采購(gòu)合同管理與審批流程模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本模板適用于各類(lèi)企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團(tuán)化公司）的日常采購(gòu)活動(dòng)管理，涵蓋貨物采購(gòu)（如原材料、設(shè)備、辦公用品）、服務(wù)采購(gòu)（如咨詢(xún)、運(yùn)維、技術(shù)服務(wù)）、工程采購(gòu)（如小型裝修、改造項(xiàng)目）等場(chǎng)景。特別適用于需要規(guī)范化審批流程、明確權(quán)責(zé)劃分、防范合同風(fēng)險(xiǎn)的采購(gòu)管理場(chǎng)景，包括但不限于：年度框架協(xié)議采購(gòu)的合同簽訂與審批；單次采購(gòu)金額較大（如超過(guò)企業(yè)設(shè)定的審批權(quán)限閾值）的合同管理；涉及跨部門(mén)協(xié)作（如需求部門(mén)、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部）的采購(gòu)項(xiàng)目；需要追溯審批流程、留存管理痕跡的合規(guī)性要求場(chǎng)景。二、采購(gòu)合同全流程操作指引（一）采購(gòu)需求發(fā)起與確認(rèn)需求提出責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）。操作內(nèi)容：（1）根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度、辦公需求），填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》，明確采購(gòu)標(biāo)的物名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、預(yù)期交貨日期、預(yù)算金額、用途等關(guān)鍵信息；（2）附件需包含相關(guān)需求說(shuō)明（如技術(shù)規(guī)格書(shū)、圖紙、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后，提交至采購(gòu)部。輸出文件：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（含附件）。需求審核責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部。操作內(nèi)容：（1）核對(duì)《采購(gòu)申請(qǐng)單》信息的完整性與合理性（如預(yù)算是否符合年度預(yù)算、技術(shù)參數(shù)是否清晰）；（2）與需求部門(mén)溝通確認(rèn)采購(gòu)需求的緊急程度、特殊要求（如交付周期、質(zhì)量認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)）；（3）審核通過(guò)后，錄入采購(gòu)管理系統(tǒng)（如有），進(jìn)入供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)；審核不通過(guò)則退回需求部門(mén)補(bǔ)充或修改。（二）供應(yīng)商選擇與洽談供應(yīng)商尋源責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部。操作內(nèi)容：（1）根據(jù)采購(gòu)標(biāo)的物的類(lèi)型與金額，選擇合適的供應(yīng)商尋源方式：通用/小額采購(gòu)：從合格供應(yīng)商庫(kù)中篩選3家及以上供應(yīng)商進(jìn)行詢(xún)價(jià)；大額/關(guān)鍵采購(gòu)：采用公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判方式（需符合《招標(biāo)投標(biāo)法》及企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)管理制度）；單一來(lái)源采購(gòu)：僅適用于唯一供應(yīng)商或緊急情況，需提交《單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明理由并經(jīng)分管副總*審批。（2）收集供應(yīng)商資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證、業(yè)績(jī)證明等），審核其合法性與履約能力。供應(yīng)商比選與洽談責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部、需求部門(mén)（必要時(shí)邀請(qǐng)技術(shù)專(zhuān)家、財(cái)務(wù)部參與）。操作內(nèi)容：（1）通過(guò)比價(jià)（同等質(zhì)量比價(jià)格）、比質(zhì)（同等價(jià)格比質(zhì)量）、性?xún)r(jià)比綜合評(píng)估等方式確定候選供應(yīng)商；（2）與候選供應(yīng)商就合同條款（如價(jià)格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任）進(jìn)行洽談，形成初步合同文本。