第7章Access2007數(shù)據(jù)庫(kù)簡(jiǎn)介7.1數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)知識(shí)7.2Access2007數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)7.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)表及對(duì)表操作7.4查詢的類(lèi)型7.5創(chuàng)建窗體

7.1數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)知識(shí)

7.1.1數(shù)據(jù)、信息與數(shù)據(jù)處理

1.數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)(Data)是指客觀事務(wù)的屬性值，用來(lái)描述事物的特性、事實(shí)、概念或指令的一種表達(dá)形式，是計(jì)算機(jī)加工處理的對(duì)象。就人類(lèi)活動(dòng)而言，常規(guī)意義下的數(shù)字、文字、圖形、聲音、圖像(靜態(tài)和活動(dòng)圖像)等，經(jīng)編碼后都被視為數(shù)據(jù)。

2.信息

信息(Information)英文原意為通知或消息。概括地講，信息是指客觀世界各種事物變化和特征的反映。在日常生活中，信息也常被理解為消息或者具有新內(nèi)容、新知識(shí)的消息。從計(jì)算機(jī)科學(xué)的角度考慮，信息是被加工處理的特定形式的數(shù)據(jù)。信息是數(shù)據(jù)的精華，是人們行為和決策的依據(jù)。

3．信息與數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)

數(shù)據(jù)是信息的符號(hào)表示，又稱(chēng)為載體；信息是數(shù)據(jù)的內(nèi)涵，也是數(shù)據(jù)的語(yǔ)義解釋。信息與數(shù)據(jù)是密切關(guān)聯(lián)的，因此，在某些不需要嚴(yán)格區(qū)分的場(chǎng)合，對(duì)兩者不加區(qū)別地使用，如信息處理也可說(shuō)成數(shù)據(jù)處理。例如，5000～5500是數(shù)據(jù)，而每年學(xué)生入學(xué)人數(shù)為5000～5500則是信息。

4.數(shù)據(jù)處理

數(shù)據(jù)處理(DataProcessing)是指利用計(jì)算機(jī)對(duì)各種形式的數(shù)據(jù)進(jìn)行搜索、整理、存儲(chǔ)、分類(lèi)、排序、檢索、統(tǒng)計(jì)、加工等的過(guò)程。數(shù)據(jù)處理的基本目的是從大量的、雜亂無(wú)章的、難以理解的數(shù)據(jù)中抽取并推導(dǎo)出對(duì)于某些特定的人們來(lái)說(shuō)有價(jià)值、有意義的信息。數(shù)據(jù)處理的過(guò)程就是將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成信息的過(guò)程。7.1.2數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)概述

1.數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)(Database，DB)是指存儲(chǔ)在一起的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合，這些數(shù)據(jù)是有組織的，具有較小的冗余度，并為多種應(yīng)用服務(wù)所共享。數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)獨(dú)立于使用它的程序；對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)插入，修改和檢索數(shù)據(jù)均能按一種公用的和可控制的方式進(jìn)行。

2.數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)是指系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員利用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)資源開(kāi)發(fā)的面向某一類(lèi)實(shí)際應(yīng)用的軟件系統(tǒng)，如企業(yè)職工管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)、圖書(shū)管理系統(tǒng)等。

3.數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)(DataBaseManagementSystem，DBMS)是指科學(xué)地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行組織和存儲(chǔ)，幫助用戶高效地獲取或維護(hù)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)軟件。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)是位于用戶與操作系統(tǒng)之間的一層數(shù)據(jù)管理軟件。它的主要功能是，為用戶或應(yīng)用程序提供訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的方法，包括數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、查詢、更新及各種數(shù)據(jù)控制。

4.數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)(DatabaseSystem，DBS)是指引進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)后的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能實(shí)現(xiàn)有組織、動(dòng)態(tài)地存儲(chǔ)大量的相關(guān)數(shù)據(jù)，提供數(shù)據(jù)處理和信息資源共享的系統(tǒng)。

