銷售合同審批與執(zhí)行跟蹤模板一、模板應(yīng)用場景與核心價值本模板適用于企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及管理層對銷售合同全生命周期的規(guī)范化管理，具體場景包括：新客戶合作前的合同條款審核與風(fēng)險評估；老客戶續(xù)簽、訂單變更或合同補(bǔ)充協(xié)議的審批流程；合同簽訂后執(zhí)行階段的進(jìn)度跟蹤、異常處理及回款監(jiān)控；企業(yè)內(nèi)部跨部門協(xié)作（銷售、法務(wù)、財(cái)務(wù)、倉儲等）的信息同步與責(zé)任明確。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與結(jié)構(gòu)化記錄，模板可實(shí)現(xiàn)“審批可追溯、執(zhí)行可監(jiān)控、風(fēng)險可預(yù)警”，提升合同管理效率，降低履約風(fēng)險，保障企業(yè)銷售目標(biāo)順利達(dá)成。二、全流程操作步驟詳解（一）合同發(fā)起與信息錄入發(fā)起主體：由銷售專員（*）根據(jù)客戶需求擬定合同草案，發(fā)起審批流程。信息填寫：在《銷售合同基本信息表》中完整錄入合同核心信息，包括但不限于：合同編號（按規(guī)則編碼，如“SC-年份-部門序號-合同序號”）；合同雙方名稱、地址、聯(lián)系人及聯(lián)系方式（客戶信息需與營業(yè)執(zhí)照一致）；合同標(biāo)的（產(chǎn)品名稱/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價）；付款方式（預(yù)付款比例、到賬節(jié)點(diǎn)、尾款支付條件）；交貨/服務(wù)時間、地點(diǎn)、方式及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；違約責(zé)任、爭議解決方式等關(guān)鍵條款。附件準(zhǔn)備：隨合同一并附上客戶資質(zhì)證明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）、訂單確認(rèn)函、技術(shù)協(xié)議等支撐材料，保證合同條款與附件內(nèi)容一致。（二）多級審批流程推進(jìn)合同審批需按“部門初審→法務(wù)審核→財(cái)務(wù)審核→管理層終審”順序依次推進(jìn)，各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核并簽署意見：審批環(huán)節(jié)審批人審核要點(diǎn)時限要求部門初審銷售經(jīng)理*合同內(nèi)容是否符合銷售策略、客戶需求是否明確、價格是否在權(quán)限范圍內(nèi)1個工作日法務(wù)審核法務(wù)專員*合同條款是否合法合規(guī)、權(quán)利義務(wù)是否對等、違約責(zé)任是否清晰、爭議解決方式是否有效2個工作日財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)總監(jiān)*付款方式是否符合財(cái)務(wù)制度、回款周期是否合理、發(fā)票開具條款是否明確1個工作日管理層終審總經(jīng)理*合同金額是否超出審批權(quán)限、合作風(fēng)險是否可控、是否符合企業(yè)長期戰(zhàn)略2個工作日特殊情況處理：若任一環(huán)節(jié)審批不通過，審批人需明確標(biāo)注修改意見并退回至發(fā)起人（銷售專員），修改后重新發(fā)起流程；緊急合同可申請“加急審批”，需由銷售經(jīng)理提前說明原因并縮短各環(huán)節(jié)時限。（三）合同簽署與歸檔簽署確認(rèn)：審批通過后，由銷售專員*根據(jù)客戶要求完成合同簽署（紙質(zhì)合同需雙方簽字蓋章，電子合同需通過合法電子簽章平臺簽署），保證合同文本與審批版本一致，無涂改或增刪。文本分發(fā)：簽署完成后，銷售專員*將合同正本（紙質(zhì)）或掃描件（電子）分發(fā)至法務(wù)部（存檔）、財(cái)務(wù)部（作為開票/回款依據(jù)）、倉儲/物流部門（執(zhí)行備貨/發(fā)貨）及客戶（留存），同時同步更新《合同臺賬》（可單獨(dú)列表或整合至執(zhí)行跟蹤表）。歸檔管理：法務(wù)部負(fù)責(zé)合同正本統(tǒng)一歸檔，按“合同編號+客戶名稱”分類存放，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)服務(wù)器，保證檔案安全、可查。（四）執(zhí)行階段動態(tài)跟蹤合同生效后，由銷售專員*牽頭，聯(lián)合倉儲、財(cái)務(wù)等部門按執(zhí)行節(jié)點(diǎn)跟蹤進(jìn)度，并在《合同執(zhí)行跟蹤進(jìn)度表》中實(shí)時記錄：執(zhí)行節(jié)點(diǎn)責(zé)任人記錄內(nèi)容更新頻率預(yù)付款到賬財(cái)務(wù)專員*到賬金額、到賬時間、銀行憑證號每日生產(chǎn)/備貨完成倉儲經(jīng)理*完成數(shù)量、質(zhì)檢結(jié)果、預(yù)計(jì)發(fā)貨時間每日發(fā)貨簽收物流專員*運(yùn)單號、發(fā)貨時間、預(yù)計(jì)到達(dá)時間、客戶簽收單（掃描件）發(fā)貨后24小時內(nèi)到貨驗(yàn)收銷售專員*驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）、驗(yàn)收時間、客戶驗(yàn)收人簽字（如有）驗(yàn)收后1個工作日內(nèi)開具發(fā)票財(cái)務(wù)專員*發(fā)票類型、金額、開具時間、寄送記錄（紙質(zhì)）或發(fā)送記錄（電子）開票后1個工作日內(nèi)尾款到賬財(cái)務(wù)專員*到賬金額、到賬時間、與合同尾款核對結(jié)果每日進(jìn)度同步：每周五由銷售經(jīng)理*組織執(zhí)行跟蹤會，匯總各節(jié)點(diǎn)進(jìn)度，對滯后節(jié)點(diǎn)分析原因并制定追趕計(jì)劃。