供應(yīng)鏈采購訂單審核與處理規(guī)范一、規(guī)范制定目的與適用范圍（一）規(guī)范制定目的為規(guī)范企業(yè)采購訂單全流程管理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，保證采購需求準(zhǔn)確、供應(yīng)商選擇合規(guī)、訂單執(zhí)行高效，同時(shí)有效控制采購成本、防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)所有采購訂單（含常規(guī)采購、緊急采購、框架協(xié)議采購）的審核與處理流程，涉及部門包括需求部門、采購部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、倉儲(chǔ)部及管理層。二、采購訂單審核與處理全流程（一）需求發(fā)起與訂單創(chuàng)建責(zé)任部門：需求部門、采購部操作說明：需求提報(bào)：需求部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、運(yùn)營(yíng)需求或項(xiàng)目要求，填寫《采購需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、需求數(shù)量、用途、期望交貨日期、預(yù)算金額等關(guān)鍵信息，并附技術(shù)圖紙、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等支持文件（如有）。需求初審：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購部。訂單創(chuàng)建：采購部接收需求后，核對(duì)《采購需求申請(qǐng)表》信息完整性，結(jié)合合格供應(yīng)商名錄、歷史采購數(shù)據(jù)或?qū)ぴ唇Y(jié)果，在企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)中創(chuàng)建《采購訂單》，錄入供應(yīng)商全稱、物料編碼、采購數(shù)量（含浮動(dòng)比例）、單價(jià)（含稅/不含稅）、總金額、交貨地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等條款，保證與需求申請(qǐng)一致。輸出成果：《采購需求申請(qǐng)表》（審批完成版）、《采購訂單》（草稿）（二）訂單初審（需求與采購部門協(xié)同）責(zé)任部門：需求部門、采購部操作說明：需求一致性審核：需求部門核對(duì)《采購訂單》草稿中的物料規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等是否與《采購需求申請(qǐng)表》完全一致，保證滿足實(shí)際使用需求。采購合規(guī)性初審：采購部重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：供應(yīng)商資質(zhì)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等）是否在有效期內(nèi)，是否屬于合格供應(yīng)商名錄；價(jià)格合理性：對(duì)比近3個(gè)月歷史采購價(jià)、市場(chǎng)公允價(jià)或框架協(xié)議價(jià)，保證價(jià)格符合預(yù)算且無明顯異常；交貨周期：結(jié)合供應(yīng)商產(chǎn)能、物流條件，評(píng)估是否能滿足期望交貨日期，必要時(shí)與供應(yīng)商確認(rèn)產(chǎn)能；條款規(guī)范性：訂單中的付款條件、質(zhì)量要求、違約責(zé)任等是否與公司采購政策或框架協(xié)議一致。初審確認(rèn)：需求部門負(fù)責(zé)人與采購部負(fù)責(zé)人在《采購訂單初審表》簽字確認(rèn)；若審核不通過，需注明具體原因（如“規(guī)格型號(hào)與需求不符”“價(jià)格超預(yù)算”），退回采購部修改后重新提交。