企業(yè)信息管理制度標準化文檔一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)信息采集、存儲、使用、傳遞及銷毀全流程管理，保障信息安全，防范信息泄露風(fēng)險，提高信息利用效率，依據(jù)《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合企業(yè)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)總部各部門、各分支機構(gòu)及全資/控股子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）的信息管理工作，涵蓋企業(yè)運營過程中產(chǎn)生的各類信息，包括但不限于工商注冊信息、財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶資料、合同文件、技術(shù)資料、人力資源信息、會議紀要等。二、企業(yè)信息分類與管理職責(zé)（一）信息分類標準根據(jù)信息敏感度、重要性及影響范圍，企業(yè)信息分為以下四類，具體分類標準如下表：信息類別定義示例公開信息可向社會公眾公開，不會對企業(yè)利益造成影響的企業(yè)基本信息企業(yè)官網(wǎng)宣傳資料、公開的營業(yè)執(zhí)照信息、年度報告摘要內(nèi)部信息僅限企業(yè)內(nèi)部員工知悉，未經(jīng)授權(quán)不得外傳，可能對內(nèi)部運營管理產(chǎn)生影響的信息內(nèi)部管理制度、會議紀要、未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)（如月度利潤表）、部門工作計劃秘密信息關(guān)系企業(yè)核心利益，泄露可能對企業(yè)經(jīng)濟利益、聲譽造成損害的信息客戶名單及交易記錄、未公開的商業(yè)合同、核心技術(shù)資料（如專利申請書）、薪酬體系機密信息涉及企業(yè)重大戰(zhàn)略決策或核心競爭優(yōu)勢，泄露將導(dǎo)致企業(yè)嚴重損失的信息未發(fā)布的并購重組方案、核心研發(fā)項目數(shù)據(jù)、高管層決策會議記錄、重大投融資計劃（二）部門職責(zé)分工信息管理部門：統(tǒng)籌企業(yè)信息管理工作，制定信息管理制度及標準，監(jiān)督各單位制度執(zhí)行情況；負責(zé)信息系統(tǒng)的建設(shè)與維護，保障信息安全技術(shù)防護能力；組織信息安全管理培訓(xùn)。業(yè)務(wù)部門：負責(zé)本部門業(yè)務(wù)信息的采集、初步分類、日常維護及合規(guī)使用，保證信息真實、準確、完整；配合信息管理部門開展信息安全檢查。法務(wù)部門：審核信息管理制度的合規(guī)性，監(jiān)督信息使用過程中的法律風(fēng)險，處理信息泄露、侵權(quán)等法律糾紛。IT部門：負責(zé)信息系統(tǒng)的安全防護技術(shù)支持，包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、漏洞修復(fù)等；定期進行信息安全風(fēng)險評估，制定應(yīng)急預(yù)案。三、信息全生命周期管理流程（一）信息采集與錄入采集原則：信息采集應(yīng)遵循“真實、準確、完整、及時”原則，保證來源合法（如通過公開渠道、業(yè)務(wù)往來、內(nèi)部審批等獲?。?。采集責(zé)任：業(yè)務(wù)部門為本部門業(yè)務(wù)信息的采集責(zé)任主體，需明確信息采集人（如經(jīng)理、專員），填寫《信息采集登記表》（見附件1），經(jīng)部門負責(zé)人審核后錄入信息系統(tǒng)。系統(tǒng)錄入：信息采集完成后，需在24小時內(nèi)錄入企業(yè)指定信息系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)），錄入時需核對信息字段（如名稱、編號、日期等），保證無遺漏或錯誤。（二）信息存儲與備份存儲方式：電子信息：存儲于企業(yè)指定的內(nèi)部服務(wù)器或云平臺，禁止存儲在個人電腦、私人郵箱或非授權(quán)第三方平臺；紙質(zhì)信息：存入帶鎖檔案柜，標注密級及保管期限，由專人負責(zé)管理。