文檔編寫(xiě)及審批流程規(guī)范一、引言為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部各類文檔的編寫(xiě)、審核、審批及歸檔管理，保證文檔內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式統(tǒng)一，同時(shí)提升跨部門(mén)協(xié)作效率，降低溝通成本，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)所有需正式發(fā)布或存檔的文檔，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程保障文檔質(zhì)量，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理提供可靠依據(jù)。二、適用范圍與場(chǎng)景（一）適用文檔類型本規(guī)范涵蓋企業(yè)內(nèi)部需正式管理的各類文檔，包括但不限于：制度類：管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則等（如《員工考勤管理制度》《財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)管理辦法》）；方案類：項(xiàng)目實(shí)施方案、活動(dòng)策劃方案、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)方案等（如《2024年年度營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)方案》《系統(tǒng)升級(jí)實(shí)施方案》）；報(bào)告類：可行性研究報(bào)告、工作總結(jié)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等（如《項(xiàng)目可行性研究報(bào)告》《2023年度部門(mén)工作總結(jié)》）；手冊(cè)類：?jiǎn)T工手冊(cè)、產(chǎn)品操作手冊(cè)、培訓(xùn)手冊(cè)等（如《新員工入職手冊(cè)》《設(shè)備操作手冊(cè)》）；其他類：合同模板、崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)、流程圖說(shuō)明等。（二）適用場(chǎng)景新制度、新流程的發(fā)布與修訂；重要項(xiàng)目啟動(dòng)前的方案審批；涉及多部門(mén)協(xié)作的文件定稿；對(duì)外合作或內(nèi)部存檔的關(guān)鍵文檔管理；員工培訓(xùn)材料的標(biāo)準(zhǔn)化編制。三、全流程操作指南（一）第一步：文檔編寫(xiě)準(zhǔn)備明確編寫(xiě)目的與范圍編寫(xiě)前需清晰界定文檔的目標(biāo)（如“規(guī)范員工出差報(bào)銷(xiāo)流程”）、適用對(duì)象（如“全體在職員工”）及核心內(nèi)容邊界（如“僅包含國(guó)內(nèi)出差標(biāo)準(zhǔn)，海外出差另行規(guī)定”）。如需引用其他文檔（如公司戰(zhàn)略、上級(jí)制度），需提前收集并核對(duì)最新版本，保證內(nèi)容一致。確定與框架根據(jù)文檔類型選擇對(duì)應(yīng)模板（見(jiàn)“核心模板工具包”），或參考過(guò)往同類文檔結(jié)構(gòu)搭建框架（如制度類通常包含“總則-職責(zé)-具體內(nèi)容-附則”）?？蚣苄柽壿嬊逦?，層級(jí)分明（建議采用“章-節(jié)-條-款”結(jié)構(gòu)，編號(hào)規(guī)則示例：“第一章總則”→“1.1目的”→“1.1.1適用范圍”）。分工協(xié)作與資料收集跨部門(mén)文檔需明確主責(zé)部門(mén)（如財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)報(bào)銷(xiāo)制度）及協(xié)作部門(mén)（如人力資源部、行政部），提前溝通需求，避免后期反復(fù)修改。涉及數(shù)據(jù)、案例等內(nèi)容時(shí)，需從官方渠道（如統(tǒng)計(jì)部門(mén)、項(xiàng)目組）獲取最新資料，保證真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）第二步：文檔編寫(xiě)執(zhí)行格式規(guī)范字體與字號(hào)：標(biāo)題使用黑體（一級(jí)標(biāo)題三號(hào)，二級(jí)標(biāo)題四號(hào)，三級(jí)標(biāo)題小四號(hào)），使用宋體小四號(hào)；行間距與頁(yè)邊距：行間距1.5倍，頁(yè)邊距上下2.54cm、左右3.17cm；頁(yè)碼與頁(yè)眉：頁(yè)碼居中，頁(yè)眉左側(cè)標(biāo)注文檔名稱（如“員工考勤管理制度”），右側(cè)標(biāo)注版本號(hào)（如“V1.0”）；圖表規(guī)范：圖表需有編號(hào)（如圖1、表1）和標(biāo)題，編號(hào)按章節(jié)順序排列（如圖1-1表示第一章第一個(gè)圖），圖表下方注明數(shù)據(jù)來(lái)源。