合同管理工具合同履行情況跟蹤與風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng)版使用指南一、系統(tǒng)應(yīng)用場景與核心價值在企業(yè)經(jīng)營活動中，合同作為商業(yè)行為的核心載體，其履行過程直接關(guān)系到企業(yè)資金安全、項目進度及商業(yè)信譽。傳統(tǒng)合同管理多依賴人工跟蹤，存在信息滯后、風(fēng)險預(yù)警不及時、數(shù)據(jù)統(tǒng)計困難等問題，易導(dǎo)致合同違約、逾期付款、履約偏差等風(fēng)險。合同履行情況跟蹤與風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng)適用于以下核心場景：企業(yè)法務(wù)/合規(guī)部門：集中管理全公司合同，實時監(jiān)控履約進度，提前識別違約風(fēng)險，降低法律糾紛概率；項目管理部門：針對工程、研發(fā)等長期合同，跟蹤關(guān)鍵節(jié)點（如交付、驗收、付款）完成情況，保證項目按計劃推進；采購/供應(yīng)鏈部門：管理采購合同與供應(yīng)商履約，預(yù)警到貨延遲、質(zhì)量不達標等問題，保障供應(yīng)鏈穩(wěn)定；銷售部門：跟蹤客戶回款進度，預(yù)警逾期風(fēng)險，加速資金回籠。系統(tǒng)通過數(shù)字化工具實現(xiàn)合同全生命周期管理，解決“履約跟蹤難、風(fēng)險發(fā)覺晚、數(shù)據(jù)統(tǒng)計繁”的痛點，提升管理效率，降低企業(yè)運營風(fēng)險。二、系統(tǒng)操作步驟詳解（一）系統(tǒng)登錄與基礎(chǔ)配置登錄系統(tǒng)訪問系統(tǒng)登錄頁面（通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)入口進入），輸入分配的賬號（如工號）及密碼，選擇“合同管理員”“項目經(jīng)理”等角色后登錄。首次登錄需修改初始密碼，密碼需包含字母、數(shù)字及特殊字符，長度不少于8位，保證賬戶安全。部門與人員權(quán)限配置系統(tǒng)管理員進入“權(quán)限管理”模塊，按部門（如法務(wù)部、采購部）創(chuàng)建用戶組，為不同角色分配權(quán)限：合同管理員：可新增、編輯、刪除合同，設(shè)置履約節(jié)點，查看全量數(shù)據(jù)；項目經(jīng)理：僅可查看負責(zé)項目的合同，更新履約進度，處理相關(guān)預(yù)警；高層領(lǐng)導(dǎo)：僅可查看統(tǒng)計報表及高風(fēng)險預(yù)警。權(quán)限配置遵循“最小必要”原則，避免越權(quán)操作。（二）合同信息錄入與歸檔新增合同在“合同管理”模塊“新增合同”，填寫以下核心信息（帶*為必填項）：合同基礎(chǔ)信息：合同編號（按規(guī)則自動或手動輸入，如“CG-2024-001”）、合同名稱（需體現(xiàn)簽約雙方及核心內(nèi)容，如“公司與供應(yīng)商采購設(shè)備合同”）、簽約主體（甲方/乙方全稱）、合同類型（采購/銷售/服務(wù)/工程等）、合同金額（含幣種）、簽訂日期、生效日期、履約期限（起止時間）。履約關(guān)鍵信息：付款節(jié)點（如“首付款30%簽約后10日”“驗收款70%交付后30日”）、交付節(jié)點（如“設(shè)備交付日期：2024-06-30”）、驗收標準（如“按國家標準GB/T19001-2016驗收”）、違約條款（重點標注逾期違約金比例、質(zhì)量賠償標準等）。合同附件：掃描合同原件（PDF格式）、補充協(xié)議、技術(shù)參數(shù)等文件，支持批量，單個文件不超過10MB。合同歸檔與分類錄入完成后，系統(tǒng)自動按“合同類型”“部門”“簽約年份”等維度分類歸檔，支持關(guān)鍵詞搜索（如按合同編號、供應(yīng)商名稱檢索）。重要合同可標記“優(yōu)先級”（高/中/低），便于重點關(guān)注。（三）履約節(jié)點與計劃制定設(shè)置履約里程碑針對長期合同（如1年以上），在“履約計劃”模塊拆解關(guān)鍵里程碑節(jié)點，明確每個節(jié)點的“計劃完成時間”“負責(zé)人”“交付成果”。