產(chǎn)品說明書編寫規(guī)范模板一、總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)品說明書的編寫流程，統(tǒng)一內(nèi)容結(jié)構(gòu)與表達風格，保證說明書信息準確、邏輯清晰、用戶易懂，降低用戶使用成本及售后咨詢壓力，提升產(chǎn)品專業(yè)形象與用戶滿意度，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)所有類型產(chǎn)品（包括硬件設(shè)備、軟件工具、服務類產(chǎn)品等）的說明書編寫，涵蓋新產(chǎn)品發(fā)布、版本迭代、功能更新等場景下的說明書編制工作。編寫人員包括產(chǎn)品經(jīng)理、技術(shù)文檔工程師、市場專員及相關(guān)業(yè)務部門協(xié)作人員。（三）定義與術(shù)語產(chǎn)品說明書：指伴隨產(chǎn)品交付給用戶的說明性文件，用于幫助用戶知曉產(chǎn)品特性、掌握使用方法、解決常見問題，是產(chǎn)品與用戶溝通的重要載體。版本號規(guī)則：采用“主版本號.次版本號.修訂號”格式（如V1.0.0），主版本號重大功能更新時遞增，次版本號新增功能時遞增，修訂號修正錯誤時遞增。（四）基本原則準確性：技術(shù)參數(shù)、功能描述、操作步驟等信息需與產(chǎn)品實際功能完全一致，避免誤導用戶。易懂性：語言簡潔通俗，避免專業(yè)術(shù)語堆砌，必要時通過圖表、案例輔助說明。完整性：覆蓋產(chǎn)品從開箱到使用維護的全流程信息，無關(guān)鍵內(nèi)容遺漏。規(guī)范性：格式統(tǒng)一、層級清晰，符合用戶閱讀習慣及行業(yè)通用標準。二、適用對象與編寫場景（一）核心編寫團隊產(chǎn)品經(jīng)理：提供產(chǎn)品需求文檔、功能邏輯及用戶場景需求，確認說明書內(nèi)容與產(chǎn)品一致性。技術(shù)文檔工程師：負責內(nèi)容撰寫、結(jié)構(gòu)搭建及語言優(yōu)化，保證技術(shù)描述準確、步驟清晰。技術(shù)負責人：審核技術(shù)參數(shù)、功能原理等專業(yè)內(nèi)容的準確性。測試工程師：驗證操作步驟的可執(zhí)行性，提供測試環(huán)境下的操作反饋。市場專員：提供產(chǎn)品賣點、目標用戶畫像等信息，保證說明書突出用戶價值。（二）常見編寫場景新產(chǎn)品上市：伴隨產(chǎn)品首次量產(chǎn)交付，需編寫完整版說明書，包含產(chǎn)品概述、功能特性、詳細使用方法等。版本迭代更新：產(chǎn)品功能升級或優(yōu)化時，需更新說明書，重點說明新增功能、變更操作步驟及兼容性提示。用戶反饋優(yōu)化：針對用戶集中咨詢的問題（如操作復雜、功能隱藏等），補充說明或調(diào)整內(nèi)容結(jié)構(gòu)，提升易用性。法規(guī)或標準變更：若行業(yè)法規(guī)、安全標準或環(huán)保要求發(fā)生更新，需同步修訂說明書中的合規(guī)性條款（如安全警示、環(huán)保標識等）。三、產(chǎn)品說明書核心構(gòu)成要素一份完整的產(chǎn)品說明書需包含以下核心模塊，具體模塊可根據(jù)產(chǎn)品類型（如硬件/軟件/服務）靈活調(diào)整，但不得遺漏關(guān)鍵內(nèi)容：（一）封面信息產(chǎn)品名稱（需與產(chǎn)品包裝、銘牌一致）版本號（如V2.1.0）、發(fā)布日期企業(yè)LOGO、品牌slogan適用產(chǎn)品型號（如適用，可標注“適用型號：X/X/X”）文檔類型（如“用戶手冊”“快速入門指南”“技術(shù)說明書”等）（二）目錄自動目錄，包含章節(jié)標題、頁碼，層級不超過3級（如“1產(chǎn)品概述→1.1產(chǎn)品定義→1.1.1核心價值”）。