銷售合同管理標準化模板風(fēng)險控制及執(zhí)行版一、引言：銷售合同管理的標準化價值與風(fēng)險防控必要性銷售合同是企業(yè)與客戶之間權(quán)利義務(wù)的法律載體，貫穿于客戶開發(fā)、產(chǎn)品交付、貨款回收等全業(yè)務(wù)流程。合同管理的規(guī)范性直接影響企業(yè)資金安全、客戶關(guān)系維護及經(jīng)營風(fēng)險控制。但在實際業(yè)務(wù)中，部分企業(yè)因合同條款模糊、審批流程缺失、履約跟蹤不足等問題，導(dǎo)致合同糾紛、貨款拖欠、履約延遲等風(fēng)險，給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。本標準化模板以“風(fēng)險前置、流程規(guī)范、執(zhí)行可追溯”為核心，通過明確操作步驟、固化關(guān)鍵條款、強化全流程管控，幫助企業(yè)構(gòu)建從合同起草到履約完成的管理閉環(huán)，降低法律風(fēng)險與運營成本，提升合同管理效率與客戶滿意度。二、適用范圍與核心應(yīng)用場景（一）適用主體本模板適用于各類企業(yè)中涉及銷售合同管理的部門及崗位，包括但不限于：銷售部門（銷售代表、銷售經(jīng)理、區(qū)域負責(zé)人）法務(wù)/合規(guī)部門（合同審核專員、法務(wù)負責(zé)人）財務(wù)部門（應(yīng)收會計、財務(wù)經(jīng)理）供應(yīng)鏈/生產(chǎn)部門（交付負責(zé)人、倉儲物流專員）（二）核心應(yīng)用場景新客戶簽約場景：首次合作客戶需簽訂框架協(xié)議或訂單合同時通過標準化模板明確合作條款，規(guī)避因信息不對稱導(dǎo)致的履約爭議。常規(guī)訂單續(xù)簽場景：長期合作客戶的定期訂單續(xù)簽，可基于歷史履約記錄調(diào)整合同細節(jié)，縮短合同談判周期。特殊業(yè)務(wù)定制場景：涉及產(chǎn)品定制、分期付款、跨區(qū)域交付等復(fù)雜業(yè)務(wù)時，通過模板固化關(guān)鍵風(fēng)險條款（如定制產(chǎn)品驗收標準、付款節(jié)點與交付綁定的約定）。合同變更與終止場景：原合同需補充條款、延期履行或提前終止時，使用變更/終止協(xié)議模板，保證變更流程合法合規(guī)。三、標準化操作流程與執(zhí)行步驟銷售合同管理需遵循“事前審核、事中控制、事后跟蹤”的原則，分為合同準備、起草、評審、簽署、履約跟蹤、歸檔六個核心步驟，各步驟責(zé)任部門與操作要求（一）合同準備：明確需求與基礎(chǔ)信息責(zé)任部門：銷售代表、客戶經(jīng)理關(guān)鍵操作：客戶信息收集：通過企業(yè)官網(wǎng)、工商信息平臺（如“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”）核實客戶主體資格，獲取營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如簽約非法定代表人），保證簽約方具備完全民事行為能力。業(yè)務(wù)需求確認：與客戶明確產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付時間及地點、付款方式等核心要素，形成《業(yè)務(wù)需求確認單》（見附件1），由客戶簽字蓋章確認，作為合同附件?？蛻粜庞迷u估：財務(wù)部門同步調(diào)取客戶歷史付款記錄、信用評級（如企業(yè)內(nèi)部信用分級表），對高風(fēng)險客戶（如信用等級C級、過往存在逾期付款記錄）要求提供擔(dān)?；蝾A(yù)付款。（二）合同起草：基于模板填充標準化條款責(zé)任部門：銷售代表、法務(wù)專員（協(xié)助）關(guān)鍵操作：選擇合同模板：根據(jù)業(yè)務(wù)類型（如標準產(chǎn)品銷售、定制服務(wù)銷售、框架協(xié)議）選擇對應(yīng)的《銷售合同模板》（見附件2），模板需包含以下必備條款：合同主體信息（甲方：買方，乙方：賣方）標的物詳情（名稱、型號、數(shù)量、單價、總價，需注明是否含稅）質(zhì)量標準（如“符合國家GB標準”“雙方確認的技術(shù)參數(shù)表”）交付與驗收（時間、地點、方式、驗收標準及流程）付款方式（如“預(yù)30%+到貨40%+驗收后30%”，需明確付款賬戶、發(fā)票類型）違約責(zé)任（逾期付款違約金、逾期交付違約金的計算方式，如“按日萬分之五計算”）爭議解決方式（如“提交乙方所在地人民法院訴訟解決”）其他約定（如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、合同生效條件）填寫特殊條款：針對定制業(yè)務(wù)，需在“補充條款”中明確定制產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、圖紙版本、驗收測試流程；針對跨區(qū)域交付，需明確運輸方式、運費承擔(dān)方、風(fēng)險轉(zhuǎn)移節(jié)點（如“貨物交付至指定地點后風(fēng)險轉(zhuǎn)移至甲方”）。