電子簽約平臺管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子簽約平臺的管理，規(guī)范電子簽約行為，保障電子簽約的安全、可靠、有效，維護(hù)公司及簽約各方的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部使用電子簽約平臺進(jìn)行各類合同、協(xié)議及其他具有法律效力文件簽署的活動，以及與公司電子簽約平臺相關(guān)的所有參與方，包括但不限于簽約主體、平臺運(yùn)營維護(hù)人員、監(jiān)督管理人員等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：電子簽約活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保簽約行為的合法性、有效性。2.安全可靠原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，保障電子簽約平臺的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止簽約信息泄露、篡改等風(fēng)險，確保簽約數(shù)據(jù)的完整性和保密性。3.便捷高效原則：在確保安全合規(guī)的前提下，充分利用電子簽約平臺的優(yōu)勢，簡化簽約流程，提高簽約效率，降低簽約成本。4.權(quán)責(zé)明確原則：明確電子簽約平臺各參與方的權(quán)利和義務(wù)，做到責(zé)任到人，確保簽約活動的順利進(jìn)行。二、電子簽約平臺概述（一）平臺定義公司電子簽約平臺是指基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為公司內(nèi)部及外部簽約主體提供電子合同簽署、管理等功能的信息化平臺。通過該平臺，簽約各方可以在線完成合同的起草、審核、簽署、存儲等一系列操作，實現(xiàn)簽約流程的電子化、自動化。（二）平臺功能1.合同起草：提供合同模板編輯、在線文本錄入等功能，方便簽約各方起草合同文件。2.審核管理：支持合同的多級審核流程設(shè)置，審核人員可以在線對合同內(nèi)容進(jìn)行審查、批注，并提出修改意見。3.電子簽名：采用符合國家法律法規(guī)要求的電子簽名技術(shù)，確保簽名的真實性、完整性和不可抵賴性。簽約主體可以通過平臺生成個人或企業(yè)的電子簽名，并在合同上進(jìn)行簽署。4.合同存儲：對簽署后的電子合同進(jìn)行安全存儲，方便用戶隨時查詢、下載和打印。同時，建立完善的合同檔案管理系統(tǒng)，對合同的全生命周期進(jìn)行跟蹤和管理。5.提醒功能：設(shè)置合同到期提醒、審批流程提醒等功能，確保簽約各方及時了解合同狀態(tài)，避免因疏忽導(dǎo)致的法律風(fēng)險。6.數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析：提供合同簽約量、簽約類型、簽約主體等數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析功能，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）平臺架構(gòu)電子簽約平臺主要由前端應(yīng)用系統(tǒng)、后端服務(wù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)和安全保障體系等部分組成。1.前端應(yīng)用系統(tǒng)：為用戶提供友好的操作界面，包括合同起草頁面、審核頁面、簽署頁面等，方便用戶進(jìn)行各種簽約操作。2.后端服務(wù)系統(tǒng)：負(fù)責(zé)處理用戶的簽約請求，實現(xiàn)合同的審核、簽署、存儲等業(yè)務(wù)邏輯，并與外部系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。3.數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)：采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲技術(shù)，對電子合同及相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中存儲和管理。同時，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。4.安全保障體系：包括網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)、數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問控制等措施，保障電子簽約平臺的安全穩(wěn)定運(yùn)行。三、簽約主體管理（一）簽約主體注冊1.公司內(nèi)部員工及合作單位如需使用電子簽約平臺，應(yīng)按照平臺要求進(jìn)行注冊。注冊信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，包括姓名、聯(lián)系方式、身份證號碼（或組織機(jī)構(gòu)代碼）、授權(quán)范圍等。2.注冊成功后，簽約主體將獲得唯一的用戶名和初始密碼。簽約主體應(yīng)妥善保管用戶名和密碼，不得泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)用戶名或密碼被盜用，應(yīng)及時通知平臺管理員，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）簽約主體認(rèn)證1.為確保簽約主體的身份真實性和合法性，平臺將對簽約主體進(jìn)行身份認(rèn)證。認(rèn)證方式包括但不限于數(shù)字證書認(rèn)證、人臉識別認(rèn)證、短信驗證碼認(rèn)證等。2.簽約主體應(yīng)根據(jù)平臺要求提供相應(yīng)的認(rèn)證材料，并配合平臺完成認(rèn)證過程。認(rèn)證通過后，簽約主體方可在平臺上進(jìn)行電子簽約操作。（三）簽約主體權(quán)限管理1.根據(jù)簽約主體的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，平臺管理員為其分配相應(yīng)的簽約權(quán)限。簽約權(quán)限包括合同起草權(quán)限、審核權(quán)限、簽署權(quán)限、查詢權(quán)限等。2.簽約主體應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行簽約操作，不得超越權(quán)限簽署合同。如因工作需要調(diào)整簽約權(quán)限，簽約主體應(yīng)向平臺管理員提出申請，經(jīng)審核批準(zhǔn)后進(jìn)行權(quán)限調(diào)整。（四）簽約主體信息變更1.簽約主體的注冊信息發(fā)生變更時，應(yīng)及時登錄平臺進(jìn)行修改。變更信息包括姓名、聯(lián)系方式、授權(quán)范圍等。2.簽約主體信息變更后，平臺管理員應(yīng)及時進(jìn)行審核確認(rèn)。審核通過后，變更后的信息生效。四、電子簽約流程管理（一）合同起草1.合同起草人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，選擇合適的合同模板或在線起草合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同起草過程中，起草人應(yīng)認(rèn)真核對合同條款，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。如有需要，可以邀請相關(guān)部門或人員進(jìn)行協(xié)助審核。（二）合同審核1.合同起草完成后，應(yīng)按照公司規(guī)定的審核流程提交審核。審核流程可以根據(jù)合同的性質(zhì)、金額等因素進(jìn)行設(shè)置，包括一級審核、多級審核等。2.審核人員應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，對合同條款的合法性、合理性、完整性等進(jìn)行全面評估。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出修改意見，并要求起草人進(jìn)行修改。