資質(zhì)調(diào)閱登記管理辦法一、總則（一）目的為加強公司資質(zhì)文件的管理，規(guī)范資質(zhì)調(diào)閱登記流程，確保資質(zhì)文件的安全、完整與有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及員工對各類資質(zhì)文件的調(diào)閱登記管理。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，確保資質(zhì)文件的管理合法合規(guī)。2.明確職責，規(guī)范流程，保證資質(zhì)調(diào)閱登記工作有序進行。3.注重資質(zhì)文件的保密性和安全性，防止文件泄露、丟失或損壞。4.提高資質(zhì)文件的利用效率，滿足公司業(yè)務(wù)開展的合理需求。二、資質(zhì)文件分類與編號（一）資質(zhì)文件分類1.營業(yè)執(zhí)照類：包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照副本等。2.資質(zhì)證書類：如工程資質(zhì)證書、行業(yè)準入資質(zhì)證書等。3.業(yè)績證明類：項目合同、驗收報告、業(yè)績榮譽證書等。4.人員資質(zhì)類：員工的專業(yè)資格證書、職稱證書等。5.其他資質(zhì)類：如稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證（已合并為統(tǒng)一社會信用代碼）等其他與公司資質(zhì)相關(guān)的文件。（二）編號規(guī)則為便于資質(zhì)文件的管理與查詢，對各類資質(zhì)文件進行統(tǒng)一編號。編號格式如下：[年份][類別代碼][順序號]其中，“年份”為文件頒發(fā)或取得的年份，取后兩位數(shù)字；“類別代碼”根據(jù)上述資質(zhì)文件分類設(shè)定，具體如下：1.營業(yè)執(zhí)照類：YZ2.資質(zhì)證書類：ZZ3.業(yè)績證明類：YJ4.人員資質(zhì)類：RY5.其他資質(zhì)類：QT“順序號”為每類文件按取得或頒發(fā)時間先后順序編排的流水號。例如，2023年取得的第5份工程資質(zhì)證書編號為：23ZZ05三、資質(zhì)文件保管（一）保管部門公司設(shè)立專門的資質(zhì)文件保管室，由行政部門負責資質(zhì)文件的日常保管工作。（二）保管要求1.資質(zhì)文件保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保文件存放環(huán)境安全。2.資質(zhì)文件應(yīng)分類存放，建立清晰的目錄索引，便于查找和管理。3.定期對資質(zhì)文件進行檢查、核對，確保文件的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。4.對于電子資質(zhì)文件，應(yīng)進行備份存儲，并做好數(shù)據(jù)安全防護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。四、資質(zhì)調(diào)閱登記流程（一）調(diào)閱申請1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要調(diào)閱資質(zhì)文件時，應(yīng)填寫《資質(zhì)調(diào)閱申請表》（以下簡稱“申請表”）。申請表應(yīng)包括調(diào)閱人姓名、所在部門、調(diào)閱日期、調(diào)閱資質(zhì)文件名稱及編號、調(diào)閱用途等內(nèi)容。2.調(diào)閱人應(yīng)確保申請表填寫真實、準確、完整，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。（二）申請審批1.將填寫完整的申請表提交至行政部門。行政部門對調(diào)閱申請進行初步審核，核實調(diào)閱用途是否合理、調(diào)閱人身份是否真實等。2.對于涉及重要資質(zhì)文件或調(diào)閱范圍較廣的申請，行政部門應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進行調(diào)閱。（三）文件調(diào)閱1.經(jīng)審批同意后，行政部門根據(jù)申請表內(nèi)容，為調(diào)閱人提供相應(yīng)的資質(zhì)文件。調(diào)閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還文件，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.調(diào)閱人在調(diào)閱資質(zhì)文件時，應(yīng)在資質(zhì)文件保管室進行，不得將文件帶離保管室。如需復(fù)印或拍照，應(yīng)經(jīng)行政部門同意，并按照規(guī)定的方式進行操作。（四）歸還登記1.調(diào)閱人使用完畢后，應(yīng)及時將資質(zhì)文件歸還至行政部門。行政部門對歸還的文件進行檢查，確認文件無損壞、丟失等情況后，在《資質(zhì)調(diào)閱登記表》上進行歸還登記。2.如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，調(diào)閱人應(yīng)承擔相應(yīng)的責任，并按照公司規(guī)定進行賠償。五、資質(zhì)文件查閱權(quán)限（一）一般查閱權(quán)限公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的資質(zhì)文件。查閱范圍應(yīng)嚴格限定在滿足工作需求的必要文件范圍內(nèi)。（二）特殊查閱權(quán)限1.涉及公司核心業(yè)務(wù)或重大項目的資質(zhì)文件，如需查閱，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并在行政部門指定人員的陪同下進行查閱。2.外部單位（如合作方、監(jiān)管部門等）因工作需要查閱公司資質(zhì)文件時，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、范圍等內(nèi)容。經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，按照公司相關(guān)規(guī)定進行查閱。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，并做好記錄。六、資質(zhì)文件保密規(guī)定（一）保密責任1.公司所有員工均有責任保守資質(zhì)文件的秘密，不得向無關(guān)人員泄露資質(zhì)文件的內(nèi)容。2.調(diào)閱人在調(diào)閱資質(zhì)文件過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或使用資質(zhì)文件用于非工作目的。（二）保密措施1.資質(zhì)文件保管室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.對涉及公司商業(yè)秘密或敏感信息的資質(zhì)文件，應(yīng)進行加密存儲和管理。3.在資質(zhì)文件調(diào)閱過程中，行政部門應(yīng)提醒調(diào)閱人注意保密事項，并對調(diào)閱過程進行監(jiān)督。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立資質(zhì)文件管理監(jiān)督小組，由行政部門負責人擔任組長，成員包括財務(wù)、審計等相關(guān)部門人員。監(jiān)督小組負責對資質(zhì)文件調(diào)閱登記管理工作進行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.資質(zhì)文件的保管情況，包括存放環(huán)境、目錄索引、文件完整性等。2.資質(zhì)調(diào)閱登記流程的執(zhí)行情況，包括申請表填寫、審批手續(xù)、文件調(diào)閱與歸還登記等。3.資質(zhì)文件的保密情況，包括保密措施落實、調(diào)閱人保密遵守情況等。（三）問題處理1.監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時向相關(guān)部門或人員提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.對于違反資質(zhì)調(diào)閱登記管理辦法的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將追究法律責任。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司行政部門