行政物資存放管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司行政物資的存放管理，確保行政物資的安全、完整，提高物資使用效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有行政物資的存放管理，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、消防器材、文件檔案等。（三）管理原則1.安全第一原則：確保行政物資的存放安全，防止物資損壞、丟失、變質(zhì)以及發(fā)生安全事故。2.分類存放原則：根據(jù)物資的性質(zhì)、用途、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。3.高效利用原則：優(yōu)化物資存放布局，提高物資出入庫效率，減少物資閑置時間，提高物資使用效益。4.規(guī)范管理原則：建立健全行政物資存放管理制度，明確管理職責(zé)，規(guī)范管理流程，確保管理工作有章可循。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善行政物資存放管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)行政物資的采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放、盤點等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)建立行政物資管理臺賬，記錄物資的出入庫情況、庫存數(shù)量、存放位置等信息。4.定期對行政物資進(jìn)行盤點，確保賬實相符，并根據(jù)盤點結(jié)果編制盤點報告。5.負(fù)責(zé)行政物資存放場所的規(guī)劃、布局和安全管理，確保物資存放環(huán)境符合要求。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門行政物資的領(lǐng)用、使用和保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)。2.根據(jù)工作需要，提前向行政部門提交物資領(lǐng)用申請，經(jīng)審批后到行政部門領(lǐng)取物資。3.妥善保管領(lǐng)用的行政物資，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用、丟棄或損壞，如有丟失或損壞應(yīng)及時向行政部門報告。4.配合行政部門做好物資盤點工作，如實提供物資使用情況。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對行政物資采購資金的審核和支付管理。2.定期與行政部門核對行政物資賬目，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.根據(jù)行政部門提供的物資盤點報告，對盤盈、盤虧物資進(jìn)行賬務(wù)處理。三、物資采購與驗收（一）采購計劃1.各使用部門應(yīng)根據(jù)工作實際需要，提前制定行政物資采購計劃，并提交行政部門審核。2.行政部門匯總各部門采購計劃后，結(jié)合庫存情況，編制公司年度行政物資采購預(yù)算，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購計劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。（二）采購實施1.行政部門根據(jù)審批后的采購計劃，按照公司采購管理制度的規(guī)定，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.采購過程中，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保采購物資符合公司要求。3.對于批量采購的物資，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行驗收，驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。（三）驗收管理1.行政物資到貨后，采購人員應(yīng)及時通知行政部門和使用部門進(jìn)行驗收。2.驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行認(rèn)真核對，確保物資符合要求。3.對于驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在驗收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨。四、物資入庫管理（一）入庫流程1.物資到貨后，采購人員應(yīng)填寫物資入庫單，注明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將入庫單連同物資一起交行政部門倉庫管理人員。2.倉庫管理人員根據(jù)入庫單對物資進(jìn)行核對、清點，確認(rèn)無誤后在入庫單上簽字，并將物資按照規(guī)定的存放位置進(jìn)行存放。3.倉庫管理人員應(yīng)及時將入庫信息錄入行政物資管理臺賬，更新庫存數(shù)據(jù)。（二）入庫要求1.物資入庫時，應(yīng)確保物資包裝完好，標(biāo)識清晰，數(shù)量準(zhǔn)確。2.對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨存放，并設(shè)置明顯的警示標(biāo)識。3.物資入庫后，應(yīng)按照分類存放原則進(jìn)行擺放，便于管理和查找。五、物資存放管理（一）存放場所1.行政部門應(yīng)根據(jù)物資的特點和存放要求，合理規(guī)劃物資存放場所，確保物資存放安全、有序。2.物資存放場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的消防器材、通風(fēng)設(shè)備、貨架等設(shè)施。3.對于貴重物資、精密儀器等，應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。（二）分類存放1.行政物資應(yīng)按照辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、消防器材、文件檔案等類別進(jìn)行分類存放。2.