采購訂單審核及供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)流程工具指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本流程工具適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、貿(mào)易企業(yè)、服務(wù)型企業(yè)等）的采購部門，用于規(guī)范采購訂單全生命周期管理及供應(yīng)商績效評估。典型應(yīng)用場景包括：日常采購訂單審核：針對常規(guī)物料/服務(wù)的采購需求，保證訂單信息準(zhǔn)確、合規(guī)；新供應(yīng)商合作前評估：首次引入供應(yīng)商時，對其資質(zhì)、能力、風(fēng)險進(jìn)行全面審核；現(xiàn)有供應(yīng)商年度/季度績效復(fù)評：基于合作數(shù)據(jù)，動態(tài)調(diào)整供應(yīng)商等級及合作策略；大額/特殊采購專項(xiàng)審核：對金額超限、涉及關(guān)鍵物料或戰(zhàn)略資源的采購訂單，強(qiáng)化多環(huán)節(jié)管控。二、標(biāo)準(zhǔn)操作流程詳解（一）采購訂單審核流程1.需求確認(rèn)與訂單發(fā)起操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）操作內(nèi)容：（1）需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計劃、項(xiàng)目執(zhí)行），填寫《采購需求申請表》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計到貨日期、預(yù)算金額等關(guān)鍵信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后提交至采購部；（2）采購部對接需求部門，確認(rèn)采購需求的合理性（如數(shù)量與消耗匹配、預(yù)算是否符合公司規(guī)定），避免過度采購或緊急采購導(dǎo)致的成本增加。輸出成果：《采購需求申請表》（含部門負(fù)責(zé)人*簽字）2.訂單信息錄入與初審操作主體：采購專員操作內(nèi)容：（1）根據(jù)審批通過的《采購需求申請表》，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單，錄入供應(yīng)商信息、物料/服務(wù)詳情、單價、總價、交貨地點(diǎn)、付款條款等，保證與需求申請一致；（2）初審重點(diǎn)：訂單信息完整性（無漏填項(xiàng)）、供應(yīng)商資質(zhì)有效性（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)是否在有效期內(nèi)）、價格與歷史采購價或合同價的一致性（超價需說明原因并附審批文件）、交貨周期與生產(chǎn)計劃的匹配性。輸出成果：采購訂單（ERP系統(tǒng)導(dǎo)出，含初審人*簽字）3.跨部門復(fù)核操作主體：財務(wù)部、倉儲部、法務(wù)部（根據(jù)訂單性質(zhì)選擇性參與）操作內(nèi)容：（1）財務(wù)部復(fù)核：審核訂單金額是否超出預(yù)算、付款條款是否符合公司財務(wù)制度（如預(yù)付款比例、賬期）、供應(yīng)商納稅人信息是否正確，避免稅務(wù)風(fēng)險；（2）倉儲部復(fù)核：審核物料規(guī)格、數(shù)量與現(xiàn)有庫存的匹配性（如是否可替代）、倉儲條件是否滿足物料要求（如冷鏈、危化品需特殊存儲）；（3）法務(wù)部復(fù)核：針對大額或長期合作訂單，審核合同條款（如違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款）是否合規(guī)，規(guī)避法律風(fēng)險。輸出成果：各部門復(fù)核意見（含復(fù)核人*簽字）4.最終審批與下達(dá)操作主體：采購部負(fù)責(zé)人/分管副總（根據(jù)訂單金額分級審批）操作內(nèi)容：（1）采購部匯總初審及跨部門復(fù)核意見，對未通過審核的訂單（如超預(yù)算、資質(zhì)不符）退回需求部門或供應(yīng)商調(diào)整，重新提交審核；（2）審批通過后，在ERP系統(tǒng)中鎖定訂單，正式《采購訂單》，加蓋公司公章后通過書面或電子方式發(fā)送至供應(yīng)商，并同步抄送需求部門、倉儲部、財務(wù)部；（3）訂單下達(dá)后，采購專員在1個工作日內(nèi)與供應(yīng)商確認(rèn)交貨細(xì)節(jié)（如具體到貨時間、聯(lián)系人），保證供應(yīng)商理解并接受訂單要求。輸出成果：正式《采購訂單》（含審批人*簽字、公章）5.