內(nèi)容要求準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)、條款、引用內(nèi)容需經(jīng)核實(shí)，避免模糊表述（如“盡快完成”改為“3個(gè)工作日內(nèi)完成”）；完整性：覆蓋核心要素（如制度類需明確“職責(zé)分工、操作流程、獎(jiǎng)懲措施”）；可操作性：流程類文檔需標(biāo)注關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如“審批人：部門(mén)負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)”），避免抽象描述。版本控制文檔初稿版本號(hào)為“V1.0”，修訂時(shí)版本號(hào)遞增（如V1.1、V2.0），修訂內(nèi)容需在“文檔修改記錄表”（見(jiàn)模板3）中詳細(xì)說(shuō)明。（三）第三步：提交審批申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)審批申請(qǐng)表編寫(xiě)人需填寫(xiě)《文檔編寫(xiě)審批申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板1），內(nèi)容包括：文檔名稱、版本號(hào)、編寫(xiě)部門(mén)/人、完成日期、審批流程（需明確各環(huán)節(jié)審批人）、附件清單（如文檔初稿、參考資料）。提交材料準(zhǔn)備將審批申請(qǐng)表、文檔初稿（PDF+Word版）、參考資料（如有）整理為壓縮包，通過(guò)OA系統(tǒng)或郵件提交至第一審批人（通常是部門(mén)負(fù)責(zé)人），郵件主題格式：“【審批申請(qǐng)】文檔名稱-版本號(hào)-編寫(xiě)人”。溝通確認(rèn)提交前需與第一審批人預(yù)溝通，確認(rèn)審批路徑及時(shí)限，避免因?qū)徟顺霾罨騼?yōu)先級(jí)問(wèn)題延誤流程。（四）第四步：審批流程執(zhí)行審批流程根據(jù)文檔重要性分級(jí)，具體文檔類型審批路徑特殊要求一般制度/報(bào)告類部門(mén)負(fù)責(zé)人→相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)簽→分管領(lǐng)導(dǎo)涉及多部門(mén)職責(zé)時(shí)需會(huì)簽重要方案/制度類部門(mén)負(fù)責(zé)人→相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)簽→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理需附部門(mén)會(huì)議紀(jì)要或調(diào)研支撐材料涉密/重大決策類文檔部門(mén)負(fù)責(zé)人→法務(wù)部審核→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理→董事長(zhǎng)需通過(guò)加密渠道提交，全程留痕各環(huán)節(jié)操作要點(diǎn)：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：重點(diǎn)審核文檔與本部門(mén)職責(zé)的匹配度、內(nèi)容可行性，1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)；業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)簽：審核跨部門(mén)條款的協(xié)同性（如財(cái)務(wù)制度需財(cái)務(wù)部會(huì)簽），2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批：從公司戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)控制角度審核，3個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)；審批意見(jiàn)處理：如審批人提出修改意見(jiàn)，編寫(xiě)人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成修改并重新提交，若對(duì)意見(jiàn)有異議需與審批人溝通達(dá)成一致。