公司文件檔案歸檔管理規(guī)范工具指南一、規(guī)范應(yīng)用背景與適用范圍在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中，文件檔案作為記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)、規(guī)范管理流程、保障企業(yè)權(quán)益的重要載體，其歸檔管理的規(guī)范性直接影響工作效率、風(fēng)險(xiǎn)防控及合規(guī)水平。本規(guī)范旨在統(tǒng)一公司各類文件檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，解決因歸檔不及時(shí)、分類不清晰、保管不規(guī)范導(dǎo)致的檔案查找困難、信息泄露、遺失損毀等問題，適用于公司各部門在文件形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管、利用及銷毀全流程的管理活動(dòng)，涵蓋行政、人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、研發(fā)等各類型文件資料，保證檔案管理“有章可循、有據(jù)可依、責(zé)任到人”。二、檔案歸檔全流程操作指引（一）文件形成與初審：源頭把控檔案質(zhì)量操作目標(biāo)：保證歸檔文件內(nèi)容完整、審批流程合規(guī)、格式規(guī)范，從源頭避免不合格檔案入庫(kù)。操作步驟：文件編制：文件形成部門（如行政部、人力資源部、財(cái)務(wù)部等）根據(jù)業(yè)務(wù)需求編制文件，保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、邏輯清晰，符合公司《公文寫作規(guī)范》要求。例如合同類文件需包含甲乙雙方信息、標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)、違約條款等核心要素；會(huì)議紀(jì)要需明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、決議事項(xiàng)及行動(dòng)項(xiàng)。審批流程：文件編制完成后，按“經(jīng)辦人擬稿→部門負(fù)責(zé)人審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批”的流程完成簽批。涉及重大事項(xiàng)或跨部門協(xié)作的文件，需增加會(huì)簽環(huán)節(jié)（如業(yè)務(wù)合同需法務(wù)部審核，費(fèi)用報(bào)銷單需財(cái)務(wù)部復(fù)核）。自查自糾：經(jīng)辦人需在提交歸檔前自查以下內(nèi)容：文件是否為最終版本（避免草稿、修訂稿混淆）；審批簽字是否齊全（電子文件需有電子簽章，紙質(zhì)文件需手寫簽名）；附件是否完整（如合同附件、審批支撐材料等）；文件格式是否規(guī)范（紙質(zhì)文件用A4紙打印，電子文件為PDF或DOC格式，命名格式為“部門-文件名稱-文號(hào)-日期”，例如“行政部-2024年度辦公采購(gòu)計(jì)劃-行采〔2024）。（二）檔案分類與編碼：建立科學(xué)檢索體系操作目標(biāo)：通過標(biāo)準(zhǔn)化分類與唯一編碼，實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化存儲(chǔ)和快速檢索。操作步驟：確定分類標(biāo)準(zhǔn)：采用“一級(jí)分類+二級(jí)分類+三級(jí)分類”的層級(jí)分類法，具體一級(jí)分類：按部門或文件性質(zhì)劃分，如行政類（XZ）、人事類（RS）、財(cái)務(wù)類（CW）、業(yè)務(wù)類（YW）、研發(fā)類（YF）、群類（DZ）等。二級(jí)分類：按業(yè)務(wù)職能劃分，如行政類下分為“綜合管理（ZH）”“會(huì)議文件（HY）”“證照資質(zhì)（ZZ）”“合同協(xié)議（HT）”等。三級(jí)分類：按文件類型或時(shí)間劃分，如“合同協(xié)議”下分為“采購(gòu)合同（CG）”“銷售合同（XS）”“服務(wù)合同（FW）”，或按年份劃分（如2024年）。賦予唯一編碼：檔案編碼由“一級(jí)分類代碼（2位）+年份（4位）+二級(jí)分類代碼（2位）+流水號(hào)（3位）”組成，示例：XZ-2024-HT-001（行政部2024年采購(gòu)合同第1號(hào)）RS-2024-ZP-015（人力資源部2024年招聘資料第15號(hào)）編碼登記：檔案管理員建立《檔案分類編碼臺(tái)賬》，記錄分類名稱、代碼、適用范圍及示例，保證各部門編碼一致，避免重復(fù)或沖突。