采購審批流程與成本控制管理手冊(cè)前言本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)采購活動(dòng)全流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，通過標(biāo)準(zhǔn)化審批流程與精細(xì)化成本控制措施，實(shí)現(xiàn)“采購合規(guī)、成本可控、效率提升、風(fēng)險(xiǎn)防范”的目標(biāo)。手冊(cè)適用于企業(yè)各類采購場(chǎng)景（含原材料采購、設(shè)備購置、服務(wù)外包、辦公用品采購等），涵蓋采購需求提出、預(yù)算管理、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、執(zhí)行驗(yàn)收、成本分析等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為企業(yè)采購管理提供實(shí)操指引。一、適用范圍與核心目標(biāo)（一）適用范圍采購對(duì)象：生產(chǎn)原材料、固定資產(chǎn)（機(jī)器設(shè)備、辦公設(shè)施）、服務(wù)類（咨詢、物流、IT運(yùn)維）、辦公用品（低值易耗品）等各類采購需求。責(zé)任主體：企業(yè)各業(yè)務(wù)部門（需求方）、采購部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、管理層（含部門負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理）等。采購類型：日常采購、緊急采購、戰(zhàn)略采購、零星采購等（特殊類型需額外說明）。（二）核心目標(biāo)流程標(biāo)準(zhǔn)化：明確各環(huán)節(jié)操作步驟與時(shí)限，避免職責(zé)交叉或流程遺漏。成本可控化：通過預(yù)算管控、比價(jià)議價(jià)、成本分析等措施，實(shí)現(xiàn)采購總成本最優(yōu)。風(fēng)險(xiǎn)最小化：防范采購舞弊、合同糾紛、供應(yīng)商履約風(fēng)險(xiǎn)等。效率提升：簡(jiǎn)化審批鏈條，明確緊急采購處理機(jī)制，保障物資及時(shí)供應(yīng)。二、采購審批全流程操作指南（一）需求提出與預(yù)算確認(rèn)操作步驟：需求部門發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目需求或日常運(yùn)營需要，填寫《采購申請(qǐng)單》（詳見模板1），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、交付時(shí)間等關(guān)鍵信息，部門負(fù)責(zé)人*主任簽字確認(rèn)。預(yù)算核對(duì)：采購部收到《采購申請(qǐng)單》后，需在1個(gè)工作日內(nèi)核對(duì)財(cái)務(wù)部提供的《年度采購預(yù)算明細(xì)表》（詳見模板2），保證采購需求在預(yù)算范圍內(nèi)。若超預(yù)算，需求部門需提交《超預(yù)算采購申請(qǐng)說明》，詳細(xì)說明超預(yù)算原因（如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、緊急需求等），經(jīng)分管副總*總審批后，方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。關(guān)鍵輸出：《采購申請(qǐng)單》《年度采購預(yù)算明細(xì)表》《超預(yù)算采購申請(qǐng)說明》（如需）。（二）供應(yīng)商尋源與資質(zhì)審核操作步驟：供應(yīng)商尋源：常規(guī)采購：采購部通過企業(yè)合格供應(yīng)商名錄（詳見模板3）、公開招標(biāo)、行業(yè)推薦等方式，篩選至少3家符合條件的供應(yīng)商。緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需48小時(shí)內(nèi)到貨）：可縮短供應(yīng)商尋源時(shí)間，但需保留至少2家比價(jià)記錄，事后補(bǔ)填《緊急采購審批表》（詳見模板4）。資質(zhì)審核：采購部向候選供應(yīng)商索取《供應(yīng)商資質(zhì)文件》（詳見模板5），包括營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、3C認(rèn)證等）、過往合作業(yè)績(jī)證明等，法務(wù)部*專員審核資質(zhì)真實(shí)性，保證供應(yīng)商具備履約能力。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商信息登記表》（詳見模板6）、《供應(yīng)商資質(zhì)文件審核記錄》。