電子專票臺賬管理辦法一、總則（一）目的為加強公司電子專票的管理，規(guī)范電子專票臺賬的建立、使用和維護，確保電子專票信息的準確、完整和安全，提高財務管理效率，防范稅務風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)濟業(yè)務活動中涉及的電子專票的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，確保電子專票管理符合法律要求。2.準確完整原則：電子專票臺賬記錄應準確、完整地反映電子專票的取得、開具、使用、保管等情況，保證信息的真實性和可靠性。3.安全保密原則：加強電子專票信息的安全保護，防止信息泄露、丟失或篡改，確保電子專票數(shù)據(jù)的安全性。4.便捷高效原則：充分利用信息化技術手段，提高電子專票臺賬管理的工作效率，為財務管理提供有力支持。二、電子專票臺賬管理職責（一）財務部門職責1.負責制定和完善電子專票臺賬管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門電子專票臺賬的建立和使用，定期檢查臺賬記錄的準確性和完整性。3.負責電子專票的審核、認證、抵扣等工作，確保電子專票合法合規(guī)使用。4.負責電子專票臺賬的信息化管理，建立電子專票管理系統(tǒng)或利用財務軟件中的相關功能模塊，實現(xiàn)電子專票信息的集中存儲和查詢。5.定期對電子專票臺賬數(shù)據(jù)進行分析和統(tǒng)計，為公司財務管理提供決策依據(jù)。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門電子專票的取得、開具、傳遞等工作，并確保電子專票的真實性、合法性和完整性。2.按照財務部門要求，及時、準確地將電子專票相關信息錄入電子專票臺賬，并配合財務部門做好臺賬的核對工作。3.妥善保管電子專票紙質(zhì)或電子文檔，按照檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保電子專票資料的安全。（三）檔案管理部門職責1.負責電子專票紙質(zhì)檔案的接收、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的完整和安全。2.按照檔案管理規(guī)定，建立電子專票紙質(zhì)檔案的索引和目錄，便于查詢和調(diào)閱。3.協(xié)助財務部門做好電子專票電子文檔的存儲和管理工作，確保電子文檔的安全和可追溯。三、電子專票臺賬的建立（一）臺賬內(nèi)容電子專票臺賬應包含以下基本信息：1.發(fā)票基本信息：發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息（名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號）、銷售方信息（名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號）、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅額、價稅合計等。2.發(fā)票狀態(tài)信息：發(fā)票認證情況（已認證、未認證）、抵扣情況（已抵扣、未抵扣）、作廢情況（已作廢、未作廢）、紅沖情況（已紅沖、未紅沖）等。3.發(fā)票取得與開具信息：取得日期、取得方式（自行開具、稅務機關代開、電子發(fā)票服務平臺開具等）、開具日期、開具方式（自行開具、稅務機關代開、電子發(fā)票服務平臺開具等）、發(fā)票來源（購買貨物、接受服務、銷售貨物、提供服務等）。4.其他信息：備注信息（如發(fā)票用途、特殊事項說明等）、附件情況（是否有相關附件及附件名稱）等。（二）臺賬建立方式1.手工臺賬：對于電子專票數(shù)量較少的部門或業(yè)務，可以采用手工方式建立臺賬。手工臺賬應使用規(guī)范的賬簿或表格，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行記錄，確保字跡清晰、數(shù)據(jù)準確。2.電子臺賬：利用電子表格軟件（如Excel）或?qū)ｉT的財務管理軟件建立電子專票臺賬。電子臺賬應具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，方便快捷地進行管理。電子臺賬應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.財務信息系統(tǒng)集成：對于具備完善財務信息系統(tǒng)的公司，應將電子專票管理模塊與財務信息系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)電子專票信息的自動采集、錄入和處理，提高工作效率和數(shù)據(jù)準確性。（三）臺賬建立流程1.