5.?E-R模型

E-R(實(shí)體-聯(lián)系)模型是一種描述信息世界的重要方法。E-R模型獨(dú)立于具體的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。E-R模型的主要成分是實(shí)體、聯(lián)系和屬性，通?？捎肊-R圖來(lái)表示：矩形表示實(shí)體型，矩形框內(nèi)為實(shí)體名；橢圓表示屬性，橢圓框內(nèi)為屬性名；菱形表示聯(lián)系，菱形框內(nèi)為聯(lián)系名。

【例7-1】某高校的教學(xué)組織管理情況為：學(xué)校有若干個(gè)系部，每個(gè)系有若干學(xué)生，每個(gè)學(xué)生可選修多門(mén)課程。請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)該校的教學(xué)管理的E-R圖。

解：根據(jù)題意該高校E-R圖有系部、學(xué)生和課程三個(gè)實(shí)體，其中，系部的屬性包括系號(hào)、系名、主任名；學(xué)生的屬性包括學(xué)號(hào)、姓名、性別；課程的屬性包括課程號(hào)、課程名、學(xué)分。設(shè)計(jì)的E-R圖如圖7-1所示。圖7-1某高校E-R圖

6.數(shù)據(jù)模型

1)常用數(shù)據(jù)模型

常用的數(shù)據(jù)模型如下：

(1)層次模型(HierarchicalModel)：

(2)網(wǎng)絡(luò)模型(NetworkModel)：

(3)關(guān)系模型(RelationalModel)：

(4)面向?qū)ο髷?shù)據(jù)模型(ObjectOrientedModel)：

2)關(guān)系模型常用術(shù)語(yǔ)

關(guān)系模型中常用的術(shù)語(yǔ)有關(guān)系、元組、屬性、域、關(guān)系模式、主關(guān)鍵字和外部關(guān)鍵字。其中學(xué)生關(guān)系與術(shù)語(yǔ)的對(duì)應(yīng)關(guān)系如圖7-2所示。圖7-2學(xué)生關(guān)系與術(shù)語(yǔ)的對(duì)應(yīng)情況

3)?E-R模型轉(zhuǎn)換為關(guān)系模型

E-R方法所得到的概念模型是對(duì)信息世界的描述，并不適用于計(jì)算機(jī)處理，為適合關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的處理，必須將E-R圖轉(zhuǎn)換成關(guān)系模式。

(1)實(shí)體向關(guān)系模式的轉(zhuǎn)換。

(2)聯(lián)系向關(guān)系模式的轉(zhuǎn)換。

①一對(duì)一(1∶1)聯(lián)系的轉(zhuǎn)換。

②一對(duì)多(1∶n)聯(lián)系的轉(zhuǎn)換。

③多對(duì)多(m∶n)聯(lián)系的轉(zhuǎn)換。

【例7-2】將例7-1設(shè)計(jì)的E-R圖轉(zhuǎn)換為關(guān)系模式。

解：

①實(shí)體轉(zhuǎn)換為系部、學(xué)生和課程3個(gè)獨(dú)立的關(guān)系模式，如下所示：②聯(lián)系的轉(zhuǎn)換：學(xué)生與系之間的1∶n“隸屬”聯(lián)系，不需要轉(zhuǎn)換為一個(gè)獨(dú)立的關(guān)系模式，可將系部(1端)實(shí)體的碼“系號(hào)”并入學(xué)生(n端)關(guān)系；學(xué)生選修課程的n∶m“選課”聯(lián)系，有一個(gè)成績(jī)屬性，在向關(guān)系模型轉(zhuǎn)換時(shí)需要轉(zhuǎn)換為一個(gè)獨(dú)立的關(guān)系模式，其主鍵為(學(xué)號(hào)，課程號(hào))，學(xué)號(hào)、課程號(hào)也為外鍵。

通過(guò)上述分析，對(duì)于例7-1設(shè)計(jì)的E-R圖轉(zhuǎn)換的最終的關(guān)系模式如下：

系部(系號(hào)，系名，主任名)。

學(xué)生(學(xué)號(hào)，姓名，系號(hào)，性別)。

課程(課程號(hào)，課程名，學(xué)分)。

選課(學(xué)號(hào)，課程號(hào)，成績(jī))。

7.2Access2007數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)

