業(yè)務(wù)部門銷售合同審查與執(zhí)行記錄表工具指南一、工具適用場(chǎng)景與核心價(jià)值本工具適用于企業(yè)業(yè)務(wù)部門（如銷售部、市場(chǎng)部）在銷售合同全生命周期管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，具體場(chǎng)景包括：新簽合同審查：針對(duì)首次合作客戶的銷售合同，需對(duì)條款合規(guī)性、商業(yè)可行性進(jìn)行全面審核；續(xù)簽/變更合同審核：對(duì)即將到期合同的續(xù)簽條款或執(zhí)行過(guò)程中的變更內(nèi)容進(jìn)行復(fù)核；執(zhí)行過(guò)程跟蹤：記錄合同從簽訂到履約完成（如交付、驗(yàn)收、回款）各節(jié)點(diǎn)的進(jìn)展情況；異常問(wèn)題追溯：當(dāng)合同履行出現(xiàn)爭(zhēng)議、延遲或違約時(shí)，通過(guò)記錄表快速定位問(wèn)題環(huán)節(jié)與責(zé)任方。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化記錄合同審查與執(zhí)行全流程，可降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（如條款漏洞導(dǎo)致的法律糾紛）、明確責(zé)任分工（避免跨部門推諉）、提升履約效率（實(shí)時(shí)跟蹤進(jìn)度，保證按時(shí)交付），為企業(yè)銷售管理提供數(shù)據(jù)支撐與決策依據(jù)。二、全流程操作指引（一）合同接收與初步信息核對(duì)操作目標(biāo)：保證合同基礎(chǔ)信息完整，明確合同類型與核心要素。操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)助理收到客戶提供的合同草案后，核對(duì)以下基礎(chǔ)信息并填寫(xiě)記錄表“合同基本信息”模塊：合同編號(hào)（按公司規(guī)則編寫(xiě)，如“-銷售-2024-X”）；客戶全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、聯(lián)系人及聯(lián)系方式；合同類型（如產(chǎn)品銷售、服務(wù)定制、框架協(xié)議等）；簽訂日期、合同金額（含大寫(xiě)）、合同有效期；核心交易條款摘要（如產(chǎn)品名稱/規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交付時(shí)間、付款方式）。若信息缺失（如客戶未提供信用代碼），需及時(shí)聯(lián)系客戶補(bǔ)充，并在記錄表“備注”欄標(biāo)注“待補(bǔ)充：X”。責(zé)任崗位：業(yè)務(wù)助理輸出成果：《銷售合同審查與執(zhí)行記錄表》基礎(chǔ)信息完整填寫(xiě)。（二）多部門協(xié)同審查操作目標(biāo)：從法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)三維度審核合同條款，保證合規(guī)、可行、可控。1.法務(wù)條款合規(guī)性審查操作內(nèi)容：法務(wù)專員（或外部法務(wù)*律師）重點(diǎn)審查以下條款：主體資格：客戶是否為合法存續(xù)企業(yè)，經(jīng)營(yíng)范圍是否涉及合同標(biāo)的；權(quán)利義務(wù)：雙方權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確（如逾期付款、產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的處理方式）；爭(zhēng)議解決：約定管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)是否為公司所在地，適用法律是否為中國(guó)法律；知識(shí)產(chǎn)權(quán)：涉及商標(biāo)、專利等內(nèi)容的，權(quán)屬是否清晰，侵權(quán)責(zé)任劃分是否明確。法務(wù)專員在記錄表“法務(wù)審查意見(jiàn)”欄填寫(xiě)“通過(guò)”“需修訂（具體條款+修訂建議）”或“不通過(guò)（原因說(shuō)明）”，并簽字確認(rèn)。責(zé)任崗位：法務(wù)專員/外部法務(wù)輸出成果：法務(wù)審查意見(jiàn)書(shū)面反饋。2.財(cái)務(wù)條款可行性復(fù)核操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)專員重點(diǎn)審核：價(jià)格與付款方式：?jiǎn)蝺r(jià)是否符合公司定價(jià)策略，付款節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金比例）是否與公司現(xiàn)金流政策匹配；稅費(fèi)承擔(dān)：是否明確稅費(fèi)種類（如增值稅、關(guān)稅）及承擔(dān)方，避免漏繳或多繳；成本與利潤(rùn)：結(jié)合產(chǎn)品成本、市場(chǎng)行情，評(píng)估合同毛利率是否達(dá)標(biāo)（低于閾值需業(yè)務(wù)部門說(shuō)明原因）。