協(xié)同辦公系統(tǒng)項目解決方案

協(xié)同辦公(OA)系統(tǒng)建設是一項技術含量高、功能強大、涉及面廣、建設周

期較長的系統(tǒng)工程，必須對協(xié)同辦公(0A)系統(tǒng)建設進行統(tǒng)一規(guī)劃，才能夠

使辦公自動化系健設健康、有序地進行，從而帶動信息化以及人員信息

技能的提高，滿位是高政府管控的要求。

協(xié)作中心

A協(xié)作互動

A社區(qū)討論

知

講

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業(yè)

知

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工

驗

共

＞即時溝通享

資

銷

A郵件傳遞料

A消息提醒>?

流程管理

》收發(fā)文件

》業(yè)務流程

》財務人事流程

計劃任務報表中心

＞個人計劃》流程數(shù)據(jù)分析

》任務督導A知識共享分析

＞部門計劃A事物執(zhí)行分析

行政輔助

A車輛管理

A會議管理

》我的輔助

面對組織分散、流程分散、信息分散、資源分散、文化分散的發(fā)展瓶

頸，必須進行務實的管理創(chuàng)新方能取得跨越式突破與發(fā)展。而管理創(chuàng)新的

信息化，正是將傳統(tǒng)管理運作在信息的空間中進行重建,解決各種傳統(tǒng)管

理模式下難以解決的問題。

1.信息協(xié)同

在日常辦公管理過程中，以往均較為看重軟件功能上的使用，但實質上對

于政府的領導層、中層干部、普通職工，應該更注重的是能夠及時獲取到

能輔助日常辦公的相關信息，這樣可有更豐富的素材提供給不同的職工，

作相應的工作決策。

(1)多級的信息發(fā)布平臺，信息來源統(tǒng)一準確；

(2)提供個人信息獲取平臺；

(3)提供多維信息交流討論平臺。

2.文件審批流程的實現(xiàn)

(1)自定義文件審批流程，可設定報送的內(nèi)容表單、流程過程、流程各節(jié)

點的操作權限和操作人員。

(2)支持多附件及WORD文檔在線編緝，在線編緝能夠保留修改痕跡。

(3)支持審批、反饋、電子簽名、電子印章。

(4)能夠隨時監(jiān)控流程的進行狀況。

3.知識文檔共享管理(材料上報)

(1)根據(jù)工作需求隨時添加管理上報項目。

(2)設定上報期限。

(3)各單位能修改各自的上報材，不能更改其它單位的上報材料。

(4)方便的監(jiān)控上報進度，匯總上報材料。

4.新聞、通知發(fā)布

(1)對新聞進行分類發(fā)布和閱讀。

(2)設定通知的閱讀對象(權限)。

(3)對通知的閱讀情況進行監(jiān)控。

(4)支持對新聞進行留言評價。

5.網(wǎng)上調查

通過網(wǎng)上調查收集各校數(shù)據(jù)

(1)能自定義調查表單項目。

(2)能設定調查范圍(權限)。

6.內(nèi)部郵件(在0A用戶之間實現(xiàn)文件傳送)