（三）歸檔登記：動(dòng)態(tài)記錄檔案流轉(zhuǎn)信息操作目標(biāo)：通過登記實(shí)現(xiàn)檔案“來(lái)源可溯、去向可查”，為后續(xù)管理提供數(shù)據(jù)支撐。操作步驟：填寫歸檔登記表：文件經(jīng)辦人完成審批后，填寫《文件歸檔登記表》（詳見第三部分模板1），信息包括：文件名稱、文號(hào)、形成部門、責(zé)任人、歸檔日期、檔案分類、檔案編號(hào)、密級(jí)（普通/秘密/機(jī)密）、份數(shù)（紙質(zhì)/電子）、存放位置、備注等。系統(tǒng)錄入（可選）：公司已啟用檔案管理系統(tǒng)的，需同步在系統(tǒng)中登記電子檔案信息，掃描件或電子文件，關(guān)聯(lián)檔案編碼，實(shí)現(xiàn)線上檢索。部門審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)登記信息核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)，保證檔案與實(shí)際文件一致。（四）移交與接收：明確交接責(zé)任邊界操作目標(biāo)：規(guī)范檔案交接流程，避免檔案在移交過程中遺失或損壞。操作步驟：準(zhǔn)備移交材料：經(jīng)辦人將紙質(zhì)檔案按檔案分類順序整理，加裝檔案夾或文件夾，標(biāo)注檔案編號(hào)；電子檔案拷貝至專用U盤或至檔案系統(tǒng)，保證文件可正常打開。填寫移交清單：填寫《檔案移交清單》（詳見第三部分模板2），詳細(xì)列明移交檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、移交人、接收人、移交日期等信息，一式兩份，移交部門與檔案管理部門各存一份?，F(xiàn)場(chǎng)交接：移交人與檔案管理員共同清點(diǎn)檔案數(shù)量、核對(duì)文件信息，保證清單與實(shí)物一致。核對(duì)無(wú)誤后，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)，完成交接。問題處理：若發(fā)覺檔案缺失、損壞或信息不符，移交人需在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充或整改，整改完成后重新辦理交接。（五）整理與裝訂：保障檔案物理安全操作目標(biāo)：通過標(biāo)準(zhǔn)化整理與裝訂，延長(zhǎng)檔案保存壽命，便于保管和查閱。操作步驟：排序與核對(duì)：檔案管理員接收檔案后，按檔案編號(hào)順序排列，再次核對(duì)文件完整性，剔除無(wú)關(guān)材料（如草稿、便簽等）。拆除金屬物：拆除檔案中的訂書釘、回形針等金屬物，避免氧化損壞文件或裝訂設(shè)備。裝訂方式：根據(jù)文件類型選擇裝訂方式：紙質(zhì)文件：采用“三孔一線”裝訂法（左側(cè)三個(gè)裝訂孔，用棉線裝訂），厚度不超過2cm；超過2cm的文件采用活頁(yè)夾裝訂，便于增補(bǔ)。電子文件：按檔案分類建立文件夾，文件夾內(nèi)以“檔案編號(hào)+文件名稱”命名文件，如“XZ-2024-HT-001-2024年度辦公采購(gòu)合同.pdf”。標(biāo)注頁(yè)碼：在每頁(yè)文件右上角用鉛筆標(biāo)注頁(yè)碼，單面文件標(biāo)注在右上角，雙面文件標(biāo)注在右上角（正面）或右下角（背面）。（六）入庫(kù)與保管：創(chuàng)造適宜存儲(chǔ)環(huán)境操作目標(biāo)：為檔案提供安全、穩(wěn)定的存儲(chǔ)環(huán)境，防止檔案受潮、蟲蛀、遺失等風(fēng)險(xiǎn)。操作步驟：入庫(kù)登記：檔案管理員將整理好的檔案放入指定檔案柜，在《檔案存放位置表》中記錄檔案編號(hào)、存放柜號(hào)、層位、列位（例如：A柜-3層-5列），保證“定位清晰、對(duì)號(hào)入座”。環(huán)境管理：檔案庫(kù)房需滿足以下要求：溫度：18-22℃，濕度：45-60%（配備溫濕度計(jì)，每日記錄）；防火：配備滅火器、消防栓，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品；防潮：使用除濕機(jī)，雨季增加通風(fēng)次數(shù)；防蟲：定期放置防蟲劑（如樟腦丸），每季度檢查一次蟲害情況。