行政文件歸檔與資料管理制度模板一、制度適用范圍與核心目標(biāo)本制度適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會團(tuán)體等組織的行政管理部門，涵蓋在日常行政管理活動中形成的具有保存價值的各類紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。旨在規(guī)范行政文件的歸檔流程、分類管理、安全保管及有效利用，保證文件資料的完整性、系統(tǒng)性、安全性，為組織運營、決策支持、合規(guī)審計提供可靠依據(jù)。二、文件歸檔管理全流程操作規(guī)范（一）文件收集：明確責(zé)任與范圍收集責(zé)任主體：各部門指定專人（如*部門文員）作為本部門文件收集的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)對本部門辦理完畢的行政文件進(jìn)行初步整理，保證應(yīng)歸檔文件無遺漏。收集時間要求：月度文件：每月最后3個工作日內(nèi)完成上月文件收集；年度文件：次年1月15日前完成上一年度文件匯總；專項文件（如項目資料、會議紀(jì)要）：在事項結(jié)束后5個工作日內(nèi)完成收集。收集范圍：包括但不限于以下類型文件（需原件或有效副本）：行政公文：通知、報告、請示、批復(fù)、函等；會議資料：會議紀(jì)要、議程、簽到表、發(fā)言材料、PPT等；合同協(xié)議：各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、補充協(xié)議等；人事資料：員工入職登記表、勞動合同、離職文件、培訓(xùn)記錄、獎懲材料等；財務(wù)資料：報銷單據(jù)、預(yù)算報表、審計報告、稅務(wù)資料等（需與財務(wù)部門交叉核對）；其他：項目方案、調(diào)研報告、外部來函、印章使用記錄等。（二）文件整理：規(guī)范排序與核對排序規(guī)則：按文件形成時間順序或處理流程先后排列；同一事項文件按“請示-批復(fù)-通知-執(zhí)行記錄”順序排列；跨部門文件以主辦部門文件為準(zhǔn)。核對內(nèi)容：檢查文件是否齊全、手續(xù)是否完備（如簽字、蓋章是否齊全），去除重復(fù)件、無關(guān)件，對破損文件進(jìn)行修補或復(fù)?。◤?fù)印件需注明“與原件核對無誤”并由*經(jīng)辦人簽字）。（三）文件分類：統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與層級采用“年度-機(jī)構(gòu)-問題”三級分類法，保證分類清晰、層級分明：一級分類（年度）：以文件形成年份為標(biāo)識，如“2024年度”；二級分類（機(jī)構(gòu)）：以組織內(nèi)部部門為標(biāo)識，如“綜合管理部”“財務(wù)部”“人力資源部”；三級分類（問題）：按文件內(nèi)容性質(zhì)細(xì)分，如綜合管理部下設(shè)“公文管理”“會議管理”“印章管理”，財務(wù)部下設(shè)“預(yù)算管理”“費用報銷”“稅務(wù)管理”等。示例：2024年度-人力資源部-招聘管理-“2024年春季校園招聘簡歷及面試記錄”。（四）文件編目：建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案目錄檔號規(guī)則：檔號由“年度代碼-部門代碼-問題代碼-流水號”組成，如“2024-ZH-RL-001”（2024年-綜合管理部-人力資源-第1號）。年度代碼：4位數(shù)字（如2024）；部門代碼：2-3位大寫字母（如ZH綜合部、RL人力部、CW財務(wù)部）；問題代碼：2-3位大寫字母（如ZG公文、ZP招聘）；流水號：3位阿拉伯?dāng)?shù)字（從001開始）。著錄項目：每份文件需編制《文件歸檔目錄》，包含以下信息：檔號、文件題名、文號（如有）、形成日期、頁數(shù)、密級（普通/秘密/機(jī)密）、歸檔部門、歸檔人、歸檔日期、存放位置（如檔案柜-第X層-第X盒）。注：電子文件需同步編制電子目錄，存儲于專用服務(wù)器，并定期備份數(shù)據(jù)。（五）歸檔移交：履行交接手續(xù)紙質(zhì)文件歸檔：歸檔人將整理、分類、編目后的文件裝入統(tǒng)一檔案盒（盒面標(biāo)注檔號、題名、年度、部門），填寫《文件歸檔移交清單》（一式兩份），列明檔號、題名、頁數(shù)、歸檔日期等信息；檔案管理員（*某）接收文件時，逐項核對清單內(nèi)容，確認(rèn)無誤后在清單上簽字，雙方各執(zhí)一份作為憑證。電子文件歸檔：歸檔人將電子文件存儲至指定文件夾（按分類層級命名），通過OA系統(tǒng)或檔案管理系統(tǒng)提交歸檔申請，附電子目錄；檔案管理員審核文件完整性（格式、內(nèi)容、元數(shù)據(jù)），審核通過后導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)庫，并電子歸檔回執(zhí)。