3.審核人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核工作，并簽署審核意見。審核通過的合同進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)，審核不通過的合同應(yīng)返回起草人進(jìn)行修改。（三）電子簽名1.合同審核通過后，簽約主體應(yīng)使用平臺提供的電子簽名功能進(jìn)行合同簽署。簽署前，簽約主體應(yīng)仔細(xì)閱讀合同條款，確認(rèn)無誤后再進(jìn)行簽名操作。2.電子簽名應(yīng)采用符合國家法律法規(guī)要求的技術(shù)和方式，確保簽名的真實性、完整性和不可抵賴性。簽名完成后，合同即具備法律效力。（四）合同存儲1.簽署后的電子合同將由平臺自動進(jìn)行存儲。存儲方式應(yīng)安全可靠，確保合同數(shù)據(jù)的完整性和保密性。2.平臺應(yīng)建立完善的合同檔案管理系統(tǒng)，對合同的全生命周期進(jìn)行跟蹤和管理。合同檔案應(yīng)包括合同文本、簽署記錄、審核意見、變更記錄等相關(guān)信息。（五）合同查詢與下載1.簽約主體可以通過平臺隨時查詢自己簽署的合同信息，包括合同名稱、合同編號、簽署時間、合同狀態(tài)等。2.如需下載合同文本，簽約主體應(yīng)按照平臺規(guī)定的流程進(jìn)行操作。下載的合同文本應(yīng)與平臺存儲的合同內(nèi)容一致，具有同等法律效力。五、電子簽約安全管理（一）安全制度建設(shè)1.建立健全電子簽約平臺安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和工作流程，確保平臺安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.安全管理制度應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、數(shù)據(jù)安全管理制度、用戶認(rèn)證與授權(quán)管理制度、應(yīng)急處理制度等。（二）技術(shù)安全措施1.采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止外部非法攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對電子簽約平臺的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)在整個生命周期內(nèi)的安全性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.建立完善的用戶認(rèn)證與授權(quán)機(jī)制，采用多種認(rèn)證方式相結(jié)合的方式，確保用戶身份的真實性和合法性。同時，嚴(yán)格控制用戶的訪問權(quán)限，防止越權(quán)操作。4.定期對電子簽約平臺進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在的安全隱患。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對電子簽約平臺的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)，保證業(yè)務(wù)的連續(xù)性。（四）應(yīng)急處理1.制定電子簽約平臺應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)攻擊、系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)泄露等突發(fā)事件的應(yīng)急處理措施。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練和評估，不斷完善應(yīng)急預(yù)案的有效性和可操作性。同時，建立應(yīng)急響應(yīng)團(tuán)隊，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速響應(yīng)，及時處理。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督管理部門公司設(shè)立專門的監(jiān)督管理部門，負(fù)責(zé)對電子簽約平臺的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督管理部門應(yīng)定期對平臺的運(yùn)行情況、簽約流程執(zhí)行情況、安全管理情況等進(jìn)行檢查，確保平臺的規(guī)范運(yùn)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.平臺運(yùn)行情況：檢查電子簽約平臺是否正常運(yùn)行，是否存在系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)中斷等問題。2.簽約流程執(zhí)行情況：檢查合同起草、審核、簽署等流程是否符合公司規(guī)定，是否存在違規(guī)操作。3.安全管理情況：檢查平臺的安全制度建設(shè)、技術(shù)安全措施、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、應(yīng)急處理等方面是否符合要求，是否存在安全隱患。4.簽約主體管理情況：檢查簽約主體的注冊、認(rèn)證、權(quán)限管理、信息變更等情況是否規(guī)范，是否存在違規(guī)行為。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督管理部門定期對電子簽約平臺進(jìn)行全面檢查，檢查周期根據(jù)實際情況確定，一般為每季度或每半年進(jìn)行一次。2.不定期抽查：監(jiān)督管理部門不定期對平臺的部分功能、簽約流程、簽約主體等進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項檢查：針對電子簽約平臺運(yùn)行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險，監(jiān)督管理部門組織開展專項檢查，深入排查問題根源，提出整改措施。（四）問題整改1.監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)責(zé)任部門或人員限期整改。2.責(zé)任部門或人員應(yīng)按照整改通知書的要求，制定詳細(xì)的整改計劃，明確整改措施、整改期限和責(zé)任人，并認(rèn)真組織實施整改。3.整改完成后，責(zé)任部門或人員應(yīng)向監(jiān)督管理部門提交整改報告。監(jiān)督管理部門對整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。七、法律責(zé)任（一）簽約主體責(zé)任1.簽約主體應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定，如實提供注冊信息，妥善保管用戶名和密碼，不得冒用他人名義進(jìn)行簽約操作。2.如因簽約主體自身原因?qū)е码娮雍灱s行為無效或產(chǎn)生法律糾紛，簽約主體應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）平臺運(yùn)營維護(hù)人員責(zé)任1.平臺運(yùn)營維護(hù)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守平臺安全管理制度和操作規(guī)程，確保平臺的安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.如因平臺運(yùn)營維護(hù)人員的過錯導(dǎo)致電子簽約平臺出現(xiàn)故障、數(shù)據(jù)泄露等問題，給公司或簽約各方造成損失的，平臺運(yùn)營維護(hù)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。同時，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（三）監(jiān)督管理人員責(zé)