（三）合同評審：多維度風(fēng)險審核責(zé)任部門：銷售經(jīng)理、法務(wù)專員、財務(wù)專員、生產(chǎn)/供應(yīng)鏈負責(zé)人評審流程與要點：銷售部門初審：銷售經(jīng)理重點審核合同條款與業(yè)務(wù)需求的一致性，如產(chǎn)品數(shù)量、交付時間是否與《業(yè)務(wù)需求確認單》匹配，價格是否符合公司定價政策。法務(wù)部門審核：法務(wù)專員重點審核法律風(fēng)險，包括：主體資格：簽約方是否與營業(yè)執(zhí)照名稱一致，授權(quán)委托書是否在有效期內(nèi)；條款合法性：違約責(zé)任是否顯失公平，爭議解決方式是否明確；權(quán)利義務(wù)對等性：是否存在“霸王條款”（如“乙方逾期交貨甲方有權(quán)解除合同，甲方逾期付款乙方無權(quán)解除合同”）。財務(wù)部門審核：財務(wù)專員重點審核付款條款與信用政策的匹配性，如預(yù)付款比例是否符合客戶信用等級，發(fā)票開具時間與付款節(jié)點的約定是否合理。生產(chǎn)/供應(yīng)鏈部門審核：生產(chǎn)負責(zé)人確認交付時間是否與產(chǎn)能匹配，供應(yīng)鏈負責(zé)人確認原材料采購周期是否支持交付計劃。輸出成果：《合同評審表》（見附件3），所有評審部門簽字確認后，方可進入簽署環(huán)節(jié)。如評審未通過，銷售部門需根據(jù)意見修改合同并重新評審。（四）合同簽署：規(guī)范簽署形式與留存責(zé)任部門：銷售代表、行政專員（蓋章管理）關(guān)鍵操作：簽署方式：優(yōu)先采用書面蓋章形式，合同一式三份（甲方、乙方、公司財務(wù)各執(zhí)一份）；電子合同需符合《電子簽名法》要求，使用第三方認證的電子簽名平臺（如e簽寶、法大大），保證簽署主體真實性與合同完整性。蓋章管理：銷售代表將評審?fù)ㄟ^的合同提交至行政專員，行政專員核對《合同評審表》與合同內(nèi)容一致后，加蓋公司合同專用章（嚴禁使用公章或財務(wù)章代替），并在《合同用印登記表》（見附件4）中記錄用印日期、合同編號、用印人等信息。合同交付：銷售代表在簽署后3個工作日內(nèi)將合同正本交付客戶，并要求客戶在《合同簽收回執(zhí)》（見附件5）上簽字蓋章，回執(zhí)原件交財務(wù)部門留存。（五）履約跟蹤：動態(tài)監(jiān)控執(zhí)行進度責(zé)任部門：銷售代表、生產(chǎn)/供應(yīng)鏈負責(zé)人、財務(wù)專員關(guān)鍵操作：交付跟蹤：生產(chǎn)/供應(yīng)鏈部門根據(jù)合同交付時間制定生產(chǎn)/發(fā)貨計劃，提前5個工作日通知銷售代表；銷售代表在發(fā)貨前與客戶確認收貨信息（聯(lián)系人、電話、地址），發(fā)貨后通過物流系統(tǒng)跟蹤運輸狀態(tài)，在《合同執(zhí)行跟蹤表》（見附件6）中記錄發(fā)貨時間、物流單號、預(yù)計到達時間。驗收管理：貨物送達后，銷售代表協(xié)助客戶進行驗收，客戶需在《產(chǎn)品驗收單》（見附件7）上簽字蓋章，注明驗收結(jié)果（合格/不合格）；如不合格，需在3個工作日內(nèi)書面反饋問題，銷售部門協(xié)同生產(chǎn)部門制定整改方案（如補貨、維修、折扣），并更新《合同執(zhí)行跟蹤表》。收款跟蹤：財務(wù)專員根據(jù)合同付款節(jié)點提前7個工作日向客戶發(fā)送《付款提醒函》（見附件8），銷售代表同步跟進客戶付款進度；客戶逾期付款超過15天，財務(wù)部門啟動催收流程，銷售部門配合知曉逾期原因（如資金緊張、對賬爭議），并記錄在《應(yīng)收賬款跟蹤表》（見附件9）中。（六）合同歸檔：全生命周期資料留存責(zé)任部門：行政專員、財務(wù)專員關(guān)鍵操作：歸檔范圍：合同正本、合同評審表、業(yè)務(wù)需求確認單、簽收回執(zhí)、驗收單、付款憑證、溝通記錄（郵件、會議紀要）等資料。