檔案管理是機(jī)關(guān)單位政務(wù)運(yùn)行的基礎(chǔ)性工作，承載著歷史記錄、決策支撐、法治憑證的核心價(jià)值。規(guī)范檔案管理職責(zé)、優(yōu)化管理流程，既是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的必然要求，也是提升政務(wù)服務(wù)效能、保障信息安全的關(guān)鍵舉措。本文結(jié)合機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)踐，系統(tǒng)梳理職責(zé)體系與流程規(guī)范，為機(jī)關(guān)單位檔案管理工作提供實(shí)操指引。一、檔案管理職責(zé)的分層協(xié)同體系機(jī)關(guān)單位檔案管理是多主體、多環(huán)節(jié)的協(xié)同工作，需明確管理部門、工作人員、業(yè)務(wù)科室的權(quán)責(zé)邊界，構(gòu)建“集中管理、分工負(fù)責(zé)、全程管控”的責(zé)任體系。（一）檔案管理部門的核心職責(zé)檔案管理部門（如辦公室內(nèi)設(shè)檔案科、綜合檔案室）作為統(tǒng)籌主體，承擔(dān)“制度建設(shè)、資源整合、安全保障、價(jià)值開發(fā)”四大核心職能：制度統(tǒng)籌：結(jié)合《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)，制定本單位檔案管理制度，明確收集范圍、保管期限、利用規(guī)則及責(zé)任追究機(jī)制，確保管理活動(dòng)有章可循。全流程管理：統(tǒng)籌檔案“收集—整理—保管—利用—銷毀”全生命周期管理，指導(dǎo)業(yè)務(wù)科室規(guī)范形成檔案，審核移交質(zhì)量，監(jiān)督庫(kù)房安全與數(shù)字化建設(shè)。安全保障：建立檔案實(shí)體與數(shù)字資源的“雙安全”機(jī)制，落實(shí)庫(kù)房溫濕度調(diào)控、防盜防火防蟲、備份容災(zāi)等措施，定期開展安全檢查與應(yīng)急演練。開發(fā)利用：構(gòu)建檔案信息資源庫(kù)，通過(guò)編研（如年鑒、專題匯編）、數(shù)字化檢索、線上服務(wù)等方式，為決策參考、審計(jì)督查、民生服務(wù)提供支撐。（二）檔案工作人員的崗位責(zé)任檔案工作人員是管理流程的直接執(zhí)行者，需具備“專業(yè)能力+責(zé)任意識(shí)”，履行以下職責(zé)：前端管控：參與業(yè)務(wù)科室文件材料的形成過(guò)程，指導(dǎo)文書、會(huì)議、合同等材料的規(guī)范歸檔，確保“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”。整理鑒定：按《檔號(hào)編制規(guī)則》對(duì)檔案分類、組卷、編目，定期開展鑒定工作（一般每10年一次），提出保管期限調(diào)整或銷毀建議，形成鑒定報(bào)告。保管利用：負(fù)責(zé)檔案實(shí)體的上架、盤點(diǎn)與數(shù)字化加工，審核利用申請(qǐng)（區(qū)分公開與涉密檔案），登記借閱信息，跟蹤檔案歸還狀態(tài)。培訓(xùn)指導(dǎo)：向業(yè)務(wù)科室開展檔案知識(shí)培訓(xùn)，解答歸檔疑問(wèn)，推動(dòng)“人人重視檔案、人人參與管理”的氛圍形成。（三）業(yè)務(wù)科室的協(xié)同義務(wù)業(yè)務(wù)科室作為檔案的“形成源頭”，需落實(shí)“過(guò)程管理、按時(shí)移交、配合利用”的協(xié)同責(zé)任：規(guī)范形成：在業(yè)務(wù)活動(dòng)中同步規(guī)范文件材料的形成（如公文格式、會(huì)議記錄、項(xiàng)目臺(tái)賬），確保內(nèi)容真實(shí)、要素完整、載體合規(guī)（紙質(zhì)、電子檔案雙套制）。定期移交：按制度要求（如年度終了后3個(gè)月內(nèi)）向檔案管理部門移交檔案，附《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)后歸檔。配合管理：參與檔案鑒定、利用服務(wù)（如提供業(yè)務(wù)背景說(shuō)明），對(duì)涉密或敏感檔案的利用提出意見，協(xié)助完善檔案元數(shù)據(jù)。二、檔案管理流程的規(guī)范操作指引檔案管理流程需遵循“全程可控、權(quán)責(zé)清晰、安全高效”原則，圍繞收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀六個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，形成閉環(huán)管理體系。（一）收集：源頭把控，應(yīng)歸盡歸收集范圍：覆蓋機(jī)關(guān)所有職能活動(dòng)，包括文書檔案（公文、會(huì)議材料）、科技檔案（基建、設(shè)備圖紙）、人事檔案（任免、考核）、會(huì)計(jì)檔案（憑證、報(bào)表）、聲像檔案（照片、視頻）等。收集方式：定期移交：業(yè)務(wù)科室按年度/項(xiàng)目周期移交；專項(xiàng)收集：針對(duì)重大活動(dòng)（如慶典、應(yīng)急事件）、臨時(shí)機(jī)構(gòu)（如專項(xiàng)工作組）開展專項(xiàng)歸檔；跟蹤收集：對(duì)電子文件、郵件、即時(shí)通訊記錄等新型載體，通過(guò)系統(tǒng)對(duì)接或人工導(dǎo)出歸檔。