環(huán)保檔案規(guī)范管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織環(huán)保檔案的科學(xué)管理，確保環(huán)保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮環(huán)保檔案在公司/組織生產(chǎn)經(jīng)營、環(huán)境保護(hù)及決策管理中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的與環(huán)境保護(hù)相關(guān)的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。包括但不限于環(huán)境影響評價報告、環(huán)保設(shè)施運(yùn)行記錄、污染物排放監(jiān)測數(shù)據(jù)、環(huán)境應(yīng)急演練資料、環(huán)保培訓(xùn)記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：環(huán)保檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：環(huán)保檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織在環(huán)境保護(hù)工作中的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)。3.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。4.安全保密原則：采取有效措施確保環(huán)保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案嚴(yán)格保密。二、環(huán)保檔案的分類與編號（一）分類1.環(huán)境影響評價類：包括項(xiàng)目環(huán)境影響評價報告、環(huán)境影響登記表及相關(guān)審批文件等。2.環(huán)保設(shè)施建設(shè)與運(yùn)行類：涵蓋環(huán)保設(shè)施設(shè)計圖紙、建設(shè)合同、運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備采購合同等。3.污染物排放管理類：主要有污染物排放監(jiān)測報告、排放許可證、總量控制指標(biāo)文件等。4.環(huán)境應(yīng)急管理類：包含環(huán)境應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、應(yīng)急物資清單、突發(fā)環(huán)境事件報告及處理文件等。5.環(huán)保培訓(xùn)與宣傳類：涉及環(huán)保培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、環(huán)保宣傳資料等。6.其他環(huán)保類：如環(huán)保專項(xiàng)資金使用文件、環(huán)保表彰獎勵文件、與環(huán)保相關(guān)的會議紀(jì)要等。（二）編號環(huán)保檔案編號采用分類編號法，由類別代碼、年份代碼、順序號三部分組成，中間用“”隔開。1.類別代碼：按照上述分類，分別用兩位數(shù)字表示，如“01”表示環(huán)境影響評價類，“02”表示環(huán)保設(shè)施建設(shè)與運(yùn)行類等。2.年份代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的環(huán)境影響評價報告檔案編號為“012023001”。三、環(huán)保檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門環(huán)保檔案的收集工作，按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時將各類環(huán)保文件、資料、記錄等收集齊全。2.對于外來的與環(huán)保相關(guān)的文件，如政府部門的通知、函件、監(jiān)測報告等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)簽收，并及時移交檔案管理部門。3.在項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行、環(huán)保設(shè)施維護(hù)等過程中產(chǎn)生的環(huán)保檔案，應(yīng)在工作完成后[X]個工作日內(nèi)收集歸檔。（二）整理1.檔案管理部門對收集到的環(huán)保檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照分類要求進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，包括檔案編號、類別、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。3.去除檔案中的金屬物，對破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.按照檔案裝訂要求，將每份檔案材料左側(cè)對齊，采用線裝或膠裝方式裝訂成冊，保持整齊美觀。四、環(huán)保檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的環(huán)保檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)編制歸檔清單，一式兩份，檔案管理部門和移交部門各執(zhí)一份。2.歸檔清單應(yīng)包括檔案編號、類別、題名、日期、份數(shù)等內(nèi)容，雙方核對無誤后簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)按照歸檔清單將檔案放入相應(yīng)的檔案柜或檔案架中，并建立檔案存放位置索引，便于查找。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。3.對環(huán)保檔案進(jìn)行定期檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色、變質(zhì)等不符合保管要求的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，并做好記錄。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，必須經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行。五、環(huán)保檔案的借閱與利用（一）借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱環(huán)保檔案的，應(yīng)填寫《環(huán)保檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的編號、類別、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請進(jìn)行審核，對于符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并在《環(huán)保檔案借閱登記表》上登記借閱信息，包括借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等。3.借閱人憑《環(huán)保檔案借閱申請表》和本人有效證件到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并告知借閱注意事項(xiàng)。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換等，確保檔案的完整和安全。（二）利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織內(nèi)部各部門提供環(huán)保檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求及時提供相關(guān)檔案資料。2.對于需要查閱大量環(huán)保檔案或進(jìn)行專題研究的，檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況提供檔案復(fù)印件或電子檔案，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.檔案利用過程中形成的查閱記錄、摘抄記錄、復(fù)制記錄等，應(yīng)與利用的檔案一并歸檔保存，以便日后查考。六、環(huán)保檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對環(huán)保檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、環(huán)保專業(yè)人員、財務(wù)人員等組成的檔案鑒定小組，對檔案的保管價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。3.鑒定結(jié)果分為永久保存、長期保存（[X]年）、短期保存（[X]年）和銷毀四類，并填寫《環(huán)保檔案鑒定意見書》，注明檔案編號、類別、題名、日期、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容，鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.對于經(jīng)過鑒定確定為銷毀的環(huán)保檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《環(huán)保檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案編號、類別、題名、日期、數(shù)量等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案全部銷毀，不得遺漏。監(jiān)銷人應(yīng)在《環(huán)保檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。3.銷毀后的《環(huán)保檔案銷毀清冊》應(yīng)長期保存，作為檔案銷毀的憑證。七、環(huán)保檔案的信息化管理（一）建立環(huán)保檔案數(shù)據(jù)庫1.檔案管理部門應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立環(huán)保檔案數(shù)據(jù)庫，將環(huán)保檔案的電子文件和相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。2.環(huán)保檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括檔案基本信息、目錄信息、全文信息等內(nèi)容，具備檢索、查詢、統(tǒng)計、打印等功能，方便檔案的利用和管理。3.定期對環(huán)保檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。（二）電子檔案管理1.對環(huán)保檔案的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，按照檔案分類編號規(guī)則進(jìn)行命名和存儲，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。