采購管理流程與供應(yīng)商篩選模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)制造、商貿(mào)流通、服務(wù)等）的日常運營采購、項目專項采購及新供應(yīng)商引入場景，旨在規(guī)范采購全流程管理，保證供應(yīng)商選擇的合規(guī)性、經(jīng)濟性與可靠性。典型應(yīng)用包括：企業(yè)生產(chǎn)所需原材料、零部件的批量采購；辦公用品、設(shè)備的零星采購；新產(chǎn)品研發(fā)、項目建設(shè)中的專項物料或服務(wù)采購；因業(yè)務(wù)拓展需引入新的供應(yīng)商合作。二、標準化操作流程詳解（一）需求提出與確認操作目標：明確采購需求，避免需求模糊導(dǎo)致的采購偏差。操作步驟：需求部門發(fā)起：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）填寫《采購需求申請表》，詳細說明物料/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、質(zhì)量標準、需求數(shù)量、期望交付時間、預(yù)算上限及用途說明。示例：生產(chǎn)部需采購“A型鋼材”，規(guī)格為“國標GB/T700-2006Q235B，厚度10mm，長度6000mm”，數(shù)量50噸，用于Q3季度生產(chǎn)線備料，預(yù)算30萬元，8月30日前交付。部門負責人審批：需求部門負責人對需求的合理性（如數(shù)量、規(guī)格匹配度）進行審核，簽字確認后提交至采購部門。采購部門復(fù)核：采購部門對接需求部門，確認技術(shù)參數(shù)、交付時間等細節(jié)，重點評估需求的可行性（如市場供應(yīng)情況、預(yù)算合理性），必要時組織技術(shù)部門共同評審。輸出成果：《采購需求申請表》（審批版）（二）供應(yīng)商信息收集與初篩操作目標：快速識別潛在供應(yīng)商，建立初步候選池。操作步驟：信息收集渠道：內(nèi)部推薦：通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫、過往合作記錄獲取；外部拓展：行業(yè)展會、專業(yè)招標平臺（如中國采購與招標網(wǎng)）、行業(yè)協(xié)會推薦、主動聯(lián)系行業(yè)頭部企業(yè)；公開信息：企業(yè)官網(wǎng)、第三方企業(yè)信息平臺（如天眼查）查詢供應(yīng)商基礎(chǔ)資質(zhì)。初篩標準：基本條件：具備獨立法人資格，注冊資金不低于[具體金額，如50萬元]（可根據(jù)采購金額調(diào)整）；行業(yè)匹配：主營業(yè)務(wù)與采購物料/服務(wù)類別一致（如鋼材采購需篩選鋼鐵貿(mào)易或生產(chǎn)企業(yè)）；信譽記錄：無嚴重違法失信記錄（通過“信用中國”等官方平臺核驗）。初篩操作：采購專員根據(jù)上述標準，對收集到的供應(yīng)商信息進行初步篩選，形成《供應(yīng)商初篩名單》（建議每類采購保留5-8家候選供應(yīng)商）。輸出成果：《供應(yīng)商初篩名單》（三）供應(yīng)商資質(zhì)審核與深度調(diào)研操作目標：驗證供應(yīng)商資質(zhì)真實性，評估其履約能力。操作步驟：資質(zhì)文件收集：要求初篩通過的供應(yīng)商提交以下材料（加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證（或三證合一復(fù)印件）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001質(zhì)量管理體系認證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證、行業(yè)準入許可證等）；近三年類似項目合作合同（至少2-3份，需體現(xiàn)合作方、合作內(nèi)容、金額）；企業(yè)簡介、生產(chǎn)/經(jīng)營規(guī)模說明、技術(shù)團隊配置。