合同審核及執(zhí)行情況跟蹤工具模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本工具模板適用于各類(lèi)企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織在合同管理全流程中的規(guī)范化操作，具體場(chǎng)景包括但不限于：采購(gòu)合同：原材料、設(shè)備采購(gòu)等合作項(xiàng)目的合同簽訂前審核與履約過(guò)程跟蹤；服務(wù)合同：咨詢(xún)服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、外包服務(wù)等專(zhuān)業(yè)服務(wù)合同的條款把關(guān)與執(zhí)行監(jiān)督；銷(xiāo)售合同：產(chǎn)品銷(xiāo)售、業(yè)務(wù)推廣等業(yè)務(wù)的合同合規(guī)性審核與回款進(jìn)度跟蹤；合作項(xiàng)目合同：聯(lián)合研發(fā)、戰(zhàn)略投資等長(zhǎng)期合作項(xiàng)目的履約管理與風(fēng)險(xiǎn)控制。二、合同審核及執(zhí)行跟蹤全流程操作指引（一）合同審核階段操作流程合同審核是風(fēng)險(xiǎn)控制的首要環(huán)節(jié)，需遵循“全面審查、重點(diǎn)突出、及時(shí)反饋”原則，具體步驟步驟1：合同接收與初步登記操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起合同審核時(shí)，需向法務(wù)/合同管理部門(mén)提交《合同審批申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板1）、合同草案（含電子版及紙質(zhì)版，紙質(zhì)版需加蓋合同章或部門(mén)章）、合作方主體資格證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人授權(quán)委托書(shū)等）、前期溝通紀(jì)要（如有）等材料；法務(wù)/合同管理部門(mén)收到材料后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初步登記，在《合同臺(tái)賬》（見(jiàn)模板2）中記錄合同名稱(chēng)、編號(hào)、簽訂方、合同金額、審核發(fā)起部門(mén)/人、預(yù)計(jì)簽署時(shí)間等基礎(chǔ)信息，并分配審核編號(hào)。關(guān)鍵動(dòng)作：保證材料齊全，避免因材料缺失導(dǎo)致審核延誤；編號(hào)規(guī)則需統(tǒng)一（如“年份-部門(mén)-序號(hào)”，如“2024-采-001”）。步驟2：主體資格與基礎(chǔ)信息審核操作內(nèi)容：審查合作方法人資格：核對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照（需在有效期內(nèi)）、經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋合同標(biāo)的，避免與無(wú)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)的主體合作；審查授權(quán)代表權(quán)限：若簽約人非法定代表人，需提供加蓋合作方公章的《法人授權(quán)委托書(shū)》，明確授權(quán)范圍、權(quán)限及有效期；核對(duì)合同基礎(chǔ)信息：檢查合同編號(hào)、簽訂主體名稱(chēng)（與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致）、合同金額（大小寫(xiě)一致）、簽訂日期等是否準(zhǔn)確無(wú)誤。審核要點(diǎn)：重點(diǎn)關(guān)注合作方的履約能力（如注冊(cè)資本、過(guò)往履約記錄）、是否存在關(guān)聯(lián)交易需披露的情形。步驟3：核心條款合規(guī)性審核操作內(nèi)容：法務(wù)部門(mén)牽頭，會(huì)同業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)合同核心條款逐項(xiàng)審核，重點(diǎn)包括：標(biāo)的條款：明確產(chǎn)品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)），避免模糊描述（如“優(yōu)良”“合格”等）；權(quán)利義務(wù)條款：明確雙方的權(quán)利范圍、履行期限（如“交付日期為YYYY年MM月DD日，逾期每日按合同總額的0.05%支付違約金”）、保密義務(wù)（保密范圍、期限及違約責(zé)任）；價(jià)款支付條款：明確支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票）、支付節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款30%發(fā)貨前支付，到貨驗(yàn)收合格后支付60%，質(zhì)保期滿(mǎn)無(wú)質(zhì)量問(wèn)題支付10%”）、發(fā)票類(lèi)型及開(kāi)具時(shí)間；違約責(zé)任條款：明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、拖欠款項(xiàng)等）對(duì)應(yīng)的違約責(zé)任（違約金比例、賠償范圍、合同解除權(quán)），避免責(zé)任不對(duì)等（如僅約束我方責(zé)任）；爭(zhēng)議解決條款：明確爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁），約定管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)（如“提交合同簽訂地有管轄權(quán)的人民法院訴訟”或“提交仲裁委員會(huì)仲裁”）。