財(cái)務(wù)專員在記錄表“財(cái)務(wù)審查意見(jiàn)”欄填寫(xiě)“可行”“需調(diào)整（如付款方式優(yōu)化建議）”或“不可行（風(fēng)險(xiǎn)提示）”，并簽字確認(rèn)。責(zé)任崗位：財(cái)務(wù)專員輸出成果：財(cái)務(wù)審查意見(jiàn)書(shū)面反饋。3.業(yè)務(wù)條款確認(rèn)與修訂操作內(nèi)容：銷售負(fù)責(zé)人（*經(jīng)理）匯總法務(wù)、財(cái)務(wù)審查意見(jiàn)，與客戶溝通修訂條款：若需修訂，明確修訂內(nèi)容（如將“爭(zhēng)議解決地”由客戶所在地改為公司所在地），并記錄溝通時(shí)間、客戶對(duì)接人（*客戶代表）及反饋結(jié)果；若無(wú)需修訂，確認(rèn)合同條款與業(yè)務(wù)需求一致，重點(diǎn)核對(duì)交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等核心業(yè)務(wù)條款。銷售負(fù)責(zé)人在記錄表“業(yè)務(wù)確認(rèn)結(jié)果”欄填寫(xiě)“條款確認(rèn)完成，可簽訂”或“修訂中（待客戶確認(rèn)X）”，并簽字確認(rèn)。責(zé)任崗位：銷售負(fù)責(zé)人輸出成果：合同條款最終確認(rèn)版本。（三）合同簽訂與歸檔操作目標(biāo)：完成合同簽署，保證合同文本與記錄表同步歸檔。操作內(nèi)容：綜合管理崗（或銷售助理）組織合同簽訂流程：打印最終版合同（需為雙方確認(rèn)版本，含修訂痕跡），由法定代表人（或授權(quán)代表）簽字并加蓋公司公章；客戶簽字蓋章后，回收合同正本（至少2份，雙方各執(zhí)1份）及附件（如技術(shù)協(xié)議、訂單確認(rèn)單等）。綜合管理崗將合同掃描存檔（命名規(guī)則：“合同編號(hào)-客戶名稱-簽訂日期”），并在記錄表“歸檔信息”欄填寫(xiě)歸檔日期、檔案編號(hào)、存放位置（如“2024年銷售合同-柜-001”）。責(zé)任崗位：綜合管理崗/銷售助理輸出成果：合同正本及掃描件歸檔完成，記錄表“簽訂狀態(tài)”更新為“已簽訂”。（四）執(zhí)行過(guò)程動(dòng)態(tài)跟蹤操作目標(biāo)：實(shí)時(shí)監(jiān)控合同履約進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺(jué)并處理執(zhí)行偏差。操作內(nèi)容：執(zhí)行專員（由銷售助理或客戶經(jīng)理兼任）根據(jù)合同約定，拆解執(zhí)行節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款到賬”“生產(chǎn)完成”“物流發(fā)貨”“客戶驗(yàn)收”“尾款到賬”），在記錄表“執(zhí)行跟蹤”模塊中填寫(xiě)：節(jié)點(diǎn)內(nèi)容：明確每個(gè)階段的具體任務(wù)（如“預(yù)付款30%合同金額到賬”）；計(jì)劃完成時(shí)間：基于合同條款或雙方協(xié)商確定；實(shí)際完成時(shí)間：節(jié)點(diǎn)完成后實(shí)時(shí)填寫(xiě)；負(fù)責(zé)人：每個(gè)節(jié)點(diǎn)的第一責(zé)任人（如“財(cái)務(wù)部-會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)”“物流部-主管主管”）；執(zhí)行結(jié)果：標(biāo)注“已完成”“進(jìn)行中”“延遲”“未完成”，并附簡(jiǎn)要說(shuō)明（如延遲原因：“客戶場(chǎng)地未準(zhǔn)備好”）。每周五，執(zhí)行專員匯總各節(jié)點(diǎn)進(jìn)展，與銷售負(fù)責(zé)人召開(kāi)短會(huì)同步進(jìn)度，對(duì)延遲節(jié)點(diǎn)制定補(bǔ)救措施（如調(diào)整交付時(shí)間、增加溝通頻次）。責(zé)任崗位：執(zhí)行專員/銷售助理輸出成果：執(zhí)行節(jié)點(diǎn)進(jìn)度動(dòng)態(tài)更新，周進(jìn)度報(bào)告形成。（五）異常情況處理與閉環(huán)操作目標(biāo)：快速響應(yīng)合同執(zhí)行中的異常問(wèn)題，保證問(wèn)題得到有效解決。操作內(nèi)容：異常發(fā)生時(shí)（如客戶逾期未驗(yàn)收、產(chǎn)品質(zhì)量爭(zhēng)議），執(zhí)行專員立即在記錄表“異常情況”模塊填寫(xiě)：異常發(fā)生時(shí)間、節(jié)點(diǎn)名稱；異常描述（客觀說(shuō)明事實(shí)，如“客戶反饋產(chǎn)品A尺寸與合同約定偏差2cm”）；初步處理建議（如“安排技術(shù)部現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)，3日內(nèi)出具整改方案”）。