定期檢查，并記錄檢查情況，確保存儲(chǔ)環(huán)境符合包裝材料的存儲(chǔ)要求。五、包裝材料領(lǐng)用記錄（一）領(lǐng)料申請(qǐng)記錄1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫包裝材料領(lǐng)料申請(qǐng)表。領(lǐng)料申請(qǐng)表應(yīng)包括包裝材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、申請(qǐng)日期、申請(qǐng)人等信息。2.領(lǐng)料申請(qǐng)表需經(jīng)生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，審核內(nèi)容包括申請(qǐng)數(shù)量的合理性、用途的準(zhǔn)確性等。審核通過后，方可到倉庫領(lǐng)料。（二）領(lǐng)料單記錄1.倉庫管理人員根據(jù)審核后的領(lǐng)料申請(qǐng)表，開具領(lǐng)料單。領(lǐng)料單應(yīng)與領(lǐng)料申請(qǐng)表的內(nèi)容一致，并記錄領(lǐng)料日期、領(lǐng)料人、發(fā)料人等信息。2.領(lǐng)料人和發(fā)料人應(yīng)在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)，完成領(lǐng)料手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)更新庫存臺(tái)賬，確保庫存數(shù)量的準(zhǔn)確性。3.對(duì)領(lǐng)料單進(jìn)行編號(hào)管理，按照順序裝訂成冊(cè)，便于查詢和統(tǒng)計(jì)包裝材料的領(lǐng)用情況。六、包裝材料使用記錄（一）包裝作業(yè)記錄1.在產(chǎn)品包裝過程中，操作人員應(yīng)記錄包裝材料的使用情況。記錄內(nèi)容包括包裝日期、產(chǎn)品型號(hào)、包裝材料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.對(duì)于不同批次的包裝材料，應(yīng)分別記錄使用情況，以便追溯產(chǎn)品包裝所使用的包裝材料來源。3.質(zhì)量檢驗(yàn)人員應(yīng)對(duì)包裝過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，并記錄檢查結(jié)果，如包裝質(zhì)量是否符合要求、包裝材料是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象等。（二）剩余材料回收記錄1.生產(chǎn)結(jié)束后，操作人員應(yīng)將未使用完的包裝材料進(jìn)行回收，并填寫剩余材料回收記錄。記錄內(nèi)容包括回收日期、包裝材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、回收原因等信息。2.倉庫管理人員對(duì)回收的包裝材料進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)數(shù)量和質(zhì)量后，辦理入庫手續(xù)，并在庫存臺(tái)賬中進(jìn)行相應(yīng)記錄。3.對(duì)剩余材料回收情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，找出包裝材料浪費(fèi)的原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行改進(jìn)，以降低生產(chǎn)成本。七、包裝材料廢棄處理記錄（一）廢棄原因記錄1.對(duì)于因質(zhì)量問題、損壞、過期等原因需要廢棄的包裝材料，應(yīng)詳細(xì)記錄廢棄原因。記錄應(yīng)包括廢棄日期、包裝材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次號(hào)、廢棄原因等信息。2.由質(zhì)量檢驗(yàn)人員或相關(guān)技術(shù)人員對(duì)廢棄原因進(jìn)行鑒定，并簽字確認(rèn)，確保廢棄處理的合理性和必要性。（二）廢棄處理方式記錄1.根據(jù)包裝材料的性質(zhì)和環(huán)保要求，選擇合適的廢棄處理方式，如回收利用、焚燒、填埋等，并記錄處理方式。2.對(duì)于委托外部單位進(jìn)行廢棄處理的，應(yīng)記錄受托單位的名稱、聯(lián)系方式、處理合同等信息。3.記錄廢棄包裝材料的轉(zhuǎn)移數(shù)量、轉(zhuǎn)移日期等信息，確保廢棄處理過程的可追溯性。八、包裝材料記錄的保管與查閱（一）記錄保管1.包裝材料記錄應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理歸檔，存放在專門的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)施中，確保記錄的安全和完整性。2.記錄保管期限根據(jù)相關(guān)法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般采購記錄、合同記錄等保管期限為5年，庫存記錄、領(lǐng)用記錄等保管期限為3年。3.定期對(duì)記錄進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)記錄有損壞、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。（二）記錄查閱1.內(nèi)部員工因工作需要查閱包裝材料記錄時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外部單位或個(gè)人需要查閱記錄時(shí)，應(yīng)提供合法有效的證明文件，并經(jīng)制鞋廠負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱過程應(yīng)在專人陪同下進(jìn)行，確保記錄的保密性和安全性。3.對(duì)記錄的查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息，以便進(jìn)行追溯和管理。九、績效考核與監(jiān)督（一）績效考核1.將包裝材料記錄工作納入相關(guān)人員的績效考核體系，考核內(nèi)容包括記錄的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性等方面。2.設(shè)定明確的考核指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，如記錄錯(cuò)誤率不超過1%、記錄及時(shí)率達(dá)到95%以上等。對(duì)于達(dá)到或超過考核指標(biāo)的員工，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于未達(dá)到考核指標(biāo)的員工，進(jìn)行績效面談，并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。（二）監(jiān)督檢查1.由行政部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門組成監(jiān)督檢查小組，定期對(duì)包裝材料記錄工作進(jìn)行檢查。檢查周期為每季度一次，檢查內(nèi)容包括記錄的規(guī)范性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、保管情況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.將監(jiān)督檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表揚(yáng)，對(duì)存在問題較多的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)，以促進(jìn)包裝材料記錄工作的不斷改進(jìn)。十、附則（一）解釋權(quán)本規(guī)定由制鞋廠行政部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇特