2025年實(shí)驗(yàn)室影像資料記錄與留存制度實(shí)驗(yàn)室影像資料記錄與留存制度一、總則為加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室管理，規(guī)范實(shí)驗(yàn)室影像資料的記錄與留存工作，確保實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)活動(dòng)得到真實(shí)、完整、有效的記錄，為實(shí)驗(yàn)室的教學(xué)、科研、安全管理等工作提供可靠的資料支持，特制定本制度。本制度適用于實(shí)驗(yàn)室所有影像資料的記錄、整理、存儲(chǔ)、使用和銷毀等環(huán)節(jié)。二、影像資料記錄范圍1.實(shí)驗(yàn)教學(xué)活動(dòng)-實(shí)驗(yàn)課程的教學(xué)過程，包括教師的講解示范、學(xué)生的實(shí)驗(yàn)操作過程等。例如，在化學(xué)實(shí)驗(yàn)課上，教師演示化學(xué)試劑的正確使用方法、學(xué)生進(jìn)行化學(xué)物質(zhì)的合成實(shí)驗(yàn)操作等場景都應(yīng)進(jìn)行記錄。-實(shí)驗(yàn)教學(xué)的準(zhǔn)備工作，如實(shí)驗(yàn)儀器的調(diào)試、實(shí)驗(yàn)材料的準(zhǔn)備等。以生物實(shí)驗(yàn)為例，教師準(zhǔn)備培養(yǎng)細(xì)胞所需的培養(yǎng)基、調(diào)試顯微鏡等過程都屬于記錄范圍。2.科研項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)-科研實(shí)驗(yàn)的各個(gè)階段，從實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)操作到實(shí)驗(yàn)結(jié)果的觀察和記錄。比如，在物理科研實(shí)驗(yàn)中，記錄實(shí)驗(yàn)裝置的搭建、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的采集過程等。-科研團(tuán)隊(duì)的討論會(huì)議、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)等與科研項(xiàng)目相關(guān)的活動(dòng)，這些影像資料可以反映科研項(xiàng)目的進(jìn)展和團(tuán)隊(duì)的協(xié)作情況。3.實(shí)驗(yàn)室安全管理-實(shí)驗(yàn)室的日常安全檢查，包括對消防設(shè)施、電氣設(shè)備、危險(xiǎn)化學(xué)品存儲(chǔ)等方面的檢查情況。-實(shí)驗(yàn)室安全培訓(xùn)活動(dòng)，如對新入職人員進(jìn)行的安全知識培訓(xùn)、應(yīng)急演練等場景的記錄。4.實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與改造-實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)施工過程，包括場地的基礎(chǔ)建設(shè)、儀器設(shè)備的安裝調(diào)試等。-實(shí)驗(yàn)室改造前后的對比影像，記錄實(shí)驗(yàn)室布局、設(shè)施等方面的變化。三、影像資料記錄要求1.記錄人員-實(shí)驗(yàn)室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)影像資料的記錄工作，記錄人員應(yīng)具備基本的攝影和攝像技能，熟悉影像設(shè)備的操作方法。-對于重要的實(shí)驗(yàn)活動(dòng)或科研項(xiàng)目，可由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人安排專門的人員進(jìn)行記錄，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。2.記錄設(shè)備-應(yīng)配備專業(yè)的攝影和攝像設(shè)備，如高清攝像機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等，確保影像資料的質(zhì)量。-定期對記錄設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，保證設(shè)備的正常運(yùn)行，在使用前要檢查設(shè)備的電量、存儲(chǔ)空間等是否充足。3.記錄規(guī)范-影像資料的記錄應(yīng)客觀、真實(shí)，不得對記錄內(nèi)容進(jìn)行人為修改或刪減。-在記錄過程中，要注意拍攝的角度、光線等因素，保證影像清晰、穩(wěn)定。對于重要的實(shí)驗(yàn)步驟或關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)進(jìn)行多角度拍攝，以便全面記錄。-每次記錄時(shí)，應(yīng)在影像中注明記錄的時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)名稱等基本信息。例如，可以通過在拍攝畫面中添加字幕或在攝像過程中進(jìn)行語音說明的方式來實(shí)現(xiàn)。四、影像資料整理與分類1.整理流程-記錄人員在每次完成影像資料記錄后，應(yīng)及時(shí)將資料從設(shè)備中導(dǎo)出，并進(jìn)行初步的整理。-對影像資料進(jìn)行篩選，刪除重復(fù)、無效或不符合要求的內(nèi)容。-按照影像資料的記錄范圍和時(shí)間順序進(jìn)行分類，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。2.分類標(biāo)準(zhǔn)-按照實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研項(xiàng)目、安全管理、建設(shè)改造等不同的記錄范圍進(jìn)行一級分類。