示例：某工程合同履約節(jié)點可設(shè)置為：節(jié)點1：施工方案審批（計劃時間：2024-03-31，負責(zé)人：*工）；節(jié)點2：材料進場（計劃時間：2024-04-15，負責(zé)人：*工）；節(jié)點3：主體工程完工（計劃時間：2024-08-30，負責(zé)人：*工）。關(guān)聯(lián)付款與交付節(jié)點將付款節(jié)點與履約節(jié)點綁定，系統(tǒng)自動觸發(fā)付款提醒（如“材料進場后5日內(nèi)，財務(wù)部需支付首付款”），避免漏付、錯付。（四）履約進度實時更新節(jié)點進度填報各節(jié)點負責(zé)人在“履約跟蹤”模塊更新進度，選擇“已完成/進行中/逾期”，并完成證明（如驗收報告、簽收單）。操作說明：對應(yīng)節(jié)點“更新進度”，勾選“已完成”，附件，填寫“實際完成時間”，提交后系統(tǒng)自動記錄。偏差分析與預(yù)警觸發(fā)若實際完成時間晚于計劃時間，系統(tǒng)自動標記“逾期”，并觸發(fā)預(yù)警（具體見“風(fēng)險預(yù)警規(guī)則配置”）；若節(jié)點內(nèi)容與合同約定不符（如驗收不合格），需在“備注”欄說明原因，并啟動“變更審批流程”（詳見“合同變更管理”）。（五）風(fēng)險預(yù)警規(guī)則配置預(yù)警閾值設(shè)置在“風(fēng)險預(yù)警”模塊的“規(guī)則配置”中，按合同類型設(shè)置預(yù)警閾值，系統(tǒng)自動監(jiān)控并觸發(fā)預(yù)警。常見預(yù)警類型及閾值示例逾期預(yù)警：付款/交付節(jié)點逾期1天（低風(fēng)險）、3天（中風(fēng)險）、7天（高風(fēng)險）；金額預(yù)警：合同執(zhí)行金額超過預(yù)算10%（中風(fēng)險）、20%（高風(fēng)險）；違約預(yù)警：觸發(fā)合同約定的違約條款（如質(zhì)量不達標、延遲交付超過15天）。預(yù)警通知方式支持系統(tǒng)內(nèi)消息、短信、郵件三種通知方式，可按預(yù)警等級配置通知對象：低風(fēng)險：通知節(jié)點負責(zé)人；中風(fēng)險：通知部門負責(zé)人+節(jié)點負責(zé)人；高風(fēng)險：通知高層領(lǐng)導(dǎo)+法務(wù)部+部門負責(zé)人。（六）預(yù)警響應(yīng)與處理預(yù)警查看與確認相關(guān)人員收到預(yù)警通知后，進入“預(yù)警中心”查看詳情，包括預(yù)警類型、觸發(fā)節(jié)點、合同信息、逾期原因等，“確認預(yù)警”進入處理流程。制定處理措施責(zé)任人需在24小時內(nèi)填寫《風(fēng)險預(yù)警處理表》（見表3），明確處理措施、責(zé)任人和完成時限。示例：“設(shè)備交付逾期3天（中風(fēng)險）”，處理措施為“協(xié)調(diào)物流公司加急運輸，負責(zé)人*工，完成時限2024-05-10”。關(guān)閉預(yù)警處理完成后，處理證明（如物流單、客戶確認函），提交審核，審核通過后系統(tǒng)自動關(guān)閉預(yù)警；若未按期處理，系統(tǒng)自動升級為“未關(guān)閉預(yù)警”，推送至更高層級領(lǐng)導(dǎo)。（七）數(shù)據(jù)統(tǒng)計與報告自定義報表在“統(tǒng)計報表”模塊，按需求篩選條件（如時間范圍、合同類型、部門），以下報表：《合同履約匯總表》：展示當月新增合同數(shù)、履約完成率、逾期率等；《風(fēng)險預(yù)警分析表》：按風(fēng)險等級統(tǒng)計預(yù)警數(shù)量、處理率、高發(fā)風(fēng)險類型；《部門合同執(zhí)行對比表》：對比各部門合同金額、回款率、履約偏差情況。導(dǎo)出與分享報表支持導(dǎo)出為Excel/PDF格式，可添加水?。ㄈ纭肮緝?nèi)部資料”）后分享給相關(guān)方，保證數(shù)據(jù)安全。三、核心工具模板與使用指南模板1：合同基本信息表（示例）用途：集中記錄合同核心要素，作為履約跟蹤和風(fēng)險預(yù)警的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源。