行政流程審批管理操作手冊(cè)一、適用范圍與常見(jiàn)審批類型本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政事務(wù)的審批管理，旨在規(guī)范流程、提高效率、明確責(zé)任。常見(jiàn)的審批類型包括但不限于：日常辦公類：辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)、固定資產(chǎn)領(lǐng)用/報(bào)廢、會(huì)議室預(yù)訂、用印申請(qǐng)等；費(fèi)用管理類：差旅費(fèi)報(bào)銷、業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)、行政費(fèi)用支出（如物業(yè)費(fèi)、通訊費(fèi)）等；人事行政類：?jiǎn)T工請(qǐng)假（年假、病假、事假）、加班申請(qǐng)、辦公用品申領(lǐng)權(quán)限變更等；其他專項(xiàng)類：供應(yīng)商資質(zhì)審核、行政服務(wù)外包合同審批、辦公場(chǎng)地調(diào)整申請(qǐng)等。二、行政審批全流程操作指引（一）申請(qǐng)發(fā)起與信息填寫操作人：申請(qǐng)人（需為相關(guān)事項(xiàng)的直接經(jīng)辦人或負(fù)責(zé)人）操作步驟：獲取審批單模板：通過(guò)企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)、行政部共享文件夾或線下領(lǐng)取對(duì)應(yīng)類型的審批單（如《辦公用品采購(gòu)審批單》《差旅費(fèi)報(bào)銷審批單》）。填寫基礎(chǔ)信息：準(zhǔn)確填寫申請(qǐng)人姓名（*）、所屬部門、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期、申請(qǐng)事項(xiàng)類型（需勾選或填寫具體事項(xiàng)，如“A4紙采購(gòu)”“北京出差報(bào)銷”）。詳述申請(qǐng)事由：清晰說(shuō)明申請(qǐng)背景、具體需求（如采購(gòu)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量；出差時(shí)間、地點(diǎn)、事由）、預(yù)期結(jié)果及依據(jù)（如“為配合市場(chǎng)部客戶拜訪，需采購(gòu)禮品10份，預(yù)算2000元”）。附件材料準(zhǔn)備：根據(jù)事項(xiàng)要求附上相關(guān)證明材料，如：采購(gòu)申請(qǐng)：需填寫《物品采購(gòu)明細(xì)表》（含品牌、型號(hào)、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)），若為高價(jià)值采購(gòu)需附至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單；費(fèi)用報(bào)銷：需附原始發(fā)票（抬頭需為企業(yè)全稱）、消費(fèi)明細(xì)（如機(jī)票行程單、酒店住宿清單）、出差審批單（若已提前申請(qǐng)）；用印申請(qǐng)：需附用印文件（如合同、函件）電子版及用印用途說(shuō)明（如“與公司簽訂的辦公設(shè)備采購(gòu)合同”）。檢查信息完整性：保證所有必填項(xiàng)無(wú)遺漏，金額、數(shù)量等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確無(wú)誤，附件齊全后提交至直屬審批人。注意事項(xiàng)：申請(qǐng)內(nèi)容需真實(shí)、合規(guī)，不得虛構(gòu)事由或夸大需求；涉及金額的事項(xiàng)需明確預(yù)算來(lái)源，超預(yù)算申請(qǐng)需提前說(shuō)明并附預(yù)算調(diào)整說(shuō)明；電子附件需命名規(guī)范（如“2023年10月辦公用品采購(gòu)明細(xì)表-張*”），避免使用特殊字符。（二）直屬審批人審核操作人：申請(qǐng)人的直屬部門負(fù)責(zé)人（或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，若為跨部門協(xié)作事項(xiàng)）操作步驟：接收審批申請(qǐng)：通過(guò)OA系統(tǒng)查看待辦審批事項(xiàng)，或接收申請(qǐng)人提交的紙質(zhì)審批單及附件。