（五）異常情況處理與閉環(huán)異常識別：當(dāng)執(zhí)行過程中出現(xiàn)“客戶未按時付款、產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交貨延遲”等異常情況，責(zé)任人需在《合同執(zhí)行異常處理記錄表》中填寫異常類型、發(fā)生時間、問題描述及初步影響評估。處理流程：銷售專員*牽頭分析原因，聯(lián)合法務(wù)、財(cái)務(wù)制定處理方案（如協(xié)商延期、補(bǔ)貨、違約金賠償?shù)龋?；方案需?jīng)客戶確認(rèn)（書面/郵件）及內(nèi)部審批（銷售經(jīng)理+法務(wù)專員）；處理方案執(zhí)行后，責(zé)任人需跟蹤結(jié)果并在異常表中記錄“處理結(jié)果”“完成時間”，保證問題閉環(huán)。升級機(jī)制：若異常影響重大（如金額超限、客戶投訴升級），需立即上報總經(jīng)理*，由管理層協(xié)調(diào)資源解決，避免風(fēng)險擴(kuò)大。三、核心模板表格設(shè)計(jì)（一）銷售合同基本信息表合同編號簽訂日期甲方（客戶）名稱甲方統(tǒng)一社會信用代碼乙方（公司）名稱乙方地址合同標(biāo)的產(chǎn)品/服務(wù)明細(xì)規(guī)格型號數(shù)量單價（元）付款方式預(yù)付款比例預(yù)付款金額（元）預(yù)付款到賬時間尾款比例尾款金額（元）尾款支付條件交貨/服務(wù)時間交貨地點(diǎn)運(yùn)輸方式驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)違約責(zé)任銷售負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話客戶聯(lián)系人客戶聯(lián)系電話附件清單1.2.3.（二）合同審批流程記錄表審批節(jié)點(diǎn)審批人部門審批意見（同意/修改/不同意）簽字審批時間備注發(fā)起人銷售專員*銷售部部門初審銷售經(jīng)理*銷售部法務(wù)審核法務(wù)專員*法務(wù)部財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)總監(jiān)*財(cái)務(wù)部管理層終審總經(jīng)理*總經(jīng)辦（三）合同執(zhí)行跟蹤進(jìn)度表合同編號執(zhí)行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時間實(shí)際完成時間責(zé)任人完成情況（未開始/進(jìn)行中/已完成/異常）異常說明（如有）預(yù)付款到賬財(cái)務(wù)專員*生產(chǎn)/備貨完成倉儲經(jīng)理*發(fā)貨簽收物流專員*到貨驗(yàn)收銷售專員*開具發(fā)票財(cái)務(wù)專員*尾款到賬財(cái)務(wù)專員*（四）合同執(zhí)行異常處理記錄表合同編號異常類型（付款延遲/質(zhì)量爭議/交貨延遲等）發(fā)生時間責(zé)任人問題描述初步影響評估處理方案方案審批人銷售經(jīng)理*法務(wù)專員*客戶確認(rèn)記錄確認(rèn)方式（□書面□郵件□其他）確認(rèn)時間確認(rèn)人處理結(jié)果完成時間責(zé)任人四、使用關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）信息準(zhǔn)確性保障合同基本信息（如客戶名稱、金額、日期）需與客戶確認(rèn)函、訂單等原始文件一致，嚴(yán)禁“先審批后補(bǔ)信息”；審批流程中各環(huán)節(jié)需核對附件是否完整（如客戶資質(zhì)、技術(shù)協(xié)議），避免因附件缺失導(dǎo)致條款爭議。（二）審批時效管控嚴(yán)格執(zhí)行各環(huán)節(jié)審批時限，非緊急情況下不得超時；若遇審批人出差，需提前指定代理人或通過線上審批系統(tǒng)處理，保證流程不中斷。（三）風(fēng)險前置防范法務(wù)審核需重點(diǎn)關(guān)注“違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)、保密條款”等法律風(fēng)險點(diǎn)，對高風(fēng)險條款（如無限責(zé)任、爭議管轄地）需提示管理層并協(xié)商調(diào)整；財(cái)務(wù)審核需評估客戶信用狀況（如歷史回款記錄、資產(chǎn)負(fù)債率），對信用等級低的客戶可要求提高預(yù)付款比例或增加擔(dān)保措施。（四）執(zhí)行跟蹤及時性責(zé)任人需每日更新執(zhí)行節(jié)點(diǎn)進(jìn)度，異常情況需在發(fā)生后24小時內(nèi)上報，避免因信息滯后導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大；銷售專員*每月需向客戶發(fā)送《