歸檔流程：合同履行完畢（如貨款結(jié)清、質(zhì)保期結(jié)束）后15個工作日內(nèi)，銷售代表將上述資料整理移交至行政專員；行政專員按“合同編號+年份”分類歸檔，建立《合同歸檔臺賬》（見附件10），記錄歸檔日期、檔案位置、保管人。保管期限：紙質(zhì)合同保管期限不少于合同終止后5年，電子合同備份保存不少于10年，保證資料可追溯。四、核心模板工具與填寫指南（一）《業(yè)務(wù)需求確認單》用途：明確客戶需求，作為合同起草的基礎(chǔ)依據(jù)，避免后期履約爭議。核心字段及填寫說明：字段名稱填寫要求示例客戶名稱與營業(yè)執(zhí)照一致的全稱科技有限公司聯(lián)系人及電話客戶對接人的姓名、職務(wù)、手機號，采購經(jīng)理，138產(chǎn)品/服務(wù)名稱標準產(chǎn)品需填寫型號，定制產(chǎn)品需注明“定制”并附技術(shù)參數(shù)表定制型智能終端設(shè)備（型號：ZN-2024）規(guī)格參數(shù)定制產(chǎn)品的關(guān)鍵技術(shù)指標（如尺寸、功率、材質(zhì)等）屏幕尺寸：15.6英寸；內(nèi)存：16GB+512GB需求數(shù)量大寫數(shù)字，避免涂改壹拾臺交付時間具體日期或時間節(jié)點（如“2024年X月X日前”“收到預(yù)付款后30個工作日內(nèi)”）2024年8月30日前交付地點詳細的收貨地址、聯(lián)系人及電話市區(qū)路號，，139質(zhì)量標準明確驗收依據(jù)（如“符合GB/T19001-2016標準”“雙方確認的圖紙及技術(shù)要求”）符合雙方確認的技術(shù)參數(shù)表（附件1-1）其他特殊要求如包裝方式、運輸要求、培訓(xùn)服務(wù)等需提供現(xiàn)場安裝培訓(xùn)服務(wù)注意事項：客戶需在“客戶確認”處加蓋公章或合同專用章，銷售代表簽字確認后留存原件。（二）《銷售合同模板》（標準產(chǎn)品銷售）用途：適用于標準產(chǎn)品的常規(guī)銷售，固化核心條款，降低法律風(fēng)險。核心條款及填寫說明：第一條合同主體甲方（買方）：________________________（營業(yè)執(zhí)照注冊號：________________________）法定代表人/授權(quán)代表：________________聯(lián)系方式：________________________地址：________________________________乙方（賣方）：股份有限公司（營業(yè)執(zhí)照注冊號：91110108）法定代表人/授權(quán)代表：*聯(lián)系方式：010-地址：市區(qū)路號填寫說明：甲方信息需與營業(yè)執(zhí)照一致，如為授權(quán)代表簽署，需提供加蓋甲方公章的《授權(quán)委托書》。第二條標的物詳情產(chǎn)品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）備注（如是否含稅）智能辦公電腦X1-2024臺1005,000500,000含13%增值稅專用發(fā)票備用電源Y2-300個2080016,000含13%增值稅專用發(fā)票合計————516,000—填寫說明：數(shù)量、單價、總價需大寫（如“壹佰臺”“伍仟元整”“伍拾壹萬陸仟元整”），避免涂改。第三條交付與驗收交付時間：乙方應(yīng)于______年______月______日前將標的物交付至甲方指定地點（地址見第一條）。運輸方式及費用：由乙方負責(zé)運輸并承擔(dān)運費，貨物交付至甲方指定地點并簽收前毀損、滅失的風(fēng)險由乙方承擔(dān)。驗收：（1）甲方應(yīng)在收到標的物后______個工作日內(nèi)進行驗收，驗收標準為：①產(chǎn)品符合本合同第二條約定的規(guī)格型號；②產(chǎn)品包裝完好，無破損；③附件（電源線、說明書等）齊全。（2）驗收合格，甲方在《產(chǎn)品驗收單》上簽字確認；驗收不合格，甲方應(yīng)在驗收后3個工作日內(nèi)書面通知乙方，乙方應(yīng)在______個工作日內(nèi)更換或修復(fù)，相關(guān)費用由乙方承擔(dān)。第四條付款方式甲方應(yīng)按以下方式支付合同款項：（1）本合同簽訂后______個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價的30%作為預(yù)付款，即人民幣______元；（2）標的物交付后______個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價的40%即人民幣______元；（3）驗收合格后______個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價的30%即人民幣______元。