采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)流程模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本模板適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)型、服務(wù)型、貿(mào)易型企業(yè)）的日常采購(gòu)業(yè)務(wù)管理，涵蓋原材料、辦公用品、設(shè)備、服務(wù)等各類采購(gòu)場(chǎng)景。特別適用于需規(guī)范采購(gòu)流程、控制采購(gòu)成本、降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的企業(yè)，尤其適合跨部門協(xié)同采購(gòu)的中大型組織，也可作為中小企業(yè)采購(gòu)體系搭建的參考工具。無論是常規(guī)補(bǔ)貨采購(gòu)、新項(xiàng)目采購(gòu)，還是緊急采購(gòu)（需額外說明緊急原因），均可基于本模板進(jìn)行流程適配與執(zhí)行。二、標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)流程操作步驟詳解（一）需求提出與確認(rèn)操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、辦公消耗、項(xiàng)目啟動(dòng)等），填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、期望交付日期、預(yù)算金額及用途說明。需求部門負(fù)責(zé)人*對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初審，重點(diǎn)核查需求的合理性、必要性與預(yù)算匹配性，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。采購(gòu)部收到申請(qǐng)后，2個(gè)工作日內(nèi)與需求部門溝通，確認(rèn)采購(gòu)需求的細(xì)節(jié)（如技術(shù)參數(shù)、優(yōu)先級(jí)等），避免因需求模糊導(dǎo)致后續(xù)采購(gòu)偏差。責(zé)任主體：需求部門、需求部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)專員輸出成果：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（需部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)）（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估操作內(nèi)容：供應(yīng)商尋源：采購(gòu)專員*根據(jù)采購(gòu)需求，通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫、公開招標(biāo)、詢價(jià)比價(jià)（至少3家供應(yīng)商）、行業(yè)推薦等方式篩選潛在供應(yīng)商。資質(zhì)審核：對(duì)供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、生產(chǎn)許可證等）、財(cái)務(wù)狀況、供貨能力、質(zhì)量保證體系進(jìn)行審核，保證供應(yīng)商符合企業(yè)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。比價(jià)與評(píng)估：對(duì)通過資質(zhì)審核的供應(yīng)商，進(jìn)行綜合比價(jià)（價(jià)格占比不超過40%），同時(shí)評(píng)估其交貨周期、售后服務(wù)、過往合作口碑等，形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》，推薦1-3家候選供應(yīng)商。審批：采購(gòu)經(jīng)理對(duì)《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》進(jìn)行審核，重大采購(gòu)（如單筆金額超過10萬元）需報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。責(zé)任主體：采購(gòu)專員、采購(gòu)經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)*輸出成果：《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》《比價(jià)記錄表》（三）合同簽訂與審批操作內(nèi)容：合同擬定：采購(gòu)專員*根據(jù)確定的供應(yīng)商及采購(gòu)需求，擬定《采購(gòu)合同》，明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總金額、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間與地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任等條款。法務(wù)審核：企業(yè)法務(wù)部門（或外聘律師）對(duì)合同條款的合規(guī)性、法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、爭(zhēng)議解決等條款，提出修改意見。內(nèi)部審批：采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理（審核付款條款）、需求部門負(fù)責(zé)人（確認(rèn)技術(shù)參數(shù)）依次審批合同，重大合同需經(jīng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)。簽訂與存檔：審批通過后，由授權(quán)代表（如采購(gòu)經(jīng)理*）與供應(yīng)商簽訂合同，原件一式三份（采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份），掃描件同步存檔至企業(yè)OA系統(tǒng)。