商務(wù)合同審批流程管理工具指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本工具適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團(tuán)化公司）的商務(wù)合同全生命周期管理，尤其適合需多部門協(xié)作、規(guī)范化審批的場景。典型應(yīng)用包括：采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等，需結(jié)合預(yù)算、供應(yīng)商資質(zhì)審核；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、渠道合作等，需關(guān)注客戶信用、交付條款；合作類合同：聯(lián)合研發(fā)、市場推廣、委托代理等，需明確權(quán)責(zé)劃分與收益分配；其他專項(xiàng)合同：租賃、勞動合同、保密協(xié)議等，需匹配行業(yè)監(jiān)管要求。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，可實(shí)現(xiàn)合同審批效率提升、風(fēng)險(xiǎn)可控、權(quán)責(zé)清晰，避免因流程混亂導(dǎo)致的延誤或糾紛。二、全流程操作指引商務(wù)合同審批流程需遵循“發(fā)起-審核-審查-審批-用印-歸檔”的主線，各環(huán)節(jié)責(zé)任主體及操作要點(diǎn)（一）合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如采購專員、銷售經(jīng)理）操作步驟：明確合同需求：根據(jù)業(yè)務(wù)場景（如采購設(shè)備、簽訂服務(wù)協(xié)議），確定合同相對方、標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、金額、履行期限等核心要素；收集基礎(chǔ)材料：合相對方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、行業(yè)許可證、法定代表人身份證明，若涉及特殊行業(yè)需提供相關(guān)資質(zhì)認(rèn)證）；業(yè)務(wù)背景說明（如采購需求說明、客戶合作意向書）；之前與合作方的履約記錄（如有，用于評估信用）；起草合同文本：使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（無模板時(shí)參考行業(yè)范本），明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等關(guān)鍵條款，避免模糊表述（如“盡快”“約”等需量化）；內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*對合同內(nèi)容的真實(shí)性、業(yè)務(wù)合理性進(jìn)行審核，保證符合部門年度計(jì)劃及預(yù)算要求。（二）多部門協(xié)同審核責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門（或合規(guī)專員）操作順序：業(yè)務(wù)部門→財(cái)務(wù)部門→法務(wù)部門（可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整順序，如小型企業(yè)可合并財(cái)務(wù)與法審）各環(huán)節(jié)審核要點(diǎn)：部門審核重點(diǎn)輸出結(jié)果業(yè)務(wù)部門1.合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致性；2.履行能力評估（如供應(yīng)商交付周期、客戶付款能力）；3.價(jià)格是否符合市場行情或預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)?！逗贤瑢徟怼分袠I(yè)務(wù)部門意見欄簽字確認(rèn)財(cái)務(wù)部門1.合同金額與預(yù)算匹配度，超預(yù)算需附預(yù)算調(diào)整說明；2.付款方式、周期、發(fā)票類型等財(cái)務(wù)條款合規(guī)性；3.涉及成本/收入的會計(jì)處理合理性?！逗贤瑢徟怼分胸?cái)務(wù)部門意見欄簽字確認(rèn)，必要時(shí)出具《財(cái)務(wù)審核意見書》法務(wù)部門1.主體資格合法性（如合作方是否為存續(xù)企業(yè)、是否超越經(jīng)營范圍）；2.條款合法性（無違反法律法規(guī)、強(qiáng)制性規(guī)定）；3.權(quán)責(zé)對等性（避免顯失公平的格式條款）；4.爭議解決方式（約定管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)是否明確）?！逗贤瑢徟怼分蟹▌?wù)部門意見欄簽字確認(rèn)，重大合同需出具《法律風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告》（三）領(lǐng)導(dǎo)審批與決策責(zé)任主體：根據(jù)合同金額及重要性劃分審批權(quán)限（示例）：一般合同（金額≤10萬元）：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人+分管副總*審批；重要合同（10萬元＜金額≤50萬元）：分管副總+總經(jīng)理*審批；重大合同（金額＞50萬元或涉及戰(zhàn)略合作、重大資產(chǎn)處置）：總經(jīng)理+董事長*（或董事會）審批。