訂單執(zhí)行跟蹤操作主體：采購專員操作內(nèi)容：（1）供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨期間，每周跟蹤進(jìn)度，保證按訂單約定時間交貨；若出現(xiàn)延期風(fēng)險（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足、物流異常），要求供應(yīng)商提供預(yù)警說明及解決方案，同步通知需求部門調(diào)整計劃；（2）物料到貨后，協(xié)調(diào)倉儲部進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)和質(zhì)量檢驗(yàn)（IQC），檢驗(yàn)合格后辦理入庫手續(xù)，不合格物料按《不合格品控制程序》處理（如退貨、換貨）；（3）財務(wù)部根據(jù)訂單、入庫單、發(fā)票“三單匹配”原則安排付款，采購專員跟進(jìn)付款進(jìn)度，保證供應(yīng)商合作關(guān)系穩(wěn)定。（二）供應(yīng)商評估流程1.評估啟動與方案制定操作主體：采購部負(fù)責(zé)人、供應(yīng)商管理專員操作內(nèi)容：（1）明確評估周期（如新供應(yīng)商引入前評估、現(xiàn)有供應(yīng)商季度/年度評估）、評估范圍（如按物料類別、合作金額篩選重點(diǎn)供應(yīng)商）；（2）制定《供應(yīng)商評估方案》，確定評估指標(biāo)（質(zhì)量、交期、價格、服務(wù)、合作穩(wěn)定性等）、評分標(biāo)準(zhǔn)（如質(zhì)量合格率≥98%得20分，每低1%扣2分）、數(shù)據(jù)來源（如ERP系統(tǒng)訂單數(shù)據(jù)、IQC檢驗(yàn)報告、需求部門反饋）。輸出成果：《供應(yīng)商評估方案》（含采購部負(fù)責(zé)人*審批）2.評估數(shù)據(jù)收集操作主體：供應(yīng)商管理專員、采購專員、需求部門、倉儲部、質(zhì)量部操作內(nèi)容：（1）質(zhì)量數(shù)據(jù)：質(zhì)量部提供供應(yīng)商近3個月的物料IQC檢驗(yàn)報告，統(tǒng)計合格率、不良品處理及時率；（2）交期數(shù)據(jù)：倉儲部/采購專員提取ERP系統(tǒng)中供應(yīng)商訂單的實(shí)際交貨日期與約定日期對比，計算交期達(dá)成率；（3）價格數(shù)據(jù)：財務(wù)部提供供應(yīng)商近3次采購價格與市場均價、歷史采購價的對比數(shù)據(jù)，評估價格競爭力；（4）服務(wù)數(shù)據(jù)：需求部門填寫《供應(yīng)商服務(wù)滿意度調(diào)查表》，評估供應(yīng)商響應(yīng)速度（如問題解決時長）、配合度（如需求變更靈活性）；（5）合作穩(wěn)定性：采購專員統(tǒng)計供應(yīng)商合作時長、訂單連續(xù)性、合同履約率（如無違約終止情況）。輸出成果：各維度數(shù)據(jù)匯總表（含數(shù)據(jù)提供部門簽字）3.指標(biāo)評分與等級劃分操作主體：供應(yīng)商評估小組（由采購部、質(zhì)量部、財務(wù)部、需求部門負(fù)責(zé)人組成）操作內(nèi)容：（1）根據(jù)《供應(yīng)商評估方案》的指標(biāo)權(quán)重（如質(zhì)量30%、交期25%、價格20%、服務(wù)15%、合作穩(wěn)定性10%），對各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行加權(quán)評分，計算供應(yīng)商總得分；（2）劃分供應(yīng)商等級（示例）：A級（優(yōu)秀）：90分及以上，推薦為核心供應(yīng)商，優(yōu)先分配訂單，給予付款優(yōu)惠；B級（良好）：80-89分，維持正常合作，定期跟蹤改進(jìn)；C級（合格）：70-79分，下達(dá)《改進(jìn)通知書》，限期30日內(nèi)提交整改計劃；D級（不合格）：70分以下，暫停合作，啟動淘汰流程。輸出成果：《供應(yīng)商評估評分表》《供應(yīng)商等級匯總表》（含評估小組全體成員簽字）4.評估結(jié)果反饋與應(yīng)用操作主體：采購部、供應(yīng)商管理專員操作內(nèi)容：（1）向供應(yīng)商發(fā)送《評估結(jié)果通知書》，說明得分、等級及改進(jìn)建議（如C級供應(yīng)商需明確質(zhì)量提升措施），要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)書面反饋整改計劃；（2）根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整采購策略：A級供應(yīng)商增加訂單份額，簽訂長期合作協(xié)議；C級供應(yīng)商跟蹤整改效果，若未達(dá)標(biāo)則降級或淘汰；D級供應(yīng)商終止合作，并更新《合格供應(yīng)商名錄》；（3）將評估結(jié)果錄入供應(yīng)商檔案，作為后續(xù)訂單分配、供應(yīng)商引入的重要依據(jù)。輸出成果：《供應(yīng)商評估結(jié)果通知書》《合格供應(yīng)商名錄》（更新版）5.