造紙原料采購管理規(guī)定一、總則

造紙原料采購是造紙生產(chǎn)流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接影響產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)成本及企業(yè)效益。為規(guī)范采購行為，確保原料質(zhì)量穩(wěn)定、供應及時、成本可控，特制定本管理規(guī)定。

二、采購流程管理

（一）需求計劃制定

1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃及庫存情況，每月5日前提交原料需求計劃，明確品種、數(shù)量、質(zhì)量要求及到貨時間。

2.采購部門審核需求計劃的合理性，并與庫存、在途原料進行核對，避免重復采購或短缺。

（二）供應商選擇與評估

1.采購部門根據(jù)原料特性，建立合格供應商名錄，定期對供應商進行績效評估（每年至少一次）。

2.評估指標包括：產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交貨準時率、價格競爭力、售后服務等。

3.新供應商引入需經(jīng)過資質(zhì)審核、樣品測試、小批量試用等環(huán)節(jié)，確認符合要求后方可合作。

（三）采購訂單管理

1.采購部門根據(jù)需求計劃生成采購訂單，明確品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨時間及驗收標準。

2.訂單需經(jīng)部門主管審核確認，并抄送倉庫及財務部門備案。

（四）到貨驗收管理

1.原料到貨后，倉庫人員聯(lián)合質(zhì)檢部門按采購訂單核對數(shù)量、檢查外觀及隨貨資料（如檢驗報告）。

2.質(zhì)檢部門對關(guān)鍵原料進行抽檢或全檢，檢驗項目包括水分、灰分、雜質(zhì)等，并記錄結(jié)果。

3.驗收合格后方可入庫，不合格原料需隔離存放并通知采購部門聯(lián)系供應商處理。

三、質(zhì)量控制管理

（一）質(zhì)量標準制定

1.每種原料需明確質(zhì)量標準，包括物理指標（如水分含量≤8%）、化學指標（如纖維素純度≥90%）及外觀要求。

2.標準需根據(jù)行業(yè)規(guī)范及生產(chǎn)需求定期更新。

（二）過程監(jiān)控

1.采購部門定期走訪供應商，了解原料來源及生產(chǎn)過程，確保持續(xù)符合標準。

2.質(zhì)檢部門建立原料質(zhì)量檔案，記錄歷次檢測結(jié)果，分析趨勢并及時預警。

（三）異常處理

1.如發(fā)現(xiàn)原料質(zhì)量問題，需立即停止使用并追溯供應商，同時啟動替代方案或索賠流程。

2.采購部門與供應商協(xié)商改進措施，避免同類問題重復發(fā)生。

四、成本控制管理

（一）價格管理

1.采購部門定期收集市場價格信息，通過比價、招標等方式選擇最優(yōu)供應商。

2.對長期合作供應商建立價格談判機制，爭取階梯價格或批量折扣。

（二）損耗管理

1.優(yōu)化倉儲管理，控制原料存儲環(huán)境（如溫濕度），減少因保管不當造成的損耗。

2.采購訂單需注明最小起訂量及運輸方式，降低單次采購成本。

（三）付款管理

1.按照合同約定時間付款，對賬期較長的供應商可分階段付款以加速資金周轉(zhuǎn)。

2.財務部門定期復核采購成本，分析變動原因并提出優(yōu)化建議。

五、附則

（一）本規(guī)定適用于公司所有造紙原料采購活動，由采購部門負責解釋。

（二）各部門需嚴格遵守本規(guī)定，違反者按公司制度處理。

（三）本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，原有相關(guān)制度同時廢止。

一、總則

造紙原料采購是造紙生產(chǎn)流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接影響產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)成本及企業(yè)效益。為規(guī)范采購行為，確保原料質(zhì)量穩(wěn)定、供應及時、成本可控，特制定本管理規(guī)定。本規(guī)定旨在明確采購流程各環(huán)節(jié)的操作標準、責任分工及質(zhì)量控制要求，提升采購管理效率和透明度，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行。

二、采購流程管理

（一）需求計劃制定

1.需求提出與依據(jù)：生產(chǎn)部門（如車間、生產(chǎn)線）根據(jù)生產(chǎn)計劃（月度、周度）、當前庫存水平（包括安全庫存量）、在途原料情況以及預測的產(chǎn)量波動，每月3日前編制詳細的原料需求計劃。計劃需明確所需原料的具體品種（如木漿、竹漿、廢紙、化工原料等）、規(guī)格型號（如克重、長寬、成分比例等）、預計需求數(shù)量（可設定±5%的合理浮動范圍）、質(zhì)量等級要求（參照公司內(nèi)控標準或行業(yè)標準）、期望到貨日期（考慮生產(chǎn)節(jié)拍和提前準備時間）以及優(yōu)先級（緊急訂單需特別標注）。需求計劃應附帶簡要的庫存及生產(chǎn)銜接說明。