輸出成果：《采購訂單初審表》（完成簽字版）、《采購訂單》（修改后草稿）（三）訂單復(fù)核（財(cái)務(wù)與法務(wù)部門審核）責(zé)任部門：財(cái)務(wù)部、法務(wù)部（視訂單金額及復(fù)雜程度確定是否參與）操作說明：財(cái)務(wù)復(fù)核：財(cái)務(wù)部對(duì)《采購訂單》進(jìn)行以下審核：預(yù)算匹配性：訂單總金額是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算訂單是否已履行預(yù)算調(diào)整審批流程；價(jià)格構(gòu)成：?jiǎn)蝺r(jià)、數(shù)量、稅費(fèi)計(jì)算是否準(zhǔn)確，總價(jià)是否與采購申請(qǐng)一致；付款合規(guī)性：付款方式（如預(yù)付款、到付款、分期付款）是否符合公司財(cái)務(wù)制度，發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）及開具要求是否明確；資金安排：確認(rèn)訂單付款時(shí)間與公司資金計(jì)劃是否沖突，避免影響現(xiàn)金流。法務(wù)復(fù)核（適用于單筆金額≥10萬元或涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、長(zhǎng)期服務(wù)等復(fù)雜條款的訂單）：合同條款：審核訂單中的違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、爭(zhēng)議解決方式等是否合法合規(guī)，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)；主體資格：確認(rèn)供應(yīng)商簽約主體是否與資質(zhì)文件一致，避免簽約主體不適格。復(fù)核確認(rèn)：復(fù)核通過后，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人/法務(wù)負(fù)責(zé)人在《采購訂單復(fù)核表》簽字；若不通過，反饋問題至采購部（如“付款條件不符合財(cái)務(wù)規(guī)定”“違約責(zé)任約定不明確”），采購部需與相關(guān)部門協(xié)商調(diào)整后重新復(fù)核。輸出成果：《采購訂單復(fù)核表》（完成簽字版）、《采購訂單》（最終版）（四）訂單審批（分級(jí)權(quán)限管理）責(zé)任部門：采購部、管理層（根據(jù)訂單金額及類型確定審批人）操作說明：審批權(quán)限劃分（示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：訂單金額≤5萬元：采購經(jīng)理審批；5萬元＜訂單金額≤20萬元：采購總監(jiān)審批；20萬元＜訂單金額≤50萬元：分管副總審批；訂單金額＞50萬元或戰(zhàn)略物資采購：總經(jīng)理審批。審批流程：采購部將復(fù)核通過的《采購訂單》及附件（需求申請(qǐng)、初審表、復(fù)核表等）提交至相應(yīng)審批人；審批人重點(diǎn)審核訂單整體合理性、審批流程完整性、是否符合公司采購戰(zhàn)略（如是否優(yōu)先選擇長(zhǎng)期合作供應(yīng)商）；審批通過后，審批人在《采購訂單審批表》簽字；若不通過，注明審批意見（如“超出年度預(yù)算”“供應(yīng)商不符合戰(zhàn)略要求”），訂單退回采購部處理。輸出成果：《采購訂單審批表》（完成簽字版）、《采購訂單》（生效版）（五）訂單下達(dá)與執(zhí)行責(zé)任部門：采購部、供應(yīng)商操作說明：訂單正式下達(dá)：采購部將生效的《采購訂單》加蓋公司公章，通過ERP系統(tǒng)、郵件或書面形式發(fā)送至供應(yīng)商，同時(shí)保留送達(dá)回執(zhí)（如系統(tǒng)發(fā)送記錄、郵件回執(zhí)簽收）。供應(yīng)商確認(rèn)：供應(yīng)商收到訂單后，需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋《訂單確認(rèn)函》，明確是否接受訂單條款（如交貨日期、價(jià)格），并加蓋供應(yīng)商公章；若需調(diào)整條款，需在《訂單確認(rèn)函》中注明修改建議，采購部評(píng)估后決定是否接受。內(nèi)部信息同步：采購部將生效訂單信息同步至相關(guān)部門：倉儲(chǔ)部：備貨及收貨準(zhǔn)備；財(cái)務(wù)部：安排付款計(jì)劃；需求部門：準(zhǔn)備收貨驗(yàn)收。輸出成果：《采購訂單》（蓋章生效版）、《供應(yīng)商訂單確認(rèn)函》、《訂單信息同步記錄》（六）訂單跟蹤與異常處理責(zé)任部門：采購部、供應(yīng)商、需求部門、倉儲(chǔ)部操作說明：進(jìn)度跟蹤：采購部根據(jù)訂單交貨日期，提前7天啟動(dòng)跟蹤機(jī)制：通過ERP系統(tǒng)查詢供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨狀態(tài)，或電話、郵件溝通確認(rèn)進(jìn)度；每周更新《采購訂單跟蹤表》，記錄計(jì)劃交貨日期、實(shí)際進(jìn)度、當(dāng)前狀態(tài)（正常/延遲/異常）。