Access2007是Microsoft公司推出的Office2007辦公自動(dòng)化軟件中的一個(gè)組件，是專(zhuān)門(mén)用于中、小型數(shù)據(jù)庫(kù)管理的工具，是目前應(yīng)用廣泛的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)之一。利用它可以方便地實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的保存、管理、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印和發(fā)布，還可以方便地與Office2007中的其他組件交換數(shù)據(jù)，是數(shù)據(jù)庫(kù)管理工作的好幫手。7.2.1Access2007的工作界面

1.啟動(dòng)和關(guān)閉Access2007

2.Access2007的窗口界面

圖7-3Access2007窗口界面7.2.2Access2007數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象

1.表(Table)

2.窗體(Form)

3.報(bào)表(Report)

4.其他

(1)查詢(Query)。

(2)宏(Macro)。

(3)模塊(Module)。7.2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)

1．啟動(dòng)Access2007時(shí)創(chuàng)建

2．使用“功能”創(chuàng)建

圖7-4模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)

【例7-3】在C盤(pán)“教學(xué)管理”文件夾下創(chuàng)建“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)。其操作步驟如下：

(1)選擇【功能】選項(xiàng)卡，在中間窗格中單擊空白數(shù)據(jù)庫(kù)

“”圖標(biāo)，可以新建教學(xué)管理數(shù)據(jù)庫(kù)。

(2)在“開(kāi)始使用MicrosoftOfficeAccess”欄的右邊出現(xiàn)“空白數(shù)據(jù)庫(kù)”欄，在“文件名”中輸入文件名“教學(xué)管理”。

(3)在如圖7-5(a)所示的“文件新建數(shù)據(jù)庫(kù)”對(duì)話框的“文件名”文本框中輸入數(shù)據(jù)庫(kù)名“教學(xué)管理”，然后單擊“確定”按鈕，創(chuàng)建的“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)如圖7-5(b)所示。圖7-5例7-3

7.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)表及對(duì)表操作

創(chuàng)建Access2007數(shù)據(jù)庫(kù)以后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在其中創(chuàng)建并打開(kāi)一個(gè)名為“表1”的表對(duì)象，如還需創(chuàng)建表對(duì)象，其方法是：選擇【創(chuàng)建】選項(xiàng)卡→【表】功能組→“表設(shè)計(jì)”按鈕，這是一種最常用的方法；通過(guò)【創(chuàng)建】選項(xiàng)卡中的【表】功能組中的“”按鈕來(lái)創(chuàng)建表，這種方法比較簡(jiǎn)單，但不能對(duì)每個(gè)字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型、屬性值進(jìn)行設(shè)置；還可以使用“表”功能組中的“表模板”創(chuàng)建表。7.3.1創(chuàng)建表

圖7-6【創(chuàng)建】選項(xiàng)卡圖7-7創(chuàng)建空白表7.3.2使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表

使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表是指建立表結(jié)構(gòu)，創(chuàng)建過(guò)程中要詳細(xì)說(shuō)明每個(gè)字段的字段名和所使用的數(shù)據(jù)類(lèi)型。圖7-8“設(shè)計(jì)”視圖圖7-9表的字段類(lèi)型圖7-10定義主關(guān)鍵字7.3.3使用模板創(chuàng)建表

在Access2007中使用“表模板”創(chuàng)建表，利用其中的“聯(lián)系人”模板建立表。圖7-11選擇“表模板”圖7-12數(shù)據(jù)工作表視圖7.3.4數(shù)據(jù)表的操作

1.數(shù)據(jù)操作

1)輸入數(shù)據(jù)

2)修改字段

3)修改記錄

4)刪除記錄

5)輸入掩碼圖7-13輸入照片快捷菜單圖7-14“插入對(duì)象”對(duì)話框圖7-15插入圖片數(shù)據(jù)