資質(zhì)審核：采購部門聯(lián)合法務(wù)、技術(shù)部門，對資質(zhì)文件的真實性、有效性進行審核，重點核查：營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋采購品類；行業(yè)資質(zhì)是否與采購需求匹配（如食品采購需需SC認證）；業(yè)績案例的真實性（可通過合作方核實或要求提供合同關(guān)鍵頁復(fù)印件）。深度調(diào)研（可選，對高價值或關(guān)鍵物料采購）：現(xiàn)場考察：走訪供應(yīng)商生產(chǎn)基地/辦公場所，評估生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、倉儲管理、質(zhì)量檢測能力；樣品測試：要求供應(yīng)商提供樣品，由技術(shù)部門按質(zhì)量標準進行檢測，出具《樣品測試報告》；背景調(diào)查：通過行業(yè)口碑、過往合作方評價，知曉供應(yīng)商的履約信用、售后服務(wù)響應(yīng)速度。輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《供應(yīng)商調(diào)研報告》（含現(xiàn)場考察記錄、樣品測試報告）（四）供應(yīng)商評估與選定操作目標：通過量化評分，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。操作步驟：制定評估指標：根據(jù)采購品類特點，設(shè)置多維度評分標準（以下為通用模板，可調(diào)整權(quán)重）：評估維度權(quán)重評分標準（示例）資質(zhì)能力20%營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)齊全（10分）；認證體系完善（如ISO9001，5分）；注冊資金達標（5分）業(yè)績經(jīng)驗25%近3年合作案例≥5個（10分）；與同行業(yè)企業(yè)合作經(jīng)驗（8分）；案例金額匹配度高（7分）價格水平20%報價最低（10分）；報價低于預(yù)算10%以上（5分）；報價明細清晰（5分）服務(wù)保障15%交付周期≤需求時間（5分）；售后響應(yīng)≤24小時（5分）；提供質(zhì)保期（5分）質(zhì)量控制20%樣品測試合格（10分）；有完善的質(zhì)量檢測流程（5分）；質(zhì)量問題處理方案明確（5分）評分與匯總：由采購部門牽頭，組織需求部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門組成評審小組，對供應(yīng)商按指標逐項打分（去掉一個最高分、一個最低分后取平均分），填寫《供應(yīng)商評分表》。選定供應(yīng)商：根據(jù)評分結(jié)果，優(yōu)先選擇綜合得分最高的供應(yīng)商；若得分接近（分差≤5分），可結(jié)合價格、交付周期等因素綜合決策，形成《供應(yīng)商選定報告》。輸出成果：《供應(yīng)商評分表》《供應(yīng)商選定報告》（五）商務(wù)談判與合同簽訂操作目標：明確合作條款，規(guī)避履約風險。操作步驟：談判準備：采購專員整理供應(yīng)商報價、技術(shù)參數(shù)、服務(wù)承諾等資料，明確談判底線（如價格浮動范圍、交付時間緩沖期）。商務(wù)談判：與供應(yīng)商就價格、付款方式、交付周期、質(zhì)量標準、違約責任、爭議解決等條款進行協(xié)商，形成《談判紀要》，雙方簽字確認。關(guān)鍵條款示例：付款方式：“簽訂合同后支付30%預(yù)付款，到貨驗收合格后支付65%，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后支付5%尾款”；違約責任：“逾期交付每超過1天，按合同總額的0.5‰支付違約金；質(zhì)量問題導(dǎo)致生產(chǎn)損失的，供應(yīng)商需全額賠償”。合同審核與簽訂：法務(wù)部門對合同條款的合規(guī)性、完整性進行審核，采購部門根據(jù)審核意見修改合同，雙方最終簽字蓋章，合同生效。輸出成果：《采購合同》（含附件：技術(shù)協(xié)議、談判紀要）（六）采購執(zhí)行與過程跟蹤操作目標：保證供應(yīng)商按合同約定履約，保障物料/服務(wù)及時到位。操作步驟：訂單下達：采購專員根據(jù)合同簽訂結(jié)果，向供應(yīng)商下達《采購訂單》，明確交付時間、地點、批次（如分批交付需注明批次計劃）。