審核內(nèi)容合規(guī)性：重點(diǎn)核查以下內(nèi)容：申請(qǐng)事由是否與部門工作計(jì)劃相關(guān)，是否符合公司行政管理制度；物品采購(gòu)/費(fèi)用支出是否必要，數(shù)量、金額是否合理（如辦公用品采購(gòu)是否為日常消耗，出差行程是否與工作匹配）；附件材料是否齊全、有效（如發(fā)票是否在報(bào)銷期內(nèi)，供應(yīng)商報(bào)價(jià)是否符合公司采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)）。審核權(quán)限匹配度：根據(jù)公司授權(quán)體系，判斷自身審批權(quán)限是否覆蓋該事項(xiàng)（如部門負(fù)責(zé)人審批權(quán)限為5000元，申請(qǐng)金額6000元需提交至分管副總審批）。審批意見(jiàn)提交：若審核通過(guò)，在審批單“直屬審批人”欄簽字（電子審批需“同意”并填寫意見(jiàn)，如“同意采購(gòu)，按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行”），并在1個(gè)工作日內(nèi)流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié)；若審核不通過(guò)，需明確駁回理由（如“物品規(guī)格不符合部門標(biāo)準(zhǔn)，請(qǐng)重新確認(rèn)”“發(fā)票抬頭錯(cuò)誤，退回更換”），及時(shí)反饋給申請(qǐng)人，并同步至行政部備案。注意事項(xiàng)：審批人需對(duì)審核結(jié)果負(fù)責(zé)，不得無(wú)故拖延或越權(quán)審批；對(duì)于跨部門申請(qǐng)，需提前與相關(guān)部門溝通確認(rèn)（如市場(chǎng)部申請(qǐng)采購(gòu)禮品，需提前與行政部確認(rèn)禮品采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)）。（三）部門負(fù)責(zé)人/職能部門專項(xiàng)審核操作人：根據(jù)事項(xiàng)類型確定，如：采購(gòu)類：行政部（負(fù)責(zé)審核采購(gòu)需求合理性、供應(yīng)商資質(zhì)、庫(kù)存情況）；費(fèi)用類：財(cái)務(wù)部（負(fù)責(zé)審核發(fā)票合規(guī)性、預(yù)算余額、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司規(guī)定）；人事類：人力資源部（負(fù)責(zé)審核請(qǐng)假天數(shù)是否符合年假政策、加班記錄是否準(zhǔn)確）。操作步驟：接收流轉(zhuǎn)的審批單：從直屬審批人或上一環(huán)節(jié)獲取審批事項(xiàng)及材料。專項(xiàng)內(nèi)容審核：行政部（采購(gòu)類）：核查采購(gòu)物品是否在常用物品清單內(nèi)，是否有庫(kù)存；若為新采購(gòu)物品，審核供應(yīng)商是否在公司合格供應(yīng)商名錄中，報(bào)價(jià)是否符合市場(chǎng)均價(jià)；財(cái)務(wù)部（費(fèi)用類）：核查發(fā)票真?zhèn)危ㄍㄟ^(guò)稅務(wù)平臺(tái)驗(yàn)證）、報(bào)銷項(xiàng)目是否符合公司《費(fèi)用管理制度》（如差旅費(fèi)中住宿標(biāo)準(zhǔn)是否超標(biāo)，招待費(fèi)是否超出年度預(yù)算）；人力資源部（人事類）：核查員工請(qǐng)假天數(shù)是否與考勤記錄一致，加班申請(qǐng)是否有提前審批記錄（如周末加班需提前3個(gè)工作日提交申請(qǐng)）。反饋審核結(jié)果：審核通過(guò)，在對(duì)應(yīng)審批欄簽字并流轉(zhuǎn)至最終審批人；審核不通過(guò)，注明原因（如“該物品庫(kù)存充足，請(qǐng)優(yōu)先領(lǐng)用現(xiàn)有庫(kù)存”“發(fā)票日期與出差日期不符，退回重新提交”），退回至申請(qǐng)人或上一審批環(huán)節(jié)。