【例7-4】設(shè)置“學(xué)生”表中“出生日期”的“輸入掩碼”屬性。圖7-16“輸入掩碼向?qū)А睂?duì)話框中的樣式選擇圖7-17“輸入掩碼”的設(shè)置結(jié)果

6)必填字段

必填字段用來(lái)規(guī)定該字段是否必須填入數(shù)據(jù)。

7)有效性規(guī)則

使用有效性規(guī)則是指定義一個(gè)范圍，使該字段里的所有輸入內(nèi)容都必須在此范圍內(nèi)，若超過(guò)此范圍，則將產(chǎn)生錯(cuò)誤。有效性規(guī)則屬性可以防止非法數(shù)據(jù)的輸入。

2.主鍵操作

1)自動(dòng)編號(hào)主鍵

2)單字段主鍵

3)多字段主鍵

3.索引操作

建立索引的主要目的有兩個(gè)：第一，加快數(shù)據(jù)庫(kù)表中檢索數(shù)據(jù)的速度；第二，建立不同數(shù)據(jù)表之間的聯(lián)系。

4.篩選操作

在數(shù)據(jù)庫(kù)中，可以對(duì)存有大量數(shù)據(jù)的某個(gè)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，將需要的數(shù)據(jù)從表中篩選出來(lái)。

1)按選定內(nèi)容篩選

舉例說(shuō)明按選定內(nèi)容篩選的步驟。

【例7-5】在“選課表”表中篩選出課程編號(hào)“101”的記錄。

2)按窗體篩選

按窗體篩選記錄時(shí)，Access2007將數(shù)據(jù)表變成一個(gè)記錄，并且每個(gè)字段是一個(gè)下拉列表，用戶可以從每個(gè)下拉列表中選取一個(gè)值作為篩選的內(nèi)容。如果選擇兩個(gè)以上的值，還可以通過(guò)窗體底部的“或”標(biāo)簽來(lái)確定兩個(gè)字段值之間的關(guān)系。

【例7-6】將“學(xué)生”表中男生黨員篩選出來(lái)。

3)按“篩選目標(biāo)”篩選

按篩選目標(biāo)篩選是指在“篩選目標(biāo)”列表框中輸入篩選條件來(lái)查找含有該指定值或表達(dá)式值的所有記錄。

4)高級(jí)篩選

5.表間關(guān)系操作

在Access2007中，同一數(shù)據(jù)庫(kù)的不同表，彼此之間存在著各種各樣的聯(lián)系，這種聯(lián)系稱(chēng)為表的關(guān)系。應(yīng)建立表與表之間的關(guān)系，只有這樣，才能將不同表中的相關(guān)數(shù)據(jù)聯(lián)系起來(lái)，也才能為建立查詢、創(chuàng)建窗體或報(bào)表打下良好的基礎(chǔ)。圖7-18“顯示表”對(duì)話框圖7-19創(chuàng)建關(guān)系的用表圖7-20“編輯關(guān)系”對(duì)話框

7.4查?詢?的?類(lèi)?型

Access2007查詢的類(lèi)型包括：選擇查詢、參數(shù)查詢、交叉表查詢、操作查詢和SQL查詢，其中操作查詢和SQL查詢是在選擇查詢的基礎(chǔ)上創(chuàng)建的。7.4.1選擇查詢

1.用向?qū)?chuàng)建查詢

選擇查詢是最常用的查詢類(lèi)型，顧名思義，它是根據(jù)指定的查詢準(zhǔn)則，從一個(gè)或多個(gè)表中獲取數(shù)據(jù)并顯示結(jié)果；也可以使用選擇查詢對(duì)記錄進(jìn)行分組，并且對(duì)記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、計(jì)數(shù)、平均以及其他類(lèi)型的計(jì)算。圖7-21“簡(jiǎn)單查詢向?qū)А睂?duì)話框圖7-22查詢結(jié)果圖7-23“顯示表”對(duì)話框