質(zhì)量要求：紙質(zhì)檔案需字跡清晰（禁用純藍(lán)墨水、鉛筆），電子檔案需元數(shù)據(jù)完整（如創(chuàng)建者、修改時(shí)間），確?！皟?nèi)容真實(shí)、載體穩(wěn)定、可識(shí)讀”。（二）整理：分類組卷，規(guī)范編目分類體系：采用“年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限”或“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”分類法，確保邏輯清晰（如2023年—辦公室—永久）。組卷編目：將同類文件按時(shí)間或重要性排序，編制案卷號(hào)、件號(hào)，填寫《卷內(nèi)文件目錄》《案卷目錄》，生成檔號(hào)（如DA/2023/001）。數(shù)字化加工：對(duì)永久、長(zhǎng)期保管的檔案，同步開展數(shù)字化掃描（分辨率≥300dpi），建立“紙質(zhì)+電子”雙套檔案，實(shí)現(xiàn)目錄與原文關(guān)聯(lián)。（三）鑒定：定期審查，動(dòng)態(tài)優(yōu)化鑒定周期：一般每10年開展一次，由檔案管理部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)科室、法律顧問(wèn)成立鑒定小組。鑒定內(nèi)容：審查檔案價(jià)值（區(qū)分永久、30年、10年保管期限），對(duì)到期檔案提出“繼續(xù)保管”或“銷毀”建議。流程規(guī)范：形成《檔案鑒定意見書》，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行；對(duì)涉密檔案，需報(bào)保密部門備案。（四）保管：實(shí)體安全，數(shù)字備份庫(kù)房管理：檔案庫(kù)房需獨(dú)立設(shè)置，配備溫濕度調(diào)控（溫度14-24℃，濕度45-60%）、防盜報(bào)警、消防滅火、防蟲防霉設(shè)備，定期清潔、盤點(diǎn)（每年至少一次）。數(shù)字保管：電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或云平臺(tái)，采用“異地備份+離線備份”策略，定期檢測(cè)載體可讀性（如光盤每2年檢測(cè)一次）。臺(tái)賬管理：建立《檔案保管臺(tái)賬》，記錄檔案出入庫(kù)、借閱、修復(fù)等動(dòng)態(tài)，確?！百~實(shí)相符”。（五）利用：依規(guī)服務(wù)，高效支撐利用流程：內(nèi)部利用：填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審批后查閱；外部利用：需持單位介紹信或有效證件，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，涉密檔案按保密規(guī)定執(zhí)行。利用方式：實(shí)體查閱：在檔案閱覽室開展，禁止折疊、涂改；利用反饋：登記利用效果（如服務(wù)決策、解決糾紛），優(yōu)化檔案編研方向。（六）銷毀：嚴(yán)格審批，全程留痕銷毀范圍：經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值且無(wú)涉密內(nèi)容的檔案（如到期的一般性通知、臨時(shí)性報(bào)表）。銷毀流程：編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列明檔號(hào)、內(nèi)容、數(shù)量；經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門備案（必要時(shí)）；雙人監(jiān)銷，銷毀后在清冊(cè)上簽字，留存銷毀視頻/照片等憑證。三、管理效能提升的保障機(jī)制檔案管理的規(guī)范化運(yùn)行，需從組織、制度、技術(shù)、人員四個(gè)維度構(gòu)建保障體系：（一）組織保障：強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，明確機(jī)構(gòu)單位需明確檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入年度考核；檔案管理部門需獨(dú)立設(shè)置（或明確專人負(fù)責(zé)），確保“人、財(cái)、物”保障到位。（二）制度保障：完善體系，嚴(yán)格考核建立《檔案管理辦法》《電子檔案管理細(xì)則》《檔案安全應(yīng)急預(yù)案》等制度，將檔案管理納入科室績(jī)效考核，對(duì)歸檔不及時(shí)、保管不善的行為追責(zé)。（三）技術(shù)保障：數(shù)字賦能，安全可控推進(jìn)“智慧檔案”建設(shè)，采用區(qū)塊鏈技術(shù)保障電子檔案真實(shí)性，部署權(quán)限管理、日志審計(jì)系統(tǒng)，防范數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。（四）人員保障：專業(yè)培訓(xùn)，激勵(lì)機(jī)制定期組織檔案人員參加繼續(xù)教育（如國(guó)家檔案局培訓(xùn)），開展崗位練兵；對(duì)在檔案編研、安全管理中表現(xiàn)突出的人員給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。結(jié)語(yǔ)機(jī)關(guān)單位檔案管理是一項(xiàng)“功在當(dāng)代、利在千秋”的系統(tǒng)性工作，需以“職責(zé)清晰化、流程規(guī)范化