（三）合同擬定與內(nèi)部評(píng)審合同擬定責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部（或法務(wù)部，根據(jù)企業(yè)職責(zé)劃分）。操作內(nèi)容：（1）依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》及企業(yè)《合同管理辦法》，使用標(biāo)準(zhǔn)合同模板擬定合同文本，明確以下核心條款：合同雙方基本信息（名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人）；采購(gòu)標(biāo)的物詳細(xì)描述（名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）；合同金額（含單價(jià)、總價(jià)，明確是否含稅及稅率）；履行期限（交貨/服務(wù)時(shí)間、地點(diǎn)、方式）；付款方式（如預(yù)付款比例、到貨款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金比例及支付節(jié)點(diǎn)）；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程（如依據(jù)國(guó)標(biāo)、行標(biāo)或雙方約定的技術(shù)參數(shù)，驗(yàn)收時(shí)限與責(zé)任部門(mén)）；雙方權(quán)利義務(wù)（如供應(yīng)商的包裝、運(yùn)輸、售后服務(wù)義務(wù)，采購(gòu)方的配合義務(wù)）；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、付款逾期的違約金計(jì)算方式及賠償范圍）；爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商、仲裁/訴訟管轄法院）；附件清單（如技術(shù)協(xié)議、圖紙、報(bào)價(jià)單等）。（2）合同文本需編號(hào)（規(guī)則示例：采購(gòu)部門(mén)縮寫(xiě)-年份-序號(hào)，如CG-2024-001），避免重復(fù)。內(nèi)部評(píng)審責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部、需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部（根據(jù)合同金額與重要性確定參與部門(mén)）。操作內(nèi)容：（1）需求部門(mén)：審核技術(shù)參數(shù)、交付要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否符合業(yè)務(wù)需求；（2）財(cái)務(wù)部：審核合同金額、付款方式、稅務(wù)處理是否符合財(cái)務(wù)制度與預(yù)算要求；（3）法務(wù)部：審核合同條款的合法性、合規(guī)性，排查法律風(fēng)險(xiǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款、違約責(zé)任是否明確）；（4）采購(gòu)部：匯總評(píng)審意見(jiàn)，與供應(yīng)商就修改條款進(jìn)行溝通，最終形成審批版合同。（四）合同審批與簽署分級(jí)審批審批權(quán)限：根據(jù)合同金額與企業(yè)授權(quán)體系，由不同層級(jí)管理人員審批（示例）：金額≤5萬(wàn)元：采購(gòu)部經(jīng)理、需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；5萬(wàn)元＜金額≤20萬(wàn)元：采購(gòu)部經(jīng)理、需求部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部主管、分管副總審批；金額＞20萬(wàn)元：增加總經(jīng)理*審批，重大合同（如戰(zhàn)略采購(gòu)、金額超50萬(wàn)元）需提交董事會(huì)審議。操作內(nèi)容：（1）采購(gòu)部將審批版合同及《合同審批表》（附件1）提交至各審批節(jié)點(diǎn)，審批人需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急合同可縮短時(shí)限），明確簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”意見(jiàn)；（2）審批過(guò)程中如需修改，由采購(gòu)部牽頭協(xié)調(diào)各方調(diào)整，重新提交審批。合同簽署責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部、法務(wù)部（監(jiān)督簽署規(guī)范性）。操作內(nèi)容：（1）審批通過(guò)后，由采購(gòu)部安排雙方簽署合同：紙質(zhì)合同：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋合同專(zhuān)用章（公章），授權(quán)代表需提供《授權(quán)委托書(shū)》（附件2）；電子合同：通過(guò)企業(yè)認(rèn)證的電子簽約平臺(tái)簽署，保證電子簽名與印章的合法有效性；（2）合同簽署后，采購(gòu)部將原件分發(fā)至需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部、檔案室（各1份），掃描件同步至采購(gòu)管理系統(tǒng)存檔。