行政辦公流程審批與跟蹤系統(tǒng)使用指南一、系統(tǒng)概述行政辦公流程審批與跟蹤系統(tǒng)是針對企業(yè)內(nèi)部高頻行政事務(wù)（如費用報銷、請假申請、采購審批、用印管理等）設(shè)計的標(biāo)準(zhǔn)化管理工具，旨在通過線上化流程實現(xiàn)審批效率提升、進度實時跟蹤、數(shù)據(jù)規(guī)范留存，減少線下溝通成本，保證行政事務(wù)合規(guī)有序推進。系統(tǒng)支持多角色協(xié)同操作，覆蓋申請、審批、執(zhí)行、歸檔全生命周期，助力企業(yè)行政管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。二、系統(tǒng)應(yīng)用范圍與典型場景本系統(tǒng)適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政辦公流程的審批與跟蹤，典型場景包括但不限于：（一）日常費用報銷員工因公產(chǎn)生的差旅費、辦公費、招待費等，需通過系統(tǒng)提交報銷申請，相關(guān)憑證（如發(fā)票、行程單），經(jīng)部門負責(zé)人、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)逐級審批后，由財務(wù)部門完成付款。（二）請假與加班管理員工申請年假、病假、事假或加班調(diào)休時，需在系統(tǒng)中填寫請假/加班類型、起止時間、事由等信息，經(jīng)直屬審批人確認后，系統(tǒng)自動記錄考勤數(shù)據(jù)，同步至人力資源部門。（三）采購與物資申領(lǐng)部門因工作需要申領(lǐng)辦公設(shè)備、耗材或進行服務(wù)采購時，需提交采購申請單，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等，經(jīng)行政部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購部門執(zhí)行采購并入庫登記。（四）印章與文件使用員工需使用公司公章、合同章或機密文件時，需在系統(tǒng)中提交用印/用文申請，說明使用事由、文件名稱、份數(shù)等，經(jīng)行政負責(zé)人、法務(wù)部門（如需）審批后，到行政部門現(xiàn)場辦理登記手續(xù)。三、全流程操作指南（分角色詳解）系統(tǒng)操作角色分為“申請人”“審批人”“行政管理員”三類，不同角色的操作步驟及權(quán)限（一）申請人操作流程（以“費用報銷”為例）發(fā)起申請登錄系統(tǒng)后，進入“流程中心”，選擇“費用報銷”流程模板，“新建申請”。填寫基礎(chǔ)信息：報銷人姓名（*）、所屬部門、報銷日期、報銷類型（如“差旅費”“辦公費”）、總金額（大寫+小寫）。填寫報銷明細按實際支出逐條錄入明細：支出項目（如“交通費”“住宿費”）、金額、發(fā)生日期、備注說明（如“北京-上海高鐵票”）。附件：需提供發(fā)票掃描件（PDF格式，清晰可見發(fā)票代碼、金額、公章）、行程單、消費明細等相關(guān)證明材料，單個附件不超過10MB，最多支持5個附件。選擇審批路徑根據(jù)公司制度選擇審批鏈：例如“部門負責(zé)人→財務(wù)專員→分管領(lǐng)導(dǎo)”，系統(tǒng)默認關(guān)聯(lián)申請人所在部門的審批人，如需調(diào)整可手動添加（需提前在系統(tǒng)中配置審批權(quán)限）。添加抄送人（可選）：如需讓行政部門或相關(guān)人員知曉進度，可在“抄送”欄添加員工姓名（*），抄送人僅查看進度，無審批權(quán)限。提交申請確認信息無誤后，“提交”，系統(tǒng)將自動發(fā)送審批提醒至審批人賬號，申請人可在“我的申請-待處理”中查看流程狀態(tài)。（二）審批人操作流程接收審批任務(wù)登錄系統(tǒng)后，進入“待辦事項”，系統(tǒng)實時推送需審批的流程任務(wù)，顯示申請人姓名（*）、申請類型、提交時間、緊急程度（如“普通”“緊急”）。查看申請詳情具體任務(wù)，查看申請完整信息：報銷明細、附件材料、審批歷史記錄、申請人備注等。如需補充信息，可“駁回并補充說明”，填寫駁回原因（如“發(fā)票模糊，請重新”），申請人修改后可再次提交。審批操作審批通過：“同意”，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點，審批人可在“審批記錄”中查看流程進度。審批駁回：“駁回”，需填寫具體駁回理由（如“超出預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，請調(diào)整金額”），流程將終止并退回至申請人，申請人修改后可重新發(fā)起。