合同管理?xiàng)l款審核及歸檔操作手冊(cè)前言為規(guī)范企業(yè)合同管理流程，保證合同條款的合法性、合規(guī)性及完整性，降低合同履約風(fēng)險(xiǎn)，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，特制定本操作手冊(cè)。本手冊(cè)適用于企業(yè)各類業(yè)務(wù)合同（包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同等）的條款審核及歸檔管理全流程，旨在為合同管理相關(guān)人員提供清晰、可操作的工作指引。一、適用業(yè)務(wù)范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部所有涉及合同簽訂的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，具體包括但不限于：業(yè)務(wù)部門：在發(fā)起合同簽訂前，需依據(jù)手冊(cè)完成合同條款的初步自查與提報(bào)；法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行合法性、合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)專項(xiàng)審核；檔案管理部門：負(fù)責(zé)審核通過合同的系統(tǒng)錄入、物理歸檔及后續(xù)借閱管理；審批管理層：依據(jù)手冊(cè)流程完成合同最終審批及歸檔指令下達(dá)。二、合同條款審核操作流程（一）合同資料接收與初步登記操作主體：業(yè)務(wù)部門專員操作說明：（1）業(yè)務(wù)部門在合同談判達(dá)成一致后，向法務(wù)部門提交完整的合同資料，包括：合同草案（需雙方簽字蓋章頁掃描件）、附件（如技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充條款等）、背景說明（如合作意向書、往來郵件摘要等）、對(duì)方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）。（2）法務(wù)部門指定專人（審核專員）接收資料，核對(duì)資料完整性，填寫《合同資料接收登記表》（詳見模板一），記錄合同編號(hào)、合同名稱、提交部門、提交人、聯(lián)系方式、提交日期、資料清單等信息，并反饋給業(yè)務(wù)部門確認(rèn)。輸出物：《合同資料接收登記表》（電子版+紙質(zhì)版簽字確認(rèn)）（二）業(yè)務(wù)部門自查與修訂操作主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人操作說明：（1）業(yè)務(wù)部門對(duì)照《合同條款自查清單》（詳見模板二），重點(diǎn)審核合同內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)需求一致，包括：合同主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等）是否準(zhǔn)確、標(biāo)的物描述（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）是否清晰、履行期限（交貨/服務(wù)時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)等）是否明確、雙方權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、商務(wù)條款（價(jià)格、付款方式、違約責(zé)任等）是否符合公司政策等。（2）對(duì)自查中發(fā)覺的問題（如條款歧義、商務(wù)條件與談判結(jié)果不符等），及時(shí)與合同對(duì)方溝通修訂，修訂后重新提交法務(wù)部門審核。輸出物：修訂后的合同草案（需標(biāo)注修訂處）及《合同條款自查記錄表》（三）法務(wù)部門專項(xiàng)審核操作主體：法務(wù)部審核專員及法務(wù)負(fù)責(zé)人操作說明：（1）形式審核：檢查合同文本是否完整（含所有附件、簽字蓋章頁），份數(shù)是否符合要求，格式是否規(guī)范（如字體、段落、編號(hào)等）。（2）實(shí)質(zhì)審核：重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：合法性：合同內(nèi)容是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效條款（如違反法律強(qiáng)制性規(guī)定、損害社會(huì)公共利益等）；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：違約責(zé)任是否明確、合理，爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄法院是否約定清晰，知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等特殊約定是否完備；一致性：合同條款之間是否存在沖突（如履行期限與付款節(jié)點(diǎn)矛盾），附件與主合同內(nèi)容是否一致。