（五）合同執(zhí)行與履約跟蹤交付與驗(yàn)收責(zé)任部門(mén)：需求部門(mén)、采購(gòu)部、供應(yīng)商。操作內(nèi)容：（1）供應(yīng)商按合同約定時(shí)間交付標(biāo)的物，采購(gòu)部協(xié)調(diào)需求部門(mén)接收，核對(duì)數(shù)量、外觀、隨貨文件（如合格證、檢驗(yàn)報(bào)告）；（2）需求部門(mén)在合同約定時(shí)限內(nèi)組織驗(yàn)收（如技術(shù)驗(yàn)收、質(zhì)量驗(yàn)收），填寫(xiě)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（附件3），明確“驗(yàn)收合格”“驗(yàn)收不合格需整改”或“拒收”結(jié)論；（3）驗(yàn)收不合格的，采購(gòu)部需及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理（如退貨、換貨、索賠），整改后重新驗(yàn)收。付款申請(qǐng)責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部。操作內(nèi)容：（1）采購(gòu)部根據(jù)合同約定付款節(jié)點(diǎn)，收集《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、發(fā)票、供應(yīng)商付款申請(qǐng)函等資料，填寫(xiě)《付款審批單》；（2）財(cái)務(wù)部審核單據(jù)與合同條款的一致性（如發(fā)票金額、付款比例、賬戶(hù)信息），提交至財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及分管副總審批后安排付款。履約跟蹤責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部。操作內(nèi)容：（1）建立《合同履約跟蹤表》（附件4），定期記錄合同執(zhí)行進(jìn)度（如生產(chǎn)、交付、驗(yàn)收、付款情況），對(duì)逾期風(fēng)險(xiǎn)（如延遲交貨、逾期付款）提前預(yù)警；（2）重大合同需每月向分管副總*提交履約報(bào)告，及時(shí)協(xié)調(diào)解決履約過(guò)程中的問(wèn)題。（六）合同變更、解除與歸檔合同變更適用情形：因需求變更、政策調(diào)整、不可抗力等因素導(dǎo)致合同條款需修改（如數(shù)量增減、交付時(shí)間調(diào)整、價(jià)格變更）。操作流程：（1）采購(gòu)部或需求部門(mén)提交《合同變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容及對(duì)合同金額的影響；（2）變更需經(jīng)原審批流程重新審批（重大變更需增加總經(jīng)理審批）；（3）審批通過(guò)后，簽訂《合同變更協(xié)議》（作為原合同附件），同步更新采購(gòu)管理系統(tǒng)信息。合同解除適用情形：一方違約（如逾期交貨、質(zhì)量嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)）、不可抗力導(dǎo)致合同無(wú)法履行。操作流程：（1）守約方發(fā)出《合同解除通知書(shū)》，說(shuō)明解除理由及依據(jù)；（2）雙方協(xié)商處理善后事宜（如已交付貨物的處理、賠償金額、未履行部分的終止）；（3）協(xié)商一致的，簽訂《合同解除協(xié)議》；協(xié)商不成的，可通過(guò)仲裁/訴訟解決，相關(guān)文書(shū)需歸檔保存。合同歸檔責(zé)任部門(mén)：檔案室（或采購(gòu)部兼職檔案管理員）。操作內(nèi)容：（1）合同執(zhí)行完畢（包括驗(yàn)收、付款、質(zhì)保期滿(mǎn)）后30個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)部將合同正本、審批文件、變更/解除協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等資料整理成冊(cè)，移交檔案室；（2）檔案管理要求：按合同編號(hào)分類(lèi)存放，建立電子臺(tái)賬，保存期限不少于合同終止后10年（涉及法律糾紛的保存至糾紛解決完畢）；（3）借閱合同需經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理*及檔案管理員批準(zhǔn)，登記借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間，保證檔案安全。三、核心工具模板附件1：合同審批表合同編號(hào)合同名稱(chēng)采購(gòu)方供應(yīng)商合同類(lèi)型（□貨物□服務(wù)□工程）合同金額（元）履行期限審批環(huán)節(jié)審批人審批崗位審批意見(jiàn)審批時(shí)間備注需求部門(mén)負(fù)責(zé)人采購(gòu)部經(jīng)理財(cái)務(wù)部主管法務(wù)專(zhuān)員（可選）分管副總總經(jīng)理（≥20萬(wàn)元）董事會(huì)（≥50萬(wàn)元）備注說(shuō)明：1.合同核心條款摘要（標(biāo)的、金額、付款方式、違約責(zé)任等）；2.評(píng)審部門(mén)主要意見(jiàn)匯總；3.其他需說(shuō)明事項(xiàng)。