行政部經(jīng)濟管理辦法一、總則（一）目的為加強公司行政部的經(jīng)濟管理，規(guī)范行政部各項經(jīng)濟活動，提高資源利用效率，降低行政成本，確保行政工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司行政部及所屬各部門在行政事務處理過程中涉及的經(jīng)濟管理活動，包括但不限于辦公用品采購、辦公設備管理、車輛使用與維護、辦公場地租賃與管理、行政費用報銷等。（三）基本原則1.合法性原則：行政部的經(jīng)濟管理活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司的相關規(guī)定，確保各項經(jīng)濟行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在滿足行政工作需求的前提下，優(yōu)化資源配置，提高行政資源的使用效益，降低行政成本，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的統(tǒng)一。3.預算控制原則：建立健全行政費用預算管理制度，加強預算編制、執(zhí)行、監(jiān)控和調(diào)整，確保行政費用支出控制在預算范圍內(nèi)。4.公開透明原則：行政部的經(jīng)濟管理活動應保持公開透明，接受公司內(nèi)部審計、監(jiān)察等部門的監(jiān)督檢查，確保經(jīng)濟活動的公正性和廉潔性。二、辦公用品管理（一）采購管理1.需求預測：各部門應根據(jù)工作實際需要，提前制定辦公用品需求計劃，經(jīng)部門負責人審核后報行政部。行政部匯總各部門需求計劃，結合庫存情況，制定年度辦公用品采購預算。2.采購渠道：行政部應選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應商作為辦公用品采購渠道。優(yōu)先考慮與長期合作、提供優(yōu)質(zhì)服務的供應商建立合作關系。3.采購流程：行政部根據(jù)采購預算和需求計劃，填寫辦公用品采購申請表，經(jīng)行政部負責人審批后進行采購。采購過程中應嚴格按照公司采購管理制度執(zhí)行，簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準等條款。4.驗收與入庫：辦公用品到貨后，行政部應組織相關人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，將辦公用品妥善存放于倉庫。（二）庫存管理1.庫存盤點：行政部應定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，盤點結果應形成盤點報告，報行政部負責人審核。2.庫存限額：根據(jù)辦公用品的使用頻率和采購周期，設定合理的庫存限額。庫存限額應定期進行評估和調(diào)整，確保庫存水平既能滿足工作需要，又不會造成積壓浪費。3.庫存保管：倉庫應保持干燥、通風良好，確保辦公用品不受潮、變質(zhì)。對易損、易耗的辦公用品應單獨存放，并做好標識。庫存物品應按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，便于查找和管理。（三）領用管理1.領用流程：各部門員工因工作需要領用辦公用品時，應填寫辦公用品領用申請表，經(jīng)部門負責人審批后到行政部倉庫領取。行政部倉庫管理人員應根據(jù)審批后的領用申請表發(fā)放辦公用品，并在領用登記表上簽字確認。2.限量領用：為避免浪費，行政部應根據(jù)辦公用品的性質(zhì)和使用情況，制定合理的領用限量標準。員工領用辦公用品時，應按照限量標準領取，不得超量領用。3.以舊換新：對于部分可重復使用的辦公用品，如筆芯、墨盒等，行政部可實行以舊換新制度。員工交回舊的辦公用品后，方可領取新的辦公用品。三、辦公設備管理（一）設備采購1.需求評估：各部門根據(jù)工作需要提出辦公設備采購申請，行政部應組織相關人員對采購需求進行評估，包括設備的性能、功能、價格、適用性等方面。評估結果應報公司領導審批。2.采購流程：經(jīng)公司領導審批同意后，行政部按照公司采購管理制度進行辦公設備采購。采購過程中應選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、售后服務完善的供應商，簽訂采購合同，明確設備的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款。