郵政公司接待管理辦法總則目的為規(guī)范郵政公司接待工作，提升接待水平，展示公司良好形象，促進(jìn)對(duì)外交流與合作，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于郵政公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的各類接待活動(dòng)，包括但不限于業(yè)務(wù)洽談、會(huì)議交流、參觀考察、來訪調(diào)研等?；驹瓌t1.熱情周到原則：以熱情友好的態(tài)度接待來訪人員，提供細(xì)致、周到的服務(wù)，讓客人感受到郵政公司的真誠(chéng)與關(guān)懷。2.規(guī)范有序原則：接待工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保各項(xiàng)接待活動(dòng)有序開展。3.勤儉節(jié)約原則：在接待過程中，要嚴(yán)格控制經(jīng)費(fèi)支出，杜絕鋪張浪費(fèi)，做到合理安排、節(jié)約高效。4.對(duì)口接待原則：根據(jù)來訪人員的身份、目的和業(yè)務(wù)范圍，確定相應(yīng)的接待部門和人員，實(shí)行對(duì)口接待。接待準(zhǔn)備信息收集1.提前獲取來訪信息：接待部門應(yīng)提前與來訪單位或個(gè)人取得聯(lián)系，了解來訪人員的基本情況（姓名、性別、職務(wù)、人數(shù)等）、來訪目的、行程安排、特殊要求等信息。2.填寫接待申請(qǐng)表：根據(jù)收集到的信息，填寫《郵政公司接待申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明接待事由、來訪人員情況、接待安排建議等內(nèi)容，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.重要來訪信息報(bào)告：對(duì)于重要領(lǐng)導(dǎo)、重要客戶或涉及重大業(yè)務(wù)合作的來訪，接待部門應(yīng)及時(shí)向公司主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，制定專門的接待方案。方案制定1.制定接待方案：根據(jù)審批后的接待申請(qǐng)表，接待部門負(fù)責(zé)制定具體的接待方案。接待方案應(yīng)包括接待時(shí)間、地點(diǎn)、人員安排、活動(dòng)議程、餐飲住宿安排、車輛調(diào)度、安全保障等內(nèi)容。2.方案審核與修訂：接待方案制定完成后，應(yīng)提交給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核通過后，如因特殊情況需要調(diào)整方案，應(yīng)及時(shí)辦理修訂手續(xù)，并確保相關(guān)人員知曉。物資準(zhǔn)備1.根據(jù)接待方案準(zhǔn)備物資：接待部門按照接待方案的要求，提前準(zhǔn)備好所需的物資，如辦公用品、宣傳資料、禮品等。2.檢查物資質(zhì)量與數(shù)量：對(duì)準(zhǔn)備好的物資進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保質(zhì)量合格、數(shù)量充足，避免在接待過程中出現(xiàn)物資短缺或質(zhì)量問題。場(chǎng)地安排1.確定接待場(chǎng)地：根據(jù)來訪人員的身份和活動(dòng)內(nèi)容，選擇合適的接待場(chǎng)地，如會(huì)議室、洽談室、餐廳、參觀場(chǎng)所等。2.場(chǎng)地布置：對(duì)接待場(chǎng)地進(jìn)行精心布置，營(yíng)造良好的接待氛圍。布置應(yīng)簡(jiǎn)潔大方、體現(xiàn)郵政特色，同時(shí)要注意環(huán)境衛(wèi)生和安全。接待實(shí)施迎送安排1.迎接人員確定：根據(jù)來訪人員的重要程度和接待規(guī)格，安排相應(yīng)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員前往迎接。迎接人員應(yīng)提前到達(dá)指定地點(diǎn)，做好迎接準(zhǔn)備。2.迎接儀式：來訪人員到達(dá)時(shí)，迎接人員應(yīng)主動(dòng)上前迎接，熱情握手問候，并引導(dǎo)來訪人員前往接待場(chǎng)地。如有需要，可安排簡(jiǎn)短的歡迎儀式。3.送別安排：來訪人員離開時(shí)，應(yīng)安排相應(yīng)人員送行。送行人員應(yīng)提前到達(dá)送行地點(diǎn)，與來訪人員親切道別，感謝來訪人員的光臨，并目送來訪人員離開。會(huì)議安排1.會(huì)議組織：根據(jù)會(huì)議議程，安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，包括會(huì)議通知、資料準(zhǔn)備、設(shè)備調(diào)試、會(huì)議記錄等。2.會(huì)議服務(wù)：為會(huì)議提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，如茶水、咖啡、點(diǎn)心等。會(huì)議期間，要保持會(huì)議室的安靜和整潔，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.會(huì)議記錄與紀(jì)要：安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)審核后發(fā)送給參會(huì)人員，并按規(guī)定存檔。參觀考察安排1.參觀路線規(guī)劃：根據(jù)來訪人員的需求和郵政公司的實(shí)際情況，規(guī)劃合理的參觀考察路線，確保來訪人員能夠全面了解郵政公司的業(yè)務(wù)發(fā)展、企業(yè)文化等情況。2.講解人員安排：安排熟悉業(yè)務(wù)的人員擔(dān)任講解工作，為來訪人員進(jìn)行詳細(xì)的講解和介紹。講解人員應(yīng)語言表達(dá)清晰、專業(yè)知識(shí)扎實(shí)，能夠準(zhǔn)確回答來訪人員的提問。3.安全保障：在參觀考察過程中，要加強(qiáng)安全保障工作，確保來訪人員的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。參觀場(chǎng)所應(yīng)提前進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。餐飲住宿安排1.餐飲安排：根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)和來訪人員的口味偏好，合理安排餐飲。餐飲應(yīng)注重營(yíng)養(yǎng)搭配、衛(wèi)生安全，體現(xiàn)地方特色或郵政特色。2.住宿安排：根據(jù)來訪人員的需求和實(shí)際情況，安排合適的住宿地點(diǎn)。住宿應(yīng)干凈整潔、設(shè)施齊全，為來訪人員提供舒適的休息環(huán)境。3.費(fèi)用結(jié)算：接待過程中的餐飲、住宿費(fèi)用，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行結(jié)算，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。