采購申請及審批材料標(biāo)準(zhǔn)模板工具手冊一、采購申請模板適用業(yè)務(wù)場景采購申請及審批材料是企業(yè)采購管理流程的核心載體，旨在規(guī)范采購行為、控制成本、防范風(fēng)險。本標(biāo)準(zhǔn)模板適用于以下典型業(yè)務(wù)場景，保證采購活動有據(jù)可依、流程可控：（一）日常運營物資采購適用于企業(yè)日常辦公所需的低值易耗品、辦公用品（如紙張、文具）、后勤物資（如清潔用品、勞保用品）等常規(guī)采購。此類采購?fù)ǔ＝痤~較小、頻次較高，模板需突出“高效審批”和“預(yù)算匹配”功能，避免繁瑣流程影響運營效率。（二）固定資產(chǎn)購置適用于生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備（如電腦、打印機）、運輸工具等單價較高、使用周期長的資產(chǎn)采購。此類采購需重點關(guān)注“技術(shù)參數(shù)合規(guī)性”“資產(chǎn)效益評估”及“大額審批權(quán)限”，模板中需強制要求附技術(shù)規(guī)格書、資產(chǎn)效益分析報告等附件。（三）項目專項采購適用于企業(yè)新建項目、技改項目、研發(fā)項目等專項物資或服務(wù)采購（如原材料采購、工程外包、技術(shù)服務(wù)）。此類采購需關(guān)聯(lián)項目預(yù)算，模板中需明確“項目名稱”“預(yù)算科目”“資金來源”，并要求項目負(fù)責(zé)人對采購必要性簽字確認(rèn)，保證專款專用。（四）應(yīng)急采購適用于突發(fā)情況下的緊急物資采購（如設(shè)備故障急需的replacement零部件、疫情防控物資）。此類采購需簡化審批流程，但模板中仍需記錄“應(yīng)急原因說明”“臨時采購審批人”及“后續(xù)補正要求”，避免“緊急”成為規(guī)避監(jiān)管的理由。二、采購申請全流程操作指南采購申請及審批需嚴(yán)格遵循“先申請、后審批、再采購”的原則，保證流程合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰。全步驟操作說明，每個環(huán)節(jié)需由指定責(zé)任人完成并簽字確認(rèn)：（一）申請發(fā)起：明確需求與預(yù)算操作主體：需求部門經(jīng)辦人（如行政專員、項目負(fù)責(zé)人）操作步驟：確認(rèn)采購需求：需求部門根據(jù)實際工作需要（如辦公用品短缺、項目進度要求），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等核心要素，避免模糊描述（如“一批文具”需細(xì)化為“A4紙100包、簽字筆50支”）。核對預(yù)算：通過財務(wù)系統(tǒng)或預(yù)算表查詢對應(yīng)科目的可用余額，保證采購金額在預(yù)算范圍內(nèi)。若超預(yù)算，需提前填寫《預(yù)算調(diào)整申請表》，附說明材料并經(jīng)財務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可發(fā)起采購申請。準(zhǔn)備附件：根據(jù)采購類型準(zhǔn)備必要附件（詳見本章“（三）附件清單”），保證附件與申請內(nèi)容一致。關(guān)鍵控制點：需求描述需具體、可執(zhí)行；預(yù)算匹配是發(fā)起申請的前置條件，嚴(yán)禁無預(yù)算采購。（二）填寫模板：規(guī)范信息完整性與準(zhǔn)確性操作主體：需求部門經(jīng)辦人操作步驟：登錄采購管理系統(tǒng)或《采購申請單》模板（模板詳見本章“三、核心工具表格”），逐項填寫以下信息：基礎(chǔ)信息：申請部門、申請人姓名及聯(lián)系方式、申請日期、申請單號（系統(tǒng)自動或按規(guī)則編號，如“CG-2024-X”）。采購明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價（預(yù)估或市場詢價）、預(yù)算金額、實際申請金額、用途（需注明“用于項目”“日常辦公崗位”等具體場景）。審批意見欄：預(yù)留部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)審核、領(lǐng)導(dǎo)審批、采購部門意見欄，按流程順序傳遞。檢查信息完整性：保證無漏填項（如“規(guī)格型號”“用途”為必填項），金額大小寫一致，附件清單與實際附件數(shù)量匹配。關(guān)鍵控制點：信息錯誤可能導(dǎo)致審批駁回或采購偏差，經(jīng)辦人需自行核對后提交部門負(fù)責(zé)人審核。（三）部門審核：確認(rèn)需求合理性與部門預(yù)算操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、項目負(fù)責(zé)人）操作步驟：審核需求必要性：結(jié)合部門工作計劃，判斷采購需求是否真實、必要（如“是否為重復(fù)采購”“是否有替代方案”）。審核預(yù)算合規(guī)性：核對申請金額是否在部門年度/月度預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算需求是否已履行預(yù)算調(diào)整流程。