字段名稱填寫說明示例數(shù)據(jù)合同編號按規(guī)則，格式為“部門縮寫-年份-序號”（如“CG-2024-001”）CG-2024-001合同名稱需體現(xiàn)簽約雙方及核心內(nèi)容，避免使用“合同”等模糊詞匯科技公司與供應(yīng)商采購服務(wù)器合同甲方（采購方）全稱需與營業(yè)執(zhí)照一致，簡稱用于內(nèi)部展示科技有限公司乙方（銷售方/服務(wù)方）同上信息技術(shù)有限公司合同類型單選：采購/銷售/服務(wù)/工程/租賃/其他采購合同金額（元）含大寫金額，幣種（如CNY/USD）1,000,000（壹佰萬元整）履約期限起止日期，格式“YYYY-MM-DD”2024-03-01至2024-12-31付款節(jié)點列明各階段付款比例、條件及時間（如“首付款30%簽約后10日”）首付款30%（簽約后10日），到貨款50%（到貨后30日），尾款20%（驗收后30日）關(guān)鍵交付節(jié)點明確交付時間、地點、驗收標準交付時間：2024-06-30；地點：甲方倉庫；驗收標準：按GB/T9813-2016標準違約條款重點標注逾期違約金比例、質(zhì)量賠償標準等核心內(nèi)容逾期交付：按日萬分之五支付違約金；質(zhì)量不合格：乙方需7日內(nèi)更換，并賠償損失合同狀態(tài)動態(tài)更新：草稿/生效/履行中/已完成/已終止生效負責(zé)部門錄入合同所屬部門（如采購部/項目部）采購部錄入人系統(tǒng)自動記錄當前登錄用戶錄入時間系統(tǒng)自動記錄2024-02-2010:30填寫要點：合同編號需唯一，避免重復(fù)；付款節(jié)點與交付節(jié)點需一一對應(yīng)，保證邏輯閉環(huán)；違約條款需提取關(guān)鍵信息，便于系統(tǒng)自動識別風(fēng)險觸發(fā)條件。模板2：合同履約進度跟蹤表（示例）用途：實時監(jiān)控合同關(guān)鍵節(jié)點完成情況，記錄履約偏差，為風(fēng)險預(yù)警提供依據(jù)。合同編號合同名稱節(jié)點名稱計劃完成時間實際完成時間負責(zé)人完成情況風(fēng)險描述（如有）附件CG-2024-001采購服務(wù)器合同簽訂合同2024-02-202024-02-20已完成-合同掃描件CG-2024-001采購服務(wù)器合同首付款支付2024-03-012024-03-02已完成逾期1天（低風(fēng)險）銀行回單CG-2024-001采購服務(wù)器合同設(shè)備交付2024-06-30-趙六進行中物流異常，預(yù)計延遲3天物流跟蹤截圖CG-2024-001采購服務(wù)器合同驗收2024-07-30-趙六未開始待設(shè)備交付后啟動-使用說明：“完成情況”選項：已完成/進行中/未開始/逾期；“風(fēng)險描述”需明確偏差原因（如“物流延遲”“供應(yīng)商生產(chǎn)異?！保?；附件需證明材料（如回單、簽收單、溝通記錄），保證可追溯。模板3：合同風(fēng)險預(yù)警記錄表（示例）用途：記錄預(yù)警觸發(fā)、處理過程及結(jié)果，形成風(fēng)險閉環(huán)管理。預(yù)警ID合同編號合同名稱風(fēng)險類型風(fēng)險等級觸發(fā)時間預(yù)警原因通知對象處理措施責(zé)任人完成時限處理狀態(tài)關(guān)閉時間YJ202405001CG-2024-001采購服務(wù)器合同交付逾期中風(fēng)險2024-05-08設(shè)備未按期交付（逾期3天）采購部經(jīng)理、趙六、法務(wù)專員協(xié)調(diào)物流公司加急運輸，每日跟進進度趙六2024-05-10已關(guān)閉2024-05-10YJ202405002XS-2023-005銷售軟件服務(wù)合同回款逾期高風(fēng)險2024-05-09尾款20萬元逾期10天銷售總監(jiān)、財務(wù)經(jīng)理、法務(wù)總監(jiān)發(fā)送催款函，暫停新合作項目周七2024-05-15處理中-字段說明：預(yù)警ID：系統(tǒng)自動，唯一標識一條預(yù)警記錄；風(fēng)險等級：低風(fēng)險（可自行解決）、中風(fēng)險（需部門協(xié)調(diào)）、高風(fēng)險（需高層介入）；處理狀態(tài)：待處理/處理中/已關(guān)閉/已升級；關(guān)閉時間：處理完成且審核通過后記錄，系統(tǒng)自動更新。