操作步驟：審批部門將《合同審批表》及附件提交至對應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審批；審批重點(diǎn)關(guān)注：是否符合企業(yè)戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)是否可控、資源是否匹配，對存有爭議的條款可要求業(yè)務(wù)部門與法務(wù)/財(cái)務(wù)部門協(xié)同修改；最終審批通過后，《合同審批表》標(biāo)注“已審批”，流程進(jìn)入用印環(huán)節(jié)；若駁回，需明確駁回原因并退回業(yè)務(wù)部門整改。（四）合同用印與簽署責(zé)任主體：行政部（或印章管理專員）、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人操作步驟：用印申請：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人持已審批的《合同審批表》、最終版合同文本（紙質(zhì)版一式三份，電子版同步備案）至行政部申請用印；用印審核：行政部核對審批手續(xù)是否齊全、合同文本與審批版本是否一致，無誤后加蓋企業(yè)合同專用章（嚴(yán)禁公章、財(cái)務(wù)章替代）；合同簽署：用印后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將合同文本交由合作方法定代表人或授權(quán)代表簽署，保證簽字人身份與合同主體一致，必要時(shí)需提供授權(quán)委托書；文本留存：簽署完成后，企業(yè)留存兩份（一份歸檔，一份業(yè)務(wù)部門保管），合作方持一份，電子版至企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)。（五）合同履行與歸檔責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門操作步驟：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行進(jìn)度跟蹤（如交付驗(yàn)收、付款確認(rèn)），及時(shí)記錄履行情況，若發(fā)覺對方違約，需第一時(shí)間上報(bào)并留存證據(jù)（如驗(yàn)收單、溝通記錄）；檔案歸檔：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門將合同文本、審批材料、履行記錄等整理成冊，移交檔案管理部門；歸檔材料需包含：合同正本、審批表、資質(zhì)文件、補(bǔ)充協(xié)議、往來函件等；臺賬管理：檔案管理部門建立《合同臺賬》，記錄合同編號、名稱、相對方、金額、簽署日期、履行狀態(tài)、歸檔日期等信息，便于后續(xù)查詢與統(tǒng)計(jì)分析。三、常用模板與表格參考（一）商務(wù)合同審批表（模板）合同基本信息合同名稱合同編號甲方（我方）乙方（對方）合同金額人民幣（大寫）元整（小寫）￥履行期限自年月日至年月日合同類型□采購□銷售□合作□租賃□其他涉及部門□業(yè)務(wù)□財(cái)務(wù)□法務(wù)□行政□其他審批流程記錄環(huán)節(jié)責(zé)任主體審批意見簽字/日期業(yè)務(wù)部門初審負(fù)責(zé)人*財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)經(jīng)理*法務(wù)審核法務(wù)專員*分管副總審批分管副總*總經(jīng)理審批總經(jīng)理*董事長審批董事長*（如需）用印登記行政專員*用印日期：年月日，用印份數(shù)：份備注：附件清單：□合作方資質(zhì)文件□業(yè)務(wù)背景說明□預(yù)算審批單□法律意見書□其他________；合同履行負(fù)責(zé)人：，聯(lián)系方式：（內(nèi)部短號）。（二）合同臺賬（模板）序號合同編號合同名稱乙方（對方）簽署日期金額（萬元）履行狀態(tài)歸檔日期備注1CG-2024-001設(shè)備采購合同科技有限公司2024-03-1525.6□履行中□已完成2024-03-203月30日交付2XS-2024-002軟件服務(wù)協(xié)議YY信息有限公司2024-03-188.9□履行中□已完成-季度付款四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示材料完整性：發(fā)起審批前需保證合作方資質(zhì)、業(yè)務(wù)背景說明等附件齊全，避免因材料缺失導(dǎo)致審批延誤；條款嚴(yán)謹(jǐn)性：禁止使用“大概”“左右”等模糊表述，金額、數(shù)量、期限等需明確數(shù)字；違約責(zé)任需對應(yīng)具體違約情形（如“逾期付款，按日萬分之五支付違約金”）；審批時(shí)效：各部門需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急合同可啟動“綠色通道”，但需注明“加急”并由分管領(lǐng)導(dǎo)同步確認(rèn)；印章管理：嚴(yán)禁在空白合同、未審批合同上用印，用印前需核對合同文本