陪同人員職責(zé)1.全程陪同：陪同人員應(yīng)全程陪同來訪人員，及時(shí)了解來訪人員的需求，為來訪人員提供必要的幫助和服務(wù)。2.溝通協(xié)調(diào)：陪同人員要積極與來訪人員溝通交流，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，確保接待活動(dòng)順利進(jìn)行。3.信息反饋：陪同人員應(yīng)及時(shí)向接待部門反饋來訪人員的意見和建議，以便對(duì)接待工作進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。接待經(jīng)費(fèi)管理預(yù)算編制1.接待經(jīng)費(fèi)預(yù)算原則：接待經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)遵循勤儉節(jié)約、合理安排的原則，根據(jù)接待活動(dòng)的規(guī)模、規(guī)格和實(shí)際需求進(jìn)行編制。2.預(yù)算編制內(nèi)容：接待經(jīng)費(fèi)預(yù)算主要包括餐飲費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)、禮品費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、參觀考察費(fèi)等項(xiàng)目。預(yù)算編制應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)計(jì)金額，并說明費(fèi)用的支出依據(jù)。3.預(yù)算審批：接待經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制完成后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。費(fèi)用報(bào)銷1.報(bào)銷憑證要求：接待活動(dòng)結(jié)束后，接待部門應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)報(bào)銷憑證，確保憑證真實(shí)、合法、有效。報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、清單等，并注明接待事由、來訪人員、費(fèi)用明細(xì)等信息。2.報(bào)銷流程：接待部門按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，附上相關(guān)報(bào)銷憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可報(bào)銷。3.費(fèi)用控制：財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)接待經(jīng)費(fèi)的管理和監(jiān)督，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，確保接待經(jīng)費(fèi)不超預(yù)算。如因特殊情況需要超預(yù)算支出，應(yīng)按規(guī)定辦理審批手續(xù)。接待禮儀著裝要求1.接待人員著裝規(guī)范：接待人員應(yīng)穿著整潔、得體的工作服或正裝，保持良好的形象。工作服應(yīng)符合郵政公司的形象要求，正裝應(yīng)款式簡(jiǎn)潔、顏色適宜。2.特殊場(chǎng)合著裝要求：在重要接待活動(dòng)或正式場(chǎng)合，接待人員應(yīng)穿著更加莊重、規(guī)范的服裝，如西裝、套裙等。同時(shí)，要注意搭配得體的領(lǐng)帶、絲巾、皮鞋等配飾。言行舉止1.語言文明：接待人員應(yīng)使用文明、禮貌、規(guī)范的語言與來訪人員交流，避免使用粗俗、生硬的語言。說話時(shí)要語氣親切、語速適中、表達(dá)清晰。2.舉止得體：接待人員的舉止應(yīng)端莊大方、自然得體。站立時(shí)應(yīng)挺胸收腹、姿勢(shì)端正；就座時(shí)應(yīng)坐姿端正、雙腿并攏；行走時(shí)應(yīng)步伐穩(wěn)健、輕盈自然。3.表情神態(tài)：接待人員要保持微笑、熱情的表情，展現(xiàn)出良好的精神風(fēng)貌。眼神要與來訪人員保持適當(dāng)?shù)慕涣?，傳遞出友好、尊重的信息。接待禁忌1.了解文化差異：接待人員應(yīng)了解不同地區(qū)、不同國(guó)家的文化習(xí)俗和禮儀規(guī)范，避免因文化差異而產(chǎn)生誤解或不當(dāng)行為。2.避免不當(dāng)言行：在接待過程中，要注意避免使用不當(dāng)?shù)难赞o、做出不當(dāng)?shù)呐e動(dòng)，如不尊重他人的信仰、習(xí)俗，不注意個(gè)人衛(wèi)生等。3.尊重隱私：接待人員要尊重來訪人員的隱私，不隨意打聽或泄露來訪人員的個(gè)人信息、商業(yè)機(jī)密等。安全保障安全制度1.建立安全管理制度：郵政公司應(yīng)建立健全接待活動(dòng)安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全管理措施。2.安全培訓(xùn)：對(duì)接待人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高接待人員的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括安全知識(shí)、應(yīng)急處置流程、消防知識(shí)等。安全措施1.場(chǎng)地安全檢查：在接待活動(dòng)前，對(duì)接待場(chǎng)地進(jìn)行全面的安全檢查，確保場(chǎng)地設(shè)施安全、消防設(shè)施完好、疏散通道暢通。2.人員安全管理：加強(qiáng)對(duì)接待人員和來訪人員的安全管理，提醒大家注意人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。如發(fā)現(xiàn)安全隱患或異常情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.應(yīng)急預(yù)案制定：制定接待活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括火災(zāi)、地震、突發(fā)疾病等各類突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.定期檢查：公司辦公室或相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)接待工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查接待方案的執(zhí)行情況、接待經(jīng)費(fèi)的使用情況、接待禮儀的落實(shí)情況等。2.不定期抽查：不定期對(duì)接待工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決接待工作中存在的問題。抽查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門和人員，并督促其整改?？己嗽u(píng)價(jià)1.考核指標(biāo)設(shè)定：建立接待工作考核評(píng)價(jià)體系