審核附件完整性：檢查技術(shù)參數(shù)表、報價單等附件是否齊全、有效，保證采購物品符合部門使用標(biāo)準(zhǔn)。填寫審批意見：在“部門負(fù)責(zé)人意見”欄明確簽署“同意采購”“不同意采購（需注明原因）”或“建議調(diào)整后重新申請”，并簽字、日期。關(guān)鍵控制點：部門負(fù)責(zé)人是需求合理性的第一責(zé)任人，不得隨意簽署“同意”或“放行”模糊意見。（四）財務(wù)審核：把控預(yù)算與成本風(fēng)險操作主體：財務(wù)部門審核專員操作步驟：審核預(yù)算匹配性：通過財務(wù)系統(tǒng)核對申請金額與對應(yīng)科目預(yù)算余額，保證資金來源合規(guī)（如“項目預(yù)算”“辦公經(jīng)費”）。審核價格合理性：對單價超過5000元的采購項目，要求提供至少3家供應(yīng)商的報價單（或市場詢價記錄），審核價格是否偏離市場平均水平；對固定資產(chǎn)采購，需核對折舊年限與殘值率是否符合公司財務(wù)制度。審核支付條款：若涉及預(yù)付款或分期支付，需審核合同中的支付節(jié)點、比例是否符合財務(wù)規(guī)定（如預(yù)付款不超過合同總額的30%）。填寫審核意見：在“財務(wù)審核意見”欄簽署“同意”“預(yù)算不足，請調(diào)整”或“價格異常，重新詢價”，并簽字、日期。關(guān)鍵控制點：財務(wù)部門需重點關(guān)注“超預(yù)算”“高價采購”“異常支付條款”等風(fēng)險點，及時攔截不合規(guī)申請。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批：明確采購權(quán)限與決策責(zé)任操作主體：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理（根據(jù)采購金額劃分權(quán)限）操作步驟：權(quán)限劃分（示例）：金額≤5000元：部門負(fù)責(zé)人審批即可；5000元＜金額≤20000元：分管副總審批；金額＞20000元：總經(jīng)理審批。審核重點：結(jié)合采購物品的戰(zhàn)略價值（如是否影響核心項目）、成本效益（如固定資產(chǎn)投資回報率）及部門重要性，最終決策是否批準(zhǔn)采購。填寫審批意見：在“領(lǐng)導(dǎo)審批意見”欄簽署“同意”“不同意”或“暫緩采購”，并注明理由（如“優(yōu)先處理項目采購”），簽字、日期。關(guān)鍵控制點：領(lǐng)導(dǎo)審批需基于前序環(huán)節(jié)的審核意見，不得跳過審核環(huán)節(jié)直接審批；對大額采購，需召開采購評審會集體決策。（六）采購執(zhí)行與歸檔操作主體：采購部門、檔案管理部門操作步驟：采購部門：收到審批通過的《采購申請單》后，根據(jù)采購類型（如招標(biāo)、詢價、單一來源）實施采購，簽訂合同并跟蹤到貨情況，到貨后由需求部門驗收簽字。檔案管理部門：將《采購申請單》、審批意見、附件、合同、驗收單等資料整理歸檔，電子檔保存至采購管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔按年度、部門分類存放，保存期限不少于5年。關(guān)鍵控制點：采購執(zhí)行需嚴(yán)格按照審批結(jié)果進行，不得擅自變更采購方式、供應(yīng)商或金額；檔案歸檔需保證資料完整、可追溯。三、采購申請核心工具表格（一）采購申請單模板申請單編號CG-2024-X申請日期2024年月日申請部門行政部申請人*小明聯(lián)系方式138采購類型□日常運營□固定資產(chǎn)□項目專項□應(yīng)急采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量聯(lián)想ThinkPad14Proi5-1240P/16G/512G臺2愛普生L6198打印機彩色墨倉式臺1用途用于新入職員工辦公設(shè)備配置，滿足行政部日常辦公及項目文檔打印需求附件清單□技術(shù)參數(shù)表□報價單（3家）□資產(chǎn)效益分析報告□其他：供應(yīng)商資質(zhì)文件部門負(fù)責(zé)人意見需求真實，符合部門年度預(yù)算，同意采購。簽字：*日期：2024年月日財務(wù)審核意見預(yù)算充足，報價符合市場行情，支付條款合規(guī)，同意采購。簽字：*日期：2024年月日領(lǐng)導(dǎo)審批意見同意采購，按流程執(zhí)行。簽字：*（分管副總）日期：2024年月日采購部門意見已對接供應(yīng)商，預(yù)計7個工作日內(nèi)到貨。簽字：*趙六日期：2024年月日驗收確認(rèn)物品到貨，數(shù)量、規(guī)格符合申請要求，驗收合格。