責(zé)任主體：采購(gòu)專員、法務(wù)專員、采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、需求部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理輸出成果：《采購(gòu)合同》（需各方簽字蓋章原件）（四）訂單執(zhí)行與跟蹤操作內(nèi)容：訂單下達(dá)：采購(gòu)專員*根據(jù)審批通過的合同，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建《采購(gòu)訂單》，同步發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在1個(gè)工作日內(nèi)書面確認(rèn)訂單信息（如交貨期、聯(lián)系人等）。進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)專員*每周跟蹤訂單執(zhí)行情況，重點(diǎn)監(jiān)控供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度、物流運(yùn)輸狀態(tài)，對(duì)可能延遲的訂單及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)解決并反饋至需求部門。異常處理：若出現(xiàn)供應(yīng)商無法按時(shí)交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等異常情況，采購(gòu)專員需立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案（如更換備用供應(yīng)商、協(xié)商違約賠償?shù)龋?，并上?bào)采購(gòu)經(jīng)理。責(zé)任主體：采購(gòu)專員、采購(gòu)經(jīng)理輸出成果：《采購(gòu)訂單》（供應(yīng)商確認(rèn)版）、《訂單跟蹤記錄表》（五）驗(yàn)收與入庫操作內(nèi)容：到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，需提前1個(gè)工作日通知采購(gòu)專員，采購(gòu)專員同步告知需求部門及倉庫準(zhǔn)備驗(yàn)收?，F(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：倉庫管理員*核對(duì)到貨物資與《采購(gòu)訂單》的數(shù)量是否一致，如遇短缺，當(dāng)場(chǎng)記錄并由供應(yīng)商簽字確認(rèn)。質(zhì)量驗(yàn)收：需求部門技術(shù)人員（或質(zhì)檢專員）根據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如樣品、檢測(cè)報(bào)告、技術(shù)參數(shù)）進(jìn)行檢驗(yàn)，出具《質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；對(duì)不合格品，當(dāng)場(chǎng)拒收并書面說明原因，要求供應(yīng)商在3個(gè)工作日內(nèi)退換貨。入庫登記：驗(yàn)收合格后，倉庫管理員填寫《入庫單》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商信息，并同步更新庫存臺(tái)賬；采購(gòu)專員將《入庫單》掃描件提交財(cái)務(wù)部作為后續(xù)付款依據(jù)。責(zé)任主體：采購(gòu)專員、倉庫管理員、需求部門技術(shù)人員、質(zhì)檢專員輸出成果：《質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《入庫單》（需需求部門、倉庫雙方簽字確認(rèn)）（六）付款結(jié)算操作內(nèi)容：對(duì)賬：財(cái)務(wù)部收到《入庫單》及供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票后，與采購(gòu)專員*核對(duì)合同條款、發(fā)票信息與實(shí)際入庫情況，確認(rèn)無誤后《應(yīng)付賬款清單》。審批：財(cái)務(wù)經(jīng)理審核《應(yīng)付賬款清單》，采購(gòu)經(jīng)理確認(rèn)采購(gòu)執(zhí)行無誤后，按企業(yè)權(quán)限報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。付款：審批通過后，財(cái)務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式向供應(yīng)商付款，付款后3個(gè)工作日內(nèi)將付款憑證同步至采購(gòu)部，更新供應(yīng)商付款臺(tái)賬。責(zé)任主體：財(cái)務(wù)專員、財(cái)務(wù)經(jīng)理、采購(gòu)專員、采購(gòu)經(jīng)理輸出成果：《應(yīng)付賬款清單》《付款審批單》《銀行付款憑證》（七）資料歸檔操作內(nèi)容：采購(gòu)專員*負(fù)責(zé)將本次采購(gòu)全流程資料（含《采購(gòu)申請(qǐng)單》《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》《質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《入庫單》《發(fā)票》《付款憑證》等）整理成冊(cè)，掃描后存檔至企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)，紙質(zhì)資料按年度分類保存，保存期限不少于5年。