審核輸出：法務(wù)部門(mén)需在《合同審核意見(jiàn)表》（見(jiàn)模板3）中列出審核問(wèn)題點(diǎn)，標(biāo)注“通過(guò)”“修改后通過(guò)”“不通過(guò)”及修改建議，反饋至業(yè)務(wù)部門(mén)。步驟4：修訂確認(rèn)與終審操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)法務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)，與合作方協(xié)商修訂合同草案，修訂后重新提交法務(wù)部門(mén)復(fù)核；若涉及重大條款變更（如合同金額增減超過(guò)10%、履行期限延長(zhǎng)超過(guò)30天等），需報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)終審；終審?fù)ㄟ^(guò)后，法務(wù)部門(mén)在《合同審核意見(jiàn)表》中簽署“最終審核意見(jiàn)”，確認(rèn)合同文本定稿。關(guān)鍵動(dòng)作：修訂過(guò)程需保留溝通記錄（如郵件、會(huì)議紀(jì)要），保證可追溯；重大條款變更需經(jīng)多部門(mén)會(huì)簽（如財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、法務(wù)）。步驟5：簽署與歸檔操作內(nèi)容：合同簽署需嚴(yán)格按照“先審核、后簽署”原則，由法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋合同專(zhuān)用章（禁止使用公章、財(cái)務(wù)章等替代）；簽署完成后，合同正本至少一式兩份（雙方各執(zhí)一份），副本由法務(wù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)分別存檔；法務(wù)部門(mén)在《合同臺(tái)賬》中更新合同狀態(tài)為“已簽署”，記錄簽署日期、合同份數(shù)、歸檔情況。（二）合同執(zhí)行跟蹤階段操作流程合同簽署后，需通過(guò)動(dòng)態(tài)跟蹤保證履約合規(guī)，及時(shí)發(fā)覺(jué)并處理風(fēng)險(xiǎn)，具體步驟步驟1：制定履約計(jì)劃與責(zé)任分工操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同條款，在合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)制定《合同履約計(jì)劃表》（見(jiàn)模板4），明確各履約階段（如備貨、交付、驗(yàn)收、付款等）的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任部門(mén)/人、輸出成果（如《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《付款申請(qǐng)單》）；財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)付款條款，制定《合同付款計(jì)劃表》，跟蹤預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款的支付進(jìn)度；法務(wù)部門(mén)協(xié)助明確履約過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如對(duì)方可能逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等），制定應(yīng)對(duì)預(yù)案。關(guān)鍵動(dòng)作：履約計(jì)劃需抄送法務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)，保證信息同步；責(zé)任分工需落實(shí)到具體人員，避免推諉。步驟2：履約進(jìn)度跟蹤與記錄操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)按《合同履約計(jì)劃表》定期跟蹤履約進(jìn)度，每日/每周更新《合同執(zhí)行跟蹤表》（見(jiàn)模板5），記錄各階段“計(jì)劃時(shí)間”“實(shí)際時(shí)間”“完成情況”（未開(kāi)始/進(jìn)行中/已完成/延期）、“存在問(wèn)題”及“處理措施”；若出現(xiàn)延期（如對(duì)方未按時(shí)交付），需第一時(shí)間與對(duì)方溝通，書(shū)面（郵件/函件）催告并保留證據(jù)，同時(shí)在《合同執(zhí)行跟蹤表》中記錄溝通情況及對(duì)方反饋；財(cái)務(wù)部門(mén)按《合同付款計(jì)劃表》跟蹤款項(xiàng)支付情況，核對(duì)發(fā)票金額、支付賬戶(hù)是否與合同一致，避免錯(cuò)付、漏付。