2.計劃審核與確認：采購部門收到生產(chǎn)部門提交的需求計劃后，應在2個工作日內(nèi)完成審核。審核內(nèi)容包括：

(1)需求合理性：核對數(shù)量是否與生產(chǎn)計劃匹配，是否存在重復采購或需求不足/過剩的情況。

(2)庫存與在途分析：結(jié)合倉庫提供的實時庫存數(shù)據(jù)及采購系統(tǒng)記錄的在途訂單信息，評估是否需要立即啟動采購或可等待后續(xù)到貨。

(3)合規(guī)性檢查：確認所需原料的規(guī)格、質(zhì)量要求是否在現(xiàn)有供應商能力范圍內(nèi)或公司標準允許范圍內(nèi)。

審核通過后，采購部門正式確認需求計劃，并納入當期采購工作安排。若發(fā)現(xiàn)不合理之處，采購部門需及時與生產(chǎn)部門溝通，協(xié)商調(diào)整后重新確認。

（二）供應商選擇與評估

1.供應商名錄管理：采購部門負責維護一個動態(tài)的合格供應商名錄。名錄應包含供應商基本信息（名稱、地址、聯(lián)系方式）、供應能力、資質(zhì)證明（如生產(chǎn)許可、環(huán)保認證等）、主要產(chǎn)品信息、歷史合作記錄及評估等級。

2.供應商引入流程：對于新潛在供應商，需按以下步驟評估：

(1)初步篩選：根據(jù)原料類型和需求，發(fā)布尋源信息（非招標形式，如定向邀請），收集供應商資質(zhì)文件和樣品。

(2)樣品送檢與評估：將供應商提供的樣品送至公司授權(quán)的第三方檢測機構(gòu)或內(nèi)部質(zhì)檢實驗室，進行全面檢測（如物理性能測試、化學成分分析、環(huán)保指標檢測等），并與標準要求進行比對。同時，評估樣品的穩(wěn)定性（進行重復送檢）。

(3)實地考察（可選）：對于關(guān)鍵原料或新供應商，可安排采購人員或聯(lián)合相關(guān)部門進行實地考察，了解其生產(chǎn)設備、工藝流程、質(zhì)量控制體系及倉儲管理情況。

(4)小批量試用：在樣品合格基礎上，訂購少量原料進行生產(chǎn)試用，觀察其在實際生產(chǎn)中的應用表現(xiàn)（如配比適應性、加工性能、最終產(chǎn)品影響等）。

(5)資質(zhì)與信譽審核：進一步核實供應商的生產(chǎn)許可證、環(huán)保合規(guī)性、銀行信用報告等，確保其經(jīng)營穩(wěn)定性和合規(guī)性。

(6)合同談判與簽訂：試用合格且綜合評估良好的供應商，進入合同談判階段，明確價格、交貨條款、質(zhì)量保證、付款方式、違約責任等，簽訂正式采購合同。

3.供應商績效評估：對現(xiàn)有供應商進行定期（建議每年一次，關(guān)鍵原料可每半年一次）績效評估，評估指標體系應包括：

(1)質(zhì)量表現(xiàn)：連續(xù)供貨批次的質(zhì)量合格率、來料不合格次數(shù)、客戶（生產(chǎn)部門）反饋的質(zhì)量問題次數(shù)。

(2)交付表現(xiàn)：交貨準時率、延遲交貨次數(shù)及原因、訂單滿足率（能否按需求數(shù)量、規(guī)格供貨）。

(3)價格競爭力：歷史采購價格趨勢、相對于市場價格的競爭力、價格談判能力。

(4)服務與配合度：響應采購咨詢的速度、處理緊急訂單的意愿、提供技術(shù)支持的情況、對質(zhì)量問題的配合改進程度。

(5)合規(guī)與安全：生產(chǎn)過程環(huán)保合規(guī)性、產(chǎn)品質(zhì)量安全符合性。

評估結(jié)果分為“優(yōu)秀”、“良好”、“合格”、“需改進”等級別，并作為供應商升降級、續(xù)約或淘汰的依據(jù)。評估報告需提交采購主管及相關(guān)部門負責人審閱。

（三）采購訂單管理

1.訂單生成與審核：采購部門根據(jù)已確認的需求計劃，在采購系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單（PO）。PO內(nèi)容需清晰、完整，要素包括：

