企業(yè)通訊費用審核及管理操作手冊第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司通訊費用的管理，控制運營成本，確保通訊費用支出的合理性、合規(guī)性，提高資金使用效益，依據(jù)國家相關(guān)財經(jīng)法規(guī)及公司內(nèi)部財務(wù)管理規(guī)定，特制定本手冊。1.2適用范圍本手冊適用于公司全體員工（含正式、合同制及其他經(jīng)批準(zhǔn)的人員）在日常工作中發(fā)生的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的通訊費用的申請、報銷、審核及管理。涵蓋固定電話、移動通訊、網(wǎng)絡(luò)通訊等費用類型。1.3基本原則通訊費用管理遵循“實事求是、必需合理、標(biāo)準(zhǔn)控制、公開透明、責(zé)任到人”的原則。鼓勵員工在保證工作效率的前提下，節(jié)約通訊開支。第二章組織與職責(zé)2.1財務(wù)部門財務(wù)部門是公司通訊費用審核與管理的歸口部門，主要職責(zé)包括：*制定和完善公司通訊費用管理相關(guān)制度及操作細(xì)則。*負(fù)責(zé)通訊費用報銷的審核、核算與支付工作。*定期對通訊費用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計、分析和報告。*監(jiān)督檢查各部門及員工通訊費用管理制度的執(zhí)行情況。*配合相關(guān)部門進(jìn)行通訊服務(wù)供應(yīng)商的評估與選擇。2.2各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是通訊費用產(chǎn)生和初步審核的責(zé)任主體，主要職責(zé)包括：*嚴(yán)格執(zhí)行公司通訊費用管理規(guī)定，加強本部門員工的費用意識教育。*負(fù)責(zé)本部門員工通訊費用報銷的真實性、合理性進(jìn)行初步審核。*協(xié)助財務(wù)部門調(diào)查處理通訊費用報銷中出現(xiàn)的問題。2.3公司管理層公司管理層負(fù)責(zé)審批超出常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)或有特殊情況的通訊費用申請，以及對通訊費用管理制度的最終決策。第三章通訊費用標(biāo)準(zhǔn)3.1固定電話費*公司固定電話（含總機(jī)、部門直線電話）費用實行統(tǒng)一管理，由行政部門（或指定部門）統(tǒng)一辦理、繳費，并將相關(guān)費用單據(jù)提交財務(wù)部門報銷。*固定電話的使用應(yīng)限于公司業(yè)務(wù)，禁止撥打與工作無關(guān)的聲訊電話、國際長途（特殊業(yè)務(wù)需求除外，需提前申請審批）。3.2移動通訊費*公司為符合條件的員工提供移動通訊費用補貼或?qū)崍髮嶄N額度。具體補貼標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工崗位級別、工作性質(zhì)及對外聯(lián)系量等因素綜合確定，并作為附件另行發(fā)布。*移動通訊費補貼/報銷范圍通常包括：月租費、本地通話費、國內(nèi)長途通話費、國內(nèi)漫游費、短信費、數(shù)據(jù)流量費等與工作相關(guān)的通訊支出。*員工因私產(chǎn)生的高額國際漫游費、增值業(yè)務(wù)費（如游戲、娛樂等）原則上不予報銷，特殊情況需提供充分理由并經(jīng)高級管理層審批。*新入職員工自轉(zhuǎn)正之日起開始享受移動通訊費補貼/報銷資格；離職員工當(dāng)月通訊費按實際工作日計算。3.3網(wǎng)絡(luò)通訊費*公司辦公場所的寬帶網(wǎng)絡(luò)費用由行政部門（或指定部門）統(tǒng)一辦理和支付。*員工個人家庭網(wǎng)絡(luò)費用原則上不予報銷，除非有特殊工作安排并獲得公司明確批準(zhǔn)。3.4特殊通訊費用*因項目需要或臨時緊急事務(wù)產(chǎn)生的超出常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的通訊費用，員工需提前提交書面申請，詳細(xì)說明事由、預(yù)計金額，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人及相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。