（3）法務(wù)部出具《合同條款審核意見表》（詳見模板三），明確標(biāo)注“審核通過”“需修訂后再次審核”或“不予通過”的結(jié)論，并說明具體修改意見。輸出物：《合同條款審核意見表》（電子版+紙質(zhì)版簽字）（四）條款修訂與最終確認(rèn)操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、法務(wù)部審核專員操作說明：（1）業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部審核意見，與合同對(duì)方溝通修訂合同條款，重大修訂需經(jīng)法務(wù)部復(fù)核確認(rèn)。（2）修訂完成后，業(yè)務(wù)部門將最終版合同文本（雙方簽字蓋章頁掃描件+可編輯版）提交法務(wù)部，由審核專員核對(duì)修訂是否符合審核意見，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)。輸出物：最終版合同文本（雙方簽字蓋章）及《合同條款修訂確認(rèn)記錄》（五）合同審批與簽署操作主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部負(fù)責(zé)人、分管副總/總經(jīng)理操作說明：（1）業(yè)務(wù)部門將法務(wù)部審核通過后的合同，連同《合同條款審核意見表》《合同條款修訂確認(rèn)記錄》等材料，提交至審批系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)），按審批權(quán)限逐級(jí)審批（審批權(quán)限詳見公司《合同管理辦法》）。（2）審批通過后，由業(yè)務(wù)部門授權(quán)經(jīng)辦人（簽約專員）與合同對(duì)方正式簽署合同，保證雙方簽字蓋章清晰、完整，騎縫章（如需）齊全。輸出物：已簽署的合同正本、副本（按需份數(shù)）三、合同歸檔管理操作流程（一）歸檔觸發(fā)與資料準(zhǔn)備操作主體：業(yè)務(wù)部門簽約專員操作說明：（1）合同簽署完成后，簽約專員在3個(gè)工作日內(nèi)收集歸檔資料，包括：合同正本（原件）；合同副本（如需，復(fù)印件需加蓋“與原件一致”章）；合同附件（原件，如技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等）；審核過程中形成的《合同資料接收登記表》《合同條款自查記錄表》《合同條款審核意見表》《合同條款修訂確認(rèn)記錄》等；對(duì)方主體資格證明文件（復(fù)印件加蓋公章）。（2）對(duì)收集的資料進(jìn)行分類整理，檢查資料完整性、規(guī)范性，保證無缺頁、涂改（雙方簽字蓋章處除外）。輸出物：完整的合同歸檔資料包（二）檔案系統(tǒng)錄入與編號(hào)操作主體：檔案管理部門檔案管理員操作說明：（1）檔案管理員接收業(yè)務(wù)部門提交的歸檔資料，核對(duì)無誤后，在公司檔案管理系統(tǒng)中錄入合同信息，包括：合同編號(hào)、合同名稱、合同類型、簽訂日期、履行期限、合同金額、甲方/乙方名稱、簽約人、歸檔日期、資料清單等。（2）合同編號(hào)規(guī)則：公司簡(jiǎn)稱-年份-合同類型代碼-序號(hào)（如“公司-2024-CG-001”），其中合同類型代碼由法務(wù)部統(tǒng)一制定（如CG采購合同、XS銷售合同、FW服務(wù)合同等）。（3）系統(tǒng)錄入完成后，《合同歸檔信息表》（詳見模板四），反饋給業(yè)務(wù)部門確認(rèn)。輸出物：檔案管理系統(tǒng)中的合同信息、《合同歸檔信息表》（三）物理歸檔與存儲(chǔ)操作主體：檔案管理部門檔案管理員操作說明：（1）將整理好的合同資料裝入檔案袋，檔案袋正面標(biāo)注“合同編號(hào)”“合同名稱”“簽訂日期”“份數(shù)”“保管期限”等信息，并粘貼《檔案袋內(nèi)資料清單》（詳見模板五）。（2）按合同編號(hào)順序排列檔案袋，存入指定檔案柜（如“2024年采購合同”柜），檔案柜張貼標(biāo)簽分類管理。（3）對(duì)涉密合同（如涉及商業(yè)秘密、核心技術(shù)等），單獨(dú)存放于保密檔案柜，由專人管理，限制借閱權(quán)限。輸出物：規(guī)范歸檔的合同檔案袋及檔案柜管理臺(tái)賬（四）歸檔后借閱與歸還操作主體：借閱申請(qǐng)人、檔案管理部門檔案管理員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人操作說明：（1）借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱合同檔案的，由申請(qǐng)人填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》（詳見模板六），注明借閱合同編號(hào)、借閱用途、借閱期限、申請(qǐng)人及部門負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后生效。