紙質(zhì)作業(yè)存檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司紙質(zhì)作業(yè)的存檔管理，確保作業(yè)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查閱和使用，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)產(chǎn)生的各類紙質(zhì)作業(yè)，包括但不限于文件、報(bào)告、合同、圖紙、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)紙質(zhì)作業(yè)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.分類歸檔原則：按照作業(yè)的類別、時(shí)間、來(lái)源等進(jìn)行分類歸檔，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保紙質(zhì)作業(yè)的安全，防止丟失、損壞和泄露，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)。4.方便利用原則：在保證安全保密的前提下，充分考慮使用人員的需求，提供便捷的查閱和利用服務(wù)。二、存檔作業(yè)的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、決定、報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)合同類：涉及公司各類業(yè)務(wù)的合同、協(xié)議等。3.技術(shù)文檔類：如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。4.財(cái)務(wù)資料類：財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、審計(jì)報(bào)告等。5.人事檔案類：?jiǎn)T工個(gè)人檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等。6.其他類：不屬于以上分類的其他紙質(zhì)作業(yè)。（二）編號(hào)規(guī)則1.每類作業(yè)按照年度進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)格式為：類別代碼+年份+順序號(hào)。2.類別代碼：采用兩位字母縮寫(xiě)表示，如行政文件類為“XZ”，業(yè)務(wù)合同類為“HT”等。3.年份：用四位數(shù)字表示，如2023年表示為“2023”。4.順序號(hào)：按照作業(yè)產(chǎn)生的先后順序依次編排，從0001開(kāi)始。例如，2023年第5份行政文件的編號(hào)為：XZ20230005。三、存檔作業(yè)的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)紙質(zhì)作業(yè)的收集工作，確保作業(yè)及時(shí)、完整地移交至檔案管理部門(mén)。2.作業(yè)產(chǎn)生后，相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將作業(yè)整理好，送交收集人員。3.收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)作業(yè)的數(shù)量、內(nèi)容等，確保無(wú)誤后進(jìn)行簽收。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的紙質(zhì)作業(yè)進(jìn)行分類。2.對(duì)每份作業(yè)進(jìn)行編號(hào)，并在作業(yè)首頁(yè)右上角加蓋編號(hào)章。3.去除作業(yè)中的金屬物、訂書(shū)釘?shù)?，確保紙張平整。4.對(duì)破損、褪色的作業(yè)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.按照作業(yè)的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一時(shí)間段的作業(yè)按照重要程度或編號(hào)順序排列。四、存檔作業(yè)的裝訂與編目（一）裝訂要求1.對(duì)于厚度適中的作業(yè)，采用三孔一線或膠裝的方式進(jìn)行裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得影響作業(yè)內(nèi)容的查閱。3.裝訂線應(yīng)在作業(yè)左側(cè)，距左側(cè)邊緣15mm。（二）編目?jī)?nèi)容1.目錄頁(yè)：包括作業(yè)編號(hào)、名稱、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.卷內(nèi)目錄：按照作業(yè)內(nèi)容的順序，依次列出每份文件的題名、日期、頁(yè)號(hào)等。3.備考表：記錄卷內(nèi)作業(yè)的情況，如缺損、補(bǔ)充、移出等。（三）編目方法1.目錄頁(yè)應(yīng)采用A4紙打印，字體為宋體，字號(hào)為小四。2.卷內(nèi)目錄和備考表應(yīng)與作業(yè)一同裝訂。3.編目信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，書(shū)寫(xiě)工整。五、存檔作業(yè)的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門(mén)等。（二）存儲(chǔ)方式1.按照作業(yè)的類別、年份、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.采用密集架或檔案柜進(jìn)行存儲(chǔ)，每個(gè)架位或柜位應(yīng)標(biāo)明類別、年份、起止編號(hào)等信息。3.對(duì)于重要或珍貴的紙質(zhì)作業(yè)，應(yīng)采用專柜存放，并采取特殊的保護(hù)措施。（三）保管期限1.各類紙質(zhì)作業(yè)的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為短期（15年）、中期（510年）、長(zhǎng)期（10年以上）。2.保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門(mén)鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的作業(yè)，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)紙質(zhì)作業(yè)進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括作業(yè)的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。2.檢查周期為每年一次，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。六、存檔作業(yè)的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱紙質(zhì)作業(yè)的，應(yīng)填寫(xiě)《紙質(zhì)作業(yè)查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱重要或機(jī)密作業(yè)的，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱紙質(zhì)作業(yè)的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員到檔案管理部門(mén)領(lǐng)取《紙質(zhì)作業(yè)查閱申請(qǐng)表》，如實(shí)填寫(xiě)相關(guān)信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意，如需公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的，還需提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表的審批情況，為查閱人員提供相應(yīng)的作業(yè)，并做好查閱登記。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱作業(yè)，不得擅自將作業(yè)帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄作業(yè)內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將作業(yè)歸還檔案管理部門(mén)，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的規(guī)定，愛(ài)護(hù)作業(yè)，不得涂改、損壞、丟失作業(yè)。2.未經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播作業(yè)內(nèi)容。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的紙質(zhì)作業(yè)，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露作業(yè)內(nèi)容。七、存檔作業(yè)的銷毀（一）銷毀條件1.紙質(zhì)作業(yè)保管期限屆滿，經(jīng)檔案管理部門(mén)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，不再需要保存的作業(yè)。3.因自然災(zāi)害、意外事故等原因，造成作業(yè)損壞無(wú)法修復(fù)的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期限屆滿或不再需要保存的紙質(zhì)作業(yè)進(jìn)行清理，編制《紙質(zhì)作業(yè)銷毀清單》。2.《紙質(zhì)作業(yè)銷毀清單》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)紙質(zhì)作業(yè)的銷毀工作，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并做好記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括作業(yè)名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并存檔備查。（三）銷毀方式1.對(duì)于一般的紙質(zhì)作業(yè)，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的紙質(zhì)作業(yè)，應(yīng)采用粉碎后送造紙廠化漿等方式進(jìn)行銷毀，確保作業(yè)內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立專門(mén)的檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門(mén)紙質(zhì)作業(yè)的存檔管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括作業(yè)的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核辦法1.將紙質(zhì)作業(yè)存檔管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理部門(mén)和各部門(mén)相關(guān)人員進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括