跟蹤頻率：常規(guī)合同每周更新1次跟蹤表；重大項(xiàng)目、高風(fēng)險(xiǎn)合同（如金額超過(guò)100萬(wàn)元、履約周期超過(guò)6個(gè)月）每3日更新1次。步驟3：履約過(guò)程中的變更與爭(zhēng)議處理操作內(nèi)容：合同變更：若履約過(guò)程中需變更合同內(nèi)容（如標(biāo)的物數(shù)量、履行期限、價(jià)款等），需由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》（見(jiàn)模板6），明確變更條款、生效時(shí)間及影響（如是否調(diào)整違約金、付款節(jié)點(diǎn)等），變更協(xié)議需履行與原合同同等的審核流程；爭(zhēng)議處理：若發(fā)生爭(zhēng)議（如質(zhì)量異議、付款糾紛等），業(yè)務(wù)部門(mén)需收集證據(jù)（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、溝通記錄、第三方檢測(cè)報(bào)告等），報(bào)法務(wù)部門(mén)評(píng)估爭(zhēng)議性質(zhì)，制定解決方案（協(xié)商/調(diào)解/訴訟/仲裁），重大爭(zhēng)議需報(bào)公司管理層決策。關(guān)鍵動(dòng)作：任何變更均需書(shū)面確認(rèn)，禁止口頭約定；爭(zhēng)議處理過(guò)程需全程留痕，避免證據(jù)丟失。步驟4：履約驗(yàn)收與總結(jié)歸檔操作內(nèi)容：驗(yàn)收：按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，由業(yè)務(wù)部門(mén)牽頭，會(huì)同技術(shù)、質(zhì)檢等部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收，形成《合同驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（見(jiàn)模板7），明確驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）、不合格項(xiàng)整改要求及復(fù)驗(yàn)時(shí)間；總結(jié)：履約完成后（如質(zhì)保期滿(mǎn)），業(yè)務(wù)部門(mén)需撰寫(xiě)《合同履約總結(jié)報(bào)告》，分析履約過(guò)程中的亮點(diǎn)、問(wèn)題及改進(jìn)建議，報(bào)法務(wù)部門(mén)備案；歸檔：法務(wù)部門(mén)將《合同履約計(jì)劃表》《合同執(zhí)行跟蹤表》《合同變更協(xié)議》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《總結(jié)報(bào)告》等材料整理歸檔，與合同正本、審核文件一并保存，保存期限不少于合同終止后5年。三、配套模板表格清單模板1：合同審批申請(qǐng)表合同名稱(chēng)編號(hào)簽訂方（甲方/乙方）合同金額履約期限審核發(fā)起部門(mén)/人合同類(lèi)型□采購(gòu)□服務(wù)□銷(xiāo)售□其他提交日期附件清單□合同草案□合作方資質(zhì)證明□前期溝通紀(jì)要□其他：____________________業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：_____________日期：_______法務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)審核人簽字：_____________日期：_______分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)簽字：_____________日期：_______模板2：合同臺(tái)賬合同編號(hào)合同名稱(chēng)簽訂方合同金額履約期限審核狀態(tài)（待審核/審核中/已通過(guò)/已簽署）簽署日期歸檔情況（是/否）責(zé)任人模板3：合同審核意見(jiàn)表合同名稱(chēng)編號(hào)審核階段（初審/復(fù)審/終審）審核人審核日期審核要點(diǎn)審核意見(jiàn)修改建議主體資格□通過(guò)□不通過(guò)□修改后通過(guò)如“需補(bǔ)充合作方2023年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告”標(biāo)的條款□通過(guò)□不通過(guò)□修改后通過(guò)如“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需明確‘符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)’”付款條款□通過(guò)□不通過(guò)□修改后通過(guò)如“尾款支付條件需增加‘質(zhì)保金無(wú)息退還’”違約責(zé)任□通過(guò)□不通過(guò)□修改后通過(guò)如“逾期付款違約金比例從0.05%調(diào)整為0.03%”最終審核意見(jiàn)□通過(guò)□不通過(guò)□修改后通過(guò)（需說(shuō)明原因）模板4：合同履約計(jì)劃表合同編號(hào)合同名稱(chēng)履約階段計(jì)劃開(kāi)始時(shí)間計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間責(zé)任部門(mén)/人輸出成果完成情況（□未開(kāi)始□進(jìn)行中□已