簽字：*小明（申請人）日期：2024年月日（二）采購審批流程跟蹤表申請單編號流程節(jié)點處理人處理時間處理意見備注CG-2024-X申請發(fā)起*小明2024–提交申請附件齊全部門審核*2024–同意無財務(wù)審核*2024–同意價格復(fù)核通過領(lǐng)導(dǎo)審批*2024–同意超過5000元，需副總審批采購執(zhí)行*趙六2024–已下單供應(yīng)商：科技公司驗收歸檔*小明2024–驗收合格檔案已存檔（三）采購預(yù)算明細(xì)表項目/科目名稱預(yù)算年度預(yù)算金額（元）已申請金額（元）審批通過金額（元）可用余額（元）差異說明行政部-辦公經(jīng)費2024年50000.0015800.0015800.0034200.00無研發(fā)部-設(shè)備購置2024年100000.000.000.00100000.00本月暫無采購需求項目-原材料采購2024年200000.0050000.0050000.00150000.00已按項目進度申請（四）供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商名稱科技有限公司聯(lián)系人*劉七聯(lián)系電話010-X地址北京市區(qū)大廈營業(yè)執(zhí)照編號91110108有效期2024-12-31相關(guān)資質(zhì)□ISO9001認(rèn)證□醫(yī)療器械經(jīng)營許可證□行業(yè)特殊資質(zhì)（如3C認(rèn)證）資質(zhì)有效期2025-06-30審核意見資質(zhì)齊全、有效，符合采購要求。審核人：*趙六（采購部）日期：2024年月日備注主要供應(yīng)辦公設(shè)備及耗材，歷史合作良好，無不良記錄四、模板使用注意事項與常見問題解答（一）填寫規(guī)范：避免信息偏差導(dǎo)致的審批延誤描述精準(zhǔn)化：采購物品名稱需使用全稱（如“iPhone15ProMax”而非“蘋果手機”），規(guī)格型號需明確參數(shù)（如“CPU、內(nèi)存、硬盤容量”），避免因描述模糊導(dǎo)致采購錯誤。金額一致性：申請單中的“預(yù)算金額”“實際申請金額”需與附件中的報價單金額一致，大小寫均需填寫（如“13000元”需同時填寫“壹萬叁仟元整”）。附件完整性：大額采購（≥5000元）必須提供3家及以上供應(yīng)商的報價單，且報價單需包含供應(yīng)商蓋章、聯(lián)系人及聯(lián)系方式；固定資產(chǎn)采購需附《資產(chǎn)效益分析報告》，說明投資回報周期及對業(yè)務(wù)的支撐作用。（二）審批流程要點：保證權(quán)責(zé)清晰與效率平衡審批時限：每個審批環(huán)節(jié)需在1個工作日內(nèi)完成，緊急采購（如生產(chǎn)設(shè)備故障維修）可啟動“綠色通道”，但需在審批意見中注明“緊急原因”，事后需補全流程。權(quán)限匹配：審批人需嚴(yán)格按照權(quán)限劃分表簽署意見，不得越權(quán)審批（如部門負(fù)責(zé)人不得審批20000元以上的采購申請）。意見明確性：審批意見需具體、可追溯，避免“同意”“再看”等模糊表述，如“不同意，建議選擇型號（價格更低）”“同意，但需在日前到貨”。（三）預(yù)算管理：嚴(yán)守成本控制底線預(yù)算剛性：未納入預(yù)算的采購項目，原則上不得申請；確因業(yè)務(wù)需要的，需提前15個工作日提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務(wù)部門及總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。動態(tài)監(jiān)控：財務(wù)部門每月更新《采購預(yù)算明細(xì)表》，發(fā)送至各部門負(fù)責(zé)人，提醒預(yù)算使用進度；對預(yù)算使用率超過80%的部門，需提前控制采購頻次。超預(yù)算處理：若采購申請金額超過預(yù)算10%以內(nèi)，需由部門負(fù)責(zé)人說明原因并簽字；超過10%以上，需重新履行預(yù)算調(diào)整流程。（四）供應(yīng)商管理：防范合規(guī)與質(zhì)量風(fēng)險資質(zhì)審核：首次合作的供應(yīng)商必須通過《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》，核實營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證）及有效期，嚴(yán)禁與無資質(zhì)供應(yīng)商合作。比價原則：同等質(zhì)量條件下，優(yōu)先選擇報價低于市場平均水平的供應(yīng)商；對獨家供應(yīng)商（如專利產(chǎn)品），需提供《獨家供應(yīng)商說明》，經(jīng)采購部門及總經(jīng)理審批后方可采購。履約評價：采購部門每季度對供應(yīng)商的交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)進行評價，評價結(jié)果作為后續(xù)合作的重要依據(jù)（如連續(xù)兩次評價不合格，終止合作）。（五）常見問題解答Q1：采購申請單填寫錯誤如何修改？A：若申請單尚未進入審批流程，由經(jīng)辦人在系統(tǒng)中直接作廢并重新提交；若已進入審批流程，需由當(dāng)前審批環(huán)節(jié)的審批人簽署“作廢意見”，退回經(jīng)辦人修改后重新發(fā)起。Q2：如何跟蹤采購申請的審批進度？A：經(jīng)辦人可通過采購管理系統(tǒng)中的“申請進度查詢”功能，實時查看當(dāng)前審批節(jié)點及處理人；也可直接聯(lián)系采購部門（聯(lián)系人*趙六，分機號X）人工查詢。Q3：緊急采購無法走完整審