-在每個(gè)一級分類下，再根據(jù)具體的實(shí)驗(yàn)課程、科研項(xiàng)目名稱、安全檢查時(shí)間、建設(shè)改造階段等進(jìn)行二級分類。例如，在科研項(xiàng)目分類下，可以按照不同的項(xiàng)目編號或名稱進(jìn)一步細(xì)分。-對于每個(gè)分類下的影像資料，應(yīng)建立相應(yīng)的索引文件，記錄影像資料的名稱、拍攝時(shí)間、內(nèi)容簡介等信息，方便查詢和使用。五、影像資料存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)方式-采用本地存儲(chǔ)和云端存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。本地存儲(chǔ)可以使用移動(dòng)硬盤、服務(wù)器等設(shè)備，確保在網(wǎng)絡(luò)故障或其他特殊情況下仍能訪問影像資料。云端存儲(chǔ)可以選擇可靠的云存儲(chǔ)服務(wù)提供商，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的備份和遠(yuǎn)程訪問。-對于重要的影像資料，應(yīng)進(jìn)行多份備份，分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲(chǔ)環(huán)境-本地存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、溫度適宜的環(huán)境中，避免設(shè)備受到潮濕、高溫、灰塵等因素的影響。-定期對存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。對于出現(xiàn)故障的存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。3.存儲(chǔ)期限-實(shí)驗(yàn)教學(xué)影像資料的存儲(chǔ)期限一般為5年，以便在教學(xué)評估、教學(xué)研究等方面提供參考。-科研項(xiàng)目影像資料的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的重要性和研究周期確定，一般不少于10年，對于具有重大科研價(jià)值的項(xiàng)目，應(yīng)長期保存。-實(shí)驗(yàn)室安全管理和建設(shè)改造影像資料應(yīng)長期保存，作為實(shí)驗(yàn)室歷史資料的重要組成部分。六、影像資料使用1.內(nèi)部使用-實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員因教學(xué)、科研、管理等工作需要使用影像資料時(shí)，應(yīng)填寫影像資料使用申請表，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可從存儲(chǔ)設(shè)備中獲取相應(yīng)的影像資料。-使用過程中，要嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密規(guī)定，不得將影像資料泄露給外部人員。對于涉及機(jī)密信息的影像資料，使用后應(yīng)及時(shí)歸還并進(jìn)行妥善處理。2.外部使用-外部單位或個(gè)人因合作研究、學(xué)術(shù)交流等原因需要使用實(shí)驗(yàn)室影像資料時(shí)，應(yīng)出具正式的書面申請，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室所在單位的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在實(shí)驗(yàn)室人員的陪同下進(jìn)行查閱或復(fù)制。-對于外部使用的影像資料，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確使用范圍和使用期限，確保影像資料的安全。七、影像資料銷毀1.銷毀條件-對于達(dá)到存儲(chǔ)期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的影像資料，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后，可以進(jìn)行銷毀。-對于因損壞、錯(cuò)誤記錄等原因?qū)е聼o法使用且無法修復(fù)的影像資料，也可進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀流程-由影像資料管理人員提出銷毀申請，填寫影像資料銷毀申請表，詳細(xì)說明銷毀的影像資料名稱、數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息。-經(jīng)實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。-對于存儲(chǔ)在云端的影像資料，應(yīng)按照云存儲(chǔ)服務(wù)提供商的規(guī)定進(jìn)行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制-實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立影像資料記錄與留存工作的監(jiān)督機(jī)制，定期對影像資料的記錄、整理、存儲(chǔ)、使用和銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查。-檢查內(nèi)容包括影像資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，使用和銷毀流程的合規(guī)性等方面。2.考核制度-將影像資料記錄與留存工作納入實(shí)驗(yàn)室人員的績效考核體系，對在影像資料管理工作中表現(xiàn)突出的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。-對于違反本制度的行為，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重進(jìn)行相應(yīng)的處