電子簽章管理辦法試行一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織電子簽章的使用與管理，確保電子文件的真實性、完整性和有效性，提高工作效率，防范法律風(fēng)險，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在處理各類業(yè)務(wù)活動中涉及電子簽章的使用與管理。（三）基本原則1.合法性原則：電子簽章的使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保其法律效力。2.真實性原則：電子簽章必須能夠準確代表簽章人的真實意愿，保證電子文件內(nèi)容的真實性。3.安全性原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，保障電子簽章的安全性，防止簽章被盜用、篡改等情況發(fā)生。4.規(guī)范使用原則：明確電子簽章的使用流程和權(quán)限，確保使用過程規(guī)范、有序。（四）定義1.電子簽章：指基于電子技術(shù)生成、以電子形式存在，依附在電子文件并與其邏輯關(guān)聯(lián)，可用于識別電子文件簽署者身份、保證文件的完整性，并表示簽署者對電子文件內(nèi)容認可的電子數(shù)據(jù)。2.電子文件：指公司/組織在業(yè)務(wù)活動中形成的，以數(shù)字代碼形式存儲于磁盤、磁帶、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。二、電子簽章的申請與審批（一）申請條件1.因工作需要，經(jīng)常處理涉及電子文件簽署業(yè)務(wù)的部門或員工，可申請使用電子簽章。2.申請人應(yīng)具備完全民事行為能力，熟悉電子簽章的使用流程和相關(guān)法律法規(guī)。（二）申請流程1.申請人填寫《電子簽章申請表》，詳細說明申請電子簽章的用途、使用范圍、預(yù)計簽署文件類型等信息。2.將填寫完整的申請表提交至所在部門負責(zé)人審核。部門負責(zé)人應(yīng)審核申請人的申請理由是否充分，使用范圍是否合理，并簽署審核意見。3.經(jīng)部門負責(zé)人審核通過后，申請表提交至公司/組織的電子簽章管理部門（以下簡稱“管理部門”）。管理部門對申請信息進行再次審核，并根據(jù)公司/組織的電子簽章使用規(guī)劃和資源情況，決定是否批準申請。（三）審批權(quán)限1.一般員工的電子簽章申請，由部門負責(zé)人審核，管理部門批準。2.部門主管的電子簽章申請，由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，管理部門批準。3.公司/組織高層管理人員的電子簽章申請，由公司/組織負責(zé)人審核批準。（四）審批時間管理部門應(yīng)在收到完整申請材料后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。如遇特殊情況需要延長審批時間，應(yīng)及時通知申請人并說明原因。三、電子簽章的制作與發(fā)放（一）制作方式電子簽章由管理部門統(tǒng)一制作。制作過程應(yīng)采用符合國家相關(guān)標準和安全要求的技術(shù)手段，確保電子簽章的安全性和可靠性。（二）密鑰管理1.電子簽章的密鑰由管理部門專人負責(zé)保管。密鑰應(yīng)采用加密存儲方式，并定期進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.密鑰的使用和傳輸應(yīng)嚴格遵循安全規(guī)范，確保密鑰不被泄露。（三）發(fā)放流程1.管理部門在電子簽章制作完成后，通知申請人領(lǐng)取。2.申請人應(yīng)攜帶有效身份證件到管理部門指定地點領(lǐng)取電子簽章。領(lǐng)取時，需在《電子簽章領(lǐng)取登記表》上簽字確認。3.管理部門應(yīng)向申請人提供電子簽章的使用說明和注意事項，確保申請人熟悉電子簽章的使用方法。四、電子簽章的使用（一）使用范圍1.電子簽章可用于公司/組織內(nèi)部各類電子文件的簽署，包括但不限于合同協(xié)議、工作報告、審批文件等。2.涉及公司/組織對外業(yè)務(wù)的電子文件簽署，如與客戶簽訂的電子合同等，在符合法律法規(guī)和客戶要求的前提下，可使用電子簽章。（二）使用流程1.文件起草：業(yè)務(wù)人員起草電子文件時，應(yīng)確保文件內(nèi)容準確、完整，并符合相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定和審批流程要求。2.簽章申請：文件起草完成后，需要使用電子簽章的人員按照規(guī)定的格式填寫《電子簽章使用申請表》，注明文件名稱、文號、簽署人、簽署時間等信息，并提交至所在部門負責(zé)人審核。3.