-采購申請單號

-訂單編號及日期

-供應商全稱及信息

-原料名稱、規(guī)格型號、單位

-需求數(shù)量（及允許的合理偏差范圍）

-質(zhì)量標準（引用文件號或具體指標）

-期望交貨日期及具體要求（如裝運港、運輸方式建議）

-單價、總價、價格有效期

-付款條件（如預付比例、賬期）

-驗收標準和方法

-特殊注意事項（如包裝要求、標識要求）

PO生成后，需經(jīng)過采購部門內(nèi)部審核（核對需求、價格、條款）、部門主管審批，并抄送倉庫管理部、質(zhì)量檢驗部、財務部等相關(guān)部門，確保信息同步。

2.訂單下達與確認：審核通過后的PO，通過郵件、系統(tǒng)或書面形式正式發(fā)送給供應商。同時，在采購系統(tǒng)中更新訂單狀態(tài)為“已下達”。

3.訂單變更管理：如遇需變更訂單內(nèi)容（如數(shù)量、交貨期、價格等），需在交貨前與供應商協(xié)商一致，并生成《采購訂單變更通知單》，按原審批流程辦理變更手續(xù)。緊急變更需特別標注并加快審批。

（四）到貨驗收管理

1.到貨信息接收與預約：原料運抵公司后，倉庫收貨人員根據(jù)送貨單核對供應商信息、預計到貨時間。確認到貨后，及時通知質(zhì)檢部門準備驗收，并向采購部門反饋到貨狀態(tài)。

2.卸貨與外觀初步檢查：倉庫人員指導或監(jiān)督卸貨過程，檢查外包裝是否完好、無破損、滲漏，核對送貨單與實物是否一致（品名、規(guī)格、數(shù)量）。如有異常，需拍照記錄并立即通知供應商代表及采購/質(zhì)檢人員。

3.資料核對與抽樣：

(1)資料核對：收貨人員與質(zhì)檢人員共同核對隨貨資料，包括但不限于：送貨單、數(shù)量清單、質(zhì)量檢驗報告（出廠或第三方出具）。

(2)抽樣計劃：根據(jù)原料類型、批量大小及質(zhì)量風險等級，制定抽樣方案?？刹捎秒S機抽樣或定點抽樣，確保樣品具有代表性。關(guān)鍵原料或大批量采購需增加抽樣比例或進行全檢。抽樣過程需記錄樣品信息（批號、來源、數(shù)量、抽樣人、日期）。

4.實驗室檢測與結(jié)果判定：

(1)送檢：將抽取的樣品送至公司質(zhì)檢實驗室或指定的檢測機構(gòu)。

(2)檢測項目：根據(jù)原料規(guī)格和質(zhì)量標準，確定檢測項目（如木漿的纖維長度、細度、塵埃度、灰分；廢紙的雜質(zhì)含量、水分、紙漿得率預測指標；化工原料的純度、水分、PH值等）。

(3)結(jié)果比對：將檢測結(jié)果與采購訂單約定的質(zhì)量標準或公司內(nèi)控標準進行比對。

5.驗收結(jié)論與處理：

(1)合格：若檢測結(jié)果符合標準，由質(zhì)檢部門出具《驗收合格單》，倉庫辦理入庫手續(xù)，系統(tǒng)更新庫存信息，通知采購部門付款。

(2)不合格：若檢測結(jié)果不合格，質(zhì)檢部門出具《不合格品報告》（QBR），同時通知倉庫停止卸貨/隔離存放，并立即聯(lián)系采購部門與供應商溝通處理方案。處理方式包括：要求供應商整批退貨、允許供應商在現(xiàn)場處理合格后入庫（需經(jīng)復檢合格）、或協(xié)商接受部分扣減等。所有不合格品處理過程需有書面記錄并存檔。

三、質(zhì)量控制管理

（一）質(zhì)量標準制定

1.標準文件化：針對每種主要采購原料，由采購部門牽頭，聯(lián)合質(zhì)檢部門及生產(chǎn)部門，共同制定并發(fā)布《原料質(zhì)量標準書》。標準書內(nèi)容應包括：原料名稱、規(guī)格型號、主要技術(shù)指標（物理、化學、安全等）、取樣方法、驗收方法、存儲要求、相關(guān)認證要求（如環(huán)保、健康安全等）。標準書需經(jīng)過技術(shù)負責人審批后正式實施，并編號管理。

2.標準依據(jù)與更新：質(zhì)量標準應參考國家/行業(yè)相關(guān)標準、供應商提供的規(guī)格書、以及公司內(nèi)部長期生產(chǎn)驗證結(jié)果。標準需定期（如每年一次）評審，根據(jù)技術(shù)發(fā)展、生產(chǎn)需求變化、市場供應情況等因素進行修訂，修訂后的標準需重新審批發(fā)布并通知所有相關(guān)部門。