乙方收款賬戶信息：開戶名：股份有限公司開戶行：銀行支行賬號：________________________乙方應(yīng)在每筆收款后______個工作日內(nèi)向甲方開具等額合法的增值稅專用發(fā)票，否則甲方有權(quán)順延付款。第五條違約責(zé)任逾期付款違約責(zé)任：甲方逾期付款，每逾期一日，應(yīng)按逾期金額的萬分之五向乙方支付違約金，累計不超過逾期金額的5%。逾期交付違約責(zé)任：乙方逾期交付，每逾期一日，應(yīng)按逾期金額的萬分之五向甲方支付違約金，逾期超過30日的，甲方有權(quán)解除合同，乙方退還已收款并賠償甲方損失（損失金額不超過合同總價的10%）。質(zhì)量問題違約責(zé)任：標的物不符合質(zhì)量標準，甲方有權(quán)要求乙方更換、修理或退貨，乙方應(yīng)在甲方要求后______個工作日內(nèi)響應(yīng)，否則甲方有權(quán)自行處理，相關(guān)費用由乙方承擔(dān)。（三）《合同評審表》用途：多部門協(xié)同審核合同風(fēng)險，保證條款合法合規(guī)、可執(zhí)行。核心字段及填寫說明：評審部門評審人職務(wù)評審意見評審結(jié)果（通過/不通過）評審日期銷售部門*銷售經(jīng)理合同交付時間與客戶需求一致，價格符合公司政策。通過2024-7-10法務(wù)部門*法務(wù)專員第4條“爭議解決方式”約定明確，無法律風(fēng)險；但第5條“違約金”建議調(diào)整為“日萬分之三”，避免過高被法院調(diào)整。不通過（需修改）2024-7-11財務(wù)部門*財務(wù)經(jīng)理付款節(jié)點與客戶信用等級匹配，預(yù)付款比例30%合理。通過2024-7-10生產(chǎn)部門*生產(chǎn)負責(zé)人交付時間2024-8-30，當(dāng)前產(chǎn)能充足，可按時交付。通過2024-7-10注意事項：評審意見需具體、可操作，如“需補充‘質(zhì)保期12個月’條款”“修改‘逾期交付違約金’計算方式”；不通過需明確修改后重新評審的時限。（四）《合同執(zhí)行跟蹤表》用途：動態(tài)監(jiān)控合同履行進度，及時發(fā)覺并解決履約問題。核心字段及填寫說明：合同編號客戶名稱標的物計劃交付時間實際發(fā)貨時間物流單號預(yù)計到達時間驗收結(jié)果付款節(jié)點實際收款時間逾期原因（如有）跟進人SC20240701科技智能辦公電腦2024-8-302024-8-28SF2024-8-29待驗收2024-9-15——SC20240702貿(mào)易公司備用電源2024-8-152024-8-10YD9876543212024-8-12合格2024-8-252024-8-24提前1天付款注意事項：每周更新一次跟蹤表，對逾期交付或付款的項目，需在“逾期原因”欄注明具體原因（如“原材料延遲到貨”“客戶資金審批流程慢”），并制定整改措施。五、風(fēng)險控制關(guān)鍵點與注意事項（一）簽約前風(fēng)險控制客戶主體風(fēng)險：嚴格審查客戶營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明，避免與“三無企業(yè)”或已注銷的企業(yè)簽約；對于分公司、分支機構(gòu)簽約，需提供總公司授權(quán)書。信用風(fēng)險：對首次合作或信用等級較低的客戶，要求支付不低于30%的預(yù)付款，或提供第三方擔(dān)保（如銀行保函、抵押物）。需求明確風(fēng)險：定制業(yè)務(wù)需簽訂《技術(shù)協(xié)議》作為合同附件，明確技術(shù)參數(shù)、驗收標準，避免后期對“合格產(chǎn)品”產(chǎn)生爭議。（二）簽約中風(fēng)險控制條款模糊風(fēng)險：避免使用“盡快”“大約”“合理時間內(nèi)”等模糊表述，明確具體時間、數(shù)量、金額（如“交付時間為2024年8月30日17:00前”“數(shù)量為100臺，誤差不超過±1臺”）。法律條款風(fēng)險：違約責(zé)任需對等，避免單方面加重己方義務(wù)；爭議解決優(yōu)先約定“乙方所在地人民法院”，避免約定仲裁機構(gòu)（仲裁費較高且程序復(fù)雜）。印章風(fēng)險：合同必須加蓋合同專用章，公章或財務(wù)章不具備同等法律效力；客戶印章需與營業(yè)執(zhí)照名稱一致，避免使用“銷