（2）借閱登記：檔案管理員核對(duì)申請(qǐng)表與檔案信息，辦理借閱登記，借閱期限一般不超過7個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)需提前申請(qǐng)。（3）歸還與檢查：借閱人到期歸還檔案時(shí)，檔案管理員檢查檔案完整性（有無缺頁、涂改、損壞），確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄；如發(fā)覺損壞或丟失，按公司檔案管理規(guī)定追究責(zé)任。輸出物：《合同檔案借閱申請(qǐng)表》《合同檔案借閱登記表》四、常用模板表格模板一：合同資料接收登記表序號(hào)合同編號(hào)合同名稱提交部門提交人聯(lián)系方式提交日期資料清單（可附頁）接收人備注12模板二：合同條款自查記錄表合同編號(hào)合同名稱自查項(xiàng)目自查內(nèi)容（示例）自查結(jié)果（√/×）存在問題修訂情況主體資格乙方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)標(biāo)的物描述質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否明確（國標(biāo)/行標(biāo)）履行期限交貨時(shí)間是否具體到年月日模板三：合同條款審核意見表合同編號(hào)合同名稱審核環(huán)節(jié)審核項(xiàng)目審核意見修改要求（如需）審核人審核日期合法性審核違約責(zé)任條款現(xiàn)有違約責(zé)任過低，建議增加“逾期付款按日萬分之五支付違約金”補(bǔ)充違約金計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)審核爭(zhēng)議解決方式約定由甲方所在地法院管轄，符合公司政策，無需修改—模板四：合同歸檔信息表合同編號(hào)合同名稱合同類型簽訂日期履行期限合同金額（元）甲方名稱乙方名稱歸檔日期檔案存放位置（柜號(hào)/層號(hào)）模板五：檔案袋內(nèi)資料清單檔案袋編號(hào)合同編號(hào)合同名稱資料名稱份數(shù)頁碼備注合同正本1技術(shù)協(xié)議附件1審核意見表1模板六：合同檔案借閱申請(qǐng)表借閱人部門聯(lián)系方式借閱合同編號(hào)借閱合同名稱借閱用途借閱期限申請(qǐng)日期部門負(fù)責(zé)人簽字檔案部門審批意見五、操作關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）條款審核核心要點(diǎn)主體資格審核：合同對(duì)方需提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明書及授權(quán)委托書（如簽約非法定代表人），保證簽約主體合法有效，避免“無簽約資格”風(fēng)險(xiǎn)。條款歧義規(guī)避：避免使用“大概”“左右”“盡快”等模糊表述，對(duì)時(shí)間、金額、數(shù)量等關(guān)鍵信息需量化明確（如“付款期限為收到發(fā)票后15個(gè)工作日內(nèi)”）。法律更新關(guān)注：法務(wù)部門需定期跟蹤法律法規(guī)更新（如《民法典》及相關(guān)司法解釋），對(duì)涉及新法實(shí)施的合同條款及時(shí)修訂，保證合規(guī)性。（二）歸檔管理規(guī)范要求及時(shí)性：合同簽署后需在3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔資料準(zhǔn)備，5個(gè)工作日內(nèi)完成系統(tǒng)錄入及物理歸檔，避免資料積壓丟失。完整性：歸檔資料需包含合同全生命周期文件（談判、審核、簽署、修訂等環(huán)節(jié)形成的所有書面材料），缺一不可。保密管理：涉密合同檔案需設(shè)置借閱權(quán)限，僅限相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人借閱，借閱時(shí)需簽署《保密承諾書》。（三）常見問題處理審核意見分歧：業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門對(duì)審核意見存在分歧時(shí)，由分管副總組織協(xié)調(diào)會(huì)議，最終以會(huì)議決議為準(zhǔn)。歸檔資料缺失：若歸檔時(shí)發(fā)覺資料缺失，業(yè)務(wù)部門需在2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充提交，無法補(bǔ)充的需出具書面說明并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。系統(tǒng)