（三）詢比價(jià)與議價(jià)操作步驟：發(fā)出詢價(jià)單：采購部向資質(zhì)審核通過的供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)單》（詳見模板7），明確采購物品/服務(wù)的技術(shù)要求、數(shù)量、交付時(shí)間、報(bào)價(jià)方式（含單價(jià)、總價(jià)、增值稅稅率等），要求供應(yīng)商在2個(gè)工作日內(nèi)反饋報(bào)價(jià)。比價(jià)分析：采購部匯總各供應(yīng)商報(bào)價(jià)，填寫《詢比價(jià)記錄表》（詳見模板8），從價(jià)格、質(zhì)量、交期、服務(wù)能力等維度進(jìn)行對(duì)比分析，推薦最優(yōu)候選方案（并非最低價(jià)優(yōu)先，需綜合評(píng)估）。議價(jià)談判：采購部與最優(yōu)候選供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭(zhēng)取進(jìn)一步降低成本（如批量采購折扣、付款賬期優(yōu)化等），談判結(jié)果需在《詢比價(jià)記錄表》中備注說明。關(guān)鍵輸出：《詢價(jià)單》《詢比價(jià)記錄表》。（四）合同評(píng)審與審批操作步驟：合同擬定：采購部根據(jù)談判結(jié)果，擬定《采購合同》（詳見模板9），條款需包括：雙方信息、采購物品/服務(wù)詳情、價(jià)格與支付方式、交付與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。部門評(píng)審：采購部：審核合同條款與采購需求一致性，保證技術(shù)參數(shù)、交付時(shí)間準(zhǔn)確無誤；財(cái)務(wù)部：審核價(jià)格條款、付款方式、稅費(fèi)計(jì)算等，控制資金風(fēng)險(xiǎn)；法務(wù)部：審核合同法律合規(guī)性，避免條款歧義或法律漏洞。管理層審批：根據(jù)采購金額分級(jí)審批（示例）：金額≤5萬元：采購部經(jīng)理*經(jīng)理審批；5萬元＜金額≤20萬元：分管副總*總審批；金額＞20萬元：總經(jīng)理*總審批。審批通過后，合同由雙方授權(quán)代表簽字蓋章生效。關(guān)鍵輸出：《采購合同》《合同評(píng)審記錄表》（詳見模板10）。（五）訂單執(zhí)行與交付跟蹤操作步驟：下達(dá)訂單：審批通過后，采購部向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》（詳見模板11），明確訂單編號(hào)、物品/服務(wù)詳情、交付時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人等信息，同步抄送需求部門。交付跟蹤：采購部需全程跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，若供應(yīng)商可能延遲交付，需提前3個(gè)工作日通知采購部及需求部門，協(xié)商調(diào)整交付時(shí)間或啟動(dòng)備用供應(yīng)商方案。到貨通知：供應(yīng)商交付物品/服務(wù)后，需向采購部提交《送貨單》（或服務(wù)完成報(bào)告），采購部核對(duì)物品名稱、數(shù)量、規(guī)格無誤后，通知需求部門驗(yàn)收。關(guān)鍵輸出：《采購訂單》《送貨單》《交付進(jìn)度跟蹤表》（詳見模板12）。（六）驗(yàn)收與結(jié)算操作步驟：現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收：需求部門聯(lián)合采購部、質(zhì)檢部（如需）按采購合同及訂單要求進(jìn)行驗(yàn)收：實(shí)物類：核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量（如抽樣檢測(cè)、查看合格證），填寫《物品驗(yàn)收單》（詳見模板13）；服務(wù)類：評(píng)估服務(wù)成果是否符合合同約定（如項(xiàng)目完成報(bào)告、驗(yàn)收測(cè)試報(bào)告），填寫《服務(wù)驗(yàn)收單》（詳見模板14）。驗(yàn)收不合格的，需在2個(gè)工作日內(nèi)通知供應(yīng)商退貨/返工，并留存不合格證據(jù)（照片、檢測(cè)報(bào)告等）。發(fā)票核對(duì)：供應(yīng)商開具合規(guī)增值稅發(fā)票后，采購部核對(duì)發(fā)票信息（發(fā)票代碼、金額、稅率等）與合同、訂單、驗(yàn)收單是否一致，無誤后提交財(cái)務(wù)部。資金支付：財(cái)務(wù)部審核無誤后，按合同約定支付方式（如電匯、承兌匯票）辦理付款，付款后同步更新《應(yīng)付賬款臺(tái)賬》（詳見模板15）。關(guān)鍵輸出：《物品驗(yàn)收單》《服務(wù)驗(yàn)收單》《增值稅發(fā)票》《應(yīng)付賬款臺(tái)賬》。（七）檔案歸檔與成本分析操作步驟：檔案歸檔：采購部將采購全流程文件（采購申請(qǐng)單、合同、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等）整理歸檔，電子檔保存至企業(yè)采購管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔保存期限不少于3年。