供應(yīng)商檔案動態(tài)更新操作主體：供應(yīng)商管理專員操作內(nèi)容：（1）建立供應(yīng)商電子檔案，包含基本信息（名稱、地址、聯(lián)系人、資質(zhì)證書）、合作歷史（訂單記錄、評估報告、改進(jìn)記錄）、風(fēng)險信息（如質(zhì)量、履約糾紛）；（2）每季度更新一次供應(yīng)商資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照年檢、行業(yè)資質(zhì)續(xù)期），保證信息有效性；（3）對供應(yīng)商重大變更（如股權(quán)結(jié)構(gòu)變化、生產(chǎn)地址遷移）進(jìn)行專項(xiàng)審核，評估對合作的影響，必要時重新評估。三、配套工具模板（一）采購訂單審核表（模板）訂單基本信息訂單號PO-2024-X訂單日期2024–供應(yīng)商名稱科技有限公司供應(yīng)商編碼SUP-001需求部門生產(chǎn)部聯(lián)系人*138物料/服務(wù)名稱芯片A8規(guī)格型號32GBDDR4訂單數(shù)量1000片單價（元）50.00訂單金額（元）50,000.00預(yù)計到貨日期2024–付款條款簽收后30天付款交貨地點(diǎn)公司1號倉庫審核環(huán)節(jié)審核內(nèi)容審核意見審核人*日期需求確認(rèn)數(shù)量與生產(chǎn)計劃匹配，預(yù)算within10萬元同意2024–初核（采購）信息完整，資質(zhì)有效（營業(yè)執(zhí)照2024-2027），價格與合同一致同意2024–財務(wù)復(fù)核金額未超預(yù)算，付款條款符合財務(wù)制度同意2024–質(zhì)量復(fù)核芯片規(guī)格與BOM清單一致，無特殊存儲要求同意趙六2024–最終審批綜合審核意見通過，同意下達(dá)同意周七2024–（二）供應(yīng)商年度評估表（模板）供應(yīng)商基本信息供應(yīng)商名稱科技有限公司評估周期合作品類芯片類評估日期評估維度指標(biāo)數(shù)據(jù)來源得分（100分）權(quán)重加權(quán)得分質(zhì)量IQC合格率（≥98%得20分）質(zhì)量部檢驗(yàn)報告96%(16分)30%4.8交期交期達(dá)成率（≥95%得25分）ERP訂單數(shù)據(jù)92%(21分)25%5.25價格價格競爭力（低于市場均價5%得20分）財務(wù)部比價表市場均價（0分）20%0服務(wù)需求響應(yīng)及時率（24小時內(nèi)響應(yīng)得15分）需求部反饋100%(15分)15%2.25合作穩(wěn)定性連續(xù)合作時長（≥3年得10分）采購檔案5年(10分)10%1總計100%13.3評估等級|□A級（≥90分）□B級（80-89分）□C級（70-79分）□D級（＜70分）|

改進(jìn)建議|1.價格高于市場均價，建議2024年Q2前下調(diào)10%；2.交期達(dá)成率需提升至95%以上。|

評估小組簽字|采購部：；質(zhì)量部：趙六；財務(wù)部：；需求部：|（三）供應(yīng)商等級評定標(biāo)準(zhǔn)表（模板）等級總分范圍核心特征應(yīng)用策略A級（優(yōu)秀）90-100質(zhì)量零缺陷、交期100%達(dá)成、價格優(yōu)勢顯著、服務(wù)響應(yīng)快核心供應(yīng)商，優(yōu)先分配訂單，簽訂長期合作協(xié)議，給予付款賬期優(yōu)惠B級（良好）80-89質(zhì)量穩(wěn)定、交期達(dá)標(biāo)、價格合理、服務(wù)配合度高維持正常合作，納入重點(diǎn)供應(yīng)商名單，定期跟蹤績效C級（合格）70-79質(zhì)量偶發(fā)小問題、交期偶爾延遲、價格競爭力一般、服務(wù)需改進(jìn)下達(dá)《改進(jìn)通知書》，限期整改，整改期間減少訂單量D級（不合格）＜70質(zhì)量重大缺陷、交期頻繁延遲、價格過高、服務(wù)差暫停合作，啟動淘汰流程，更新《合格供應(yīng)商名錄》四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險提示1.審批權(quán)限設(shè)置需分級管控根據(jù)訂單金額、物料重要性設(shè)置審批權(quán)限（如金額≤5萬元由采購部審批，5萬-20萬元由分管副總審批，≥20萬元由總經(jīng)理審批），避免“一支筆”審批導(dǎo)致的權(quán)力濫用風(fēng)險。2.評估數(shù)據(jù)需客觀真實(shí)評估數(shù)據(jù)必須來自系統(tǒng)或部門正式記錄（如IQC報告、ERP數(shù)據(jù)），禁止主觀臆斷；對供應(yīng)商自評數(shù)據(jù)需交叉驗(yàn)證，保證數(shù)據(jù)可追溯。3.動態(tài)調(diào)整供應(yīng)商等級供應(yīng)商等級不是固定不變的，需每季度/年度重新評估；對A級供應(yīng)商若出現(xiàn)重大質(zhì)量，可直接降級至C級或D級，保證“能上能下”的競爭機(jī)制。4.建立供應(yīng)商申訴機(jī)制供