（二）過程監(jiān)控

1.供應商溝通與維護：采購部門應與供應商建立常態(tài)化的溝通機制，定期（如每季度或每半年）進行線上或線下會議，交流原料供應情況、質(zhì)量表現(xiàn)、潛在風險及改進建議。鼓勵供應商參與公司組織的技術(shù)交流會或質(zhì)量研討會。

2.市場信息收集：采購人員需持續(xù)關(guān)注原料市場價格動態(tài)、行業(yè)技術(shù)進展、主要供應商的生產(chǎn)及經(jīng)營狀況等信息，為采購決策和成本控制提供支持?？赏ㄟ^行業(yè)報告、展會、專業(yè)網(wǎng)站、市場調(diào)研等方式進行。

3.質(zhì)量數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析：質(zhì)檢部門應建立原料質(zhì)量數(shù)據(jù)庫，記錄每次到貨的檢測結(jié)果、供應商信息、生產(chǎn)使用反饋等。定期（如每月/每季）對質(zhì)量數(shù)據(jù)進行分析，識別主要質(zhì)量問題、供應商質(zhì)量表現(xiàn)趨勢，形成質(zhì)量分析報告，為供應商評估和標準修訂提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

（三）異常處理

1.質(zhì)量問題升級流程：一旦發(fā)現(xiàn)原料質(zhì)量問題（無論是否造成生產(chǎn)中斷），需立即啟動以下流程：

(1)初步確認與隔離：質(zhì)檢部門確認問題性質(zhì)，倉庫將問題原料隔離存放，防止誤用。

(2)信息通報：立即通知采購部門、生產(chǎn)部門及相關(guān)部門負責人。

(3)供應商溝通與調(diào)查：采購部門聯(lián)系供應商，要求其說明原因、提供相關(guān)證據(jù)（如生產(chǎn)記錄、檢測數(shù)據(jù)），并共同分析問題根源。

(4)影響評估：生產(chǎn)部門評估質(zhì)量問題對在制品、成品的影響程度。

(5)制定解決方案：根據(jù)問題嚴重程度和供應商責任，協(xié)商確定處理方案（如要求退換貨、讓步接收、暫停采購、索賠等）。重大質(zhì)量問題需上報管理層決策。

2.供應商改進跟蹤：對于要求供應商改進的問題，需設定明確的改進期限和預期目標，并在到期后驗證改進效果。若改進無效，應按照合同約定及供應商評估結(jié)果，考慮采取降級、減少訂單或淘汰等措施。

3.記錄與總結(jié)：所有異常情況的處理過程、原因分析、解決方案及結(jié)果均需詳細記錄，定期進行案例回顧，總結(jié)經(jīng)驗教訓，完善預防措施。

四、成本控制管理

（一）價格管理

1.市場詢價與比價：采購部門應建立合格供應商多級名錄，根據(jù)采購量、頻率和重要性，選擇合適的供應商進行詢價。對于常規(guī)采購，至少應向3家合格供應商進行詢價，進行價格比對。必要時可組織內(nèi)部“反拍賣”或“詢價會”。

2.成本構(gòu)成分析：深入分析原料成本構(gòu)成（原輔材料成本、運輸成本、保險費、關(guān)稅（如適用）、質(zhì)檢費、預期損耗等），識別成本控制關(guān)鍵點。

3.長期協(xié)議與戰(zhàn)略采購：對于用量大、穩(wěn)定的原料，可嘗試與核心供應商協(xié)商簽訂長期供貨協(xié)議（LTA），約定明確的價格、數(shù)量、交貨期等條款，以鎖定價格、確保供應、降低交易成本。對部分關(guān)鍵原料可開展戰(zhàn)略采購項目，系統(tǒng)性降低總擁有成本（TCO）。

4.價格談判技巧：采購人員需掌握有效的價格談判技巧，結(jié)合市場行情、采購量、供應商利潤空間、競爭態(tài)勢等因素，爭取最優(yōu)價格。談判結(jié)果需有書面記錄。

（二）損耗管理

1.倉儲條件優(yōu)化：根據(jù)不同原料的特性（如易吸潮、怕光照、需防蟲鼠），在倉庫設置合適的存儲區(qū)域，配備必要的存儲設備（如貨架、墊板、溫濕度控制設備），并嚴格執(zhí)行存儲規(guī)范。定期檢查存儲環(huán)境，確保符合要求。

2.先進先出（FIFO）原則：嚴格執(zhí)行“先進先出”原則，優(yōu)先發(fā)放先入庫或較早到期的原料，防止原料因儲存過久而變質(zhì)或超出保質(zhì)期。采購訂單下達時，需考慮生產(chǎn)優(yōu)先順序，確保使用的是最新或合適的批次。

3.運輸環(huán)節(jié)管理：選擇信譽良好、運輸能力強的物流服務商。在采購訂單中明確運輸要求和責任劃分，對長途或易損原料，可要求供應商使用特定運輸方式或提供運輸過程的溫度監(jiān)控數(shù)據(jù)。