注意事項(xiàng)：職能部門需在2個(gè)工作日內(nèi)完成專項(xiàng)審核，保證流程高效；對(duì)于涉及多個(gè)職能部門的事項(xiàng)（如大型采購(gòu)），需并行審核或明確牽頭部門，避免流程卡頓。（四）最終審批人審批操作人：根據(jù)事項(xiàng)金額/重要性確定，如：日常小額采購(gòu)（≤5000元）：行政部經(jīng)理；大額采購(gòu)（＞5000元）：分管副總；重大事項(xiàng)（如年度行政預(yù)算調(diào)整、辦公場(chǎng)地搬遷）：總經(jīng)理。操作步驟：匯總審核意見(jiàn)：查看各環(huán)節(jié)審批意見(jiàn)及附件材料，全面知曉申請(qǐng)事項(xiàng)的背景、必要性及合規(guī)性。決策審批：同意審批：在“最終審批人”欄簽字，審批流程結(jié)束，行政部或財(cái)務(wù)部根據(jù)審批結(jié)果執(zhí)行（如安排采購(gòu)、支付費(fèi)用）；駁回申請(qǐng)：注明駁回理由（如“超出年度預(yù)算，暫不批準(zhǔn)”“需補(bǔ)充供應(yīng)商對(duì)比分析報(bào)告”），退回至申請(qǐng)人并同步至行政部。注意事項(xiàng)：最終審批人需從公司整體利益出發(fā)，平衡需求與成本；對(duì)于緊急事項(xiàng)（如突發(fā)設(shè)備維修），可通過(guò)“加急審批”流程，最終審批人需在4小時(shí)內(nèi)完成審批。（五）審批結(jié)果執(zhí)行與反饋操作人：行政部/財(cái)務(wù)部/申請(qǐng)人（根據(jù)事項(xiàng)類型確定）操作步驟：執(zhí)行審批結(jié)果：采購(gòu)類：行政部根據(jù)審批后的《物品采購(gòu)申請(qǐng)單》，向供應(yīng)商下單，采購(gòu)?fù)瓿珊笸ㄖ暾?qǐng)人領(lǐng)取；費(fèi)用類：財(cái)務(wù)部根據(jù)審批通過(guò)的《費(fèi)用報(bào)銷審批單》，在3個(gè)工作日內(nèi)完成支付（銀行轉(zhuǎn)賬或現(xiàn)金報(bào)銷）；用印類：行政部核對(duì)用印文件與審批單一致后，加蓋公章，并登記《用印登記表》（記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、申請(qǐng)人等）。反饋結(jié)果：執(zhí)行部門需在事項(xiàng)完成后1個(gè)工作日內(nèi)，通過(guò)OA系統(tǒng)或線下方式告知申請(qǐng)人結(jié)果（如“辦公用品已到庫(kù)，請(qǐng)于今日到302室領(lǐng)取”“報(bào)銷款已發(fā)放至您尾號(hào)的工資卡”）；申請(qǐng)人需核對(duì)執(zhí)行結(jié)果（如物品數(shù)量、金額到賬情況），如有異議需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋至行政部或財(cái)務(wù)部。注意事項(xiàng)：執(zhí)行過(guò)程中需嚴(yán)格按照審批內(nèi)容執(zhí)行，不得擅自變更（如采購(gòu)物品品牌、規(guī)格需與審批單一致）；涉及外部供應(yīng)商的事項(xiàng)，需留存合同、送貨單等憑證，保證可追溯。（六）單據(jù)歸檔管理操作人：行政部/財(cái)務(wù)部（根據(jù)單據(jù)類型確定）操作步驟：收集審批單及附件：每月末收集本月已完成的審批單（含紙質(zhì)及電子版），核對(duì)審批流程完整性（各環(huán)節(jié)簽字/審批意見(jiàn)齊全）。分類整理：按審批類型（采購(gòu)、費(fèi)用、用印等）或日期順序分類，紙質(zhì)單據(jù)需裝訂成冊(cè)，電子單據(jù)需存儲(chǔ)至指定服務(wù)器文件夾（命名規(guī)則：“年份-月份-審批類型-單據(jù)編號(hào)”，如“202310-采購(gòu)-001”）。歸檔保存：紙質(zhì)單據(jù)保存期限：至少3年（重要事項(xiàng)如合同類需保存5年以上）；電子單據(jù)保存期限：至少5年，需定期備份（每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失。