軟件類產(chǎn)品可增加“快捷操作索引”，按功能模塊分類，方便用戶快速定位。（三）產(chǎn)品概述產(chǎn)品定義：簡要說明產(chǎn)品是什么、解決用戶什么核心問題（如“本產(chǎn)品是一款面向家庭的智能空氣凈化器，可有效去除PM2.5、甲醛等污染物，實時監(jiān)測空氣質(zhì)量”）。核心特性：列出3-5項核心賣點（如“智能聯(lián)動APP控制”“三重過濾系統(tǒng)”“超靜音運行”），避免功能羅列。包裝清單：列明內(nèi)含所有物品（如主機、電源適配器、說明書、保修卡等），并提示“若物品缺失，請聯(lián)系客服*”。（四）技術(shù)參數(shù)硬件類產(chǎn)品：尺寸、重量、材質(zhì)、顏色、電源規(guī)格、工作環(huán)境（溫度/濕度）、接口類型等。軟件類產(chǎn)品：支持操作系統(tǒng)（如Windows10及以上、Android8.0及以上）、內(nèi)存占用、網(wǎng)絡要求、版本兼容性等。服務類產(chǎn)品：服務內(nèi)容、服務時長、響應時間、服務范圍等。參數(shù)需以表格形式呈現(xiàn)，單位標注清晰（如“尺寸：250mm（長）×150mm（寬）×200mm（高）”）。（五）功能說明功能模塊劃分：按功能邏輯分模塊說明（如硬件類可分“基礎(chǔ)操作”“智能模式”“設(shè)置功能”；軟件類可分“核心功能”“輔助工具”“賬戶管理”）。功能描述：每個模塊說明“功能作用+使用場景+操作入口”（如“智能模式：根據(jù)空氣質(zhì)量自動調(diào)節(jié)凈化風速，適用于用戶無暇手動調(diào)節(jié)的場景，操作入口為主機‘智能’按鍵或APP‘自動模式’頁面”）。圖示配合：復雜功能需配界面截圖、結(jié)構(gòu)示意圖或操作流程圖（截圖需標注關(guān)鍵按鈕/區(qū)域，示意圖需標明部件名稱）。（六）使用方法操作環(huán)境準備：硬件類需說明“開箱檢查、電源連接、初始設(shè)置”；軟件類需說明“安裝、登錄注冊、權(quán)限開啟”。分步驟操作指南：按“操作目標→操作步驟→預期結(jié)果”結(jié)構(gòu)編寫，步驟不超過5步/項，避免跨步驟描述（示例見下表）。常見場景操作：針對用戶高頻使用場景（如“首次連接WiFi”“數(shù)據(jù)導出”“故障重啟”）單獨說明。（七）注意事項與安全提示安全警示：涉及人身或設(shè)備安全的內(nèi)容需用“警告”“注意”標識（“警告”用于可能導致嚴重后果的操作，如“禁止在潮濕環(huán)境下使用電源適配器”；“注意”用于需謹慎操作的內(nèi)容，如“請勿隨意拆卸主機，以免觸電”）。使用限制：說明產(chǎn)品使用禁忌（如“本產(chǎn)品不適用于工業(yè)環(huán)境”“凈化器濾網(wǎng)需每6個月更換，否則影響凈化效果”）。保養(yǎng)維護：硬件類說明清潔方法、存放條件；軟件類說明數(shù)據(jù)備份、賬號安全等維護建議。（八）常見問題解答（FAQ）收集用戶高頻咨詢問題（如“設(shè)備無法開機怎么辦？”“APP綁定失敗如何解決？”），以“問題+答案”形式呈現(xiàn)，答案需簡潔明確（不超過3句話）。