4.庫存盤點與損耗統(tǒng)計：建立完善的庫存盤點制度（定期全面盤點、不定期抽盤），準確掌握庫存實況。盤點時需重點關(guān)注有無損壞、變質(zhì)、過期等損耗情況，分析損耗原因（采購錯誤、存儲不當、計量誤差等），并納入績效考核。

（三）付款管理

1.賬期利用與現(xiàn)金管理：在合同中明確合理的付款賬期（如30/60/90天），在賬期內(nèi)充分利用供應商賬期，加速公司現(xiàn)金周轉(zhuǎn)。同時，密切關(guān)注到期賬期，確保按時付款，維護良好信譽。

2.發(fā)票與付款核對：財務部門在付款前，需嚴格審核供應商發(fā)票與采購訂單、送貨單、驗收單等單據(jù)是否一致，確保數(shù)量、單價、總額無誤。對存在差異的，需及時與采購部門溝通解決。

3.付款方式選擇：根據(jù)供應商信用狀況、采購金額大小、交易頻率等因素，選擇合適的付款方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等）。對長期合作、信用良好的供應商，可探討更靈活的付款安排。

4.付款數(shù)據(jù)分析：財務部門定期分析采購付款數(shù)據(jù)，如平均付款周期、付款金額趨勢、各供應商收款情況等，識別潛在的現(xiàn)金流風險或異常點，為采購成本分析和供應商管理提供參考。

五、附則

（一）本規(guī)定適用于公司所有造紙原料的采購活動，涵蓋從需求計劃提出到付款結(jié)算的全過程。

（二）各部門（生產(chǎn)、采購、倉庫、質(zhì)檢、財務等）及相關(guān)人員應嚴格遵守本規(guī)定，各司其職，協(xié)同工作。

（三）本規(guī)定由采購部負責解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本規(guī)定未盡事宜或與實際情況不符之處，應及時提出，經(jīng)公司相關(guān)管理層審核后進行修訂。

（四）本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準。

一、總則

造紙原料采購是造紙生產(chǎn)流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接影響產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)成本及企業(yè)效益。為規(guī)范采購行為，確保原料質(zhì)量穩(wěn)定、供應及時、成本可控，特制定本管理規(guī)定。

二、采購流程管理

（一）需求計劃制定

1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃及庫存情況，每月5日前提交原料需求計劃，明確品種、數(shù)量、質(zhì)量要求及到貨時間。

2.采購部門審核需求計劃的合理性，并與庫存、在途原料進行核對，避免重復采購或短缺。

（二）供應商選擇與評估

1.采購部門根據(jù)原料特性，建立合格供應商名錄，定期對供應商進行績效評估（每年至少一次）。

2.評估指標包括：產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交貨準時率、價格競爭力、售后服務等。

3.新供應商引入需經(jīng)過資質(zhì)審核、樣品測試、小批量試用等環(huán)節(jié)，確認符合要求后方可合作。

（三）采購訂單管理

1.采購部門根據(jù)需求計劃生成采購訂單，明確品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨時間及驗收標準。