(1)支持多附件(多個文件)一起傳送。

(2)支持群發(fā)，即同時給多個用戶傳送。

7.其它內(nèi)部交流功能

(1)內(nèi)部聊天室、論壇、協(xié)作區(qū)等。

2.易用性原則

信息化是為了幫助政府提高管理水平，因此在協(xié)同辦公(0A)系統(tǒng)的噪作

上，需要盡量的直觀，簡潔，操作步驟不能太復雜，讓政府廣大用戶可

以通過主流的瀏覽器訪問協(xié)同辦公(0A)系統(tǒng)，操作與上網(wǎng)類似。

3.可維護性原則

對于協(xié)同辦公(0A)系統(tǒng)這樣一個涉及范圍廣、用戶數(shù)量大的系統(tǒng)，對其

可維護性具有很高要求。因此，系統(tǒng)在設計時就充分考慮到了系統(tǒng)的部

署與配置、性能管理等多方面的要求，提供靈活易用的流程設計、公文

格式設計、配置管理、詳細的日志功能。對于管理和維護人員具有可管

理和易于維護的特點，能夠實現(xiàn)各部門分級管理，力求以最少的人力資

源和技術要求，就能夠很好零代碼地維護和管理，并能正常運行。

4.高效性原則

協(xié)同辦公(0A)系統(tǒng)建設的基本意義是提高工作效率，因此系統(tǒng)自身的性

能與效率必須非常高效穩(wěn)定。

第二吾B分協(xié)同辦公系統(tǒng)建設效益分析

通過協(xié)同0A系統(tǒng)的建設，將能取得以下顯著的效益：

B標準的公文海專機制

公文管理是泛微協(xié)同辦公政務系統(tǒng)重要組成部分，幫助市政府實現(xiàn)跨機

構、跨部門的公文交換，即時督辦、查看公文的流動情況，處理、提醒待

辦等，從而建立蘇州市商務局收發(fā)文，簽報處理規(guī)范化、制度化、科學化

的公文流轉機制。

廣泛的溝通渠道

實現(xiàn)全單位的協(xié)同工作，除了通過電子化的工作流程將政府與其下轄單位

的領導層以及普通職工連接起來以外，還要配合大量現(xiàn)代通訊手段，包括

電子郵件、網(wǎng)絡視頻會議、網(wǎng)上即時通信、網(wǎng)上傳真、手機短信等等，使

得政府全體人員盡管在物理上分散各地，卻在同一個信息空間中實現(xiàn)〃天

涯若比鄰"。

—規(guī)范的行政管理

通過建設各種行政事務管理功能、各種行政申請、資產(chǎn)管理以及貫穿決策

層、管理層到執(zhí)行層的計劃任務管理等系統(tǒng)，讓市政府管理層和員工在網(wǎng)

上進行各種繁瑣的行政工作，布置落實任務，實現(xiàn)"復雜的事情簡單化，

簡單事情規(guī)范化"。

全面的信息共享

大范圍共享各種通知、公告、大事記，各種文檔、社會新聞、行業(yè)新聞

等，讓各職能部門與下屬單位即時發(fā)布行政業(yè)務信息，政府職工第一時間

獲得所有信息，實現(xiàn)"輕點鼠標信息瞬間傳達“。

■全新的單位文化

信息化推動單位文化整合與改革，協(xié)同辦公(0A)系統(tǒng)能夠利用信息化幫助企事

業(yè)單位統(tǒng)一建設單位文化，使得全員上下一心，產(chǎn)生認同感、歸屬感，集體榮

譽感與主人翁精神，達致"齊心〃、〃同甘共苦”。投票系統(tǒng)、意見征詢、單

位論壇、統(tǒng)一的系統(tǒng)首頁宣傳以及思想政治工作的信息化等都被證明是有效的

協(xié)同應用模塊。

第三部分協(xié)同0A解決方案

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助協(xié)他

內(nèi)部崎訊

服

會議管理務

短信互動協(xié)作互動

心

中

W0日利論壇討論

任務管理專家Blog

安產(chǎn)管W外幽第件

通訊錄

萬年歷即時溝通

D.政府需求闡述：

需要公文處理系統(tǒng)，系統(tǒng)主要完成蘇州市政府內(nèi)部公文收文處理、發(fā)文

處理、文件起草和制發(fā)、文件傳閱、批注處理等各類公文處理，滿足日

常公文處理要求。

2）.根據(jù)需求提出的方案：

通過利用協(xié)同辦公（0A）系統(tǒng)工作流程的應用，通過流程的自定義表

單，實現(xiàn)對不同的公文格式的定義，例如，發(fā)文單、收文單、簽報單

等。涵蓋了收文管理、發(fā)文管理、公文統(tǒng)計、公文檔案等幾個部分，

實現(xiàn)了各種日常公文格式為用戶提供公文的收發(fā)簽、流轉過程和文件

歸檔存放、查詢、統(tǒng)計等管理功能，同時也提供公文信息查詢、督辦

等功能。同時采用Office控件實現(xiàn)自動生成公文正文及發(fā)文稿紙，控

制各流程步驟的相應修改權限及正文、公章不可編輯下載，自動歸檔

等。

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＞公文單：公文表單、正文以及相關附件構成，表單是記錄公文主

要的屬性信息，例如發(fā)文字號、主體、發(fā)文主題、發(fā)文類型、發(fā)

文機構等等。而正文就是公文的主要內(nèi)容，附件只是對于正文的

一種補充或者參考資料等。

＞發(fā)文管理：發(fā)文是從擬稿、核稿、簽發(fā)、校對、套紅、簽收、歸

檔等一系列的動作。

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發(fā)文擬稿：支持自動識別用戶公文管理權限，撰寫發(fā)出公文的內(nèi)

