大型展會撤展操作流程指導展會的圓滿落幕并非終點，科學、高效、安全的撤展工作同樣是衡量展會成功與否的關鍵環(huán)節(jié)。撤展管理不當，不僅可能導致安全事故、場館損壞、額外費用產(chǎn)生，還會影響參展商的品牌形象及后續(xù)合作意愿。本指導旨在提供一套專業(yè)、嚴謹?shù)拇笮驼箷氛共僮髁鞒?，以期為展會組織者及參展商提供實用參考，確保撤展工作有序、高效、低成本、低風險地完成。一、撤展前準備與規(guī)劃階段撤展工作的順利進行，離不開前期充分的準備與細致的規(guī)劃。此階段應于展會閉幕前至少一周啟動。1.信息確認與溝通：*時間節(jié)點：明確撤展開始時間、截止時間（“清場”時間）、展品及物料出館的最后期限。嚴格遵守主辦方規(guī)定的時間窗口，避免因超時產(chǎn)生罰款。*場館規(guī)則：再次確認場館關于車輛進出路線、裝卸區(qū)使用、電梯/貨梯使用時間及載重限制、垃圾清運規(guī)定、噪音控制、用電安全等具體要求。*服務商協(xié)調(diào)：與搭建商、運輸商、倉儲服務商等提前溝通，明確各自職責、工作范圍、到場時間及聯(lián)系方式。特別是特裝展臺的拆除，需與原搭建商確認拆除方案及安全措施。*內(nèi)部團隊分工：明確內(nèi)部撤展負責人、各區(qū)域負責人、現(xiàn)場協(xié)調(diào)員、安全監(jiān)督員等角色，確保責任到人。2.制定撤展方案與應急預案：*拆除順序：根據(jù)展臺結構特點、展品特性，規(guī)劃合理的拆除順序。一般原則是“先上后下、先內(nèi)后外、先輕后重、先易后難”。*展品處理方案：明確展品是回運、現(xiàn)場銷售處理、贈予還是銷毀。對于需回運的展品，提前聯(lián)系物流，預訂運輸車輛及倉位。*物料處理方案：區(qū)分可回收利用物料（如展架、燈具、地毯等）、需丟棄的廢棄物。制定物料回收、清點、打包、運輸計劃。*人員與設備配置：根據(jù)工作量估算所需人員數(shù)量（包括自有人員、臨時雇傭人員、專業(yè)技術人員），明確各人員職責。準備或租賃必要的工具設備（如叉車、液壓車、梯子、打包工具、防護用品等），并確保其狀態(tài)良好。*應急預案：針對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況（如惡劣天氣影響運輸、人員受傷、設備故障、貴重物品丟失、展臺結構意外坍塌等）制定應對措施，并明確聯(lián)系人及報告流程。3.物資準備：*打包材料：準備充足的紙箱、木箱、泡沫板、氣泡膜、纏繞膜、膠帶、打包帶、剪刀、美工刀等。*標識系統(tǒng)：準備標簽、記號筆，用于標識包裝箱內(nèi)物品名稱、數(shù)量、目的地、所屬參展商、易碎品標識等。*安全防護用品：安全帽、反光背心、手套、護目鏡、口罩等，根據(jù)工作需要配備。*清潔工具：掃帚、拖把、垃圾袋等，用于展臺區(qū)域的最終清理。4.參展商告知與指引：*向所有參展商發(fā)布正式的《撤展須知》，明確上述時間、規(guī)則、流程、聯(lián)系人等關鍵信息。*針對特裝展位參展商，需特別強調(diào)展臺拆除的安全規(guī)范、材料回收與垃圾處理要求。*提供撤展期間的咨詢聯(lián)系方式，及時解答參展商疑問。二、撤展實施階段此階段是撤展工作的核心，需嚴格按照既定方案執(zhí)行，并保持高度的現(xiàn)場協(xié)調(diào)與安全警惕。1.展臺區(qū)域物品清點與保護：*撤展開始前，參展商或其授權代表應對展臺內(nèi)所有物品進行最后清點，確保無遺漏、無損壞。*對需優(yōu)先保護或先行撤離的貴重展品、精密儀器等，應提前進行安全檢查和初步打包。2.展品撤除與打包：*展品拆卸：按照與安裝相反的順序進行展品拆卸。操作時應小心謹慎，避免損壞展品。對于有特殊安裝要求的展品，應由專業(yè)人員操作。*分類打包：將拆卸下來的展品、配件、宣傳資料等進行分類整理，使用合適的包裝材料進行規(guī)范打包。*標識清晰：每個包裝件外部必須粘貼清晰的標簽，注明展品名稱、編號、數(shù)量、參展商名稱、回運地址、聯(lián)系人及聯(lián)系方式，并標注“向上”、“易碎”、“請勿倒置”等警示標識。