注意事項(xiàng)：歸檔單據(jù)需保證附件齊全（如發(fā)票、采購(gòu)明細(xì)表等），不得缺失；查閱歸檔單據(jù)需履行登記手續(xù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由行政部/財(cái)務(wù)部專人提供查閱，嚴(yán)禁擅自帶出或復(fù)制。三、常用審批單模板參考（一）通用行政審批單申請(qǐng)信息內(nèi)容申請(qǐng)人姓名*所屬部門市場(chǎng)部聯(lián)系方式138申請(qǐng)日期2023年10月8日申請(qǐng)事項(xiàng)類型□辦公用品采購(gòu)□差旅費(fèi)報(bào)銷□用印申請(qǐng)□其他（請(qǐng)?zhí)顚懀篲_______________）具體事由為配合第四季度客戶答謝會(huì)，需采購(gòu)定制禮品20份，預(yù)算3000元。附件清單1.《禮品采購(gòu)明細(xì)表》1份；2.供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（禮品公司）1份。審批流程直屬審批人（簽字/日期）部門負(fù)責(zé)人（簽字/日期）職能部門審核行政部：_________（簽字/日期）財(cái)務(wù)部：_________（簽字/日期）最終審批人（簽字/日期）執(zhí)行結(jié)果行政部已于10月12日完成采購(gòu)，禮品已領(lǐng)取。（二）用印申請(qǐng)單申請(qǐng)信息內(nèi)容申請(qǐng)人姓名*所屬部門人力資源部聯(lián)系方式139申請(qǐng)日期2023年10月9日用印文件名稱《公司2023年員工培訓(xùn)服務(wù)合同》用印份數(shù)3份（正本1份，副本2份）用印用途與培訓(xùn)學(xué)校簽訂員工培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議，用于明確雙方權(quán)利義務(wù)。附件清單1.合同電子版（PDF格式）；2.培訓(xùn)方案審批單（已審批）。審批流程部門負(fù)責(zé)人（簽字/日期）行政部審核核對(duì)合同條款與審批單一致，用印文件合規(guī)。_________（簽字/日期）最終審批人分管副總：_________（簽字/日期）用印登記用印日期：2023年10月10日經(jīng)手人：_________文件編號(hào)：HR-2023-015四、審批操作關(guān)鍵提示（一）材料真實(shí)性要求申請(qǐng)人需對(duì)提交材料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁提供虛假信息（如偽造發(fā)票、虛構(gòu)采購(gòu)需求）。一經(jīng)發(fā)覺(jué)，將按公司《員工獎(jiǎng)懲管理制度》處理，情節(jié)嚴(yán)重者解除勞動(dòng)合同。（二）審批時(shí)限管理各環(huán)節(jié)審批人需在以下時(shí)限內(nèi)完成審批（緊急事項(xiàng)除外）：直屬審批人：1個(gè)工作日；職能部門專項(xiàng)審核：2個(gè)工作日；最終審批人：3個(gè)工作日（大額事項(xiàng)可延長(zhǎng)至5個(gè)工作日）。超時(shí)未審批的，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至上一級(jí)審批人，或由行政部提醒催辦。（三）權(quán)限合規(guī)原則審批人需嚴(yán)格按照公司《審批權(quán)限表》行使審批權(quán)，不得越權(quán)審批（如部門負(fù)責(zé)人審批5000元事項(xiàng)，不得審批6000元事項(xiàng)），也不得推諉審批責(zé)任。（四）流程特殊情況處理申請(qǐng)人變更：若審批過(guò)程中申請(qǐng)人離職或崗位變更，需由部門指定新的經(jīng)辦人，并重新提交審批；附件補(bǔ)充：審批過(guò)程中若需補(bǔ)充材料，由當(dāng)前審批人退回申請(qǐng)人，申請(qǐng)人需在1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充并重新提交；跨部門爭(zhēng)議：若審批環(huán)節(jié)出現(xiàn)