容，自動進行公文單，文號調用，進行公文文件基本信息設置，添

加多個附件，設置督辦人員。

發(fā)文處理：支持手寫、蓋章、簽名、套紅；支持電子簽章、手寫批

注，控制拷貝，版本保存等痕跡保留操作，確保其嚴肅性，安全高

效。

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>收文管理：實現(xiàn)公文收文的登記，擬辦，辦理，承辦實現(xiàn)公文正

文文件接收，進入到各個公文辦理環(huán)節(jié)進行相應的單位的辦理。

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＞公文的檔案管理：公文審批并接受完畢后，系統(tǒng)會自動歸檔到公文

檔案庫中。

系統(tǒng)的公文處理系統(tǒng)支持與檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)文檔一體化，用戶只

需要點擊一個按鈕即可實現(xiàn)批量公文的歸檔。歸檔后的檔案記錄

中可查看到原先公文的文件內(nèi)容。

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公文的報表統(tǒng)計：按照公文的收文發(fā)文進行統(tǒng)計，并可圖形化

呈現(xiàn)，提供相應的查詢，可以對列表中的信息條目可以查看信息

詳細內(nèi)容。

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2.工作流程一?利用系統(tǒng)進行工作流管理，實現(xiàn)無紙化辦公

1).XX政府需求闡述：

各類行政審批事項處理時間過長，導致效率下降；人員權責不明

晰，崗位職責不明確；制度法規(guī)外的事物無法及時有效處理；領導

外出，很多審批都只能擱置……

2).根據(jù)需求提出的方案：

結合規(guī)范流程的執(zhí)行和自由流程，讓繁瑣的過程管控標準化、可視

化、可追蹤。

＞制度執(zhí)行：清晰的流程分類，簡化內(nèi)部行政事務，方便快速處理

繁瑣問題：

＞流程圖：文件提交審批流程自動流轉，節(jié)省時間、提高效率、減

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發(fā)文處理單

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＞流程查詢：方便地杳詢流程執(zhí)行情況，以及流程的責任人、相關

文檔等信息

表單定制：完全近似政府現(xiàn)有紙質表單，高仿真?zhèn)鹘y(tǒng)審批模式,

有益于系統(tǒng)推廣應用

＞流程報表：將統(tǒng)計出來的流程表單數(shù)據(jù)形成圖形化分析，更方便

管理者一目了然的分析流程數(shù)據(jù)

＞自由流程：根據(jù)執(zhí)行狀態(tài)，自動進行下一步操作及決定工作的執(zhí)

行者.

3.知識管理?一凝聚集體智慧，建造學習機制，職工與組織共同成長

1).蘇州市商務局需求闡述：

有關的所有信息，包括工作進度和計劃表、研究報告、檔案、政策

方針、法律法規(guī)、公文、電子期刊、專家?guī)臁l(fā)票、合同、會?義紀

要、電子賀卡庫、新聞等內(nèi)容繁雜，分類收集以及查閱非常困難；

很多重要文件保存困難，紙質文件缺損嚴重，檔案資料把關不嚴，

外泄流失…….

2).根據(jù)需求提出的方案：

建立統(tǒng)一的、可共享的政府級別知識庫，打破職工之間，單位之間

持續(xù)的知識獨立

政府知識體系：知識從積累、共享、利用到創(chuàng)新整個過程的全面管

理；提供了全面的政府知識文檔管理有組織性的框架，對知識進行

完全規(guī)范化的組織，并允許用戶在任何地點和時間編輯、存儲和創(chuàng)

建任何類型的文檔：

＞統(tǒng)一的文檔數(shù)據(jù)庫，方便進行管理；

＞根據(jù)政府的實際情況制定相應的知識文檔目錄結構；

＞為目錄設定相應的管理權限，具有權限的人可以對目錄進行

編緝等操作；

＞定義各種模板，包括文檔編輯調用模板、顯示模板等；

＞各種結構化和非結構化的文檔的管理，例如公文、表單、網(wǎng)

頁、掃描文件等都可以得到有序的管理；

＞可設定文檔的查看、編輯、共享、回復、管理等操作權限；

＞對文檔進行移動、復制、批量共享等操作，使得文檔的排布

更為合理;

＞統(tǒng)計、監(jiān)控等功能對文檔發(fā)布、閱讀等情況作出分析;

＞可通過公共文檔、信息門戶查看文檔;