附件2：授權(quán)委托書(shū)授權(quán)委托書(shū)致：[供應(yīng)商名稱(chēng)]茲委托我單位員工*[員工姓名]（身份證號(hào)：[身份證號(hào)碼]，職務(wù)：[職務(wù)]）作為我單位授權(quán)代表，就合同編號(hào)為[合同編號(hào)]的《[合同名稱(chēng)]》事宜，負(fù)責(zé)合同洽談、簽署、變更、履行及后續(xù)相關(guān)文件的簽署等一切法律行為。授權(quán)期限：自[年月日]至[年月日]。授權(quán)代表在授權(quán)范圍內(nèi)簽署的一切文件，我單位均予以承認(rèn)并承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。授權(quán)單位（蓋章）：[采購(gòu)方全稱(chēng)]法定代表人（簽字）：*年月日附件3：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編號(hào)合同編號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收部門(mén)標(biāo)的物信息規(guī)格型號(hào)數(shù)量供應(yīng)商交付日期驗(yàn)收依據(jù)：1.合同編號(hào)[合同編號(hào)]約定的技術(shù)參數(shù)及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；2.國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)[GB-]；3.雙方確認(rèn)的技術(shù)協(xié)議（附件）。驗(yàn)收內(nèi)容與結(jié)果：序號(hào)驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際結(jié)果是否合格—————-———-———-———-123驗(yàn)收結(jié)論：□驗(yàn)收合格□驗(yàn)收不合格，需整改（整改意見(jiàn)：____________________）□拒收（原因：____________________）驗(yàn)收小組簽字：需求部門(mén)代表：技術(shù)負(fù)責(zé)人：質(zhì)量負(fù)責(zé)人*：日期：年月日供應(yīng)商確認(rèn)簽字：（蓋章）日期：年月日附件4：合同履約跟蹤表合同編號(hào)合同名稱(chēng)供應(yīng)商責(zé)任人計(jì)劃交付日期實(shí)際交付日期驗(yàn)收狀態(tài)（□待驗(yàn)收□合格□不合格）付款節(jié)點(diǎn)（□預(yù)付款□到貨款□驗(yàn)收款□質(zhì)保金）付款狀態(tài)履約風(fēng)險(xiǎn)（□無(wú)□延遲□質(zhì)量爭(zhēng)議□其他）處理措施跟蹤記錄：日期事件描述（如生產(chǎn)進(jìn)度、交付延遲原因、驗(yàn)收問(wèn)題反饋）責(zé)任部門(mén)/人處理結(jié)果下一步計(jì)劃——————————————————–————–———-————四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作要點(diǎn)（一）合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)防控資質(zhì)審核：供應(yīng)商必須具備合法營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如食品生產(chǎn)許可證、建筑資質(zhì)），禁止與無(wú)資質(zhì)或超范圍經(jīng)營(yíng)的供應(yīng)商合作；條款合法：合同條款不得違反法律法規(guī)（如“霸王條款”無(wú)效），違約責(zé)任需明確具體（如違約金計(jì)算方式、賠償范圍），避免模糊表述（如“違約方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”）；審批流程：嚴(yán)禁越權(quán)審批或先簽批后補(bǔ)流程，保證每一環(huán)節(jié)審批人簽字完整、意見(jiàn)明確。（二）流程規(guī)范性要求信息準(zhǔn)確：《采購(gòu)申請(qǐng)單》、合同文本、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等信息需保證一致（如供應(yīng)商名稱(chēng)、合同金額、標(biāo)的物數(shù)量），避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致糾紛；時(shí)限管控：明確各環(huán)節(jié)處理時(shí)限（如審批人2個(gè)工作日內(nèi)完成審批、需求部門(mén)3個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收），設(shè)置超時(shí)預(yù)警機(jī)制；變更管理：合同變更必須書(shū)面確認(rèn)（簽訂《合同變更協(xié)議》），禁止口頭約定變更，避免履約爭(zhēng)議。（三）履約風(fēng)險(xiǎn)控制供應(yīng)商管理：建立合格供應(yīng)商庫(kù)，定期評(píng)估供應(yīng)商履約能力（如交貨準(zhǔn)時(shí)率、合格率），對(duì)多次違約的供應(yīng)商納入黑名單；付款控制：嚴(yán)格按照合同約定節(jié)點(diǎn)付款，驗(yàn)收不合格或未達(dá)到約定條