備份要求：電子信息：每日增量備份，每周全量備份，備份數(shù)據(jù)需異地存儲（如總部與分支機構(gòu)交叉?zhèn)浞荩?；紙質(zhì)信息：每月整理歸檔，形成檔案目錄，一式兩份（原件由檔案室保管，復(fù)印件由業(yè)務(wù)部門留存）。（三）信息使用與傳遞內(nèi)部使用：員工因工作需要使用信息時，需通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)申請，填寫《信息使用申請表》（見附件2），說明使用目的、范圍及期限，經(jīng)部門負責(zé)人審批后訪問；秘密及以上級別信息使用，需額外經(jīng)分管副總審批。外部傳遞：向外部單位（如客戶、供應(yīng)商、合作伙伴）傳遞信息時，需通過加密郵箱、企業(yè)官方平臺或?qū)Ｈ诉f送，禁止使用QQ等非加密工具；傳遞秘密及以上級別信息，需簽訂《信息保密協(xié)議》（見附件3），明確雙方保密責(zé)任。禁止行為：嚴禁復(fù)制、摘錄、傳播未經(jīng)授權(quán)的信息；嚴禁將信息用于工作以外的用途（如個人利益、商業(yè)競爭等）。（四）信息更新與維護更新觸發(fā)條件：當(dāng)信息發(fā)生變更（如企業(yè)名稱變更、客戶聯(lián)系方式調(diào)整、政策法規(guī)更新等），業(yè)務(wù)部門需在變更發(fā)生后的1個工作日內(nèi)啟動更新流程。更新流程：填寫《信息變更申請表》（見附件4），注明變更內(nèi)容及原因；提交原信息審核部門（如財務(wù)部門變更財務(wù)數(shù)據(jù)需經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核）；審核通過后，在信息系統(tǒng)中更新數(shù)據(jù)，同步更新紙質(zhì)檔案（如涉及），并通知相關(guān)使用方。（五）信息銷毀與歸檔銷毀條件：達到保管期限的信息（如超過保存期限的合同、已失效的客戶資料），或無繼續(xù)保存價值的信息，可申請銷毀。銷毀流程：業(yè)務(wù)部門填寫《信息銷毀申請表》（見附件5），列明銷毀信息清單、銷毀原因及銷毀方式（如粉碎、數(shù)據(jù)覆寫）；經(jīng)信息管理部門、法務(wù)部門聯(lián)合審核；由檔案室或IT部門指定專人執(zhí)行銷毀，至少2人監(jiān)銷，銷毀后填寫《信息銷毀記錄表》（見附件6），監(jiān)銷人簽字確認。四、配套管理工具表單附件1：信息采集登記表信息名稱信息類別信息來源采集人采集日期部門負責(zé)人審核備注附件2：信息使用申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期信息名稱信息類別密級使用目的使用范圍使用期限審批意見（部門負責(zé)人）審批意見（分管副總，秘密及以上級別填寫）附件3：信息保密協(xié)議（節(jié)選）甲方：[企業(yè)全稱]乙方：[接收方全稱/個人姓名]鑒于：甲方因業(yè)務(wù)需要向乙方提供保密信息，雙方經(jīng)協(xié)商，就保密事宜達成如下協(xié)議：乙方承諾對甲方提供的秘密/機密信息嚴格保密，未經(jīng)甲方書面同意，不得向任何第三方泄露、復(fù)制或用于本協(xié)議約定用途以外的活動；保密期限：自協(xié)議簽署之日起至該信息公開或甲方書面聲明解除保密義務(wù)之日止；違約責(zé)任：乙方違反保密義務(wù)的，需賠償甲方因此遭受的全部損失，并承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。附件4：信息變更申請表信息名稱原信息內(nèi)容變更后信息內(nèi)容變更原因變更申請人申請日期部門負責(zé)人審核信息管理部門審核附件5：信息銷毀申請表信息名稱信息類別保管期限銷毀原因銷毀方式申請部門申請人申請日期部門負責(zé)人審核信息管理部門審核法務(wù)部門審核附件6：信息銷毀記錄表銷毀日期銷毀地點監(jiān)銷人執(zhí)行人銷毀信息清單備注五、制度落地實施流程（一）籌備階段成立專項小組：由分管副總?cè)谓M長，信息管理部門牽頭，成員包括各業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、法務(wù)及IT部門代表，負責(zé)制度制定與落地統(tǒng)籌。