未納入FAQ的問題可引導用戶聯(lián)系客服（如“更多問題請聯(lián)系客服或訪問官網(wǎng)幫助中心”）。（九）附錄術(shù)語表：對說明書中出現(xiàn)的專業(yè)術(shù)語進行解釋（如“PM2.5：指大氣中直徑小于或等于2.5微米的顆粒物”）。保修信息：保修期限、保修范圍、保修流程（如“憑保修卡及購買憑證享受1年免費保修，人為損壞除外”）。修訂記錄：記錄版本更新內(nèi)容（如“V2.1.0（2024-03-01）：新增‘睡眠模式’功能，優(yōu)化APP連接穩(wěn)定性”）。四、標準化編寫流程（一）需求分析與資料收集（1-2個工作日）明確需求：產(chǎn)品經(jīng)理輸出《說明書編寫需求清單》，包含目標用戶、核心功能、重點內(nèi)容、交付時間等。資料整合：收集產(chǎn)品需求文檔（PRD）、技術(shù)設(shè)計文檔、測試報告、UI/UX設(shè)計稿、行業(yè)標準規(guī)范等資料。用戶調(diào)研：若為新產(chǎn)品，可訪談目標用戶知曉操作習慣及信息需求（如“您最希望說明書優(yōu)先說明哪部分內(nèi)容？”）。（二）框架搭建與內(nèi)容規(guī)劃（1個工作日）確定模塊：根據(jù)產(chǎn)品類型選擇“核心構(gòu)成要素”中的必要模塊，刪除不適用模塊（如軟件類產(chǎn)品可簡化“包裝清單”）。層級設(shè)計：規(guī)劃章節(jié)層級（如“1產(chǎn)品概述→1.1產(chǎn)品定義→1.2核心特性”），保證邏輯連貫，用戶可按目錄快速定位。分工撰寫：技術(shù)文檔工程師根據(jù)模塊內(nèi)容分配撰寫任務（如技術(shù)參數(shù)由技術(shù)負責人提供，功能說明由產(chǎn)品經(jīng)理確認邏輯）。（三）初稿撰寫（3-5個工作日）內(nèi)容撰寫：按框架逐模塊編寫，遵循“準確、易懂、完整”原則，步驟描述需“誰做、做什么、怎么做、結(jié)果是什么”（如“用戶長按電源鍵3秒，設(shè)備啟動，指示燈由閃爍變?yōu)槌Ａ痢保D文配合：截圖/示意圖需清晰、無水印，關(guān)鍵區(qū)域用紅色方框或箭頭標注；圖表下方需標注“圖1主機按鍵示意圖”“表1技術(shù)參數(shù)表”。語言風格：統(tǒng)一使用“您”“產(chǎn)品”等第二人稱或中性表述，避免口語化（如“請將電源適配器插入插座”而非“你把充電頭插墻上”）。（四）內(nèi)部評審與修改（2-3個工作日）交叉審核：技術(shù)負責人審核技術(shù)參數(shù)、功能原理等專業(yè)內(nèi)容；測試工程師驗證操作步驟可執(zhí)行性（按步驟操作是否能達到預期結(jié)果）；產(chǎn)品經(jīng)理確認內(nèi)容與產(chǎn)品功能一致性，突出用戶價值點。問題整改：根據(jù)評審意見修改初稿，記錄修改內(nèi)容（如“修改步驟3：原‘打開APP’，改為‘打開手機APP，首頁‘設(shè)備添加’’”），保證所有問題閉環(huán)。（五）審核定稿（1個工作日）終審確認：由部門負責人*審核說明書整體質(zhì)量，重點檢查格式統(tǒng)一性、信息完整性、無錯別字。版本固化：定稿后輸出PDF格式（防止格式錯亂），文件名命名規(guī)則為“產(chǎn)品名稱-說明書版本號-發(fā)布日期”（如“智能空氣凈化器-V2.1.0-20240301.pdf”）。