*貴重物品：貴重物品應單獨包裝、單獨存放，并安排專人看管，直至安全運出展館。3.展臺結構拆除：*特裝展臺：必須由原搭建商或具備資質的專業(yè)拆除隊伍進行拆除。拆除過程應嚴格遵循“自上而下，分層拆除”的原則，確保結構穩(wěn)定，防止坍塌。*安全第一：拆除區(qū)域應設置警示標識，禁止無關人員進入。作業(yè)人員必須佩戴安全帽、安全帶等必要的防護用品。涉及高空作業(yè)的，必須遵守場館高空作業(yè)規(guī)定。*材料分離與回收：拆除下來的可回收材料（如鋁型材、板材、燈具等）應盡可能分類整理、妥善保管，以便重復利用或合規(guī)處置。*廢棄物管理：拆除產(chǎn)生的建筑垃圾、廢棄物，應按照場館規(guī)定分類堆放至指定地點，不得隨意丟棄或遺留在展臺區(qū)域。嚴禁將危險廢棄物混入普通垃圾。4.場地清理與恢復：*垃圾清運：將展臺區(qū)域內(nèi)所有包裝廢棄物、拆除廢料、生活垃圾等清理干凈，并運送至場館指定的垃圾集中點。*地面清潔：對展臺地面進行清掃、擦拭，確保無明顯污漬、膠痕、劃痕。如使用過膠帶、地釘?shù)龋鑿氐浊宄?，恢復地面原貌?設施檢查：檢查展臺區(qū)域內(nèi)的電源插座、水源接口等場館設施是否完好，如有損壞應立即報告主辦方并承擔相應責任。*空間恢復：確保展臺區(qū)域恢復至展前交付時的狀態(tài)，無任何遺留物品或臨時設施。5.展品與物料的搬運與出館：*內(nèi)部轉運：將打包好的展品和物料，有序搬運至場館指定的裝卸區(qū)或臨時倉儲區(qū)。搬運過程中注意保護展品、避免碰撞，并遵守場館內(nèi)的交通流線規(guī)定。*車輛調(diào)度：按照預定計劃，協(xié)調(diào)運輸車輛準時到達指定裝卸區(qū)。車輛進出館應遵守場館交通管理規(guī)定。*裝載與交接：展品裝車時，應合理碼放，重不壓輕，大不壓小，防止運輸途中發(fā)生損壞。與運輸司機辦理交接手續(xù)，核對物品數(shù)量、清單，簽署交接記錄。*出門證辦理：按照場館規(guī)定，辦理展品及物料的出門手續(xù)，配合門衛(wèi)檢查，憑有效出門證方可將物品運出展館。三、撤展收尾與離場階段撤展工作接近尾聲，需做好最后的檢查、確認與交接工作。1.展臺最終檢查與驗收：*參展商（或搭建商）在完成所有拆除、清理工作后，應進行自查，確保符合撤展要求。*向主辦方或場館方申請展臺驗收。驗收通過后，雙方簽署《展臺撤展驗收單》或類似文件，作為責任界定的依據(jù)。2.費用結算：*與主辦方、搭建商、運輸商等相關方核對撤展過程中可能產(chǎn)生的各項費用，如超時費、垃圾清運費、損壞賠償費等，并及時完成結算。3.人員與物資撤離：*確認所有參展人員、工作人員安全撤離展館。*回收所有自帶工具、設備、剩余包裝材料等，確保無任何物品遺留在展館內(nèi)。4.撤展總結與反饋：*撤展工作完成后，組織相關人員進行總結，分析撤展過程中的經(jīng)驗與不足，為后續(xù)展會提供改進依據(jù)。*可向主辦方提交撤展工作反饋，包括對場館服務、管理流程等方面的意見和建議。四、撤展過程中的核心原則與注意事項*安全第一，預防為主：始終將人員安全、展品安全、場館設施安全放在首位。加強安全巡查，杜絕違規(guī)操作，確保無安全事故發(fā)生。*服從管理，遵守規(guī)定：嚴格遵守主辦方、場館方關于撤展的各項規(guī)章制度和時間要求。*責任明確，分工協(xié)作：清晰界定各方責任，加強內(nèi)部及與外部單位的溝通協(xié)調(diào)，確保信息暢通，高效配合。*環(huán)保節(jié)能，綠色撤展：倡導綠色環(huán)保理念，優(yōu)先選擇可回收、可降解的包裝材料，鼓勵展臺材料的重復利用和回收再利用，減少廢棄物產(chǎn)生。*文明操作，保持形象：撤展過程中，工作人員應保持專業(yè)素養(yǎng)，文明作業(yè)，愛護公共設施，展現(xiàn)良好的參展商或主辦方形象。*文檔記錄，有據(jù)可查：對撤展過程中的重要環(huán)節(jié)、交接手續(xù)、檢查結果等進行書面記錄，保留相關