貿(mào)易類采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司貿(mào)易類采購行為，加強采購管理，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司物資供應(yīng)，降低采購成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有貿(mào)易類采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和流程，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會，不得偏袒任何一方。4.誠信原則：采購人員應(yīng)秉持誠信原則，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實守信，履行合同約定。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)公司貿(mào)易類采購工作的組織、實施與管理制定采購計劃和采購預(yù)算，確保采購工作按計劃進(jìn)行。組織供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇和管理，建立供應(yīng)商檔案。負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、執(zhí)行、跟蹤和管理，確保合同的有效履行。協(xié)調(diào)與其他部門的溝通與協(xié)作，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.采購人員職責(zé)熟悉市場行情和供應(yīng)商情況，掌握采購物資的質(zhì)量、價格、交貨期等信息。按照采購流程和審批權(quán)限，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的操作，包括詢價、比價、議價、下單等。對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行跟蹤和檢驗，確保所采購物資符合要求。負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管，建立采購臺賬。（二）需求部門1.提出采購需求根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營需要，及時、準(zhǔn)確地提出采購申請，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等。對采購需求進(jìn)行合理性分析，配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購談判。2.參與采購過程參與采購物資的驗收工作，對物資的質(zhì)量、數(shù)量等進(jìn)行檢驗和確認(rèn)。反饋采購物資的使用情況，協(xié)助采購部門解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（三）質(zhì)量管理部門1.制定采購物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司產(chǎn)品質(zhì)量要求和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范。2.參與供應(yīng)商評估對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行評估，確保供應(yīng)商具備提供符合質(zhì)量要求物資的能力。3.負(fù)責(zé)采購物資的質(zhì)量檢驗按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范，對采購物資進(jìn)行檢驗和驗收，出具檢驗報告。對不合格采購物資進(jìn)行判定和處理，跟蹤整改情況。（四）財務(wù)部門1.審核采購預(yù)算參與采購預(yù)算的編制和審核，確保采購預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.負(fù)責(zé)采購資金的支付管理按照公司財務(wù)制度和采購合同約定，審核采購付款申請，辦理采購資金的支付手續(xù)。3.進(jìn)行采購成本核算與分析對采購成本進(jìn)行核算和分析，為采購決策提供財務(wù)支持。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫采購申請表采購申請表應(yīng)詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、用途等信息。采購申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交采購部門。2.緊急采購申請對于因生產(chǎn)急需、設(shè)備故障等原因需要緊急采購的物資，需求部門應(yīng)填寫緊急采購申請表，并說明緊急采購的原因和預(yù)計交貨期。緊急采購申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后提交采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請后，進(jìn)行匯總和分析根據(jù)采購申請的內(nèi)容和公司庫存情況、生產(chǎn)計劃等，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、交貨期等信息。2.采購計劃審批采購計劃報采購部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門根據(jù)采購計劃和物資需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商資源庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平等方面。與符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行初步溝通和洽談，了解其合作意向和基本情況。2.供應(yīng)商評估與選擇采購部門組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估，填寫供應(yīng)商評估表。根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，按照綜合評分法或最低價法等選擇合適的供應(yīng)商。采購部門將選定的供應(yīng)商名單報采購部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后確定為合格供應(yīng)商。3.供應(yīng)商管理與合格供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面的條款。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作關(guān)系。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估情況、合作歷史等，以便查詢和管理。（四）采購實施1.詢價與比價采購人員向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價單，要求供應(yīng)商提供物資的報價、交貨期、付款方式等信息。采購人員收集至少三家供應(yīng)商的報價，并進(jìn)行比價分析，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。2.議價與下單采購人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價，爭取更有利的采購價格和條款。議價達(dá)成一致后，采購人員填寫采購訂單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、付款方式等內(nèi)容。采購訂單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)送給供應(yīng)商。（五）采購合同簽訂1.采購訂單下達(dá)后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資質(zhì)量、價格、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同的簽訂應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，確保合同的合法性和有效性。2.采購合同審批采購合同報采購部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)法務(wù)部門審核合同條款的合法性，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后簽訂。（六）采購物資驗收1.采購物資到貨前，采購部門通知需求部門和質(zhì)量管理部門做好驗收準(zhǔn)備需求部門根據(jù)采購合同和采購申請，制定驗收方案，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收方法。2.采購物資到貨時，采購人員通知供應(yīng)商共同進(jìn)行驗收質(zhì)量管理部門按照驗收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范對采購物資進(jìn)行檢驗和驗收，出具檢驗報告。需求部門對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等進(jìn)行核對，確保與采購合同一致。3.驗收結(jié)果處理驗收合格的采購物資，由需求部門辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的采購物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施。對于因質(zhì)量問題給公司造成損失的，采購部門應(yīng)按照采購合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（七）采購付款1.采購物資驗收合格且發(fā)票收到后，采購部門填寫付款申請單付款申請單應(yīng)注明采購合同編號、采購物資名稱、數(shù)量、金額、發(fā)票號碼等信息。付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，財務(wù)部門審核發(fā)票的真實性、合法性和準(zhǔn)確性后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和采購合同約定辦理付款手續(xù)對于符合付款條件的采購業(yè)務(wù)，財務(wù)部門及時支付貨款。財務(wù)部門定期對采購付款情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，確保采購資金的合理使用。四、采購風(fēng)險管理（一）市場風(fēng)險1.關(guān)注市場價格波動采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握采購物資的價格走勢，合理安排采購時機(jī)，避免因價格大幅波動導(dǎo)致采購成本增加。2.建立價格預(yù)警機(jī)制設(shè)定價格波動閾值，當(dāng)市場價格波動超過閾值時，及時啟動價格預(yù)警，與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整價格或采取其他應(yīng)對措施。（二）供應(yīng)商風(fēng)險1.供應(yīng)商資質(zhì)風(fēng)險加強對供應(yīng)商資質(zhì)的審核和管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)查，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格和良好的信譽。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險在采購合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任，加強對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決供應(yīng)商違約問題。3.供應(yīng)商依賴風(fēng)險避免過度依賴單一供應(yīng)商，建立多個供應(yīng)商供應(yīng)渠道，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌墓?yīng)中斷風(fēng)險。（三）質(zhì)量風(fēng)險1.嚴(yán)格質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程質(zhì)量管理部門應(yīng)制定嚴(yán)格的采購物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范，加強對采購物資質(zhì)量的檢驗和驗收，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。2.質(zhì)量問題追溯與處理建立采購物資質(zhì)量問題追溯機(jī)制，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的采購物資，及時追溯供應(yīng)商，要求供應(yīng)商采取整改措施，防止類似問題再次發(fā)生。（四）法律風(fēng)險1.加強法律法規(guī)學(xué)習(xí)采購人員應(yīng)加強對國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的學(xué)習(xí)，確保采購行為合法合規(guī)。2.合同審核與管理法務(wù)部門應(yīng)參與采購合同的審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險。五、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本計算采購物資的實際采購價格與預(yù)算價格的差異率，評估采購成本控制情況。2.采購質(zhì)量統(tǒng)計采購物資的驗收合格率，評估采購物資的質(zhì)量水平。3.采購交貨期計算采購物資實際交貨期與合同約定交貨期的差異天數(shù)，評估供應(yīng)商的交貨及時性。4.供應(yīng)商滿意度通過問卷調(diào)查或面談等方式收集供應(yīng)商對公司采購工作的滿意度評價，評估與供應(yīng)商的合作關(guān)系。（二）評估方法1.定期評估采購部門每月對采購績效進(jìn)行一次自評，每季度進(jìn)行一次全面評估。2.綜合評估采用定量與定性相結(jié)合的方