3.驗收與安裝調(diào)試：辦公設備到貨后，行政部應組織相關人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括設備的外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號、性能等是否與采購合同一致。驗收合格后，由供應商或專業(yè)技術人員進行安裝調(diào)試，確保設備正常運行。（二）設備使用與維護1.使用培訓：行政部應對新采購的辦公設備進行使用培訓，確保員工能夠正確操作和使用設備。培訓內(nèi)容包括設備的基本原理、操作方法、日常維護注意事項等。2.日常維護：各部門負責本部門辦公設備的日常維護工作，定期對設備進行清潔、保養(yǎng)、檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決設備故障。行政部應建立辦公設備維護檔案，記錄設備的維護情況和維修歷史。3.維修管理：當辦公設備出現(xiàn)故障無法正常使用時，使用部門應填寫辦公設備維修申請表，報行政部。行政部根據(jù)設備故障情況，聯(lián)系供應商或專業(yè)維修人員進行維修。維修費用應按照公司相關規(guī)定進行報銷。4.設備報廢：辦公設備因使用年限已久、技術落后、損壞嚴重等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應填寫辦公設備報廢申請表，報行政部。行政部組織相關人員進行鑒定，確認符合報廢條件后，報公司領導審批。經(jīng)審批同意后，行政部負責辦理設備報廢手續(xù)，并按照公司資產(chǎn)管理規(guī)定進行處理。四、車輛使用與維護（一）車輛調(diào)度1.用車申請：公司員工因工作需要使用車輛時，應提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由、乘車人數(shù)等信息，經(jīng)部門負責人審批后報行政部。2.車輛調(diào)度：行政部根據(jù)用車申請表的內(nèi)容，結合車輛的使用情況和駕駛員的工作安排，進行車輛調(diào)度。優(yōu)先安排緊急、重要的用車需求，確保車輛合理使用。3.派車通知：行政部確定派車后，應及時通知駕駛員和用車部門。駕駛員接到派車通知后，應提前做好出車準備，按時到達指定地點接送人員。（二）車輛使用1.駕駛員職責：駕駛員應嚴格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車。出車前應對車輛進行檢查，確保車輛性能良好、安全設施齊全。行車過程中應注意觀察路況，保持車距，遵守交通信號，不得超速、超載、疲勞駕駛。到達目的地后，應協(xié)助乘車人員搬運物品，并做好車輛清潔工作。2.乘車規(guī)定：乘車人員應遵守乘車規(guī)定，愛護車輛設施，保持車內(nèi)整潔。不得在車內(nèi)吸煙、飲食、亂扔垃圾。乘車時應系好安全帶，不得將身體任何部位伸出車窗外。因工作需要攜帶物品時，應妥善放置，不得妨礙駕駛員操作和行車安全。（三）車輛維護1.定期保養(yǎng)：行政部應制定車輛定期保養(yǎng)計劃，按照車輛使用說明書的要求，定期對車輛進行保養(yǎng)。保養(yǎng)內(nèi)容包括更換機油、機濾、空濾、火花塞等，檢查車輛的制動系統(tǒng)、轉向系統(tǒng)、懸掛系統(tǒng)、電氣系統(tǒng)等。2.日常維護：駕駛員負責車輛的日常維護工作，每天出車前應對車輛進行外觀檢查，包括車身、輪胎、燈光、制動等，確保車輛外觀整潔、性能良好。行車過程中如發(fā)現(xiàn)車輛異常情況，應及時停車檢查，如無法解決應及時報告行政部。3.維修管理：當車輛出現(xiàn)故障需要維修時，駕駛員應填寫車輛維修申請表，報行政部。行政部根據(jù)車輛故障情況，聯(lián)系指定的維修廠進行維修。維修費用應按照公司相關規(guī)定進行報銷。維修后應進行驗收，確保車輛維修質(zhì)量。五、辦公場地租賃與管理（一）租賃管理1.需求分析：行政部根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，對辦公場地的需求進行分析，包括辦公面積、地理位置、租賃期限、租金預算等。2.選址與洽談：行政部根據(jù)需求分析結果，進行辦公場地選址工作。選擇合適的辦公場地后，與出租方進行洽談，明確租賃面積、租金、租賃期限、租金支付方式、物業(yè)管理等條款。3.