安全防護(hù)：檔案庫(kù)房實(shí)行“雙人雙鎖”管理，非檔案管理員進(jìn)入需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并登記；涉密檔案存入密碼柜，鑰匙由檔案管理員和部門負(fù)責(zé)人分別保管。（七）借閱與歸還：規(guī)范檔案利用流程操作目標(biāo)：在保障檔案安全的前提下，提高檔案利用率，避免檔案丟失或損壞。操作步驟：借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案時(shí)，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（詳見第三部分模板3），說(shuō)明借閱事由、檔案名稱、編號(hào)、借閱期限、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門。涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審核與登記：檔案管理員核對(duì)借閱權(quán)限（普通員工可借閱普通檔案，部門負(fù)責(zé)人及以上可借閱秘密檔案），確認(rèn)檔案狀態(tài)（可借閱/已借出/已銷毀），在《檔案借閱登記臺(tái)賬》中記錄借閱信息。檔案交接：檔案管理員將檔案交予借閱人，當(dāng)面清點(diǎn)數(shù)量，告知借閱人注意事項(xiàng)：不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案內(nèi)容；不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制、摘抄檔案（特殊情況需經(jīng)審批）；借閱期限不超過5個(gè)工作日，到期需歸還，如需續(xù)借需提前1天申請(qǐng)。歸還與檢查：借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理員核對(duì)檔案完整性，檢查是否有損壞、缺頁(yè)情況，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案借閱登記臺(tái)賬》和《檔案借閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，完成歸還。（八）定期清理與銷毀：優(yōu)化檔案庫(kù)存結(jié)構(gòu)操作目標(biāo)：對(duì)超過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行規(guī)范清理，避免無(wú)效檔案占用存儲(chǔ)空間。操作步驟：鑒定與篩選：檔案管理員每年12月組織一次檔案鑒定工作，會(huì)同形成部門、法務(wù)部等相關(guān)部門，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”“銷毀”兩類。審批備案：對(duì)擬銷毀檔案，填寫《檔案銷毀審批表》（詳見第三部分模板4），列明檔案名稱、編號(hào)、形成日期、保管期限、數(shù)量、銷毀理由，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)總經(jīng)理辦公室備案。銷毀執(zhí)行：銷毀檔案時(shí)，由檔案管理員、監(jiān)銷人（審計(jì)部或監(jiān)察部人員）共同在場(chǎng)，采用粉碎、焚燒等方式銷毀，保證信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過程中，監(jiān)銷人全程監(jiān)督，并在《檔案銷毀審批表》上簽字確認(rèn)。記錄存檔：《檔案銷毀審批表》及銷毀過程記錄（如銷毀照片、監(jiān)銷報(bào)告）由檔案管理部門長(zhǎng)期保存，以備查考。三、檔案歸檔管理核心表格模板模板1：文件歸檔登記表序號(hào)文件名稱文號(hào)形成部門責(zé)任人歸檔日期檔案分類檔案編號(hào)密級(jí)份數(shù)（紙質(zhì)/電子）存放位置備注12024年度工作總結(jié)總辦〔2024〕005總經(jīng)理辦公室*明2024-01-15ZG-ZGZG-2024-ZG-005普通1/1A柜-2層-3列含附件3份22024年3月工資表財(cái)〔2024〕012財(cái)務(wù)部*華2024-03-31CW-GZCW-2024-GZ-012普通1/1B柜-1層-5列-填寫說(shuō)明：文號(hào)：按公司公文編號(hào)規(guī)則填寫，無(wú)文號(hào)可填“無(wú)”；檔案分類：按“一級(jí)分類-二級(jí)分類”代碼填寫，如“ZG-ZG”（綜合類-綜合管理）；密級(jí)：根據(jù)公司《保密管理制度》分為“普通、秘密、機(jī)密”三級(jí)；存放位置：參照“檔案柜號(hào)-層位-列位”格式填寫。