特殊情況處理如審批人因公出差無法及時審批，可“轉(zhuǎn)交審批”，將任務(wù)轉(zhuǎn)交給同部門其他有審批權(quán)限的同事，并注明轉(zhuǎn)交原因。（三）行政管理員操作流程流程配置與維護進入“系統(tǒng)管理-流程配置”，新增或修改流程模板：如“請假申請”模板需設(shè)置審批節(jié)點（直屬負責(zé)人→HR部門→分管領(lǐng)導(dǎo)）、表單字段（請假類型、天數(shù)、事由等）、附件要求（如病假需提供醫(yī)院證明）。管理審批權(quán)限：在“人員權(quán)限”中配置各部門審批人、審批金額上限（如部門負責(zé)人可審批5000元以下費用，分管領(lǐng)導(dǎo)可審批5000元以上）。進度跟蹤與催辦進入“流程監(jiān)控”，查看所有流程的實時進度：顯示申請人、當(dāng)前審批人、停留時長、異常流程（如某節(jié)點超過3天未處理）。對超時未審批的流程，可“催辦”，系統(tǒng)自動向?qū)徟税l(fā)送提醒消息（短信/系統(tǒng)內(nèi)消息）。數(shù)據(jù)歸檔與統(tǒng)計每月結(jié)束后，在“數(shù)據(jù)報表”中導(dǎo)出流程數(shù)據(jù)：如“費用報銷匯總表”（按部門、類型統(tǒng)計金額）、“請假記錄表”（按員工、月份統(tǒng)計出勤情況），支持Excel格式導(dǎo)出，用于行政分析或財務(wù)核算。對已完成的流程，在“歸檔管理”中定期備份（系統(tǒng)自動保存，保存期限不少于3年）。四、常用流程模板示例（一）費用報銷申請表字段名稱填寫說明申請人姓名填寫員工姓名（*），系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)工號、部門報銷類型單選：差旅費/辦公費/招待費/通訊費/其他報銷總金額（小寫）阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，需與附件金額一致報銷總金額（大寫）中文大寫填寫，如“壹仟貳佰元整”，需與小寫一致支付方式單選：銀行卡//（需填寫收款賬號/姓名，僅財務(wù)部門可見）支出明細表格形式填寫：序號、支出項目、金額、日期、備注（如“1.交通費300元2023-10-01北京-高鐵”）附件清單列出附件名稱（如“發(fā)票1.pdf、行程單.jpg”），系統(tǒng)自動附件數(shù)量審批意見審批人填寫，系統(tǒng)自動記錄審批時間、操作人（二）請假申請表字段名稱填寫說明申請人姓名填寫員工姓名（*），系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)考勤記錄請假類型單選：年假/病假/事假/婚假/產(chǎn)假/其他請假時間起止日期、具體時段（如“2023-10-0209:00至2023-10-0217:00”）請假事由詳細說明請假原因（如“參加家人婚禮”“急性腸胃炎需就醫(yī)”）工作交接情況填寫交接人姓名（*）、交接內(nèi)容（如“手頭項目進度已同步至同事X”）附件材料病假需醫(yī)院證明，婚假/產(chǎn)假需相關(guān)證明文件（掃描件）審批進度系統(tǒng)自動顯示當(dāng)前審批節(jié)點及處理狀態(tài)（如“部門負責(zé)人：已通過→HR部門：審批中”）五、使用關(guān)鍵須知與風(fēng)險提示（一）信息填寫規(guī)范申請人需保證提交信息真實、準(zhǔn)確，不得虛報、瞞報費用或偽造請假事由，否則將按公司制度追責(zé)。金額、日期等關(guān)鍵信息需規(guī)范填寫（如金額大小寫一致，日期格式為“YYYY-MM-DD”），避免因格式錯誤導(dǎo)致審批延誤。（二）附件管理要求附件需為原件掃描件或清晰照片，保證文字、印章可識別，不得使用PS修改后的圖片，否則財務(wù)部門有權(quán)拒絕審批。附件命名需規(guī)范，如“2023年10月北京出差發(fā)票.pdf”，便于審批人快速查閱。（三）審批時限與責(zé)任普通流程審批時限：每個審批節(jié)點需在2個工作日內(nèi)完成，緊急流程（如“加急用印”）需在4小時內(nèi)完成。審批人需對審批結(jié)果負責(zé)，如因?qū)徟韬鰧?dǎo)致公司損失（如違規(guī)報銷），將承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任。（四）特殊情況處理緊急流程：如遇突發(fā)事項（如緊急采購），申請人需在流程備注欄標(biāo)注“緊急”，并電話通知審批人，審批人需優(yōu)先處理。流程撤回：申請?zhí)峤缓笄椅幢粚徟?，申請人可“撤回”，撤回后需重新填寫并提交；如已被審批，需?lián)系審批人駁回后方可修改。（五）信息安全與保密員工需妥善保管系統(tǒng)賬號密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使