五、模板內(nèi)容與格式規(guī)范（一）封面模板項目內(nèi)容要求產(chǎn)品名稱居中，二號黑體，如“牌智能空氣凈化器用戶手冊”版本號/日期右下角，小四號宋體，如“V2.1.0/2024年3月1日”企業(yè)LOGO左上角或居中，與產(chǎn)品品牌形象一致文檔類型副標題，四號楷體，如“快速入門指南”（若為完整手冊則可不標注）（二）章節(jié)格式規(guī)范層級格式要求一級標題一號黑體，居中，如“1產(chǎn)品概述”二級標題三號黑體，左對齊，如“1.1產(chǎn)品定義”三級標題小三號黑體，左對齊，如“1.1.1核心價值”五號宋體，首行縮進2字符，行間距1.5倍圖表標題五號楷體，居中，如“圖1主機按鍵示意圖”“表1技術(shù)參數(shù)表”，位于圖表下方（三）操作步驟模板（以“首次連接WiFi”為例）操作目標操作步驟預期結(jié)果首次連接WiFi1.保證設(shè)備已通電，指示燈閃爍藍光；2.打開手機APP，“+添加設(shè)備”；3.在設(shè)備列表中選擇“-凈化器”（默認名稱）；4.在手機WiFi設(shè)置中選擇“-Purifier”熱點；5.返回APP，等待1-2秒，提示“連接成功”。設(shè)備指示燈變?yōu)榫G色常亮，APP顯示設(shè)備在線狀態(tài)（四）安全警示標識規(guī)范警告：用紅色感嘆號圖標+“警告”文字（如“??警告：設(shè)備內(nèi)部無用戶可維修部件，拆卸將導致保修失效”），段落背景色建議為淺紅色。注意：用藍色三角形圖標+“注意”文字（如“??注意：清潔濾網(wǎng)前請務必切斷電源”），段落背景色建議為淺藍色。六、質(zhì)量把控與常見問題規(guī)避（一）質(zhì)量檢查清單在定稿前，需完成以下檢查項：內(nèi)容準確性：技術(shù)參數(shù)、功能描述、操作步驟是否與產(chǎn)品實際一致？（可對照測試報告逐項核對）完整性：是否覆蓋“核心構(gòu)成要素”中的必要模塊？包裝清單、保修信息是否遺漏？易讀性：語言是否通俗？步驟是否清晰（每一步是否一個動作）？圖表是否標注清晰？規(guī)范性：格式是否符合本模板要求？版本號、日期、企業(yè)信息是否準確？合規(guī)性：是否包含必要的安全警示、環(huán)保標識、保修條款？（參考《產(chǎn)品質(zhì)量法》《消費者權(quán)益保護法》）（二）常見問題規(guī)避問題：信息過載，用戶難以快速找到重點規(guī)避：將“快速入門指南”與“完整手冊”分離，快速入門僅包含開箱、基礎(chǔ)連接、核心功能操作（不超過5頁），完整手冊提供詳細說明。問題：步驟描述不清晰，導致操作失敗規(guī)避：每個步驟明確“操作動作+位置/按鈕名稱”，如“’設(shè)置’圖標（位于APP首頁右下角）”而非“進入設(shè)置頁面”。問題：術(shù)語不統(tǒng)一，用戶理解困難規(guī)避：建立《產(chǎn)品術(shù)語表》，明確全篇術(shù)語定義（如“濾網(wǎng)”統(tǒng)一為“復合濾網(wǎng)”，不混用“濾芯”“過濾網(wǎng)”）。問題：缺少風險提示，導致用戶誤操作規(guī)避：對所有可能損壞設(shè)備或危害安全的操作（如“進水”“暴曬”“擅自改裝”）添加“警告”標識，并說明后果。問題：版本更新后未同步修訂說明書規(guī)避：建立“版本-說明書”關(guān)聯(lián)機制，產(chǎn)品版本更新時，同步觸發(fā)說明書修訂流程，避免舊版說明書與新產(chǎn)品功能不符。七、附錄（一）術(shù)語表模板術(shù)語名稱定義智能聯(lián)動指產(chǎn)品支持與