成本分析：財(cái)務(wù)部每月/每季度《采購成本分析報(bào)告》（詳見模板16），分析內(nèi)容包括：各品類采購成本占比、價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)、供應(yīng)商價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、超預(yù)算原因等，提出成本優(yōu)化建議（如替換低價(jià)供應(yīng)商、調(diào)整采購批量等），報(bào)管理層參考。關(guān)鍵輸出：《采購檔案清單》《采購成本分析報(bào)告》。三、標(biāo)準(zhǔn)化工具模板模板1：采購申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期采購類型□日?！蹙o急□戰(zhàn)略□零星申請(qǐng)人聯(lián)系電話需求日期采購物品/服務(wù)信息名稱規(guī)格型號(hào)技術(shù)參數(shù)單位用途說明預(yù)算科目審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購部審核：日期：財(cái)務(wù)部審核：日期：分管副總審批：日期：總經(jīng)理審批（如需）：日期：模板2：年度采購預(yù)算明細(xì)表預(yù)算部門預(yù)算科目采購類別年度預(yù)算金額（元）已使用金額（元）剩余金額（元）備注模板3：合格供應(yīng)商名錄供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼主營業(yè)務(wù)合作年限資質(zhì)等級(jí)聯(lián)系人聯(lián)系電話合作評(píng)價(jià)（優(yōu)/良/中/差）模板4：緊急采購審批表需求部門緊急原因預(yù)估交付時(shí)間采購金額（元）緊急采購說明：部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購部審核：日期：分管副總審批：日期：總經(jīng)理審批：日期：模板5：供應(yīng)商資質(zhì)文件清單序號(hào)文件名稱文件編號(hào)有效期審核結(jié)果（通過/不通過）審核人審核日期1營業(yè)執(zhí)照2行業(yè)資質(zhì)證書3過往業(yè)績(jī)證明模板6：供應(yīng)商信息登記表供應(yīng)商名稱成立時(shí)間注冊(cè)地址注冊(cè)資本主營業(yè)務(wù)聯(lián)系人聯(lián)系電話銀行賬戶主要產(chǎn)品/服務(wù)信息名稱規(guī)格型號(hào)質(zhì)量認(rèn)證價(jià)格區(qū)間模板7：詢價(jià)單詢價(jià)單編號(hào)詢價(jià)日期需求部門采購類型采購需求明細(xì)名稱規(guī)格型號(hào)技術(shù)參數(shù)數(shù)量報(bào)價(jià)要求：需包含單價(jià)、總價(jià)、增值稅稅率、付款方式、交貨周期等，報(bào)價(jià)截止時(shí)間：年月日模板8：詢比價(jià)記錄表采購項(xiàng)目詢價(jià)日期供應(yīng)商名稱報(bào)價(jià)（元）質(zhì)量承諾交期（天）推薦供應(yīng)商：推薦理由：模板9：采購合同（簡(jiǎn)化版）合同編號(hào)：甲方（采購方）：公司名稱乙方（供應(yīng)商）：公司名稱簽訂日期：年月日一、采購物品/服務(wù)詳情：名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、技術(shù)參數(shù)等（詳見附件）。二、交付與驗(yàn)收：交付時(shí)間、地點(diǎn)，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及流程。三、支付方式：如“合同簽訂后支付30%預(yù)付款，驗(yàn)收合格后支付70%尾款”。四、違約責(zé)任：如延遲交付每日按合同金額0.1%支付違約金，質(zhì)量不符無條件退貨。五、爭(zhēng)議解決：協(xié)商不成，提交甲方所在地法院訴訟。雙方簽字蓋章：甲方（蓋章）：授權(quán)代表（簽字）：乙方（蓋章）：授權(quán)代表（簽字）：模板10：合同評(píng)審記錄表合同編號(hào)評(píng)審日期評(píng)審部門評(píng)審意見評(píng)審人評(píng)審日期采購部財(cái)務(wù)部法務(wù)部結(jié)論：□通過□需修改□不通過模板11：采購訂單訂單編號(hào)下單日期供應(yīng)商名稱采購類型訂單明細(xì)：名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)等備注：如“需提供合格證，運(yùn)輸費(fèi)用由乙方承擔(dān)”采購部（簽字）：日期：模板12：交付進(jìn)度跟蹤表訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱計(jì)劃交付時(shí)間實(shí)際交付時(shí)間延遲原因（如有）處理結(jié)果模板13：物品驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