企業(yè)董事會(huì)秘書工作流程手冊(cè)一、崗位定位與核心職責(zé)董事會(huì)秘書（簡稱“董秘”）是企業(yè)治理架構(gòu)中連接決策層、管理層與內(nèi)外部利益相關(guān)方的關(guān)鍵角色，兼具法律合規(guī)執(zhí)行者、公司治理推動(dòng)者、資本運(yùn)作協(xié)調(diào)者、信息披露把關(guān)者四重核心定位。其職責(zé)貫穿公司治理全流程：法律合規(guī)維度：確保公司決策、運(yùn)營符合《公司法》《證券法》等法律法規(guī)，落實(shí)“三會(huì)”（股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)）規(guī)范運(yùn)作要求；公司治理維度：統(tǒng)籌董事會(huì)日常事務(wù)，保障董事履職條件，推動(dòng)治理機(jī)制優(yōu)化；資本運(yùn)作維度：配合投融資、并購重組等資本戰(zhàn)略，協(xié)調(diào)中介機(jī)構(gòu)與監(jiān)管機(jī)構(gòu)；信息溝通維度：管理內(nèi)外部信息流轉(zhuǎn)，牽頭信息披露，維護(hù)投資者關(guān)系與媒體溝通。二、日常工作全流程規(guī)范（一）信息管理與報(bào)送董秘需構(gòu)建“收集-整理-校驗(yàn)-報(bào)送”的閉環(huán)信息管理體系：1.信息收集：通過高管溝通、部門對(duì)接、監(jiān)管渠道、市場(chǎng)輿情等多路徑獲取信息，重點(diǎn)關(guān)注公司戰(zhàn)略、經(jīng)營數(shù)據(jù)、重大合同、股權(quán)變動(dòng)等核心事項(xiàng)；2.信息整理：按“合規(guī)性、相關(guān)性、時(shí)效性”原則分類歸檔，形成《信息動(dòng)態(tài)簡報(bào)》，標(biāo)注“普通信息”“需決策信息”“需披露信息”三類標(biāo)簽；3.信息報(bào)送：對(duì)需董事會(huì)決策的信息，提前2-3個(gè)工作日提交董事；對(duì)需披露的信息，嚴(yán)格遵循信披規(guī)則，經(jīng)董事長、合規(guī)負(fù)責(zé)人雙重審核后，通過指定平臺(tái)（如交易所官網(wǎng)、巨潮資訊）發(fā)布。（二）“三會(huì)”組織與決議執(zhí)行1.會(huì)議籌備階段會(huì)議發(fā)起：根據(jù)公司章程、董事提議或經(jīng)營需要，擬定會(huì)議議題（如戰(zhàn)略審議、高管任免、利潤分配），報(bào)董事長審批；材料準(zhǔn)備：聯(lián)合財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等部門起草議案、決議草案、背景說明等材料，確保邏輯清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、合規(guī)無瑕疵；通知送達(dá)：提前10-15個(gè)自然日（或按章程約定）向參會(huì)人員發(fā)送書面通知，附會(huì)議材料及表決指引，同步確認(rèn)參會(huì)回執(zhí)。2.會(huì)議召開階段現(xiàn)場(chǎng)管理：提前1小時(shí)布置會(huì)場(chǎng)（含簽到表、表決票、錄音/錄像設(shè)備），核對(duì)參會(huì)人員資格（如董事委托授權(quán)是否合規(guī)）；流程把控：主持會(huì)議時(shí)，引導(dǎo)議案審議順序，記錄董事質(zhì)詢與討論要點(diǎn)，確保表決程序合法（如關(guān)聯(lián)董事回避、票數(shù)統(tǒng)計(jì)合規(guī)）；即時(shí)記錄：安排專人同步整理會(huì)議記錄，要求“一事一記、言簡意賅、責(zé)任到人”，會(huì)后24小時(shí)內(nèi)提交參會(huì)人員確認(rèn)。3.會(huì)后跟進(jìn)階段決議簽發(fā)：根據(jù)確認(rèn)后的會(huì)議記錄，擬定正式?jīng)Q議文件，經(jīng)董事長簽署后存檔并抄送各部門；執(zhí)行跟蹤：建立《決議執(zhí)行臺(tái)賬》，明確責(zé)任部門、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、關(guān)鍵成果，每半月向董事會(huì)匯報(bào)進(jìn)展，對(duì)逾期事項(xiàng)啟動(dòng)預(yù)警機(jī)制。（三）文件與檔案管理1.檔案分類：將“三會(huì)”文件、信披材料、股權(quán)證明、中介報(bào)告等按“治理類”“資本類”“合規(guī)類”建檔，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步更新；2.保管要求：紙質(zhì)檔案存放于防火、防潮的專用檔案室，電子檔案加密備份（至少雙機(jī)備份），借閱需經(jīng)董事長審批并登記；3.