行政崗位設(shè)置管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司行政崗位的設(shè)置與管理，確保行政工作的高效開展，為公司的穩(wěn)定運(yùn)營提供有力支持，明確各行政崗位的職責(zé)、權(quán)限和工作流程，提高行政工作效率和質(zhì)量，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有行政崗位，包括但不限于行政經(jīng)理、行政專員、前臺(tái)接待、后勤保障人員等。（三）基本原則1.合理性原則：崗位設(shè)置應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實(shí)際工作情況，確保行政工作的全面覆蓋和有效執(zhí)行，避免職能重疊或缺失。2.規(guī)范化原則：明確各崗位的職責(zé)、工作流程和任職要求，實(shí)現(xiàn)行政工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，提高工作效率和質(zhì)量。3.靈活性原則：考慮到公司業(yè)務(wù)的發(fā)展變化，崗位設(shè)置應(yīng)具有一定的靈活性，能夠根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適時(shí)調(diào)整和優(yōu)化。4.效率原則：以提高行政工作效率為核心，合理配置人力資源，避免人浮于事，確保各項(xiàng)工作能夠快速、準(zhǔn)確地完成。二、行政崗位設(shè)置（一）行政經(jīng)理1.崗位職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司行政管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況。組織公司行政工作會(huì)議，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作的順利開展。負(fù)責(zé)公司行政費(fèi)用的預(yù)算編制、控制和審核，合理安排行政資源。負(fù)責(zé)公司文件、檔案的管理，確保文件的及時(shí)收發(fā)、歸檔和保管。負(fù)責(zé)公司辦公環(huán)境的管理，包括辦公區(qū)域的規(guī)劃、裝修、維護(hù)等。負(fù)責(zé)公司車輛、辦公用品等行政資產(chǎn)的管理，確保資產(chǎn)的安全和有效使用。負(fù)責(zé)公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)和接待工作，維護(hù)公司良好的外部形象。負(fù)責(zé)公司行政團(tuán)隊(duì)的建設(shè)和管理，組織員工培訓(xùn)和績效考核，提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。2.任職要求本科及以上學(xué)歷，行政管理、企業(yè)管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。具有[X]年以上行政工作經(jīng)驗(yàn)，其中[X]年以上行政經(jīng)理崗位工作經(jīng)驗(yàn)。熟悉國家相關(guān)法律法規(guī)和行政管理制度，具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力。具備良好的團(tuán)隊(duì)管理能力和責(zé)任心，能夠承受較大的工作壓力。（二）行政專員1.崗位職責(zé)協(xié)助行政經(jīng)理制定和完善行政管理制度，并負(fù)責(zé)部分制度的具體執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作，確保文件的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。負(fù)責(zé)公司會(huì)議的組織和安排，包括會(huì)議通知、場(chǎng)地布置、會(huì)議記錄等。負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購、發(fā)放和管理，定期盤點(diǎn)辦公用品庫存。負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備的日常維護(hù)和管理，及時(shí)報(bào)修故障設(shè)備。負(fù)責(zé)公司員工考勤的統(tǒng)計(jì)和管理，定期公布考勤情況。協(xié)助行政經(jīng)理做好公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)和接待工作，包括電話接聽、來訪登記、接待安排等。完成行政經(jīng)理交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。2.任職要求大專及以上學(xué)歷，行政管理、文秘等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。具有[X]年以上行政工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉行政工作流程。具備良好的文字表達(dá)能力和溝通能力，能夠熟練使用辦公軟件。工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)心周到，具有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。（三）前臺(tái)接待1.崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司前臺(tái)的日常接待工作，熱情、禮貌地迎接來訪客人，及時(shí)通知被訪人員。負(fù)責(zé)公司電話的接聽和轉(zhuǎn)接，記錄重要電話內(nèi)容，并及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。負(fù)責(zé)公司前臺(tái)區(qū)域的衛(wèi)生清潔和秩序維護(hù)，保持前臺(tái)環(huán)境整潔、舒適。負(fù)責(zé)公司信件、包裹的收發(fā)和登記工作，確保郵件的及時(shí)傳遞。協(xié)助行政專員做好辦公用品的發(fā)放和其他行政支持工作。2.任職要求中專及以上學(xué)歷，形象氣質(zhì)佳，具有良好的溝通能力和服務(wù)意識(shí)。熟悉前臺(tái)接待工作流程，能夠熟練使用辦公設(shè)備。工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，具有較強(qiáng)的責(zé)任心和耐心。（四）后勤保障人員1.崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的衛(wèi)生清潔工作，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等，確保辦公環(huán)境整潔衛(wèi)生。負(fù)責(zé)公司食堂的管理工作，包括食材采購、飯菜制作、餐具清洗等，為員工提供安全、衛(wèi)生、可口的餐飲服務(wù)。負(fù)責(zé)公司宿舍的管理工作，包括宿舍分配、設(shè)施維護(hù)、安全檢查等，為員工提供良好的住宿條件。負(fù)責(zé)公司水電、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)，及時(shí)處理設(shè)施設(shè)備故障，確保公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)。負(fù)責(zé)公司安全保衛(wèi)工作，包括門禁管理、巡邏檢查、安全隱患排查等，保障公司人員和財(cái)產(chǎn)安全。2.任職要求初中及以上學(xué)歷，身體健康，具備相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。熟悉后勤保障工作流程，具有較強(qiáng)的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)。具備一定的設(shè)施設(shè)備維護(hù)技能，能夠及時(shí)處理常見故障。三、行政崗位工作流程（一）文件管理流程1.文件起草：由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。2.文件審核：起草完成的文件提交給行政專員進(jìn)行審核，行政專員重點(diǎn)審核文件格式、內(nèi)容準(zhǔn)確性、邏輯合理性等，提出修改意見。3.文件審批：審核通過的文件按照公司審批流程提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)權(quán)限進(jìn)行審批簽字。