2.訂單需經(jīng)部門主管審核確認，并抄送倉庫及財務部門備案。

（四）到貨驗收管理

1.原料到貨后，倉庫人員聯(lián)合質(zhì)檢部門按采購訂單核對數(shù)量、檢查外觀及隨貨資料（如檢驗報告）。

2.質(zhì)檢部門對關(guān)鍵原料進行抽檢或全檢，檢驗項目包括水分、灰分、雜質(zhì)等，并記錄結(jié)果。

3.驗收合格后方可入庫，不合格原料需隔離存放并通知采購部門聯(lián)系供應商處理。

三、質(zhì)量控制管理

（一）質(zhì)量標準制定

1.每種原料需明確質(zhì)量標準，包括物理指標（如水分含量≤8%）、化學指標（如纖維素純度≥90%）及外觀要求。

2.標準需根據(jù)行業(yè)規(guī)范及生產(chǎn)需求定期更新。

（二）過程監(jiān)控

1.采購部門定期走訪供應商，了解原料來源及生產(chǎn)過程，確保持續(xù)符合標準。

2.質(zhì)檢部門建立原料質(zhì)量檔案，記錄歷次檢測結(jié)果，分析趨勢并及時預警。

（三）異常處理

1.如發(fā)現(xiàn)原料質(zhì)量問題，需立即停止使用并追溯供應商，同時啟動替代方案或索賠流程。

2.采購部門與供應商協(xié)商改進措施，避免同類問題重復發(fā)生。

四、成本控制管理

（一）價格管理

1.采購部門定期收集市場價格信息，通過比價、招標等方式選擇最優(yōu)供應商。

2.對長期合作供應商建立價格談判機制，爭取階梯價格或批量折扣。

（二）損耗管理

1.優(yōu)化倉儲管理，控制原料存儲環(huán)境（如溫濕度），減少因保管不當造成的損耗。

2.采購訂單需注明最小起訂量及運輸方式，降低單次采購成本。

（三）付款管理

1.按照合同約定時間付款，對賬期較長的供應商可分階段付款以加速資金周轉(zhuǎn)。

2.財務部門定期復核采購成本，分析變動原因并提出優(yōu)化建議。

五、附則

（一）本規(guī)定適用于公司所有造紙原料采購活動，由采購部門負責解釋。

（二）各部門需嚴格遵守本規(guī)定，違反者按公司制度處理。

（三）本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，原有相關(guān)制度同時廢止。

一、總則

造紙原料采購是造紙生產(chǎn)流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接影響產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)成本及企業(yè)效益。為規(guī)范采購行為，確保原料質(zhì)量穩(wěn)定、供應及時、成本可控，特制定本管理規(guī)定。本規(guī)定旨在明確采購流程各環(huán)節(jié)的操作標準、責任分工及質(zhì)量控制要求，提升采購管理效率和透明度，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行。

二、采購流程管理

（一）需求計劃制定

1.需求提出與依據(jù)：生產(chǎn)部門（如車間、生產(chǎn)線）根據(jù)生產(chǎn)計劃（月度、周度）、當前庫存水平（包括安全庫存量）、在途原料情況以及預測的產(chǎn)量波動，每月3日前編制詳細的原料需求計劃。計劃需明確所需原料的具體品種（如木漿、竹漿、廢紙、化工原料等）、規(guī)格型號（如克重、長寬、成分比例等）、預計需求數(shù)量（可設定±5%的合理浮動范圍）、質(zhì)量等級要求（參照公司內(nèi)控標準或行業(yè)標準）、期望到貨日期（考慮生產(chǎn)節(jié)拍和提前準備時間）以及優(yōu)先級（緊急訂單需特別標注）。需求計劃應附帶簡要的庫存及生產(chǎn)銜接說明。

2.計劃審核與確認：采購部門收到生產(chǎn)部門提交的需求計劃后，應在2個工作日內(nèi)完成審核。審核內(nèi)容包括：

(1)需求合理性：核對數(shù)量是否與生產(chǎn)計劃匹配，是否存在重復采購或需求不足/過剩的情況。

(2)庫存與在途分析：結(jié)合倉庫提供的實時庫存數(shù)據(jù)及采購系統(tǒng)記錄的在途訂單信息，評估是否需要立即啟動采購或可等待后續(xù)到貨。

(3)合規(guī)性檢查：確認所需原料的規(guī)格、質(zhì)量要求是否在現(xiàn)有供應商能力范圍內(nèi)或公司標準允許范圍內(nèi)。

審核通過后，采購部門正式確認需求計劃，并納入當期采購工作安排。若發(fā)現(xiàn)不合理之處，采購部門需及時與生產(chǎn)部門溝通，協(xié)商調(diào)整后重新確認。

（二）供應商選擇與評估

1.供應商名錄管理：采購部門負責維護一個動態(tài)的合格供應商名錄。名錄應包含供應商基本信息（名稱、地址、聯(lián)系方式）、供應能力、資質(zhì)證明（如生產(chǎn)許可、環(huán)保認證等）、主要產(chǎn)品信息、歷史合作記錄及評估等級。

2.供應商引入流程：對于新潛在供應商，需按以下步驟評估：

(1)初步篩選：根據(jù)原料類型和需求，發(fā)布尋源信息（非招標形式，如定向邀請），收集供應商資質(zhì)文件和樣品。

(2)樣品送檢與評估：將供應商提供的樣品送至公司授權(quán)的第三方檢測機構(gòu)或內(nèi)部質(zhì)檢實驗室，進行全面檢測（如物理性能測試、化學成分分析、環(huán)保指標檢測等），并與標準要求進行比對。同時，評估樣品的穩(wěn)定性（進行重復送檢）。

(3)實地考察（可選）：對于關(guān)鍵原料或新供應商，可安排采購人員或聯(lián)合相關(guān)部門進行實地考察，了解其生產(chǎn)設備、工藝流程、質(zhì)量控制體系及倉儲管理情況。

(4)小批量試用：在樣品合格基礎上，訂購少量原料進行生產(chǎn)試用，觀察其在實際生產(chǎn)中的應用表現(xiàn)（如配比適應性、加工性能、最終產(chǎn)品影響等）。