信披文件管理：信披前需完成“法務(wù)合規(guī)審核-財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)復(fù)核-董事長終審”三級(jí)校驗(yàn)，披露后及時(shí)將文件上傳至監(jiān)管系統(tǒng)與公司官網(wǎng)。三、專項(xiàng)工作流程指引（一）股權(quán)管理與股東服務(wù)1.股東溝通：定期（如季度）向大股東、機(jī)構(gòu)投資者報(bào)送《公司運(yùn)營簡報(bào)》，組織年度業(yè)績說明會(huì)，回應(yīng)股東質(zhì)詢時(shí)需“事實(shí)清晰、表述嚴(yán)謹(jǐn)、避免承諾”；2.股權(quán)變動(dòng)管理：股東增減持、股權(quán)轉(zhuǎn)讓時(shí)，核對(duì)交易合規(guī)性（如鎖定期、信披義務(wù)），協(xié)助辦理工商變更、登記結(jié)算系統(tǒng)備案；3.股東名冊(cè)維護(hù)：每月從登記結(jié)算機(jī)構(gòu)獲取股東名冊(cè)，更新股東持股比例、質(zhì)押/凍結(jié)狀態(tài)，為分紅、表決提供依據(jù)。（二）融資與資本運(yùn)作配合1.方案籌備：參與定增、發(fā)債、并購等項(xiàng)目時(shí)，統(tǒng)籌中介機(jī)構(gòu)（券商、律所、會(huì)所）進(jìn)場(chǎng)，協(xié)調(diào)盡調(diào)資料提供、估值模型論證；2.監(jiān)管溝通：向交易所、證監(jiān)會(huì)報(bào)送項(xiàng)目材料前，提前與監(jiān)管人員溝通方案邏輯，對(duì)反饋意見組織專題研討并限時(shí)回復(fù)；3.發(fā)行后管理：融資完成后，及時(shí)披露募集資金使用進(jìn)展，每季度編制《募集資金存放與使用報(bào)告》，確保資金投向合規(guī)。（三）合規(guī)管理與風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.制度建設(shè)：牽頭制定《信息披露管理制度》《內(nèi)幕信息知情人管理制度》等文件，每年修訂并經(jīng)董事會(huì)審議；2.風(fēng)險(xiǎn)排查：每半年開展“信披合規(guī)性、三會(huì)規(guī)范性、股權(quán)合規(guī)性”專項(xiàng)檢查，形成《合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)清單》并推動(dòng)整改；3.監(jiān)管反饋：收到監(jiān)管問詢函、警示函時(shí)，24小時(shí)內(nèi)組建應(yīng)對(duì)小組，5個(gè)工作日內(nèi)（或按要求）提交書面回復(fù)，同步向董事會(huì)匯報(bào)。四、風(fēng)險(xiǎn)管控與能力建設(shè)（一）核心風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與應(yīng)對(duì)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：如信披延遲/錯(cuò)誤、內(nèi)幕交易、三會(huì)程序瑕疵，需建立“信息分級(jí)審核+內(nèi)幕知情人登記+定期合規(guī)培訓(xùn)”機(jī)制；溝通風(fēng)險(xiǎn)：投資者誤解、媒體負(fù)面報(bào)道時(shí)，啟動(dòng)“第一時(shí)間回應(yīng)+事實(shí)依據(jù)支撐+多渠道發(fā)聲”的危機(jī)公關(guān)流程；執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)：決議落實(shí)不力時(shí)，通過“臺(tái)賬跟蹤+節(jié)點(diǎn)預(yù)警+考核掛鉤”強(qiáng)化執(zhí)行力。（二）職業(yè)能力進(jìn)階路徑1.專業(yè)素養(yǎng)：深耕《上市公司治理準(zhǔn)則》《股票上市規(guī)則》等法規(guī)，掌握財(cái)務(wù)報(bào)表分析、資本工具設(shè)計(jì)（如可轉(zhuǎn)債、REITs）技能；2.職業(yè)素養(yǎng)：鍛煉“精準(zhǔn)表達(dá)、保密意識(shí)、抗壓能力”，在敏感信息處理中做到“言有尺、行有矩”；3.持續(xù)學(xué)習(xí)：跟蹤監(jiān)管政策更新（如北交所新規(guī)、ESG信披要求），研究同行業(yè)案例（如并購重組中的信披策略），每年參加至少2次行業(yè)培訓(xùn)或董秘沙龍。五、附則與工具包附則：本手冊(cè)根據(jù)公司實(shí)際情況動(dòng)態(tài)修訂，修訂權(quán)歸董事會(huì)所有；工具包：附《會(huì)議材料模板》《信披文件清單》《合規(guī)自查表》《股東溝通話術(shù)庫》等實(shí)用