行政物資收納管理辦法一、總則（一）目的為加強公司行政物資的收納管理，規(guī)范物資采購、存儲、使用及處置流程，提高物資使用效率，降低公司運營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門行政物資的管理，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、低值易耗品等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司行政物資由行政管理部門統(tǒng)一管理，確保物資采購、調(diào)配的規(guī)范性和合理性。2.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用行政物資，提高物資使用效率，避免浪費。3.歸口負責(zé)原則：各類行政物資的采購、存儲、使用等環(huán)節(jié)由相應(yīng)的歸口部門負責(zé)，明確職責(zé)，確保管理到位。4.合規(guī)合法原則：行政物資的管理必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。二、物資分類與編碼（一）物資分類1.辦公用品類：包括文具、紙張、文件夾、計算器、訂書機等日常辦公所需物品。2.辦公設(shè)備類：如電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、辦公桌椅等辦公設(shè)備。3.勞保用品類：安全帽、安全鞋、防護手套、護目鏡等保障員工勞動安全的用品。4.低值易耗品類：掃把、拖把、垃圾袋、清潔用品等價值較低、易消耗的物品。5.其他類：不屬于以上分類的行政物資，如綠植、消防器材等。（二）物資編碼為便于行政物資的管理和識別，對各類物資進行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則如下：1.編碼由數(shù)字和字母組成，共[X]位。2.第一位數(shù)字代表物資大類，如1代表辦公用品類，2代表辦公設(shè)備類等。3.第二位至第四位數(shù)字代表物資中類，根據(jù)物資的具體屬性進行細分。4.第五位至第[X]位數(shù)字代表物資小類，進一步明確物資的具體品種。5.編碼示例：10101表示文具類中的中性筆。三、物資采購管理（一）采購計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前制定行政物資采購計劃。采購計劃應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.采購計劃需經(jīng)部門負責(zé)人審核后，于每月[X]日前報行政管理部門。3.行政管理部門匯總各部門采購計劃后，結(jié)合庫存情況，制定公司月度行政物資采購總計劃。（二）采購審批1.采購金額在[X]元以下的行政物資，由行政管理部門負責(zé)人審批。2.采購金額在[X]元至[X]元之間的行政物資，需經(jīng)行政管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購金額在[X]元以上的行政物資，需報公司總經(jīng)理審批。（三）采購實施1.行政管理部門根據(jù)審批后的采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商進行采購。采購方式包括招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判等，應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)和金額大小選擇合適的采購方式。2.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購人員應(yīng)跟蹤采購進度，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇供應(yīng)商交貨延遲、物資質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。四、物資驗收管理（一）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.行政物資到貨后，采購人員應(yīng)及時通知倉庫管理人員和相關(guān)使用部門進行驗收。2.驗收人員應(yīng)依據(jù)采購合同、產(chǎn)品說明書等文件，對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行核對驗收。3.對于辦公設(shè)備類物資，應(yīng)進行功能測試，確保設(shè)備正常運行。4.對于勞保用品類物資，應(yīng)檢查其質(zhì)量是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）驗收流程1.倉庫管理人員和相關(guān)使用部門驗收人員共同對物資進行驗收，并填寫《行政物資驗收單》。2.《行政物資驗收單》應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、采購單號、驗收情況等內(nèi)容。3.驗收合格的物資，驗收人員在《行政物資驗收單》上簽字確認，倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。4.驗收不合格的物資，驗收人員應(yīng)及時通知采購人員與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨等相關(guān)事宜。五、物資存儲管理（一）倉庫設(shè)置1.公司應(yīng)設(shè)立專門的行政物資倉庫，用于存放各類行政物資。2.倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保物資存儲安全。3.倉庫應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如辦公用品區(qū)、辦公設(shè)備區(qū)、勞保用品區(qū)、低值易耗品區(qū)等，對物資進行分類存放。（二）物資入庫1.倉庫管理人員根據(jù)《行政物資驗收單》辦理物資入庫手續(xù)，將物資存放至相應(yīng)的區(qū)域，并建立物資臺賬。2.物資臺賬應(yīng)記錄物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫時間、供應(yīng)商名稱、采購單號等信息。3.對于貴重物品、易燃易爆物品等特殊物資，應(yīng)單獨存放，并采取相應(yīng)的安全防護措施。（三）物資保管1.倉庫管理人員應(yīng)定期對物資進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)物資短缺、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫《物資盤點差異表》，報行政管理部門處理。3.倉庫管理人員應(yīng)做好物資的防潮、防蟲、防火等工作，對易受潮、易變質(zhì)的物資應(yīng)采取相應(yīng)的防護措施。4.對于超過保質(zhì)期或已損壞無法使用的物資，應(yīng)及時清理，并填寫《物資報廢申請表》，報行政管理部門審批后進行處置。（四）物資出庫1.各部門因工作需要領(lǐng)用行政物資時，應(yīng)填寫《行政物資領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.《行政物資領(lǐng)用申請表》應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用用途等內(nèi)容。3.倉庫管理人員根據(jù)審批后的《行政物資領(lǐng)用申請表》發(fā)放物資，并在物資臺賬上記錄出庫時間、領(lǐng)用部門等信息。4.對于限量領(lǐng)用的物資，倉庫管理人員應(yīng)嚴格按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放。5.領(lǐng)用人員應(yīng)在《行政物資領(lǐng)用登記表》上簽字確認。六、物資使用管理（一）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)教育員工正確使用行政物資，避免浪費和損壞。2.對于辦公設(shè)備類物資，使用人員應(yīng)按照操作規(guī)程進行操作，定期進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。3.對于勞保用品類物資，員工應(yīng)在工作期間正確佩戴使用，不得挪作他用。（二）使用監(jiān)督1.行政管理部門應(yīng)定期對各部門行政物資的使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.對于浪費、損壞行政物資的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。七、物資處置管理（一）報廢處理1.對于已損壞無法使用、超過保質(zhì)期或不再使用的行政物資，由使用部門填寫《物資報廢申請表》，說明報廢原因和物資情況。2.《物資報廢申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核、行政管理部門審批后，交倉庫管理人員進行報廢處理。3.倉庫管理人員應(yīng)將報廢物資進行分類存放，并定期進行清理處置。報廢物資的處置方式包括變賣、捐贈、銷毀等，應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)和價值選擇合適的處置方式。4.對于涉及環(huán)保、安全等特殊要求的報廢物資，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）調(diào)撥與轉(zhuǎn)讓1.公司內(nèi)部各部門之間因工作需要調(diào)撥行政物資時，應(yīng)填寫《行政物資調(diào)撥申請表》，經(jīng)雙方部門負責(zé)人簽字確認后，報行政管理部門審批。2.行政管理部門審批通過后，倉庫管理人員辦理物資調(diào)撥手續(xù)，并調(diào)整物資臺賬。3.對于閑置的行政物資，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以進行轉(zhuǎn)讓。轉(zhuǎn)讓物資時，應(yīng)按照市場價格進行評估，確保公司利益不受損失。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對行政物資的收納管理情況進行審計，檢查物資采購、驗收、存儲、使用、處置等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）定期檢查行政管理部門應(yīng)定期對各部門行政物資的管理情況進行檢查，包括物資臺賬、庫存情況、使用情況等，確保行政物資管理規(guī)范、有序。（三）違規(guī)處理對于違反本辦法規(guī)定的部門和個人，公司將視