責(zé)任主體：采購(gòu)專員*輸出成果：采購(gòu)檔案（電子+紙質(zhì)）三、配套工具表格模板表1：采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)單號(hào)：申請(qǐng)部門：申請(qǐng)人：聯(lián)系方式：需求日期采購(gòu)類別（□原材料□辦公用品□設(shè)備□服務(wù)□其他）預(yù)算金額期望交付日期物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)/技術(shù)要求用途說明（可附頁）需求部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：采購(gòu)部審核意見：簽字：日期：財(cái)務(wù)部審核意見（預(yù)算）：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：表2：供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告評(píng)估日期：評(píng)估人：供應(yīng)商名稱：聯(lián)系人：聯(lián)系方式：地址：主營(yíng)業(yè)務(wù)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照注冊(cè)號(hào)：資質(zhì)文件（□ISO9001□行業(yè)許可證□其他）：合作歷史（如有）：本次報(bào)價(jià)（元）：交貨周期（天）：付款條件：評(píng)估維度（滿分100分）得分說明價(jià)格（40%）與市場(chǎng)均價(jià)對(duì)比、成本合理性質(zhì)量（30%）樣品合格率、過往質(zhì)量投訴、質(zhì)量體系認(rèn)證交貨（15%）準(zhǔn)時(shí)交貨率、應(yīng)急響應(yīng)能力服務(wù)（10%）售后服務(wù)態(tài)度、問題解決效率資信（5%）財(cái)務(wù)狀況、履約記錄綜合得分：評(píng)估結(jié)論：□推薦合作□備選□淘汰采購(gòu)經(jīng)理意見：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)意見：簽字：日期：表3：采購(gòu)合同（核心條款模板）合同編號(hào)：甲方（采購(gòu)方）：名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系方式乙方（供應(yīng)商）：名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系方式簽訂日期：簽訂地點(diǎn)：采購(gòu)標(biāo)的：名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)（大寫/小寫）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB）/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/甲方提供的技術(shù)圖紙/雙方封存樣品執(zhí)行交付：時(shí)間（年月日前）、地點(diǎn)（甲方指定倉庫）、方式（乙方負(fù)責(zé)運(yùn)輸及費(fèi)用）、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移（物資交付甲方后轉(zhuǎn)移）驗(yàn)收：甲方應(yīng)在收到物資后5個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽字確認(rèn)；不合格乙方應(yīng)在3日內(nèi)退換貨付款：□款到發(fā)貨□驗(yàn)收合格后30日內(nèi)付全款□分期付款（%預(yù)付款，%到貨款，%質(zhì)保金）違約責(zé)任：乙方逾期交貨，每日按合同總額0.5%支付違約金；質(zhì)量不符，甲方有權(quán)拒收并要求賠償損失爭(zhēng)議解決：協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟其他：本合同一式三份，甲乙雙方各執(zhí)一份，甲方財(cái)務(wù)部存檔一份，自雙方簽字蓋章之日起生效表4：入庫單入庫單號(hào)：采購(gòu)訂單號(hào)：供應(yīng)商名稱：入庫日期：物資名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量倉庫管理員簽字：需求部門驗(yàn)收人簽字：日期：四、執(zhí)行關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）需求管理需求部門需提前3個(gè)工作日提交采購(gòu)申請(qǐng)，緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障）需在申請(qǐng)單上注明“緊急”，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理及分管領(lǐng)導(dǎo)加急審批后執(zhí)行，但事后需補(bǔ)全說明材料。避免“超需求申報(bào)”，采購(gòu)專員*有權(quán)對(duì)明顯超出實(shí)際需求的數(shù)量提出質(zhì)疑，需求部門需書面說明合理性。（二）供應(yīng)商管理供應(yīng)商資質(zhì)審核需留存復(fù)印件（加蓋公章），關(guān)鍵資質(zhì)（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械注冊(cè)證）需在有效期內(nèi)，每年復(fù)核一次。同一物資原則上不得由單一供應(yīng)商長(zhǎng)期壟斷，至少保留2家合格備用供應(yīng)商，保證供應(yīng)鏈穩(wěn)定。（三）合同與付款合同條款不得與《中華人民共和國(guó)民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)沖突，違約責(zé)任需明確、量化（如“按合同總額10%支付違約金”而非“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”）。付款必須憑《入庫單》《發(fā)票》《合同》三者一致的單據(jù)，嚴(yán)禁“無單付款”“提前付款”，特殊情況下需經(jīng)總經(jīng)理*書面審批。（四）驗(yàn)收與質(zhì)量驗(yàn)收需