辦公用品應(yīng)按照文具、紙張、辦公家具等細(xì)類進(jìn)行劃分存放；辦公設(shè)備應(yīng)按照電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備類型進(jìn)行存放；勞保用品應(yīng)按照防護(hù)用品、工作服等類別進(jìn)行存放；消防器材應(yīng)按照滅火器、消火栓等器材種類進(jìn)行存放；文件檔案應(yīng)按照年份、類別等進(jìn)行分類歸檔存放。3.同一類物資應(yīng)按照規(guī)格、型號、批次等進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。（三）庫存管理1.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物資進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點周期一般為每月一次，每年進(jìn)行一次全面盤點。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)物資盤盈、盤虧、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫盤點報告，報行政部門負(fù)責(zé)人審批。3.對于盤盈的物資，應(yīng)及時調(diào)整庫存賬目；對于盤虧或損壞的物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，屬于責(zé)任人原因造成的，應(yīng)追究責(zé)任人的責(zé)任。（四）物資標(biāo)識1.行政部門應(yīng)在物資存放場所設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明物資的類別、名稱、規(guī)格、型號、存放位置等信息，便于查找和管理。2.對于庫存物資，應(yīng)在物資上粘貼標(biāo)識標(biāo)簽，注明物資的名稱、規(guī)格、型號、入庫時間、保質(zhì)期等信息。（五）安全管理1.行政部門應(yīng)加強(qiáng)物資存放場所的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保物資存放安全。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對存放場所進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括消防器材是否完好有效、通風(fēng)設(shè)備是否正常運行、電氣設(shè)備是否存在安全隱患等。3.嚴(yán)禁在物資存放場所吸煙、使用明火，嚴(yán)禁私拉亂接電線，確保存放場所的消防安全。六、物資發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫物資領(lǐng)用申請表，注明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將物資領(lǐng)用申請表交行政部門倉庫管理人員。3.倉庫管理人員根據(jù)物資領(lǐng)用申請表，核對庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時發(fā)放物資，并在物資領(lǐng)用申請表上簽字確認(rèn)；如庫存不足，應(yīng)及時通知采購人員進(jìn)行采購。4.物資發(fā)放后，倉庫管理人員應(yīng)及時更新行政物資管理臺賬，減少庫存數(shù)量。（二）發(fā)放要求1.物資發(fā)放應(yīng)遵循“先進(jìn)先出”的原則，確保物資的質(zhì)量和有效期。2.對于貴重物資、精密儀器等，應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。3.倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對物資領(lǐng)用申請表上的信息，確保發(fā)放物資與申請物資一致，防止錯發(fā)、誤發(fā)。七、物資報廢與處置管理（一）報廢條件1.物資已超過使用年限，且無法正常使用或維修的。2.物資因損壞、變質(zhì)等原因，已無法滿足工作需要的。3.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、設(shè)備更新等原因，不再使用的物資。（二）報廢申請1.使用部門或行政部門發(fā)現(xiàn)物資符合報廢條件后，應(yīng)填寫物資報廢申請表，注明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將物資報廢申請表交行政部門審核。（三）報廢審核1.行政部門收到物資報廢申請表后，應(yīng)組織相關(guān)人員對報廢物資進(jìn)行鑒定，核實報廢原因和報廢物資的情況。2.對于價值較高的報廢物資，行政部門應(yīng)組織專業(yè)人員進(jìn)行評估，提出處理意見。3.經(jīng)審核同意報廢的物資，行政部門應(yīng)在物資報廢申請表上簽字確認(rèn)，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）報廢處置1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意報廢的物資，行政部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。2.對于可回收利用的報廢物資，應(yīng)進(jìn)行回收處理，如出售給廢品回收公司等；對于不可回收利用的報廢物資，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如送往垃圾處理場等。3.報廢物資處置過程中，應(yīng)做好記錄，包括處置時間、處置方式、處置價格等信息。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對行政物資存放管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查物資采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放、盤點、報廢等環(huán)節(jié)的管理是否規(guī)范，制度是否執(zhí)行到位。2.行政部門應(yīng)定期對各使用部門的行政物資領(lǐng)用、使用和保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)