2.用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建查詢

在實(shí)際應(yīng)用中，可以使用設(shè)計(jì)視圖建立不帶條件的查詢。

圖7-24“查詢?cè)O(shè)計(jì)”視圖中選擇字段后的結(jié)果

3.創(chuàng)建有條件的查詢

查詢?cè)O(shè)計(jì)視圖窗口分為上下兩部分，上半部分顯示查詢數(shù)據(jù)源中的字段信息，稱(chēng)為字段列表；下半部分顯示查詢中的各列信息及相關(guān)設(shè)計(jì)行，從而構(gòu)成了一個(gè)二維表格，稱(chēng)為設(shè)計(jì)網(wǎng)格。

【例7-7】查找“學(xué)生”表中所有三好學(xué)生的記錄。圖7-25“查詢?cè)O(shè)計(jì)”視圖條件設(shè)計(jì)

【例7-8】查找計(jì)算機(jī)系的所有女生記錄，包括姓名、性別和系部信息。圖7-26計(jì)算機(jī)系女生條件設(shè)計(jì)圖7-27查詢結(jié)果7.4.2參數(shù)查詢

參數(shù)查詢可以在運(yùn)行查詢的過(guò)程中自動(dòng)修改查詢的規(guī)則。當(dāng)用戶在執(zhí)行參數(shù)查詢時(shí)，Access2007會(huì)彈出一個(gè)輸入對(duì)話框，提示用戶輸入信息。

【例7-9】查找學(xué)生表中，不同系部的學(xué)生信息。

圖7-28設(shè)計(jì)網(wǎng)格圖7-29“輸入?yún)?shù)值”對(duì)話框7.4.3交叉表查詢

交叉表查詢能夠返回一個(gè)表內(nèi)的總計(jì)數(shù)值，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行獨(dú)特的概括。其功能可以把用戶需要的信息集中起來(lái)，并使用這些信息生成一個(gè)圖標(biāo)。

交叉表查詢將來(lái)源于某個(gè)表中的字段進(jìn)行分組，一組列在數(shù)據(jù)表的左側(cè)，另一組列在數(shù)據(jù)表的上部，然后在數(shù)據(jù)表的行與列的交叉處顯示表中某個(gè)字段統(tǒng)計(jì)值。交叉表查詢是利用表中的行和列來(lái)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的。

【例7-10】在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中統(tǒng)計(jì)男、女生人數(shù)的交叉表。圖7-30“新建查詢”對(duì)話框圖7-31“交叉表查詢向?qū)А睂?duì)話框中的選擇行標(biāo)題字段圖7-32“交叉表查詢向?qū)А睂?duì)話框中的選擇列標(biāo)題字段圖7-33“交叉表查詢向?qū)А睂?duì)話框中的計(jì)算方式7.4.4操作查詢

1.生成表查詢

生成表查詢可以利用一個(gè)或多個(gè)表中的全部或部分?jǐn)?shù)據(jù)新建一個(gè)表。可以將前面應(yīng)用的查詢結(jié)果保存到一個(gè)新表中。生成表查詢將每次查詢之后生成的動(dòng)態(tài)集固定地保存下來(lái)，可以節(jié)省查詢使用時(shí)間。但新表建立后，生成表就不能再反映數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)記錄的變化。

【例7-11】將“學(xué)生”表中所有“計(jì)算機(jī)”系學(xué)生的學(xué)號(hào)、姓名、性別、籍貫和系部保存到一張名為“計(jì)算機(jī)系學(xué)生信息”的新表中。圖7-34“查詢類(lèi)型”組件

圖7-35“生成表”對(duì)話框圖7-36字段添加和條件設(shè)置圖7-37生成表執(zhí)行前的提示

圖7-38執(zhí)行生成表查詢得到新表

2.更新查詢

更新查詢就是對(duì)表中指定一個(gè)或多個(gè)字段值進(jìn)行成批修改。設(shè)計(jì)更新查詢時(shí)，需要先定義選擇條件，獲取目標(biāo)記錄，再編輯一個(gè)表達(dá)式來(lái)替換原有數(shù)據(jù)。

【例7-12】將“學(xué)生”表中系部為“計(jì)算機(jī)”系的改為“信息”系。圖7-39“更新到”對(duì)話框

圖7-40單擊“是”按鈕

3.