現(xiàn)狀調(diào)研：通過訪談、問卷、流程梳理等方式，評估企業(yè)現(xiàn)有信息管理現(xiàn)狀（如信息分類是否清晰、存儲是否規(guī)范、權(quán)限是否存在漏洞等），形成《信息管理現(xiàn)狀評估報告》。（二）制定與審批制度起草：專項小組依據(jù)調(diào)研結(jié)果，結(jié)合法律法規(guī)及行業(yè)最佳實踐，起草《企業(yè)信息管理制度（初稿）》，明確管理目標、職責(zé)分工、流程規(guī)范等。征求意見：將初稿發(fā)送至各部門征求意見，重點收集業(yè)務(wù)部門對流程可行性的建議（如信息采集頻率、審批權(quán)限設(shè)置等），修訂完善后形成《制度（審議稿）》。審批發(fā)布：審議稿提交總經(jīng)理辦公會審議，通過后由企業(yè)正式發(fā)文（如“發(fā)〔2024〕號”），明確生效日期（如發(fā)布之日起30日后生效）。（三）培訓(xùn)與宣貫分層培訓(xùn)：管理層：解讀制度核心要點（如責(zé)任劃分、風(fēng)險管控重點），提升管理意識；業(yè)務(wù)部門：針對信息采集、使用、銷毀等具體流程開展實操培訓(xùn)，保證掌握表單填寫、系統(tǒng)操作方法；全員：通過企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、公告欄、培訓(xùn)會等方式宣貫制度重要性及違規(guī)后果，組織簽署《信息保密承諾書》（見附件7）。效果評估：通過閉卷考試、模擬操作等方式檢驗培訓(xùn)效果，對考核不合格人員安排二次培訓(xùn)，直至達標。（四）執(zhí)行與監(jiān)督日常執(zhí)行：各單位按制度要求開展信息管理工作，信息管理部門每月抽查各部門執(zhí)行情況（如信息錄入及時性、備份完整性、使用審批合規(guī)性等），填寫《信息管理執(zhí)行檢查表》（見附件8）。問題整改：對檢查中發(fā)覺的問題（如未按規(guī)定備份、越權(quán)使用信息等），下達《整改通知書》，明確整改責(zé)任人、時限及要求，跟蹤整改落實情況。定期審計：每年由內(nèi)部審計部門開展信息管理專項審計，評估制度執(zhí)行效果，出具《信息管理審計報告》，向管理層匯報并推動制度優(yōu)化。（五）修訂與完善修訂觸發(fā)：當(dāng)出現(xiàn)以下情況時，需啟動制度修訂：國家法律法規(guī)、行業(yè)標準發(fā)生重大變化；企業(yè)組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)模式發(fā)生調(diào)整；制度執(zhí)行過程中發(fā)覺重大漏洞或不適配問題。修訂流程：參照“制定與審批”流程，經(jīng)調(diào)研、起草、征求意見、審批后發(fā)布新版本，同時廢止舊版本，保證制度適用性。六、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵風(fēng)險提示（一）合規(guī)風(fēng)險信息采集需嚴格遵守《個人信息保護法》等規(guī)定，涉及個人信息的（如員工簡歷、客戶聯(lián)系方式），需取得信息主體明確同意，并明確使用目的、范圍；向境外提供信息（如跨境業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳輸），需通過國家網(wǎng)信部門的安全評估，保證符合數(shù)據(jù)出境安全管理要求。（二）技術(shù)風(fēng)險定期對信息系統(tǒng)進行漏洞掃描和安全加固，防止黑客攻擊、病毒入侵導(dǎo)致信息泄露；加強訪問權(quán)限管理，遵循“最小權(quán)限原則”，員工僅可訪問工作必需的信息，離職或崗位調(diào)動時需及時注銷權(quán)限。（三）操作風(fēng)險禁止使用弱密碼（如“56”“admin”），密碼需定期更換（每90天一次），嚴禁與他人共用賬號；傳輸敏感信息時，需使用企業(yè)指定的加密工具（如企業(yè)密聊、VPN加密通道），避免通過公共Wi-Fi傳輸。（四）責(zé)任風(fēng)險明確信息管理第一責(zé)任人：各部門負責(zé)人為本部門信息管理第一責(zé)任人，需定期組織自查，保證制度落地；對違反制度的行為（如泄露秘密信息、違規(guī)使用信息），根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、降薪、解除勞動合同等處分，構(gòu)成犯罪的依法追究刑