企業(yè)行政管理標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)書一、目的與適用范圍（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)行政管理流程，提高行政事務(wù)處理效率，保證各項工作有序開展，明確各部門及人員職責(zé)，特制定本指導(dǎo)書。通過標(biāo)準(zhǔn)化操作減少工作偏差，降低溝通成本，為企業(yè)運營提供堅實的行政保障。（二）適用范圍本指導(dǎo)書適用于企業(yè)內(nèi)部所有行政管理相關(guān)事務(wù)，包括但不限于辦公用品管理、會議室使用、印章管理、檔案管理、會務(wù)組織、差旅審批等。企業(yè)各部門及員工在開展行政工作時，均需參照本指導(dǎo)書執(zhí)行。二、職責(zé)分工（一）行政部統(tǒng)籌管理企業(yè)行政事務(wù)，制定并優(yōu)化行政管理制度及流程；負(fù)責(zé)辦公用品采購、庫存管理及發(fā)放；會議室統(tǒng)籌調(diào)度、設(shè)備及環(huán)境維護；印章保管與使用審批，檔案整理與歸檔；會務(wù)組織、差旅標(biāo)準(zhǔn)制定及費用審核；監(jiān)督各部門行政制度執(zhí)行情況，定期提出改進建議。（二）各部門負(fù)責(zé)人審核本部門行政事務(wù)申請（如辦公用品申領(lǐng)、會議室使用等），保證需求合理；監(jiān)督本員工規(guī)范使用行政資源（如會議室、辦公用品等），避免浪費；配合行政部完成檔案移交、資產(chǎn)盤點等工作。（三）全體員工嚴(yán)格遵守本指導(dǎo)書規(guī)定，按流程申請和處理行政事務(wù)；合理使用行政資源，愛護公共設(shè)施；及時反饋行政工作中存在的問題，提出改進建議。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程與步驟詳解（一）辦公用品管理流程1.申領(lǐng)與發(fā)放步驟1：需求提報員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品申領(lǐng)表》（見表1），注明申領(lǐng)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，提交至本部門負(fù)責(zé)人審核。步驟2：部門審核部門負(fù)責(zé)人核對申領(lǐng)物品的合理性（如是否為工作必需、數(shù)量是否適度），審核通過后簽字確認(rèn)，反饋至行政部。步驟3：行政部審批與發(fā)放行政部專員*收到申領(lǐng)表后，核對庫存情況：若庫存充足，直接發(fā)放物品，并在《辦公用品庫存臺賬》中登記出庫信息（領(lǐng)用人簽字、發(fā)放日期）；若庫存不足，啟動采購流程：行政部填寫《采購申請表》，經(jīng)行政經(jīng)理*審批后聯(lián)系供應(yīng)商采購，采購?fù)瓿珊蠹皶r更新庫存并通知領(lǐng)用人。步驟4：庫存盤點行政部每月末對辦公用品進行盤點，核對臺賬與實際庫存，保證賬實相符；每季度末編制《辦公用品庫存分析報告》，提交至總經(jīng)理*審閱。（二）會議室使用管理流程1.預(yù)約與使用步驟1：線上預(yù)約員工通過企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)或行政部指定渠道（如群）提交《會議室使用申請表》（見表2），注明會議名稱、時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)等）、使用部門等信息。步驟2：行政部審核行政部專員*根據(jù)會議室使用情況（避免時間沖突、設(shè)備匹配度）審核預(yù)約，審核通過后反饋至申請人；若沖突，與申請人協(xié)商調(diào)整時間或更換會議室。步驟3：使用前準(zhǔn)備行政部提前30分鐘開啟會議室，調(diào)試設(shè)備（如投影儀、空調(diào)），檢查衛(wèi)生狀況；如需茶水、橫幅等額外服務(wù)，申請人需提前1日告知行政部。步驟4：使用與歸還會議結(jié)束后，申請人負(fù)責(zé)清理會議室（帶走個人物品、整理桌椅、關(guān)閉設(shè)備）；行政部專員*每日對會議室進行檢查，確認(rèn)無物品損壞或遺漏后，在《會議室使用登記表》中簽字確認(rèn)。步驟5：異常處理如會議期間設(shè)備出現(xiàn)故障，申請人立即聯(lián)系行政部處理；若因使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞，由使用部門承擔(dān)維修費用，并納入部門績效考核。（三）印章使用管理流程1.用印申請與審批步驟1：提交申請員工因工作需要用印時，填寫《印章使用申請表》（見表3），注明用印單位、用印事由、文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并附需蓋章文件復(fù)印件。步驟2：逐級審批日常業(yè)務(wù)用?。翰块T負(fù)責(zé)人審核后，報行政經(jīng)理*審批；重大事項用?。