完成□延期）備貨YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD采購(gòu)部*五《備貨清單》□交付YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD物流部*六《送貨單》□驗(yàn)收YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD質(zhì)檢部*七《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》□模板5：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號(hào)履約階段責(zé)任人計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間延期原因（若有）風(fēng)險(xiǎn)描述應(yīng)對(duì)措施更新日期交付*六2024-03-012024-03-05對(duì)方生產(chǎn)設(shè)備故障可能影響驗(yàn)收進(jìn)度發(fā)送催告函，要求對(duì)方3日內(nèi)提供整改方案2024-03-02付款財(cái)務(wù)*八2024-03-102024-03-10無(wú)無(wú)無(wú)2024-03-10模板6：合同變更協(xié)議原合同編號(hào)原合同名稱(chēng)變更條款（如標(biāo)的、金額、期限等）變更前內(nèi)容變更后內(nèi)容生效時(shí)間簽署方（甲方/乙方）履行期限2024-12-312025-03-31簽署日起甲方：_____________乙方：_____________附件□變更后的合同文本□雙方確認(rèn)的函件□其他：____________________模板7：合同驗(yàn)收?qǐng)?bào)告合同編號(hào)合同名稱(chēng)標(biāo)的物名稱(chēng)/服務(wù)內(nèi)容驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收部門(mén)/人驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)□合同約定標(biāo)準(zhǔn)□國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)□行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)□其他：____________________驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格項(xiàng)：____________________）整改要求如“需更換3臺(tái)設(shè)備，復(fù)驗(yàn)時(shí)間為YYYY年MM月DD日”驗(yàn)收結(jié)論負(fù)責(zé)人簽字：_____________日期：_______四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）合規(guī)性?xún)?yōu)先，嚴(yán)守審核紅線審核時(shí)需重點(diǎn)關(guān)注合同主體是否具備相應(yīng)資質(zhì)（如食品行業(yè)需《食品經(jīng)營(yíng)許可證》，建筑工程需《施工資質(zhì)證書(shū)》），避免與無(wú)資質(zhì)或超范圍經(jīng)營(yíng)的合作方簽約；違法條款（如“一方可單方解除合同且不承擔(dān)違約責(zé)任”“約定管轄法院與合同無(wú)關(guān)”）一律不得通過(guò)，必要時(shí)終止合作。（二）動(dòng)態(tài)跟蹤，避免“重簽署、輕執(zhí)行”執(zhí)行跟蹤需責(zé)任到人，業(yè)務(wù)部門(mén)不得以“對(duì)方未反饋”“事情緊急”為由跳過(guò)跟蹤環(huán)節(jié)，需定期更新《合同執(zhí)行跟蹤表》，保證信息實(shí)時(shí)；發(fā)覺(jué)延期、違約等風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，需在24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)應(yīng)對(duì)預(yù)案（如發(fā)函催告、啟動(dòng)違約金條款），避免損失擴(kuò)大。（三）文檔留存，保證可追溯合同全流程材料（審核意見(jiàn)、修訂記錄、溝通函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）均需書(shū)面化保存，電子版加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)版分類(lèi)歸檔，避免因材料丟失導(dǎo)致維權(quán)困難；合同變更需簽訂書(shū)面協(xié)議，禁止通過(guò)口頭、等方式約定，避免條款歧義。（四）跨部門(mén)協(xié)作，提升管理效率法務(wù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)需建立定期溝通機(jī)制（如每月合同管理例會(huì)），同步審核進(jìn)展、執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)及付款計(jì)劃，避免信息壁壘；重大合同（如金額超過(guò)500萬(wàn)元、涉及核心技術(shù)