4.文件印發(fā)：審批通過的文件由行政專員進(jìn)行編號(hào)、排版、印發(fā)，并分發(fā)給相關(guān)部門和人員。5.文件歸檔：文件印發(fā)后，行政專員及時(shí)將文件原件及相關(guān)附件進(jìn)行整理歸檔，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存放，便于查詢和查閱。（二）會(huì)議組織流程1.會(huì)議計(jì)劃：根據(jù)公司工作安排，由行政經(jīng)理或相關(guān)部門提出會(huì)議需求，制定會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息。2.會(huì)議通知：行政專員根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，提前[X]天向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，通知內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，確保參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。3.場(chǎng)地布置：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，后勤保障人員負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的布置，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等，確保會(huì)議場(chǎng)地整潔、舒適、設(shè)備正常運(yùn)行。4.會(huì)議組織：會(huì)議當(dāng)天，行政專員負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和協(xié)調(diào)工作，包括簽到、引導(dǎo)參會(huì)人員就座、會(huì)議記錄等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。5.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，行政專員及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)行政經(jīng)理審核后發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門，確保會(huì)議決議得到有效落實(shí)。（三）辦公用品采購流程1.需求申請(qǐng)：各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品需求申請(qǐng)表，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交給行政專員。2.需求審核：行政專員對(duì)各部門提交的辦公用品需求申請(qǐng)表進(jìn)行審核，結(jié)合庫存情況，合理確定采購數(shù)量，并報(bào)行政經(jīng)理審批。3.采購實(shí)施：行政專員根據(jù)審批后的需求申請(qǐng)表，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購，與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等條款。4.物品驗(yàn)收：辦公用品到貨后，行政專員組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)。5.發(fā)放使用：行政專員根據(jù)各部門的實(shí)際需求，將辦公用品發(fā)放給相關(guān)部門，并做好發(fā)放記錄，確保辦公用品的合理使用。（四）辦公設(shè)備維護(hù)流程1.設(shè)備報(bào)修：員工發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備出現(xiàn)故障后，及時(shí)填寫設(shè)備報(bào)修單，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、設(shè)備名稱、所在位置等信息，提交給行政專員。2.報(bào)修審核：行政專員對(duì)員工提交的設(shè)備報(bào)修單進(jìn)行審核，判斷故障類型和緊急程度，對(duì)于緊急故障及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修，對(duì)于一般故障根據(jù)維修計(jì)劃進(jìn)行安排。3.維修安排：行政專員根據(jù)報(bào)修情況，聯(lián)系公司指定的辦公設(shè)備維修供應(yīng)商或內(nèi)部維修人員，安排維修時(shí)間和維修人員上門維修。4.維修記錄：維修人員在維修過程中，詳細(xì)記錄維修情況，包括故障原因、維修方法、更換的零部件等信息，維修完成后填寫維修報(bào)告，提交給行政專員。5.驗(yàn)收確認(rèn)：行政專員對(duì)維修后的設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)設(shè)備故障已排除，運(yùn)行正常后，在維修報(bào)告上簽字確認(rèn)，并將維修報(bào)告存檔。四、行政崗位考核與激勵(lì)（一）考核原則1.公平公正原則：考核過程和結(jié)果應(yīng)客觀、公正，不受主觀因素影響，確?？己私Y(jié)果真實(shí)反映員工的工作表現(xiàn)。2.全面性原則：考核內(nèi)容應(yīng)涵蓋行政崗位的工作職責(zé)、工作業(yè)績、工作態(tài)度等方面，全面評(píng)價(jià)員工的工作表現(xiàn)。3.激勵(lì)性原則：考核結(jié)果應(yīng)與員工的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤，充分發(fā)揮考核的激勵(lì)作用，激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造力。（二）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績：主要考核員工在行政工作中完成的各項(xiàng)任務(wù)指標(biāo)，如文件處理數(shù)量、會(huì)議組織次數(shù)、辦公用品采購成本控制、辦公設(shè)備維修及時(shí)率等。2.工作能力：考核員工的專業(yè)知識(shí)、技能水平、溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等，評(píng)估員工是否具備勝任崗位工作的能力。3.工作態(tài)度：考察員工的工作責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)、服務(wù)意識(shí)等，評(píng)價(jià)員工對(duì)待工作的態(tài)度和積極性。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度對(duì)行政崗位員工進(jìn)行一次定期考核，由行政經(jīng)理組織實(shí)施，考核結(jié)果作為員工績效獎(jiǎng)金發(fā)放和崗位調(diào)整的重要依據(jù)。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，行政經(jīng)理可對(duì)員工進(jìn)行不定期考核，重點(diǎn)考察員工在突發(fā)事件處理、重要任務(wù)執(zhí)行等方面的表現(xiàn)。3.自我評(píng)估：員工每月進(jìn)行一次自我評(píng)估，總結(jié)自己在本月工作中的表現(xiàn)，分析存在的問題和不足，并提出改進(jìn)措施和計(jì)劃。（四）激勵(lì)措施1.薪酬激勵(lì)：根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予績效獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)，績效獎(jiǎng)金與考核得分掛鉤，拉開收入差距，激勵(lì)員工提高工作績效。2.晉升激勵(lì)：對(duì)于連續(xù)考核優(yōu)秀、工作能力突出的員工，在職位晉升、崗位調(diào)整等方面給予優(yōu)先考慮，為員工提供廣闊的發(fā)展空間。3.榮譽(yù)激勵(lì)：對(duì)在行政工作中表現(xiàn)出色的員工，授予“優(yōu)秀行政員工”、“服務(wù)之星”等榮譽(yù)稱號(hào)，并在