取得電子專票：業(yè)務部門在取得電子專票后，應及時將發(fā)票信息傳遞給財務部門。傳遞方式可以采用紙質(zhì)發(fā)票復印件、電子發(fā)票文件、郵件等方式。2.信息錄入：財務部門收到電子專票信息后，應在規(guī)定時間內(nèi)將發(fā)票信息準確錄入電子專票臺賬。錄入人員應認真核對發(fā)票信息，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性。3.審核與確認：財務部門負責人應對錄入的電子專票臺賬信息進行審核，確認無誤后簽字或蓋章。審核內(nèi)容包括發(fā)票信息的完整性、準確性、合法性等。4.臺賬歸檔：審核通過的電子專票臺賬應及時進行歸檔，按照檔案管理規(guī)定進行保管。歸檔方式可以采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結合的方式，確保檔案的安全和可追溯。四、電子專票的取得與審核（一）取得要求1.業(yè)務部門在經(jīng)濟業(yè)務活動中，應按照法律法規(guī)和合同約定，及時取得電子專票。取得的電子專票應符合以下要求：發(fā)票內(nèi)容應與實際經(jīng)濟業(yè)務相符，不得虛開、代開電子專票。電子專票應具備規(guī)定的格式和內(nèi)容，包括發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅額、價稅合計等。電子專票應加蓋銷售方發(fā)票專用章，通過電子發(fā)票服務平臺開具的電子專票，其電子簽名代替發(fā)票專用章。2.業(yè)務部門取得電子專票后，應及時進行核對，發(fā)現(xiàn)問題應及時與銷售方聯(lián)系解決。如電子專票存在信息錯誤、重復開具等情況，應要求銷售方重新開具正確的電子專票。（二）審核要點1.財務部門在收到業(yè)務部門傳遞的電子專票后，應按照以下要點進行審核：發(fā)票的真實性：通過國家稅務總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺（）等渠道對電子專票進行查驗，確保發(fā)票真實有效。發(fā)票的合法性：審核電子專票的開具是否符合稅收法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，發(fā)票內(nèi)容是否與實際經(jīng)濟業(yè)務相符。發(fā)票的完整性：檢查電子專票的格式、內(nèi)容是否完整，是否加蓋銷售方發(fā)票專用章或電子簽名。發(fā)票的時效性：審核電子專票的開具日期是否在規(guī)定的期限內(nèi)，是否超過認證期限等。2.對于審核通過的電子專票，財務部門應及時進行認證、抵扣等后續(xù)處理；對于審核不通過的電子專票，應及時通知業(yè)務部門與銷售方聯(lián)系，要求其重新開具或更正發(fā)票信息。五、電子專票的開具與管理（一）開具規(guī)定1.公司在銷售貨物、提供應稅勞務或服務等經(jīng)濟業(yè)務活動中，需要開具電子專票的，應按照以下規(guī)定進行開具：嚴格按照稅收法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，如實開具電子專票，確保發(fā)票內(nèi)容真實、準確、完整。電子專票的開具應通過增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)或電子發(fā)票服務平臺進行，開具過程應符合系統(tǒng)操作規(guī)范和安全要求。開具電子專票后，應及時將發(fā)票信息傳遞給購買方，傳遞方式可以采用電子發(fā)票文件、郵件等方式。2.開具電子專票時，應注意以下事項：發(fā)票代碼、發(fā)票號碼應與系統(tǒng)分配的號碼一致，不得錯號、重號。購買方信息、銷售方信息應準確無誤，包括名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。貨物或應稅勞務、服務名稱應按照稅收分類編碼準確填寫，規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅額、價稅合計等應計算準確。電子專票應加蓋銷售方發(fā)票專用章或電子簽名，確保發(fā)票的真實性和有效性。（二）開具流程1.開票申請：業(yè)務部門根據(jù)實際經(jīng)濟業(yè)務情況，填寫電子專票開票申請單，注明購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅額等內(nèi)容，并提交給財務部門。2.審核開票申請：財務部門收到開票申請單后，應按照審核要點進行審核，確認開票信息準確無誤后，在開票申請單上簽字或蓋章。3.開具電子專票：財務部門根據(jù)審核通過的開票申請單，通過增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)或電子發(fā)票服務平臺開具電子專票，并將發(fā)票信息傳遞給購買方。