（六）檔案保管：保證安全與可控保管條件：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案室，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光設(shè)施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子檔案存儲于加密服務(wù)器，定期（每月1次）進(jìn)行本地備份和異地備份，備份數(shù)據(jù)至少保存3年。保管期限：根據(jù)文件價值劃分，分為永久、長期（10-30年）、短期（10年以下），具體參照《文件歸檔保管期限表》（附件1）。定期檢查：檔案管理員每季度對紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點，檢查有無破損、蟲蛀、霉變；每半年對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性校驗，保證可正常讀取。（七）借閱使用：規(guī)范流程與權(quán)限借閱權(quán)限：普通文件：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人（*經(jīng)理）審批后可借閱；秘密及以上文件：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（*總監(jiān)）審批，且借閱人需簽訂《保密承諾書》；外部單位借閱：需持單位介紹信，經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人（*部長）批準(zhǔn)，并由檔案管理員全程陪同。借閱流程：借閱人填寫《文件借閱申請表》（附件2），注明借閱文件題名、檔號、用途、借閱期限（最長不超過15天）；審批人簽字后，檔案管理員核對無誤后出借，登記《文件借閱登記表》（附件3）；借閱人應(yīng)在到期后及時歸還，如需續(xù)借，需提前3天重新申請，續(xù)借期限不超過7天。使用要求：紙質(zhì)文件：嚴(yán)禁涂改、勾畫、抽取、撤換，不得帶出檔案室外（特殊經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)印的，復(fù)印件需加蓋“檔案復(fù)印”章）；電子文件：通過檔案管理系統(tǒng)在線查閱，禁止（特殊經(jīng)批準(zhǔn)的，需加密存儲并限定查看權(quán)限）。（八）鑒定銷毀：履行審批與程序鑒定組織：檔案管理員每年12月組織檔案鑒定小組（由綜合管理部、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人某、某、*某組成），對到期檔案進(jìn)行價值鑒定。銷毀流程：對鑒定無保存價值的檔案，由檔案管理員編制《檔案銷毀清冊》（附件4），列明檔號、題名、形成日期、保管期限、銷毀原因；《檔案銷毀清冊》需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（*總監(jiān)）審批；銷毀時，由檔案管理員和監(jiān)銷人（*部門負(fù)責(zé)人）共同在場，采用粉碎、焚燒等方式銷毀，并在清冊上簽字確認(rèn)；電子文件銷毀需通過專業(yè)軟件徹底刪除，保證無法恢復(fù)，并保留銷毀記錄。三、行政文件管理常用表格模板附件1：文件歸檔保管期限表序號文件類別保管期限備注1公司年度工作計劃永久含董事會決議2年度工作總結(jié)永久含財務(wù)決算報告3會議紀(jì)要長期(30年)重大會議（如股東會、年會）4部門周例會紀(jì)要短期(10年)5員工勞動合同長期(10年)離職后保存10年6招聘簡歷及面試記錄短期(5年)7費用報銷憑證長期(10年)與財務(wù)憑證核對一致8合同協(xié)議長期(10年)含履行完畢后的歸檔附件2：文件借閱申請表借閱人部門借閱日期文件題名檔號密級借閱用途借閱期限部門負(fù)責(zé)人審批檔案管理員簽字備注附件3：文件借閱登記表序號文件題名檔號借閱人借閱日期歸還日期審批人備注附件4：檔案銷毀清冊序號文件題名檔號形成日期保管期限銷毀原因監(jiān)銷人銷毀日期四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵注意事項及時性原則：各部門需在規(guī)定時間內(nèi)完成文件收集與歸檔，嚴(yán)禁積壓、拖延，保證文件“隨時形成、隨時歸檔”。保密性原則：涉密文件需單獨存放，借閱時嚴(yán)格執(zhí)行審批流程，檔案管理員定期檢查保密制度落實情況。電子文件管理：電子文件需采用統(tǒng)一格式（如PDF、DOC），避免使用易過時的格式；定期備份數(shù)據(jù)，防止因系統(tǒng)故障、病毒攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。借閱責(zé)任：借閱人對文件安全負(fù)全責(zé)，如發(fā)生損壞、丟失，需按公司規(guī)定賠償；借閱后未及時歸還影響工作的，將追究借閱人責(zé)任。銷毀合規(guī)性：嚴(yán)禁私自銷