(5)資質(zhì)與信譽審核：進一步核實供應商的生產(chǎn)許可證、環(huán)保合規(guī)性、銀行信用報告等，確保其經(jīng)營穩(wěn)定性和合規(guī)性。

(6)合同談判與簽訂：試用合格且綜合評估良好的供應商，進入合同談判階段，明確價格、交貨條款、質(zhì)量保證、付款方式、違約責任等，簽訂正式采購合同。

3.供應商績效評估：對現(xiàn)有供應商進行定期（建議每年一次，關(guān)鍵原料可每半年一次）績效評估，評估指標體系應包括：

(1)質(zhì)量表現(xiàn)：連續(xù)供貨批次的質(zhì)量合格率、來料不合格次數(shù)、客戶（生產(chǎn)部門）反饋的質(zhì)量問題次數(shù)。

(2)交付表現(xiàn)：交貨準時率、延遲交貨次數(shù)及原因、訂單滿足率（能否按需求數(shù)量、規(guī)格供貨）。

(3)價格競爭力：歷史采購價格趨勢、相對于市場價格的競爭力、價格談判能力。

(4)服務與配合度：響應采購咨詢的速度、處理緊急訂單的意愿、提供技術(shù)支持的情況、對質(zhì)量問題的配合改進程度。

(5)合規(guī)與安全：生產(chǎn)過程環(huán)保合規(guī)性、產(chǎn)品質(zhì)量安全符合性。

評估結(jié)果分為“優(yōu)秀”、“良好”、“合格”、“需改進”等級別，并作為供應商升降級、續(xù)約或淘汰的依據(jù)。評估報告需提交采購主管及相關(guān)部門負責人審閱。

（三）采購訂單管理

1.訂單生成與審核：采購部門根據(jù)已確認的需求計劃，在采購系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單（PO）。PO內(nèi)容需清晰、完整，要素包括：

-采購申請單號

-訂單編號及日期

-供應商全稱及信息

-原料名稱、規(guī)格型號、單位

-需求數(shù)量（及允許的合理偏差范圍）

-質(zhì)量標準（引用文件號或具體指標）

-期望交貨日期及具體要求（如裝運港、運輸方式建議）

-單價、總價、價格有效期

-付款條件（如預付比例、賬期）

-驗收標準和方法

-特殊注意事項（如包裝要求、標識要求）

PO生成后，需經(jīng)過采購部門內(nèi)部審核（核對需求、價格、條款）、部門主管審批，并抄送倉庫管理部、質(zhì)量檢驗部、財務部等相關(guān)部門，確保信息同步。

2.訂單下達與確認：審核通過后的PO，通過郵件、系統(tǒng)或書面形式正式發(fā)送給供應商。同時，在采購系統(tǒng)中更新訂單狀態(tài)為“已下達”。

3.訂單變更管理：如遇需變更訂單內(nèi)容（如數(shù)量、交貨期、價格等），需在交貨前與供應商協(xié)商一致，并生成《采購訂單變更通知單》，按原審批流程辦理變更手續(xù)。緊急變更需特別標注并加快審批。

（四）到貨驗收管理

1.到貨信息接收與預約：原料運抵公司后，倉庫收貨人員根據(jù)送貨單核對供應商信息、預計到貨時間。確認到貨后，及時通知質(zhì)檢部門準備驗收，并向采購部門反饋到貨狀態(tài)。

2.卸貨與外觀初步檢查：倉庫人員指導或監(jiān)督卸貨過程，檢查外包裝是否完好、無破損、滲漏，核對送貨單與實物是否一致（品名、規(guī)格、數(shù)量）。如有異常，需拍照記錄并立即通知供應商代表及采購/質(zhì)檢人員。

3.資料核對與抽樣：

(1)資料核對：收貨人員與質(zhì)檢人員共同核對隨貨資料，包括但不限于：送貨單、數(shù)量清單、質(zhì)量檢驗報告（出廠或第三方出具）。

(2)抽樣計劃：根據(jù)原料類型、批量大小及質(zhì)量風險等級，制定抽樣方案?？刹捎秒S機抽樣或定點抽樣，確保樣品具有代表性。關(guān)鍵原料或大批量采購需增加抽樣比例或進行全檢。抽樣過程需記錄樣品信息（批號、來源、數(shù)量、抽樣人、日期）。

4.實驗室檢測與結(jié)果判定：

(1)送檢：將抽取的樣品送至公司質(zhì)檢實驗室或指定的檢測機構(gòu)。

(2)檢測項目：根據(jù)原料規(guī)格和質(zhì)量標準，確定檢測項目（如木漿的纖維長度、細度、塵埃度、灰分；廢紙的雜質(zhì)含量、水分、紙漿得率預測指標；化工原料的純度、水分、PH值等）。

