社區(qū)檔案文書管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)檔案文書管理，確保檔案文書的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案文書在社區(qū)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本社區(qū)內(nèi)各類檔案文書的管理，包括但不限于黨群工作、社區(qū)建設(shè)、民政事務(wù)、社會(huì)保障、環(huán)境衛(wèi)生、安全管理等方面形成的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)檔案文書由社區(qū)綜合辦公室集中統(tǒng)一管理，確保檔案文書的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案文書應(yīng)如實(shí)反映社區(qū)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.分類科學(xué)原則按照檔案文書的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查閱。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案文書的安全保密措施，防止檔案信息的泄露和損壞。二、檔案文書管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)成立社區(qū)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由社區(qū)黨委書記擔(dān)任組長，社區(qū)主任擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，設(shè)在社區(qū)綜合辦公室，負(fù)責(zé)檔案文書管理的日常工作。（二）職責(zé)分工1.領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定社區(qū)檔案工作規(guī)劃和規(guī)章制度。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查社區(qū)檔案工作，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題。定期對社區(qū)檔案工作進(jìn)行考核和評估。2.辦公室職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案文書管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。負(fù)責(zé)檔案文書的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理。負(fù)責(zé)對社區(qū)工作人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)。3.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案文書的形成、積累和整理工作，并定期向社區(qū)綜合辦公室移交。配合社區(qū)綜合辦公室做好檔案文書的管理和利用工作。三、檔案文書的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與社區(qū)工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.社區(qū)黨委、居委會(huì)形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.社區(qū)各部門在工作中形成的文件材料，如業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、工作方案等。4.社區(qū)開展各類活動(dòng)形成的文件、照片、影像等資料。5.社區(qū)居民反映問題、提出建議的來信來訪記錄及處理結(jié)果。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案文書的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照檔案文書的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、社區(qū)建設(shè)類、民政事務(wù)類、社會(huì)保障類、環(huán)境衛(wèi)生類、安全管理類等。2.編號對每一類檔案文書進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.裝訂將整理好的文件材料按照順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。4.編目編制檔案文書目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件題名、日期、責(zé)任者等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案文書的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案文書，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.對于一些特殊情況或緊急文件，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案文書移交至社區(qū)綜合辦公室。2.社區(qū)綜合辦公室對移交的檔案文書進(jìn)行檢查和核對，確保檔案文書的質(zhì)量符合要求。3.對符合歸檔要求的檔案文書進(jìn)行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，并裝入檔案盒。4.將檔案盒存入檔案庫房，并按照檔案管理要求進(jìn)行排列和存放。五、檔案文書的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。六、檔案文書的利用（一）利用范圍1.社區(qū)工作人員因工作需要查閱檔案文書。2.社區(qū)居民因個(gè)人事務(wù)需要查閱相關(guān)檔案文書。3.上級機(jī)關(guān)、其他單位或社會(huì)組織因工作需要查閱社區(qū)檔案文書。（二）利用程序1.查閱檔案文書應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.社區(qū)綜合辦公室對《檔案查閱申請表》進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可查閱檔案文書。3.查閱檔案文書應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案文書帶出庫房。4.查閱檔案文書時(shí)，應(yīng)保持檔案文書的整潔和完整，不得涂改、損壞、抽取檔案文書。5.如需復(fù)印或摘錄檔案文書，應(yīng)經(jīng)社區(qū)綜合辦公室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）保密規(guī)定1.查閱檔案文書的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案文書的內(nèi)容。2.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案文書，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理和利用。七、檔案文書的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案文書的鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案文書進(jìn)行鑒定。2.對涉及社區(qū)工作重要?dú)v史事件、重要人物等具有永久保存價(jià)值的檔案文書，應(yīng)繼續(xù)保存。3.對介于兩者之間的檔案文書，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)延長保管期限或銷毀處理。（三）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由社區(qū)綜合辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。2.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案文書進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.將鑒定意見報(bào)社區(qū)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，對擬銷毀的檔案文書進(jìn)行登記造冊。（四）銷毀方法1.對批準(zhǔn)銷毀的檔案文書，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的徹底消除。2.銷毀檔案文書時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立社區(qū)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案文書的電子化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案文書的數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，對檔案文書的目錄和全文進(jìn)行錄入和存儲(chǔ)。3.開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案文書的在線查閱、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。（三）信息化安全管理1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，防止檔案信息的泄露和損壞。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.加強(qiáng)對檔案信息管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.社區(qū)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對社區(qū)檔案文書管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.社區(qū)綜合辦公室負(fù)責(zé)對各部門檔案文書管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范運(yùn)行。（二）考核評價(jià)1.制定檔案文書管理工作考核評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對各