企業(yè)行政文件審批流程規(guī)范化手冊(cè)目錄一、手冊(cè)目的與適用范圍二、行政文件審批場景與適用范圍三、行政文件審批流程詳解四、關(guān)鍵審批模板示例五、操作注意事項(xiàng)與常見問題指引六、附則一、手冊(cè)目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部行政文件審批流程，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體，提高審批效率，保證行政事項(xiàng)處理有序、合規(guī)，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于公司各部門、全體員工在各類行政文件審批中的操作指引，涵蓋從文件發(fā)起至歸檔的全流程管理。二、行政文件審批場景與適用范圍（一）常見審批文件類型日常行政類：辦公用品采購申請(qǐng)、固定資產(chǎn)領(lǐng)用/報(bào)廢申請(qǐng)、會(huì)議室使用申請(qǐng)、印章使用申請(qǐng)等；費(fèi)用管理類：行政費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、供應(yīng)商付款申請(qǐng)等；制度規(guī)范類：部門管理制度/流程修訂申請(qǐng)、新制度試行申請(qǐng)等；事務(wù)協(xié)調(diào)類：跨部門協(xié)作函、對(duì)外公函（如合作邀請(qǐng)、感謝信）、員工行政類證明（如在職證明、收入證明）等。（二）不適用范圍涉及戰(zhàn)略決策、人事任免、財(cái)務(wù)預(yù)算等由公司專項(xiàng)制度規(guī)范的非行政類文件，不納入本手冊(cè)審批流程。三、行政文件審批流程詳解行政文件審批遵循“發(fā)起-審核-會(huì)簽（如需）-審批-反饋-歸檔”閉環(huán)管理，具體流程及責(zé)任分工（一）文件發(fā)起與提交責(zé)任主體：文件內(nèi)容涉及事項(xiàng)的直接發(fā)起人（如申請(qǐng)人、部門經(jīng)辦人）。操作說明：（1）發(fā)起人需根據(jù)文件類型，選擇對(duì)應(yīng)模板（詳見第四章）填寫內(nèi)容，保證信息完整、準(zhǔn)確，附件材料（如報(bào)價(jià)單、會(huì)議紀(jì)要、制度草案）齊全；（2）填寫完成后，通過公司OA系統(tǒng)/行政管理系統(tǒng)發(fā)起審批流程，或填寫紙質(zhì)版提交至行政部；（3）在發(fā)起時(shí)需明確文件優(yōu)先級(jí)（普通/加急），加急文件需標(biāo)注原因（如緊急會(huì)議、突發(fā)事務(wù)處理）。時(shí)限要求：常規(guī)文件需至少提前2個(gè)工作日發(fā)起，加急文件需提前0.5個(gè)工作日發(fā)起（特殊情況可同步溝通）。（二）部門初步審核責(zé)任主體：發(fā)起人所在部門負(fù)責(zé)人。審核內(nèi)容：（1）文件內(nèi)容是否符合部門實(shí)際需求，是否與部門工作計(jì)劃沖突；（2）申請(qǐng)事項(xiàng)的必要性、合理性（如采購申請(qǐng)需核實(shí)庫存、預(yù)算）；（3）附件材料是否完整（如費(fèi)用報(bào)銷需附發(fā)票、明細(xì)單）。操作說明：（1）部門負(fù)責(zé)人需在收到文件后1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，通過OA系統(tǒng)“同意”并填寫審核意見，或紙質(zhì)版簽字確認(rèn)后轉(zhuǎn)交至下一環(huán)節(jié)；（2）審核不通過的，需注明具體原因（如“預(yù)算超標(biāo)”“材料不全”），退回發(fā)起人修改后重新提交。（三）跨部門會(huì)簽（如需）觸發(fā)條件：文件內(nèi)容涉及其他部門職責(zé)或資源協(xié)調(diào)時(shí)（如跨部門活動(dòng)申請(qǐng)、涉及多個(gè)部門的制度修訂）。責(zé)任主體：相關(guān)協(xié)作部門負(fù)責(zé)人。操作說明：（1）發(fā)起人或行政部根據(jù)文件內(nèi)容，確定需會(huì)簽的部門（如活動(dòng)申請(qǐng)需會(huì)簽市場部、后勤部）；（2）會(huì)簽部門需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，重點(diǎn)審核職責(zé)邊界是否清晰、資源是否可支持、是否存在潛在沖突；（3）所有會(huì)簽部門均“同意”后，流程進(jìn)入審批環(huán)節(jié)；任一部門“不同意”需說明理由，發(fā)起人需協(xié)調(diào)溝通后調(diào)整方案或補(bǔ)充說明。（四）分級(jí)審批根據(jù)文件類型、金額、影響范圍，實(shí)行分級(jí)審批管理，具體權(quán)限文件類型審批層級(jí)審批人職責(zé)日常行政類（小額采購/用印等）部門負(fù)責(zé)人+行政部經(jīng)理審核合規(guī)性、必要性，確認(rèn)是否符合公司行政管理制度（如印章使用權(quán)限、采購金額上限）費(fèi)用管理類（5000元以下）部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部+行政總監(jiān)審核預(yù)算匹配性、票據(jù)合規(guī)性，確認(rèn)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司規(guī)定費(fèi)用管理類（5000元以上）部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部+行政總監(jiān)+總經(jīng)理重點(diǎn)審核費(fèi)用必要性、預(yù)算合理性，對(duì)大額支出進(jìn)行最終決策制度規(guī)范類/重要事務(wù)協(xié)調(diào)類各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人+行政總監(jiān)+總經(jīng)理審核制度可行性、跨部門協(xié)調(diào)效果，保證符合公司戰(zhàn)略及整體利益操作說明：審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批（加急文件為4小時(shí)內(nèi)），通過OA系統(tǒng)“同意/不同意”并注明意見，紙質(zhì)版簽字確認(rèn)。