(3)結(jié)果比對：將檢測結(jié)果與采購訂單約定的質(zhì)量標準或公司內(nèi)控標準進行比對。

5.驗收結(jié)論與處理：

(1)合格：若檢測結(jié)果符合標準，由質(zhì)檢部門出具《驗收合格單》，倉庫辦理入庫手續(xù)，系統(tǒng)更新庫存信息，通知采購部門付款。

(2)不合格：若檢測結(jié)果不合格，質(zhì)檢部門出具《不合格品報告》（QBR），同時通知倉庫停止卸貨/隔離存放，并立即聯(lián)系采購部門與供應商溝通處理方案。處理方式包括：要求供應商整批退貨、允許供應商在現(xiàn)場處理合格后入庫（需經(jīng)復檢合格）、或協(xié)商接受部分扣減等。所有不合格品處理過程需有書面記錄并存檔。

三、質(zhì)量控制管理

（一）質(zhì)量標準制定

1.標準文件化：針對每種主要采購原料，由采購部門牽頭，聯(lián)合質(zhì)檢部門及生產(chǎn)部門，共同制定并發(fā)布《原料質(zhì)量標準書》。標準書內(nèi)容應包括：原料名稱、規(guī)格型號、主要技術(shù)指標（物理、化學、安全等）、取樣方法、驗收方法、存儲要求、相關(guān)認證要求（如環(huán)保、健康安全等）。標準書需經(jīng)過技術(shù)負責人審批后正式實施，并編號管理。

2.標準依據(jù)與更新：質(zhì)量標準應參考國家/行業(yè)相關(guān)標準、供應商提供的規(guī)格書、以及公司內(nèi)部長期生產(chǎn)驗證結(jié)果。標準需定期（如每年一次）評審，根據(jù)技術(shù)發(fā)展、生產(chǎn)需求變化、市場供應情況等因素進行修訂，修訂后的標準需重新審批發(fā)布并通知所有相關(guān)部門。

（二）過程監(jiān)控

1.供應商溝通與維護：采購部門應與供應商建立常態(tài)化的溝通機制，定期（如每季度或每半年）進行線上或線下會議，交流原料供應情況、質(zhì)量表現(xiàn)、潛在風險及改進建議。鼓勵供應商參與公司組織的技術(shù)交流會或質(zhì)量研討會。

2.市場信息收集：采購人員需持續(xù)關(guān)注原料市場價格動態(tài)、行業(yè)技術(shù)進展、主要供應商的生產(chǎn)及經(jīng)營狀況等信息，為采購決策和成本控制提供支持。可通過行業(yè)報告、展會、專業(yè)網(wǎng)站、市場調(diào)研等方式進行。

3.質(zhì)量數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析：質(zhì)檢部門應建立原料質(zhì)量數(shù)據(jù)庫，記錄每次到貨的檢測結(jié)果、供應商信息、生產(chǎn)使用反饋等。定期（如每月/每季）對質(zhì)量數(shù)據(jù)進行分析，識別主要質(zhì)量問題、供應商質(zhì)量表現(xiàn)趨勢，形成質(zhì)量分析報告，為供應商評估和標準修訂提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

（三）異常處理

1.質(zhì)量問題升級流程：一旦發(fā)現(xiàn)原料質(zhì)量問題（無論是否造成生產(chǎn)中斷），需立即啟動以下流程：

(1)初步確認與隔離：質(zhì)檢部門確認問題性質(zhì)，倉庫將問題原料隔離存放，防止誤用。

(2)信息通報：立即通知采購部門、生產(chǎn)部門及相關(guān)部門負責人。

(3)供應商溝通與調(diào)查：采購部門聯(lián)系供應商，要求其說明原因、提供相關(guān)證據(jù)（如生產(chǎn)記錄、檢測數(shù)據(jù)），并共同分析問題根源。

(4)影響評估：生產(chǎn)部門評估質(zhì)量問題對在制品、成品的影響程度。

(5)制定解決方案：根據(jù)問題嚴重程度和供應商責任，協(xié)商確定處理方案（如要求退換貨、讓步接收、暫停采購、索賠等）。重大質(zhì)量問題需上報管理層決策。

2.供應商改進跟蹤：對于要求供應商改進的問題，需設定明確的改進期限和預期目標，并在到期后驗證改進效果。若改進無效，應按照合同約定及供應商評估結(jié)果，考慮采取降級、減少訂單或淘汰等措施。

3.記錄與總結(jié)：所有異常情況的處理過程、原因分析、解決方案及結(jié)果均需詳細記錄，定期進行案例回顧，總結(jié)經(jīng)驗教訓，完善預防措施。

四、成本控制管理

（一）價格管理

1.市場詢價與比價：采購部門應建立合格供應商多級名錄，根據(jù)采購量、頻率和重要性