號(hào)驗(yàn)收日期采購訂單號(hào)供應(yīng)商名稱物品信息：名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、訂單數(shù)量、實(shí)收數(shù)量質(zhì)量檢驗(yàn)：□合格□不合格（不合格說明：）驗(yàn)收結(jié)論：□通過□拒收驗(yàn)收人（簽字）：需求部門負(fù)責(zé)人（簽字）：模板14：服務(wù)驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號(hào)驗(yàn)收日期合同編號(hào)服務(wù)內(nèi)容服務(wù)成果：（如項(xiàng)目完成報(bào)告、測(cè)試結(jié)果等摘要）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：是否符合合同約定（是/否）驗(yàn)收結(jié)論：□通過□需整改驗(yàn)收人（簽字）：需求部門負(fù)責(zé)人（簽字）：模板15：應(yīng)付賬款臺(tái)賬供應(yīng)商名稱合同編號(hào)發(fā)票號(hào)碼金額（元）開票日期付款日期賬齡（天）備注模板16：采購成本分析報(bào)告分析周期編制日期采購品類成本占比：品類A（元，占比%）、品類B（元，占比%）等價(jià)格波動(dòng)分析：主要供應(yīng)商價(jià)格較上期漲跌%（如鋼材價(jià)格上漲5%）超預(yù)算原因分析：（如緊急采購導(dǎo)致成本超預(yù)算10%）成本優(yōu)化建議：（如與供應(yīng)商談判批量采購折扣，預(yù)計(jì)降低成本3%）編制人（簽字）：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人（簽字）：四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)（一）需求合理性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：需求部門虛報(bào)采購需求或過度采購，導(dǎo)致資源浪費(fèi)?？刂拼胧翰少彶啃韬藢?duì)采購需求與生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度的匹配性，大額采購（如＞10萬元）需提供需求部門的項(xiàng)目立項(xiàng)文件或成本效益分析報(bào)告。（二）預(yù)算執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：超預(yù)算采購未審批或預(yù)算執(zhí)行偏差大?？刂拼胧贺?cái)務(wù)部每月監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，對(duì)超預(yù)算采購實(shí)行“先審批后采購”，偏差超過10%的需提交《預(yù)算執(zhí)行差異說明》。（三）供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：供應(yīng)商資質(zhì)造假、履約能力不足或存在利益輸送?？刂拼胧航⒐?yīng)商準(zhǔn)入與退出機(jī)制，每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估（質(zhì)量、交期、價(jià)格、服務(wù)），評(píng)分低于70分的暫停合作；采購人員與供應(yīng)商接觸需遵守《廉潔采購承諾書》，禁止收受回扣。（四）合同法律風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合同條款模糊、違約責(zé)任不明確，導(dǎo)致糾紛。控制措施：法務(wù)部必須參與合同評(píng)審，重點(diǎn)審核標(biāo)的物描述、支付方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決條款；合同文本需采用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，非標(biāo)模板需經(jīng)法務(wù)部負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審批。（五）驗(yàn)收環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)需求點(diǎn)：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一或驗(yàn)收流于形式，導(dǎo)致不合格物品/服務(wù)入庫?？刂拼胧褐贫ā陡黝愇锲?服務(wù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)》，明確關(guān)鍵驗(yàn)收指標(biāo)（如電子產(chǎn)品的功能參數(shù)、服務(wù)的響應(yīng)時(shí)間）；驗(yàn)收需需求部門、采購部、質(zhì)檢部（如需）三方簽字確認(rèn)，