個人知識管理：結合政府知識管理，充分把個人知識管理與政府知

識管理融為一體，全力為制定目標共同發(fā)展

在政府統(tǒng)一管理的同時，職工個人可根據(jù)自身工作和發(fā)展的需求，

自行建立歸屬個人的知識目錄結構，并根據(jù)適當?shù)那樾喂蚕斫o相關

同事。

＞可自行定義個人知識文檔目錄架構；

＞可實時隨時隨地添加個人知識文檔；

＞可設定文檔的查看權限；

＞可批量共享個人文檔給到其他同事；

＞對個人文檔進行移動、復制等操作，使得文檔的排布更為合

理；

＞可通過個人文檔、信息門戶查看文檔;

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知識地圖：動態(tài)的知識共享體系，讓知識利用更體系化，更有邏輯

性

＞創(chuàng)建一個知識共享的環(huán)境，每個人都可以找到適合的目錄發(fā)

布自己的心得、經(jīng)驗并分享他人的知識；

＞可設定不同的知識地圖，如專家地圖、崗位地圖、政務信息

知識地圖等，方便知識的歸類、獲取；

》通過與文檔回復、討論專區(qū)、工作流程、網(wǎng)絡會議、即時通

訊、郵件、短信等的集成，加快知識文檔的流動和共享；

》輔助的評分機制、訂閱機制、網(wǎng)上調查、在線編輯、收藏夾

等功能提升知識文檔的利用

＞知識報表分析中心：從不同角度對知識文檔進行統(tǒng)計和分析,

打造積極活躍的學習氛圍

按照用戶統(tǒng)計個人知識文檔庫中的數(shù)量和比例;

＞按照用戶統(tǒng)計政府知識文檔庫中文檔創(chuàng)建的數(shù)量和比例;

＞按照目錄結構統(tǒng)計政府知識文檔庫中的數(shù)量和比例;

4.協(xié)作溝通一■建立信息交流溝通平臺，實現(xiàn)各單位職工之間的有效信息交

流

1).蘇州市工商局政府需求闡述：

信息咨詢共享不及時，經(jīng)常重復勞動，效率低下；跨單位資料，信

息獲取非常艱難；跨單位行政事物處理耗時耗力

2）.泛微根據(jù)需求提出的方案：

全新打造特色協(xié)作平臺，多種信息溝通機制，沉淀溝通過程的知識

成果

快作區(qū)：部門協(xié)作.項目協(xié)作.事物協(xié)作

新聞公告：管理新聞公告分類、并集中發(fā)布

內(nèi)部郵件：內(nèi)部呷時交流.知識互動

論壇討論：信息交流、問題討論、文化建設

短信平臺：移動辦公.快速傳送、燙叫旗地

［外部郵件：內(nèi)外互通.完美集成

協(xié)作區(qū)：以事件（目標任務）為導向自動啟動關聯(lián)應用的高效協(xié)作

平臺

＞對協(xié)作區(qū)的頻道、協(xié)作區(qū)頻道的負責人等進行定義；負責人

可以管理和監(jiān)控整個協(xié)作區(qū)的內(nèi)容，參與人可以創(chuàng)建相關頻

道的協(xié)作任務；

＞定義需要協(xié)作的任務及負責人、參與人，根據(jù)需要協(xié)作的任

務快速建立虛擬團隊，進行跨機構、跨部門、跨地域的協(xié)

作；

》協(xié)作的事務可以是政府的行政辦公、市場銷售、項目管理、

人力資源、渠道發(fā)展等］壬意的事務；

＞定義協(xié)作主題、任務內(nèi)容、主負責人、協(xié)作人，在協(xié)作區(qū)內(nèi)

共享各種信息，通過各種方式進行溝通;

安排協(xié)作任務的優(yōu)先級別并顯現(xiàn)相關標識;

＞參與協(xié)作人可及時回復交流；

＞回復交流時可掛接知識文檔庫中的文檔內(nèi)容；

＞協(xié)作交流的信息內(nèi)容可沉淀并轉為知識文檔庫的文檔，完成

對隱性知識的管理；

新聞公告：政府正式的信息發(fā)布，及時把政府或相關動向信息發(fā)布

給職工

＞可新建、修改、刪除新聞類別；

＞可對新聞類別分別排序；

＞可設定對新聞的審核權限；

＞可快速發(fā)布、修改新聞內(nèi)容并提交審核；

＞可快速發(fā)布、修改公告內(nèi)容并提交審核;

＞可設定對公告發(fā)布的審核權限;

＞可直接終止公告的發(fā)布;

＞可直接了解到查閱公告情況;

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