銷售負(fù)責(zé)人牽頭組織相關(guān)部門（如生產(chǎn)、技術(shù)、法務(wù)）制定處理方案，明確責(zé)任人與解決時(shí)限，并在記錄表“處理措施”欄填寫(xiě)方案內(nèi)容。異常解決后，責(zé)任人填寫(xiě)“解決時(shí)間”“處理結(jié)果”（如“客戶已確認(rèn)整改合格，簽署驗(yàn)收單”），并在“結(jié)果備注”欄附相關(guān)證明材料（如驗(yàn)收單、溝通記錄）。責(zé)任崗位：執(zhí)行專員（記錄）、銷售負(fù)責(zé)人（協(xié)調(diào)）、相關(guān)部門責(zé)任人（執(zhí)行）輸出成果：異常問(wèn)題從發(fā)生到解決的全流程記錄閉環(huán)。（六）履約完成與復(fù)盤歸檔操作目標(biāo)：確認(rèn)合同履約完成，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)優(yōu)化后續(xù)管理。操作內(nèi)容：合同所有節(jié)點(diǎn)（含尾款到賬、質(zhì)保期滿）完成后，銷售負(fù)責(zé)人在記錄表“履約狀態(tài)”欄標(biāo)注“已完成”，并組織復(fù)盤會(huì)議：分析合同履約亮點(diǎn)（如“交付準(zhǔn)時(shí)率100%，客戶滿意度高”）；梳理問(wèn)題點(diǎn)（如“法務(wù)審查階段未發(fā)覺(jué)付款節(jié)點(diǎn)模糊，導(dǎo)致回款延遲1周”）；提出改進(jìn)措施（如“后續(xù)合同需明確‘到賬定義’為‘款項(xiàng)到達(dá)公司指定賬戶’”）。復(fù)盤結(jié)論由銷售負(fù)責(zé)人簽字后，連同記錄表一并歸檔至“已履約合同”檔案，保存期限不少于5年（按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。責(zé)任崗位：銷售負(fù)責(zé)人輸出成果：履約完成確認(rèn)單、復(fù)盤報(bào)告歸檔。三、標(biāo)準(zhǔn)化表格模板銷售合同審查與執(zhí)行記錄表合同基本信息合同編號(hào)客戶名稱客戶統(tǒng)一社會(huì)信用代碼客戶聯(lián)系人及電話合同類型□產(chǎn)品銷售□服務(wù)定制□框架協(xié)議□其他：_______________________合同簽訂日期合同金額（大寫(xiě)）合同金額（小寫(xiě)）合同有效期自_年_月_日至_年__月__日核心交易條款摘要產(chǎn)品/服務(wù)名稱：________________________數(shù)量：____________單價(jià)：____________交付時(shí)間：____________付款方式：____________歸檔信息歸檔日期：____年_月日檔案編號(hào)：_____________________存放位置：_______________________審查記錄審查環(huán)節(jié)審查部門法務(wù)條款審查法務(wù)部/外部法務(wù)財(cái)務(wù)條款復(fù)核財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)條款確認(rèn)銷售部執(zhí)行跟蹤執(zhí)行節(jié)點(diǎn)節(jié)點(diǎn)內(nèi)容節(jié)點(diǎn)1節(jié)點(diǎn)2節(jié)點(diǎn)3……（可根據(jù)實(shí)際節(jié)點(diǎn)增減）異常情況記錄異常發(fā)生時(shí)間所在節(jié)點(diǎn)異常描述初步處理建議處理措施責(zé)任人解決時(shí)間處理結(jié)果□已解決□持續(xù)跟進(jìn)□無(wú)法解決（需升級(jí)處理）結(jié)果備注（附相關(guān)證明材料：如驗(yàn)收單、溝通記錄等）履約與復(fù)盤履約狀態(tài)□進(jìn)行中□已完成（完成日期：____年__月__日）復(fù)盤結(jié)論銷售負(fù)責(zé)人簽字日期四、使用關(guān)鍵提示信息填寫(xiě)準(zhǔn)確性：合同編號(hào)、客戶信息、金額等關(guān)鍵字段需與合同文本完全一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致后續(xù)追溯困難；若合同修訂，需及時(shí)在記錄表中更新版本信息并標(biāo)注修訂日期。審查流程規(guī)范性：法務(wù)、財(cái)務(wù)審查意見(jiàn)需書(shū)面化（可在記錄表附件中附審查意見(jiàn)函），嚴(yán)禁“口頭審查、事后補(bǔ)錄”；跨部門爭(zhēng)議需由銷售負(fù)責(zé)人牽頭協(xié)調(diào)，明確最終方案后再推進(jìn)。執(zhí)行跟蹤及時(shí)性：執(zhí)行節(jié)點(diǎn)完成后24小時(shí)內(nèi)需更新“實(shí)際完成時(shí)間”與“執(zhí)行結(jié)果”，延遲