異常處理：若出現(xiàn)以下異常情況，采購部需立即啟動(dòng)處理流程：延遲交貨：供應(yīng)商未能按期交付，需在24小時(shí)內(nèi)提交《延遲交貨說明》（含原因、新的交貨日期），采購部評(píng)估對(duì)生產(chǎn)/運(yùn)營(yíng)的影響，必要時(shí)啟動(dòng)備用供應(yīng)商或調(diào)整計(jì)劃；質(zhì)量問題：物料到貨驗(yàn)收不合格，采購部協(xié)同需求部門、倉儲(chǔ)部出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》，要求供應(yīng)商在3個(gè)工作日內(nèi)提供整改方案（如換貨、返工、折扣），并跟蹤驗(yàn)證結(jié)果；數(shù)量不符：實(shí)際到貨數(shù)量少于訂單數(shù)量，需供應(yīng)商補(bǔ)足短缺部分或協(xié)商折扣賠償，同時(shí)更新訂單執(zhí)行記錄。異常閉環(huán)：所有異常處理完成后，采購部填寫《采購訂單異常處理報(bào)告》，詳細(xì)描述異常原因、處理過程、結(jié)果及責(zé)任認(rèn)定，報(bào)采購總監(jiān)審批后歸檔。輸出成果：《采購訂單跟蹤表》、《采購訂單異常處理報(bào)告》、《異常整改驗(yàn)證記錄》（七）訂單歸檔責(zé)任部門：采購部、檔案管理部門操作說明：資料收集：訂單執(zhí)行完成后（含收貨確認(rèn)、付款完成、異常處理閉環(huán)），采購部收集全流程資料，包括：《采購需求申請(qǐng)表》《采購訂單初審表》《采購訂單復(fù)核表》《采購訂單審批表》；《采購訂單》（生效版）、《供應(yīng)商訂單確認(rèn)函》；《采購訂單跟蹤表》《采購訂單異常處理報(bào)告》（如有）；收貨單、檢驗(yàn)報(bào)告、發(fā)票等執(zhí)行憑證。歸檔管理：電子資料：按訂單編號(hào)分類備份至企業(yè)服務(wù)器，保存期限不少于5年；紙質(zhì)資料：按“一單一檔”原則整理，裝入檔案盒，標(biāo)注“訂單編號(hào)-供應(yīng)商名稱-物料名稱”，移交檔案管理部門統(tǒng)一保管。臺(tái)賬建立：檔案管理部門建立《采購訂單歸檔臺(tái)賬》，記錄訂單編號(hào)、歸檔日期、資料清單、保管人、查詢權(quán)限等信息，保證后續(xù)審計(jì)或追溯時(shí)快速調(diào)取。輸出成果：《采購訂單歸檔資料》、《采購訂單歸檔臺(tái)賬》三、核心模板工具清單（一）《采購需求申請(qǐng)表》字段名稱填寫說明申請(qǐng)部門需求發(fā)起部門全稱申請(qǐng)人需求提交人姓名聯(lián)系方式申請(qǐng)人電話/郵箱申請(qǐng)日期提交申請(qǐng)的年月日需求名稱物料/服務(wù)具體名稱（如“A型號(hào)鋼材”“年度保潔服務(wù)”）規(guī)格型號(hào)物料技術(shù)參數(shù)或服務(wù)具體要求（如“直徑50mm，強(qiáng)度等級(jí)Q355”“每周3次，含垃圾清運(yùn)”）單位物料計(jì)量單位（如“噸”“件”）或服務(wù)計(jì)量單位（如“年次”“小時(shí)”）需求數(shù)量預(yù)計(jì)采購數(shù)量（可注明浮動(dòng)范圍，如“±5%”）用途用于生產(chǎn)/項(xiàng)目/運(yùn)營(yíng)等具體場(chǎng)景期望交貨日期需求部門要求的物料到貨或服務(wù)開始日期預(yù)算金額該筆采購的最高預(yù)算（含稅）附件清單附技術(shù)圖紙、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等文件名稱（如“附《A零件圖紙V2.0》”）需求部門負(fù)責(zé)人簽字部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求合理性、預(yù)算匹配性審核后簽字（二）《采購訂單初審表》字段名稱填寫說明訂單編號(hào)ERP系統(tǒng)的唯一訂單號(hào)供應(yīng)商名稱訂單對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商全稱物料名稱/規(guī)格訂單采購的物料名稱及規(guī)格型號(hào)訂單數(shù)量采購訂單中的數(shù)量訂單金額采購訂單總金額（含稅）初審內(nèi)容□需求一致性（數(shù)量/規(guī)格/交期與申請(qǐng)一致）□供應(yīng)商資質(zhì)（有效期內(nèi)/在名錄內(nèi)）□價(jià)格合理性（對(duì)比歷史價(jià)/市場(chǎng)價(jià)）□交貨周期（供應(yīng)商確認(rèn)可行）初審意見“通過”或“不通過”，不通過需注明原因（如“價(jià)格超預(yù)算10%”）需求部門負(fù)責(zé)人簽字采購部負(fù)責(zé)人簽字初審日期完成初審的年月日（三）《采購訂單復(fù)核表》字段名稱填寫說明訂單編號(hào)同《采購訂單初審表》復(fù)核部門財(cái)務(wù)部/法務(wù)部復(fù)核內(nèi)容財(cái)務(wù)復(fù)核：□預(yù)算匹配性□價(jià)格計(jì)算準(zhǔn)確性□付款合規(guī)性法務(wù)復(fù)核：□條款合法性□主體資格復(fù)核意見“通過”或“不通過”，不通過需注明具體問題（如“付款方式需改為‘到貨后30天’”）復(fù)核人簽字復(fù)核經(jīng)辦人簽字復(fù)核負(fù)責(zé)人簽字財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人/法務(wù)負(fù)責(zé)人簽字復(fù)核日期完成復(fù)核的年月日（四）《采購訂單跟蹤表》字段名稱填寫說明訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱物料名稱計(jì)劃交貨日期訂單約定的交貨日期實(shí)際跟蹤日期每次跟蹤的年月日跟蹤方式□電話□郵件□系統(tǒng)查詢供應(yīng)商反饋進(jìn)度供應(yīng)商當(dāng)前生產(chǎn)/備貨狀態(tài)（如“已投產(chǎn)，預(yù)計(jì)3天后完工”）當(dāng)前狀態(tài)□正常□延遲□異常（需注明異常類型）跟蹤人采購專員姓名備注特殊情況說明（如“供應(yīng)商反饋原材料短缺，需延遲2天”）（五）《采購訂單異常處理報(bào)告》字段名稱填寫說明訂單編號(hào)異常類型□延遲交貨□質(zhì)量不符□數(shù)量短缺□其他異常描述詳細(xì)說明異常情況（如“原計(jì)劃5月10日到貨，供應(yīng)商通知延遲至5月15日”）發(fā)生日期異常首次發(fā)覺的年月日影響評(píng)估對(duì)生產(chǎn)/運(yùn)營(yíng)的影響程度（如“導(dǎo)致生產(chǎn)線停工1天，影響產(chǎn)量500件”）原因分析初步判斷原因（如“供應(yīng)商上游原材料供應(yīng)不足”“內(nèi)部需求變更未及時(shí)通知”）初步解決方案□與供應(yīng)商協(xié)商新交期□啟動(dòng)備用供應(yīng)商□要求供應(yīng)商賠償□其他需求部門意見需求部門負(fù)責(zé)人簽字財(cái)務(wù)部意見財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字（涉及費(fèi)用調(diào)整時(shí)）采購部處理意見采購部最終處理方案最終處理結(jié)果異常是否解決（如“供應(yīng)商承諾5月14日到貨，已同意承擔(dān)延遲損失”）報(bào)告人采購專員姓名報(bào)告日期提交報(bào)告的年月日審批人簽字采購總監(jiān)簽字四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)控制（一）信息準(zhǔn)確性保障需求部門需保證《采購需求申請(qǐng)表》信息真實(shí)、完整，采購部在創(chuàng)建訂單時(shí)需逐項(xiàng)核對(duì)，避免因“規(guī)格型號(hào)錯(cuò)誤”“數(shù)量漏填”等問題導(dǎo)致物料無法使用或重復(fù)采購。（二）審批權(quán)限合規(guī)性嚴(yán)格按照分級(jí)審批權(quán)限執(zhí)行，不得“化整為零”規(guī)避審批（如將20萬元訂單拆分為兩個(gè)10萬元訂單），保證每筆訂單均有明確的責(zé)任主體，杜絕“一言堂”決策。（三）供應(yīng)商資質(zhì)管理優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的合作方，新供應(yīng)商需完成“資質(zhì)審核+現(xiàn)場(chǎng)考察”（必要時(shí)），嚴(yán)禁與無營(yíng)業(yè)執(zhí)照、超范圍經(jīng)營(yíng)或處于失信名單的供應(yīng)商合作。（四）價(jià)格合理性把控采購部需建立“歷史采購價(jià)庫+市場(chǎng)價(jià)監(jiān)測(cè)”機(jī)制，對(duì)單價(jià)超過歷史價(jià)10%或市場(chǎng)均價(jià)的訂單，要求供應(yīng)商提供成本構(gòu)成說明，財(cái)務(wù)部重點(diǎn)復(fù)核。（五）異常處理時(shí)效性一旦發(fā)覺訂單異常，采購部需在24小