履約跟蹤：定期與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)/備貨進度，重點關(guān)注：生產(chǎn)/備貨是否按計劃進行；原材料采購是否充足（針對生產(chǎn)企業(yè)）；物流安排是否落實（如需運輸，確認物流商資質(zhì)、運輸方式）。異常處理：若出現(xiàn)可能延期交付、質(zhì)量波動等風險，采購部門需立即啟動應(yīng)急預(yù)案（如聯(lián)系備選供應(yīng)商、協(xié)商交付時間調(diào)整），并上報采購負責人。輸出成果：《采購訂單》《履約跟蹤記錄表》（七）驗收與結(jié)算操作目標：保證交付物料/服務(wù)符合合同要求，完成資金結(jié)算。操作步驟：到貨驗收：數(shù)量驗收：需求部門、采購部門共同核對到貨數(shù)量是否與訂單一致，填寫《到貨數(shù)量清單》；質(zhì)量驗收：技術(shù)部門按合同約定的質(zhì)量標準（如規(guī)格、參數(shù)、包裝）進行檢測，出具《質(zhì)量驗收報告》；對不合格物料，當場拍照留存，書面通知供應(yīng)商限期退換貨。結(jié)算申請：驗收合格后，采購專員收集《采購訂單》《到貨數(shù)量清單》《質(zhì)量驗收報告》《發(fā)票》等資料，提交財務(wù)部門申請付款。財務(wù)結(jié)算：財務(wù)部門審核資料無誤后，按合同約定支付款項，完成本次采購閉環(huán)。輸出成果：《質(zhì)量驗收報告》《采購結(jié)算單》（八）供應(yīng)商績效評估與動態(tài)管理操作目標：建立供應(yīng)商優(yōu)勝劣汰機制，持續(xù)優(yōu)化供應(yīng)商庫。操作步驟：評估周期：每季度/年度對合作供應(yīng)商進行績效評估，評估周期內(nèi)合作次數(shù)≥3次的可納入評估范圍。評估指標：質(zhì)量合格率：驗收合格批次/總批次×100%（權(quán)重30%）；交付準時率：準時交付批次/總批次×100%（權(quán)重25%）；價格競爭力：供應(yīng)商報價與市場平均價對比（權(quán)重20%）；服務(wù)響應(yīng)：售后問題解決及時率、配合度（權(quán)重15%）；合規(guī)性：合同履約率、有無違約記錄（權(quán)重10%）。評級與應(yīng)用：根據(jù)評估得分將供應(yīng)商分為四級（優(yōu)秀≥90分、良好80-89分、合格60-79分、不合格＜60分），結(jié)果應(yīng)用于：優(yōu)秀供應(yīng)商：增加訂單份額、優(yōu)先考慮長期合作；良好供應(yīng)商：維持現(xiàn)有合作，提出改進建議；合格供應(yīng)商：限期整改，跟蹤改進效果；不合格供應(yīng)商：暫停合作，啟動清退流程。輸出成果：《供應(yīng)商績效評估表》《供應(yīng)商動態(tài)調(diào)整清單》三、核心工具模板清單（一）《采購需求申請表》申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預(yù)估單價預(yù)算金額用途說明交付時間技術(shù)參數(shù)（可附頁）附件清單（如圖紙）部門負責人審批簽字：日期：采購部門審核簽字：日期：備注（二）《供應(yīng)商信息登記表》供應(yīng)商全稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址經(jīng)營地址法定代表人聯(lián)系人聯(lián)系電話郵箱主營業(yè)務(wù)成立時間注冊資本員工人數(shù)主要產(chǎn)品/服務(wù)近三年合作企業(yè)案例（可附頁，注明合作方、合作內(nèi)容、金額）開戶行及賬號備注（三）《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》供應(yīng)商名稱審核日期審核人審核項目資質(zhì)文件名稱編號/有效期審核結(jié)果（合格/不合格/需補充）營業(yè)執(zhí)照稅務(wù)登記證組織機構(gòu)代碼證行業(yè)生產(chǎn)許可證/資質(zhì)證書ISO體系認證其他（如榮譽證書）綜合審核意見審批人簽字日期：（四）《供應(yīng