模板2：檔案移交清單移交部門移交日期移交人接收人序號(hào)檔案名稱檔案編號(hào)數(shù)量頁(yè)數(shù)密級(jí)備注人力資源部2024-04-10*磊*靜12024年第一季度招聘資料RS-2024-ZP-0081份120普通含簡(jiǎn)歷、面試記錄2員工花名冊(cè)（2024版）RS-2024-HMC-0151份85普通-交接說(shuō)明：本單一式兩份，移交部門與檔案管理部門各執(zhí)一份；檔案數(shù)量以“份”為單位，頁(yè)數(shù)按實(shí)際裝訂頁(yè)數(shù)計(jì)算；如有附件或特殊情況，需在備注欄注明。模板3：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人部門借閱日期歸還日期借閱事由*婷市場(chǎng)部2024-04-122024-04-15制作年度總結(jié)報(bào)告需參考2023年市場(chǎng)活動(dòng)方案檔案名稱檔案編號(hào)密級(jí)借閱用途審批人審批意見2023年市場(chǎng)活動(dòng)方案YW-2023-HD-003普通工作參考*剛同意借閱借閱人簽字接收人歸還日期歸還人檢查情況審批說(shuō)明：普通檔案借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；秘密及以上檔案借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；借閱期限一般不超過5個(gè)工作日，到期需歸還。模板4：檔案銷毀審批表檔案名稱檔案編號(hào)形成日期保管期限數(shù)量銷毀理由2020年供應(yīng)商資質(zhì)審核表XZ-2020-ZZ-0202020-05-103年15份保管期限已滿，無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值鑒定小組意見檔案管理部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理經(jīng)鑒定，該檔案無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值，同意銷毀。*強(qiáng)*敏*杰監(jiān)銷人銷毀方式銷毀日期備注*峰粉碎2024-03-20-銷毀要求：銷毀前需完成審批流程，未經(jīng)審批不得擅自銷毀；銷毀過程需有監(jiān)銷人全程監(jiān)督，保證信息無(wú)法恢復(fù)；銷毀審批表及記錄需長(zhǎng)期保存，存檔期限不少于10年。四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)（一）責(zé)任落實(shí)：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人檔案管理責(zé)任文件形成部門：負(fù)責(zé)文件的編制、審批、自查及歸檔提交，保證文件內(nèi)容完整、合規(guī)；檔案管理部門：負(fù)責(zé)檔案分類編碼、接收登記、整理保管、借閱服務(wù)、鑒定銷毀，維護(hù)檔案系統(tǒng)完整性；分管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)審批重大檔案事項(xiàng)（如涉密檔案借閱、銷毀），監(jiān)督檔案管理規(guī)范執(zhí)行；員工：嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、外傳涉密檔案，發(fā)覺檔案遺失或損壞需立即報(bào)告。（二）質(zhì)量要求：杜絕不合格檔案入庫(kù)歸檔文件必須為最終審批版本，避免草稿、修訂稿混入；紙質(zhì)文件需字跡清晰、無(wú)涂改，電子文件需病毒查殺后提交；涉及合同、審計(jì)、法律等重要文件，需附審批原件或掃描件，保證法律效力。（三）安全保密：強(qiáng)化涉密檔案管理涉密檔案（如商業(yè)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)資料）需單獨(dú)存放，限制借閱權(quán)限；涉密檔案的復(fù)制、摘抄需經(jīng)總經(jīng)理審批，并由檔案管理員全程監(jiān)督；檔案管理員需定期檢查涉密檔案保管環(huán)境，保證密碼柜鎖具、監(jiān)控設(shè)備正常運(yùn)行。（四）動(dòng)態(tài)更新：定期優(yōu)化檔案管理流程每年年底