ㄈ绾贤?、協(xié)議、擔(dān)保文件等）：需經(jīng)總經(jīng)理*審批，必要時提交董事會審議。步驟3：用印登記與執(zhí)行審批通過后，印章保管人（行政專員*）核對申請表與文件內(nèi)容一致后，加蓋印章；在《印章使用登記表》中詳細(xì)記錄用印日期、用印人、審批人、文件名稱及份數(shù)等信息，保證可追溯。步驟4：文件歸檔用印后的文件原件由行政部統(tǒng)一歸檔，復(fù)印件由申請部門留存；歸檔前需檢查文件是否完整，印章是否清晰。（四）檔案管理流程1.歸檔與保管步驟1：檔案收集各部門在每月最后一個工作日，將本部門形成的應(yīng)歸檔文件（如合同、會議紀(jì)要、項目資料、員工檔案等）整理成冊，填寫《檔案移交清單》（見表4），提交至行政部。步驟2：行政部審核與整理行政部專員*核對檔案完整性（如文件是否齊全、手續(xù)是否完備），對符合要求的檔案進行分類、編號、裝訂；對不符合要求的，退回原部門補充完善。步驟3：入庫保管整理后的檔案存入專用檔案柜，標(biāo)注檔案類別、編號、保管期限等信息；電子檔案同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限（僅授權(quán)人員可查閱）。步驟4：借閱與銷毀檔案借閱：員工因工作需要借閱檔案時，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政經(jīng)理*審批后，檔案保管人辦理借閱手續(xù)，借閱期限不超過5個工作日；檔案銷毀：對保管期限屆滿的檔案，由行政部編制《檔案銷毀清單》，報總經(jīng)理*審批后，由2人以上共同監(jiān)銷，保證信息無法恢復(fù)。四、常用行政事務(wù)模板表格表1：辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期序號物品名稱規(guī)格型號12部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審批意見：表2：會議室使用申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期會議名稱會議時間會議地點參會人數(shù)所需設(shè)備（□投影儀□麥克風(fēng)□白板□其他：）會議內(nèi)容概述：部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審核意見：表3：印章使用申請表用印部門用印人用印日期文件名稱文件編號用印事由：擬用印章（□公章□合同章□財務(wù)章□發(fā)票章）：附件（□申請文件□審批文件□其他：）：部門負(fù)責(zé)人簽字：行政經(jīng)理審批：總經(jīng)理審批：表4：檔案移交清單移交部門移交人接收人移交日期序號檔案名稱形成日期保管期限12移交部門（蓋章）：接收部門（蓋章）：五、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵注意事項（一）辦公用品管理嚴(yán)格執(zhí)行“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，禁止私人用途申領(lǐng)辦公用品；常規(guī)消耗品（如筆、紙）每月集中申領(lǐng)1次，耐用品（如計算器、U盤）需以舊換新，并登記資產(chǎn)編號；行政部定期公布辦公用品庫存及消耗情況，接受各部門監(jiān)督。（二）會議室使用預(yù)約后需按時使用，遲到15分鐘以上視為自動放棄，行政部有權(quán)釋放會議室資源；嚴(yán)禁在會議室吸煙、飲酒或使用明火，會議結(jié)束后需恢復(fù)原狀；重要會議（如客戶接待、董事會）需提前1日提交書面申請，并由行政部專項對接。（三）印章管理印章保管人實行“專人專管、專柜存放”，下班前鎖入保險柜，嚴(yán)禁帶出辦公區(qū)域（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)并全程陪同）；用印文件需與審批內(nèi)容一致，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上用?。挥≌逻z失或損壞時，立即報告行政部及總經(jīng)理*，并辦理掛失及補辦手續(xù)。（四）檔案管理涉密檔案（如財務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)合同）需單獨存放，查閱需經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)，并由行政部專員全程陪同；檔案移交時，雙方需核對《檔案移交清單》并簽字確認(rèn)，保證檔案不遺漏、不損壞；檔案保管期限嚴(yán)格按照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》執(zhí)行，到期前3個月啟動鑒定及銷毀流程。（五）通用要求所有行政事務(wù)需在承諾時限內(nèi)完成，特殊情況需提前溝通并說明原因；行政流程中產(chǎn)生的表格、記錄需保存至少2年，以備追溯；員工對行政工作有疑問或建議時，可通過