（五）第五步：審批后處理定稿與發(fā)布審批通過(guò)后，編寫(xiě)人將文檔版本號(hào)更新為“正式版”（如V1.0正式版），通過(guò)OA系統(tǒng)、企業(yè)官網(wǎng)或內(nèi)部公告欄發(fā)布，發(fā)布前需加蓋部門(mén)電子公章。歸檔管理編寫(xiě)人將文檔最終版（PDF+Word版）、審批申請(qǐng)表、修改記錄表提交至行政部（或檔案管理部門(mén)）歸檔，歸檔路徑：“公司檔案-文檔類型-年份-文檔名稱”。修訂與廢止文檔如需修訂，需重新啟動(dòng)審批流程；若制度失效或廢止，由原編寫(xiě)部門(mén)提交《文檔廢止申請(qǐng)表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后在公告欄發(fā)布廢止通知。四、核心模板工具包模板1：文檔編寫(xiě)審批申請(qǐng)表文檔基本信息文檔名稱文檔編號(hào)（由行政部門(mén)填寫(xiě)）版本號(hào)（如V1.0初稿/V1.1修訂版）編寫(xiě)部門(mén)/人完成日期保密級(jí)別□普通□內(nèi)部□秘密□機(jī)密審批流程審批環(huán)節(jié)審批人（部門(mén)/姓名）部門(mén)負(fù)責(zé)人審核相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)簽分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批（如需）附件清單□文檔初稿（Word+PDF）□參考資料□調(diào)研報(bào)告□其他：編寫(xiě)人說(shuō)明（簡(jiǎn)述文檔目的、核心內(nèi)容及需重點(diǎn)審批的內(nèi)容）提交日期模板2：文檔審批意見(jiàn)表文檔信息文檔名稱版本號(hào)審批環(huán)節(jié)□部門(mén)負(fù)責(zé)人□業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)簽□分管領(lǐng)導(dǎo)□總經(jīng)理審批意見(jiàn)（可勾選或填寫(xiě)）□同意，可直接發(fā)布□修改后同意，修改內(nèi)容：______________________□不同意，需修改內(nèi)容：__________________________________________審批人簽字審批日期模板3：文檔修改記錄表修改版本修改日期修改人修改內(nèi)容說(shuō)明（需標(biāo)注具體章節(jié)及條款）審核人V1.12024-03-15*3.2條款：將“報(bào)銷(xiāo)時(shí)限5個(gè)工作日”調(diào)整為“3個(gè)工作日”*V2.02024-04-20*新增“第四章附則”，明確制度解釋權(quán)歸屬行政部*趙六五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）文檔命名規(guī)范文檔名稱需包含“類型-部門(mén)-名稱-版本號(hào)”，示例：《公司行政部固定資產(chǎn)管理制度（V2.0）》，避免使用“新建文檔1”“最終版”等模糊名稱。（二）版本控制風(fēng)險(xiǎn)修訂后文檔需同步更新版本號(hào)，并保留所有歷史版本（歸檔時(shí)需包含“修改記錄表”），避免版本混淆；正式發(fā)布文檔需標(biāo)注“正式版”，未經(jīng)審批的修訂稿不得擅自發(fā)布。（三）審批時(shí)限管理各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)反饋意見(jiàn)，若超時(shí)未反饋且未提前說(shuō)明，視為“同意”；緊急文檔需在申請(qǐng)表中標(biāo)注“加急”，審批時(shí)限縮短50%。（四）跨部門(mén)協(xié)作要點(diǎn)會(huì)簽部門(mén)需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)，逾期未反饋視為“無(wú)異議”；對(duì)跨部門(mén)條款存在爭(zhēng)議時(shí)，由分管領(lǐng)導(dǎo)組織協(xié)調(diào)，必要時(shí)提交總經(jīng)理辦公會(huì)決策。（五）保密與合規(guī)要求涉密文檔需通過(guò)加密渠道提交，審批人需簽署《保密承諾書(shū)》；合同類文檔需經(jīng)法務(wù)部審核，保證符合《民法典》等法律法規(guī)要求。（六）常見(jiàn)問(wèn)題處理審批被駁回：編寫(xiě)人需根據(jù)意見(jiàn)逐條修改，并在修改說(shuō)明中標(biāo)注“已按意見(jiàn)修改第X條”，修改后重新提交；多人協(xié)作沖突：主責(zé)部門(mén)需指定唯一負(fù)責(zé)人，避免多頭修