)商評分表（示例）》供應(yīng)商名稱評分日期評分人評估維度一級指標權(quán)重得分（0-100）資質(zhì)能力營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)10%認證體系5%注冊資金5%業(yè)績經(jīng)驗合作案例數(shù)量10%行業(yè)口碑8%案例匹配度7%價格水平報價合理性15%價格明細清晰度5%服務(wù)保障交付周期8%售后響應(yīng)7%質(zhì)量控制樣品測試結(jié)果10%質(zhì)檢流程5%問題處理方案5%總分100%評審意見（五）《采購合同關(guān)鍵條款模板》合同編號：[采購年份]采字第X號采購方：[公司全稱]供應(yīng)商：[公司全稱]簽訂日期：年月日第一條合同標的物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總金額（元）合計金額（大寫）第二條質(zhì)量標準供應(yīng)商交付的物料/服務(wù)需符合[具體標準，如：國標GB-、采購需求技術(shù)協(xié)議]，并提供質(zhì)量證明文件。第三條交付時間與地點交付時間：年月日前；交付地點：[采購方指定倉庫/地址]；運輸方式及費用承擔：[如：汽車運輸，供應(yīng)商承擔]。第四條驗收標準與方法數(shù)量驗收：到貨后3個工作日內(nèi)核對；質(zhì)量驗收：按第二條標準，由[技術(shù)部門/需求部門]檢測，出具驗收報告；驗收合格后簽署《驗收確認單》，不合格物料供應(yīng)商需在7日內(nèi)退換。第五條付款方式預(yù)付款：合同簽訂后3個工作日內(nèi)，支付合同總額的30%；到貨款：驗收合格后3個工作日內(nèi)，支付65%；質(zhì)保金：剩余5%作為質(zhì)保金，質(zhì)保期[如：12個月]滿后無質(zhì)量問題支付。第六條違約責任逾期交付：每超1天，按合同總額的0.5‰支付違約金，累計不超過5%；質(zhì)量問題：驗收不合格，供應(yīng)商需在7日內(nèi)更換，并承擔由此造成的損失；單方解除合同：違約方需向守約方支付合同總額10%的違約金。第七條爭議解決因本合同引起的爭議，雙方應(yīng)友好協(xié)商；協(xié)商不成的，提交[采購方所在地]人民法院訴訟解決。雙方簽字蓋章：采購方：[公司全稱]（蓋章）法定代表人/授權(quán)代表：簽字：日期：供應(yīng)商：[公司全稱]（蓋章）法定代表人/授權(quán)代表：簽字：日期：（六）《供應(yīng)商績效評估表》供應(yīng)商名稱評估周期評估部門評估人評估維度指標說明權(quán)重得分（0-100）質(zhì)量表現(xiàn)質(zhì)量合格率30%交付表現(xiàn)準時交付率25%價格表現(xiàn)報價與市場均價對比20%服務(wù)表現(xiàn)售后響應(yīng)及時率15%合規(guī)表現(xiàn)合同履約率10%總分100%綜合評級□優(yōu)秀□良好□合格□不合格改進建議審批人簽字日期：四、關(guān)鍵執(zhí)行要點與風險提示（一）合規(guī)性優(yōu)先，杜絕“人情采購”嚴格遵守《中華人民共和國采購法》《招標投標法》及企業(yè)內(nèi)部采購管理制度，達到招標金額標準的（如：單項采購金額50萬元以上）必須公開招標；供應(yīng)商選擇需全程留痕，所有審批文件、評分記錄、合同文本需存檔保存，保存期不少于5年。（二）數(shù)據(jù)準確性是決策基礎(chǔ)供應(yīng)商資質(zhì)審核需通過官方渠道核驗（如“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”），避免虛假資質(zhì)；需求部門提交的采購參數(shù)需準確無誤，模糊表述（如“質(zhì)量較好”“價格優(yōu)惠”）需量化為具體標準（如“合格率≥99%”“價格不高于市場均價5%”）。（三）動態(tài)管理，避免“一選定終身”建立“能進能出”的供應(yīng)商庫，對績效評估不合格的供應(yīng)商及時清退，定期引入新供應(yīng)商補充候選池；關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營狀況變化（如股權(quán)變更、涉訴、停產(chǎn)），對潛在風險提前預(yù)警