模板4：合同變更審批表（示例）用途：規(guī)范合同變更流程，保證變更內(nèi)容合法、履約計劃可執(zhí)行。合同編號合同名稱變更類型變更事項原內(nèi)容變更后內(nèi)容變更原因?qū)β募s的影響附件申請人申請時間審批狀態(tài)審批人審批時間CG-2024-001采購服務(wù)器合同交付時間變更設(shè)備交付時間2024-06-302024-07-15供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備故障延誤后續(xù)驗收及付款節(jié)點延期說明函趙六2024-05-09已批準2024-05-10CG-2024-002咨詢服務(wù)合同合同金額變更服務(wù)費500,000元550,000元增加需求調(diào)研模塊需追加付款，調(diào)整付款節(jié)點補充協(xié)議孫八2024-05-11審批中--審批流程：申請人填寫變更事項及原因，相關(guān)附件（如補充協(xié)議、雙方溝通記錄）；部門負責(zé)人審核變更的必要性及對履約的影響；法務(wù)部審核變更內(nèi)容的合法性；高層領(lǐng)導(dǎo)（如總經(jīng)理）審批金額重大或影響關(guān)鍵節(jié)點的變更；審批通過后，系統(tǒng)更新合同信息，同步調(diào)整履約計劃及預(yù)警規(guī)則。四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項（一）數(shù)據(jù)錄入的準確性與及時性合同信息錄入時，需嚴格核對簽約主體、金額、節(jié)點等關(guān)鍵內(nèi)容，保證與合同原件一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致預(yù)警誤判；履約進度需在節(jié)點完成后24小時內(nèi)更新，逾期未更新將觸發(fā)“數(shù)據(jù)滯后預(yù)警”，影響風(fēng)險監(jiān)控的及時性。（二）預(yù)警閾值的合理設(shè)置預(yù)警閾值需結(jié)合合同類型、行業(yè)特點及企業(yè)風(fēng)險承受能力動態(tài)調(diào)整，例如：建筑工程合同可適當延長交付逾期預(yù)警閾值（如15天），因受天氣、供應(yīng)鏈等因素影響較大；采購合同付款逾期預(yù)警閾值宜縮短至3天內(nèi)，避免影響供應(yīng)商合作關(guān)系。閾值設(shè)置后需定期review（建議每季度一次），結(jié)合歷史預(yù)警數(shù)據(jù)優(yōu)化規(guī)則，避免“過度預(yù)警”或“預(yù)警遺漏”。（三）跨部門協(xié)作與溝通機制合同履涉及多部門（如采購、財務(wù)、法務(wù)、項目），需明確各部門職責(zé)：采購部：負責(zé)供應(yīng)商履約跟蹤，處理交付/質(zhì)量問題；財務(wù)部：負責(zé)付款節(jié)點監(jiān)控，預(yù)警回款逾期；法務(wù)部：審核合同條款，處理違約糾紛。建立周例會制度，每周召開合同履約協(xié)調(diào)會，通報預(yù)警情況，協(xié)同解決跨部門問題。（四）系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全與備份嚴禁泄露系統(tǒng)賬號密碼，定期更換密碼，離開系統(tǒng)時及時退出；敏感合同信息（如商業(yè)報價、核心技術(shù)參數(shù)）需設(shè)置“保密”權(quán)限，僅限授權(quán)人員查看；系統(tǒng)管理員需每日備份數(shù)據(jù)，備份數(shù)據(jù)存儲于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器，避免數(shù)據(jù)丟失。五、常見問題與解決方案Q1：合同錄入后無法關(guān)聯(lián)履約節(jié)點？A：檢查是否在“履約計劃”模塊中提前設(shè)置了節(jié)點，且節(jié)點時間與合