部門審核：部門負責(zé)人對申請進行審核，重點審核文件內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)要求、簽署人是否有權(quán)限簽署等。審核通過后，在申請表上簽署意見并提交至管理部門。4.管理部門驗證：管理部門收到申請表后，對電子簽章的使用權(quán)限進行驗證。驗證通過后，根據(jù)申請人提供的文件內(nèi)容和簽署要求，使用電子簽章進行簽署。5.文件存檔：簽署完成的電子文件應(yīng)按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進行存檔，確保文件的可追溯性。（三）使用規(guī)范1.電子簽章應(yīng)僅用于合法、合規(guī)的業(yè)務(wù)活動，不得用于任何違法違規(guī)或損害公司/組織利益的行為。2.使用電子簽章時，應(yīng)確保電子文件的格式符合公司/組織規(guī)定和相關(guān)行業(yè)標準，以保證簽章的有效性。3.簽署電子文件時，應(yīng)仔細核對文件內(nèi)容和簽署信息，確保簽署的準確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容有誤或簽署信息不符，應(yīng)及時修改并重新申請簽署。4.禁止將電子簽章轉(zhuǎn)借他人使用，嚴禁通過非法手段獲取他人電子簽章進行文件簽署。五、電子簽章的安全管理（一）技術(shù)安全措施1.采用先進的加密技術(shù)對電子簽章和相關(guān)數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。2.定期對電子簽章系統(tǒng)進行安全檢測和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.建立數(shù)據(jù)備份機制，定期對電子簽章相關(guān)數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的異地位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）人員安全管理1.對涉及電子簽章管理和使用的人員進行嚴格的背景審查和權(quán)限管理，確保人員具備專業(yè)知識和技能，且無不良記錄。2.加強對員工的安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和操作技能，使其熟悉電子簽章的安全風(fēng)險和防范措施。3.規(guī)范員工的操作行為，要求員工在使用電子簽章過程中嚴格遵守安全規(guī)定，如設(shè)置強密碼、定期更換密碼等。（三）安全審計與監(jiān)控1.建立電子簽章安全審計系統(tǒng)，對電子簽章的使用情況、操作記錄等進行實時審計和監(jiān)控。審計記錄應(yīng)至少保存[X]年，以便在需要時進行查詢和追溯。2.對審計過程中發(fā)現(xiàn)的異常行為和安全事件，應(yīng)及時進行調(diào)查和處理，并采取相應(yīng)的措施防止類似事件再次發(fā)生。六、電子簽章的變更與注銷（一）變更情形1.電子簽章使用人因工作崗位變動、離職等原因，需要變更電子簽章的使用權(quán)限或相關(guān)信息。2.電子簽章的密鑰因安全原因需要更換。3.其他需要變更電子簽章的情形。（二）變更流程1.申請人填寫《電子簽章變更申請表》，詳細說明變更的原因和內(nèi)容。2.將申請表提交至所在部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人審核通過后簽署意見。3.申請表提交至管理部門，管理部門根據(jù)變更情況進行相應(yīng)的處理，如調(diào)整使用權(quán)限、更換密鑰等。4.管理部門在完成變更操作后，通知申請人變更結(jié)果，并更新相關(guān)記錄。（三）注銷情形1.電子簽章使用人離職或不再需要使用電子簽章。2.電子簽章因技術(shù)原因或其他原因無法繼續(xù)使用。3.公司/組織決定停止使用電子簽章。（四）注銷流程1.申請人填寫《電子簽章注銷申請表》，注明注銷原因。2.將申請表提交至所在部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人審核通過后簽署意見。3.申請表提交至管理部門，管理部門對電子簽章進行注銷操作，并刪除相關(guān)密鑰和記錄。4.管理部門在完成注銷操作后，通知相關(guān)部門和人員電子簽章已注銷。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對電子簽章的使用與管理情況進行審計，檢查電子簽章的使用是否符合規(guī)定、安全措施是否到位等。2.管理部門應(yīng)定期對電子簽章系統(tǒng)進行自查，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用電子簽章的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除