事后憑有效憑證報銷。第四章費用報銷與審核4.1報銷憑證*報銷通訊費用時，必須提供合法、真實、有效的原始憑證，主要包括：*電信運營商（移動、聯(lián)通、電信等）出具的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票抬頭應(yīng)為公司全稱。*移動通訊費需同時提供詳細(xì)的話費賬單（電子版或紙質(zhì)版），賬單應(yīng)清晰顯示通話時長、號碼、費用項目等信息，以便核對。*發(fā)票及賬單信息應(yīng)與報銷人身份、報銷周期一致。4.2報銷周期與流程*移動通訊費一般按月或按季度報銷。具體周期由公司統(tǒng)一規(guī)定。*報銷流程：1.員工申請：員工在規(guī)定時間內(nèi)，填寫《費用報銷單》，粘貼好相關(guān)憑證，注明費用發(fā)生時段、用途等信息。2.部門審核：部門負(fù)責(zé)人對本部門員工報銷單的真實性、合理性及是否符合費用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核簽字。3.財務(wù)審核：財務(wù)部門復(fù)核人員對報銷憑證的合規(guī)性、完整性、金額準(zhǔn)確性以及是否符合公司報銷標(biāo)準(zhǔn)和政策進(jìn)行審核。4.審批付款：審核通過的報銷單，按公司資金支付審批權(quán)限逐級報批后，由財務(wù)部門安排付款。4.3審核要點財務(wù)部門在審核通訊費用報銷時，應(yīng)重點關(guān)注：*報銷人是否具備享受相應(yīng)通訊費用標(biāo)準(zhǔn)的資格。*報銷憑證是否合法、合規(guī)、真實、完整。*費用發(fā)生是否在規(guī)定的報銷周期內(nèi)。*報銷金額是否超出其崗位對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)或已批準(zhǔn)的特殊額度。*話費賬單中是否存在明顯的不合理或與工作無關(guān)的高額費用。*特殊費用是否有有效的審批文件。4.4報銷限制*逾期未報銷的通訊費用，原則上不予受理，特殊情況需書面說明原因并經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。*嚴(yán)禁虛報、冒領(lǐng)、重復(fù)報銷通訊費用。對不符合規(guī)定的報銷，財務(wù)部門有權(quán)退回或拒絕支付。第五章通訊設(shè)備與號碼管理5.1公司配備通訊設(shè)備*公司統(tǒng)一配備的手機(jī)、電話等通訊設(shè)備，所有權(quán)歸公司所有。員工應(yīng)妥善保管和使用，離職時須完好交還公司，并配合辦理號碼過戶等手續(xù)。*公司配備的通訊設(shè)備僅用于工作目的，嚴(yán)禁私自拆卸、改裝或挪作他用。5.2個人通訊號碼*對于使用個人手機(jī)號碼作為工作聯(lián)系方式的員工，應(yīng)確保通訊暢通。如號碼變更，需及時通知行政部門及相關(guān)同事更新通訊錄。第六章監(jiān)督檢查與責(zé)任6.1監(jiān)督檢查*財務(wù)部門有權(quán)對公司通訊費用的使用情況進(jìn)行不定期抽查或?qū)ｍ棛z查，相關(guān)部門和個人應(yīng)予以配合。*檢查內(nèi)容包括但不限于：費用標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況、報銷憑證真實性、通訊記錄與工作相關(guān)性等。6.2責(zé)任追究*對于嚴(yán)格遵守本規(guī)定、節(jié)約通訊費用成效顯著的部門或個人，公司可給予適當(dāng)表彰或獎勵。*對于違反本手冊規(guī)定，如虛報冒領(lǐng)、超標(biāo)準(zhǔn)報銷、使用公司通訊設(shè)備從事非法活動等行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育、追回違規(guī)款項、扣減績效，直至追究法律責(zé)任。第七章附則7.1解釋權(quán)本手冊由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。7.2生效日期本手冊自發(fā)布之日起正式施行。原