電子檔案日常管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子檔案的科學(xué)管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，提高公司檔案管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司的電子檔案管理工作。2.全程管理原則對(duì)電子檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等全過(guò)程進(jìn)行有效管理，確保電子檔案管理工作的連續(xù)性和系統(tǒng)性。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則嚴(yán)格按照國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，對(duì)電子檔案的格式、內(nèi)容、存儲(chǔ)等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，保證電子檔案的質(zhì)量和兼容性。4.安全保密原則采取有效的安全保密措施，確保電子檔案信息不被泄露、篡改或丟失，保障公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。二、電子檔案的定義與范圍（一）定義電子檔案是指公司各部門(mén)在履行職責(zé)過(guò)程中形成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧?。（二）范?.公司各類(lèi)公文，包括通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要等。4.技術(shù)文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。5.人事檔案，包括員工履歷、考核、培訓(xùn)等資料。6.其他具有保存價(jià)值的電子文件材料。三、電子檔案的形成與積累（一）職責(zé)分工1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)電子文件的形成、積累和初步整理工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子文件的收集、整理和保管，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)電子文件的形成、積累和整理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）形成要求1.電子文件應(yīng)按照公司現(xiàn)行的公文格式、業(yè)務(wù)流程和信息管理規(guī)范進(jìn)行制作，確保格式統(tǒng)一、內(nèi)容規(guī)范。2.電子文件應(yīng)采用通用的、標(biāo)準(zhǔn)的文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如.doc、.xls、.pdf等，便于長(zhǎng)期保存和查閱利用。3.電子文件應(yīng)包含必要的元數(shù)據(jù)信息，如文件編號(hào)、題名、日期、作者、來(lái)源等，以便于對(duì)電子文件進(jìn)行識(shí)別、檢索和管理。（三）積累要求1.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)形成的電子文件進(jìn)行清理和篩選，及時(shí)刪除無(wú)用的電子文件，確保電子文件的有效性和時(shí)效性。2.對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)整理，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于檢索和管理。3.電子文件的積累應(yīng)與紙質(zhì)文件的積累同步進(jìn)行，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。四、電子檔案的整理與歸檔（一）整理原則電子檔案的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.按照公司檔案分類(lèi)方案，對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)，可采用年度機(jī)構(gòu)問(wèn)題等分類(lèi)方法。2.對(duì)每一類(lèi)電子文件，應(yīng)按照文件的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，編目編號(hào)，確保電子文件的系統(tǒng)性和完整性。3.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將電子文件的題名、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的計(jì)算機(jī)檢索。（三）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)在電子文件形成后的次年上半年，將經(jīng)過(guò)整理的電子檔案向公司檔案管理部門(mén)移交歸檔。2.移交的電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合檔案保管要求的載體上，并一式兩份，一份存儲(chǔ)于公司檔案管理部門(mén)，一份存儲(chǔ)于公司備份中心。3.移交電子檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)提交電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)及相關(guān)的元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可識(shí)別性和可利用性。4.檔案管理部門(mén)在接收電子檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合歸檔要求的電子檔案，應(yīng)退回原部門(mén)重新整理。五、電子檔案的保管（一）保管環(huán)境1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的環(huán)境中，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁、防病毒等條件。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)用的電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)、光盤(pán)庫(kù)等，并定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。（二）存儲(chǔ)方式1.電子檔案應(yīng)采用多種存儲(chǔ)方式進(jìn)行備份，如在線存儲(chǔ)、離線存儲(chǔ)等，以防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。2.對(duì)重要的電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行異地備份，確保在本地存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)電子檔案數(shù)據(jù)。（三）保管期限電子檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度執(zhí)行，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的電子檔案，是指對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司成立以來(lái)的重要文件、重大項(xiàng)目檔案等。2.長(zhǎng)期保管的電子檔案，保管期限為16年至50年，主要是公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如年度財(cái)務(wù)報(bào)表、重要業(yè)務(wù)合同等。3.短期保管的電子檔案，保管期限為15年以下，是公司在日常工作中形成的一般性檔案，如一般性公文、會(huì)議記錄等。（四）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子檔案的保管情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。2.檢查內(nèi)容包括電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備、存儲(chǔ)環(huán)境、數(shù)據(jù)完整性等方面，確保電子檔案的安全保管。六、電子檔案的利用（一）利用原則1.電子檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保電子檔案信息不被泄露、篡改或非法使用。2.利用電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)制、下載電子檔案。（二）利用方式1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《電子檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)人的需求，提供相應(yīng)的電子檔案，并做好查閱記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.如需復(fù)制電子檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的電子檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)公章，注明復(fù)制日期和用途。4.公司外部人員因特殊原因需要查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)按照公司對(duì)外提供檔案的相關(guān)規(guī)定，辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。（三）利用記錄檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、利用內(nèi)容等，以便于對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、電子檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則電子檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織公司成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和技術(shù)部門(mén)的人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.對(duì)電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.對(duì)電子檔案的保管期限進(jìn)行審查，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，確定其保管期限是否合理。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)格式、載體等進(jìn)行審查，確保其能夠長(zhǎng)期保存和利用。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)填寫(xiě)《電子檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.電子檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如物理銷(xiāo)毀、數(shù)據(jù)擦除等，確保電子檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀電子檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并做好銷(xiāo)毀記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀人、監(jiān)銷(xiāo)人等。八、電子檔案的安全與保密（一）安全制度1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全管理職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等的安全管理。2.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患，確保電子檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的電子檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制訪問(wèn)權(quán)限，防止信息泄露。2.加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.在電子檔案的傳輸、存儲(chǔ)和利用過(guò)程中，應(yīng)采取加密、身份認(rèn)證等技術(shù)手段，確保電子檔案信