（五）審批結(jié)果反饋責(zé)任主體：行政部（或流程發(fā)起人）。操作說明：（1）審批通過后，行政部需在1個(gè)工作日內(nèi)通過OA系統(tǒng)/郵件通知發(fā)起人，并同步紙質(zhì)版審批結(jié)果（如需）；（2）審批不通過的，行政部需匯總各環(huán)節(jié)意見，反饋至發(fā)起人，說明未通過原因及修改建議；（3）發(fā)起人根據(jù)反饋意見修改后，需重新發(fā)起流程（重大修改需重新走完全部審核環(huán)節(jié)）。（六）文件歸檔責(zé)任主體：行政部檔案管理員。操作說明：（1）審批完成的文件（含電子版、紙質(zhì)版簽字件）需在3個(gè)工作日內(nèi)由行政部統(tǒng)一歸檔；（2）歸檔文件按“文件類型-年份-月份”分類存放，電子版至公司檔案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版裝入檔案盒并標(biāo)注索引（如“2024-06-辦公用品采購-001”）；（3）歸檔后文件保存期限：常規(guī)文件3年，重要文件（如制度類、大額費(fèi)用類）5年以上，涉密文件按保密規(guī)定單獨(dú)保管。四、關(guān)鍵審批模板示例模板一：行政文件審批申請(qǐng)表（通用版）文件編號(hào)：XZ-2024-X申請(qǐng)日期：年月日文件名稱申請(qǐng)人*某某（部門：行政部）聯(lián)系方式填寫分機(jī)號(hào)申請(qǐng)事由（簡要說明文件目的，如“采購辦公用打印機(jī)5臺(tái)，用于新員工辦公”）詳細(xì)說明（可附頁，包括需求背景、具體方案、預(yù)算明細(xì)等）附件清單1.供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（3家比價(jià)）2.舊設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單（如涉及）審批流程部門負(fù)責(zé)人審核：______________（簽字）日期：__________行政部審核：______________（簽字）日期：__________財(cái)務(wù)部審核（如需）：______________（簽字）日期：__________行政總監(jiān)審批：______________（簽字）日期：__________總經(jīng)理審批（如需）：______________（簽字）日期：__________審批結(jié)果□同意□不同意（原因：______________________）備注模板二：跨部門會(huì)簽意見表文件編號(hào)：XZ-2024-X會(huì)簽部門：市場部會(huì)簽文件名稱“2024年公司年會(huì)策劃方案”會(huì)簽事項(xiàng)協(xié)調(diào)場地布置、宣傳物料制作及現(xiàn)場人員支持會(huì)簽意見1.場地布置需符合品牌VI規(guī)范，建議提前3天提供最終版設(shè)計(jì)圖；2.宣傳物料制作預(yù)算控制在5000元內(nèi)，可提供2家供應(yīng)商備選；3.現(xiàn)場人員支持需提前確認(rèn)分工，建議活動(dòng)前1天召開協(xié)調(diào)會(huì)。是否同意□同意□有條件同意（條件：______________________）□不同意（原因：______________________）會(huì)簽人*某某（市場部經(jīng)理）簽字日期年月日模板三：審批進(jìn)度跟蹤表文件編號(hào)文件名稱發(fā)起人當(dāng)前環(huán)節(jié)處理人發(fā)起時(shí)間預(yù)計(jì)完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間狀態(tài)XZ-2024-005辦公用品采購申請(qǐng)*某某行政總監(jiān)審批*某某（行政總監(jiān)）2024-06-102024-06-122024-06-11已完成XZ-2024-006印章使用申請(qǐng)*某某部門審核*某某（部門負(fù)責(zé)人）2024-06-112024-06-13-審核中五、操作注意事項(xiàng)與常見問題指引（一）材料完整性要求發(fā)起文件時(shí)需保證附件齊全，如采購申請(qǐng)需附至少2家供應(yīng)商比價(jià)單，費(fèi)用報(bào)銷需附發(fā)票原件及費(fèi)用明細(xì)清單；制度類文件需附修訂前對(duì)比版及意見征集記錄（如涉及）。（二）審批時(shí)限管理各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，無正當(dāng)理由超時(shí)未處理的，系統(tǒng)將自動(dòng)提醒發(fā)起人及部門負(fù)責(zé)人；加急文件需在發(fā)起時(shí)標(biāo)注“加急”，審批人需優(yōu)先處理，超時(shí)未反饋將視為“默認(rèn)同意”。（三）特殊情況處理審批人外出：審批人可通過OA系統(tǒng)設(shè)置“代理人”，或由其部門負(fù)責(zé)人代為審批；文件內(nèi)容修改：審批過程中如需修改，發(fā)起人需撤回流程并重新提交（重大修改需說明原因）；緊急事務(wù)：突發(fā)緊急情況（如公章遺失補(bǔ)辦）可先通過電話/口頭向行政總監(jiān)匯報(bào)，事后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)。（四）保密要求涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的文件（如未公開的制度、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)），需在發(fā)起時(shí)勾選“保密”選項(xiàng)，審批范圍僅限相關(guān)人員；保密文件不得通過普通郵箱傳遞，需通過公司加密系統(tǒng)或?qū)Ｈ诉f送。（五）常見問題處理問題場景解決方案審批流程卡在某環(huán)節(jié)未推進(jìn)發(fā)起人可直接聯(lián)系該環(huán)節(jié)審批人確認(rèn)，或向行政部反饋協(xié)調(diào)對(duì)審批結(jié)果有異議可在收到結(jié)果1個(gè)工作日內(nèi)向行政部提交書面申訴，說明理由并提供新依據(jù)，