4.發(fā)票交付：財務部門應及時將開具的電子專票交付給購買方，可以通過電子發(fā)票服務平臺推送、郵件發(fā)送等方式進行交付。購買方應及時接收電子專票，并進行核對和保存。（三）電子專票的作廢與紅沖1.作廢規(guī)定：電子專票開具后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形，且不符合發(fā)票作廢條件的，應按規(guī)定開具紅字電子專票。2.紅沖流程：申請紅沖：購買方或銷售方在符合紅沖條件的情況下，應填寫紅字電子專票信息表，注明需要紅沖的電子專票代碼、號碼、開具日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅額等內(nèi)容，并提交給主管稅務機關。稅務機關審核：主管稅務機關對紅字電子專票信息表進行審核，審核通過后，系統(tǒng)自動生成紅字電子專票信息表編號，并將信息同步至銷售方或購買方的開票系統(tǒng)。開具紅字電子專票：銷售方或購買方根據(jù)稅務機關審核通過的紅字電子專票信息表，在開票系統(tǒng)中開具紅字電子專票。紅字電子專票應與原藍字電子專票一一對應，且金額、稅額等信息應為負數(shù)。傳遞與處理：銷售方開具紅字電子專票后，應及時將紅字電子專票信息傳遞給購買方，購買方應按照紅字電子專票進行相應的賬務處理。六、電子專票的認證與抵扣（一）認證規(guī)定1.公司取得的電子專票應在規(guī)定的認證期限內(nèi)進行認證。根據(jù)國家稅務總局規(guī)定，增值稅一般納稅人取得的增值稅專用發(fā)票（含電子專票）應自開具之日起360日內(nèi)認證或登錄增值稅發(fā)票綜合服務平臺進行用途確認。2.電子專票的認證方式可以通過增值稅發(fā)票綜合服務平臺進行勾選認證。具體操作流程如下：登錄平臺：納稅人使用金稅盤或稅控盤登錄增值稅發(fā)票綜合服務平臺。發(fā)票勾選：在“發(fā)票勾選”模塊中，納稅人可以根據(jù)需要勾選要認證的電子專票，也可以批量勾選。勾選完成后，點擊“提交”按鈕。確認簽名：在“確認簽名”模塊中，納稅人對勾選的發(fā)票進行確認簽名，完成認證操作。（二）抵扣規(guī)定1.經(jīng)認證通過的電子專票，其進項稅額可以從銷項稅額中抵扣。公司應按照稅收法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，準確計算和申報抵扣進項稅額。2.對于已抵扣的電子專票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形，且不符合發(fā)票作廢條件的，應按照規(guī)定開具紅字電子專票，并相應沖減當期進項稅額。七、電子專票的保管與歸檔（一）保管要求1.電子專票的保管應遵循安全、完整、可追溯的原則，確保電子專票信息的安全和保密。2.財務部門應指定專人負責電子專票的保管工作，明確保管人員的職責和權限。3.電子專票的存儲應采用安全可靠的存儲介質(zhì)，如硬盤、光盤、磁帶等，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.電子專票的保管環(huán)境應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保電子專票資料的安全。（二）歸檔流程1.每月末或每季度末，財務部門應將當月或當季度的電子專票進行整理和歸檔。歸檔內(nèi)容包括電子專票的紙質(zhì)檔案（如有）、電子發(fā)票文件、電子專票臺賬等。2.電子專票紙質(zhì)檔案應按照檔案管理規(guī)定進行整理和裝訂，編制檔案索引和目錄，注明檔案的名稱、日期、編號、保管期限等信息。3.電子發(fā)票文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保文件的完整性和可識別性。電子發(fā)票文件的存儲路徑應清晰明確，便于查詢和調(diào)閱。4.電子專票臺賬應定期進行打印和裝訂，與電子發(fā)票文件、紙質(zhì)檔案一并歸檔保管。電子專票臺賬的紙質(zhì)檔案應注明臺賬的期間、數(shù)據(jù)來源、審核情況等信息。（三）保管期限電子專票的保管期限應按照國家檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，電子專票的保管期限為10年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司檔案管理部門和財務部門審核批準，可以按照規(guī)定進行銷毀。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對電子專票臺賬管理情況進行審計監(jiān)督，檢查電子專票臺賬的建立、使用、維護等情況是否符合本辦法規(guī)定。2.財務