合同簽訂：經(jīng)雙方協(xié)商一致后，簽訂辦公場地租賃合同。合同簽訂前，應報公司領導審批。合同簽訂后，行政部應妥善保管合同原件，并按照合同約定履行相關義務。（二）場地使用與管理1.場地分配：行政部根據(jù)公司各部門的工作需要，合理分配辦公場地。各部門應按照分配的場地使用，不得擅自占用其他部門的場地。2.環(huán)境衛(wèi)生管理：行政部負責辦公場地的環(huán)境衛(wèi)生管理工作，制定環(huán)境衛(wèi)生管理制度，定期組織清潔衛(wèi)生檢查。各部門應做好本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護工作，保持辦公場地整潔、舒適。3.安全管理：行政部負責辦公場地的安全管理工作，制定安全管理制度，配備必要的安全設施和消防器材。各部門應加強員工的安全教育，提高安全意識，確保辦公場地的安全。六、行政費用報銷管理（一）報銷范圍1.辦公用品費用：包括辦公文具、紙張、墨盒、硒鼓、文件夾、檔案袋等辦公用品的采購費用。2.辦公設備費用：包括辦公電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀等辦公設備的采購、維修、保養(yǎng)費用。3.車輛費用：包括車輛購置、加油、維修、保養(yǎng)、保險、停車、過路費等車輛相關費用。4.辦公場地租賃費用：包括辦公場地的租金、物業(yè)管理費、水電費等租賃相關費用。5.行政差旅費：包括員工因公務出差發(fā)生的交通、住宿、餐飲、市內(nèi)交通等費用。6.其他行政費用：包括行政會議費用、培訓費用、宣傳費用、證照辦理費用等其他與行政工作相關的費用。（二）報銷流程1.費用申請：員工因工作需要發(fā)生行政費用支出時，應填寫費用申請表，注明費用項目、金額、事由等信息，經(jīng)部門負責人審批后報行政部。2.審核：行政部對費用申請表進行審核，審核內(nèi)容包括費用的合理性、真實性、合規(guī)性等。審核通過后，報財務部門。3.報銷：財務部門對費用申請表進行復核，復核無誤后按照公司財務報銷制度進行報銷。報銷款項將直接支付到員工指定的銀行賬戶或通過其他方式支付。（三）報銷標準1.辦公用品費用：辦公用品應按照公司制定的采購標準進行采購，報銷時應提供有效的發(fā)票和采購清單。2.辦公設備費用：辦公設備的采購應按照公司的采購審批流程進行，報銷時應提供采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關資料。辦公設備的維修、保養(yǎng)費用應按照實際發(fā)生額進行報銷，報銷時應提供維修發(fā)票、維修清單等相關資料。3.車輛費用：車輛購置費用應按照公司的固定資產(chǎn)管理制度進行審批和報銷，報銷時應提供購車發(fā)票、車輛購置稅完稅證明、車輛行駛證等相關資料。車輛加油費用應按照公司規(guī)定的加油卡管理制度進行報銷，報銷時應提供加油發(fā)票、加油記錄等相關資料。車輛維修、保養(yǎng)費用應按照公司指定的維修廠進行維修，報銷時應提供維修發(fā)票、維修清單等相關資料。車輛保險費用應按照公司規(guī)定的保險政策進行購買，報銷時應提供保險發(fā)票、保險單等相關資料。車輛停車、過路費等費用應按照實際發(fā)生額進行報銷，報銷時應提供相關發(fā)票。4.辦公場地租賃費用：辦公場地租賃費用應按照租賃合同約定的金額和支付方式進行報銷，報銷時應提供租賃合同、租金發(fā)票、物業(yè)管理費發(fā)票、水電費發(fā)票等相關資料。5.行政差旅費：行政差旅費應按照公司制定的差旅費管理制度進行報銷，報銷時應提供出差審批單、交通發(fā)票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票、市內(nèi)交通發(fā)票等相關資料。6.其他行政費用：其他行政費用應按照公司相關規(guī)定進行報銷，報銷時應提供有效的發(fā)票和相關審批文件。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應定期對行政部的經(jīng)濟管理活動進行審計，檢查行政部是否嚴格執(zhí)行本辦法及公司相關經(jīng)濟管理制度，是否存在違規(guī)違紀行為。審計結果應形成審計報告，報公司領導和相關部門。（二）財務監(jiān)督財務部門應加強對行政部經(jīng)濟活動的財務監(jiān)督，定期對行政費用支出進行審核，檢查費用支出是否合理、合規(guī)，是否符合公司