采購流程與合同審核標(biāo)準(zhǔn)化指南一、引言為規(guī)范企業(yè)采購行為，保證采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟性與高效性，降低運營風(fēng)險，特制定本指南。本指南旨在統(tǒng)一采購流程標(biāo)準(zhǔn)與合同審核要點，為各部門提供清晰的操作依據(jù)，保障采購活動全過程的透明化、規(guī)范化管理。二、適用范圍與典型場景（一）適用范圍本指南適用于企業(yè)各類采購活動，包括但不限于：原材料及設(shè)備采購、服務(wù)外包（如IT運維、咨詢服務(wù)）、工程采購、辦公用品采購等。涉及采購需求提報、供應(yīng)商尋源、合同擬定與審核、履約驗收、款項支付等全流程環(huán)節(jié)。（二）典型應(yīng)用場景日常采購場景：如部門常規(guī)辦公用品申領(lǐng)、生產(chǎn)輔料補充等，需快速響應(yīng)且流程簡化。項目采購場景：如新產(chǎn)品研發(fā)所需設(shè)備采購、廠房建設(shè)項目等，涉及金額較大、技術(shù)參數(shù)復(fù)雜，需重點把控供應(yīng)商資質(zhì)與合同風(fēng)險。緊急采購場景：如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需緊急替換、疫情期間防疫物資采購等，需在合規(guī)前提下縮短流程周期。三、采購全流程標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）需求發(fā)起與確認(rèn)需求提報：需求部門填寫《采購需求申請表》（詳見第四章模板1），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額、到貨時間等要素，部門負(fù)責(zé)人*審核簽字后提交至采購部。需求復(fù)核：采購部收到需求后，重點審核：需求合理性（是否與業(yè)務(wù)匹配、是否存在重復(fù)采購）；預(yù)算合規(guī)性（是否超年度預(yù)算，如需調(diào)整需附預(yù)算變更說明）；技術(shù)參數(shù)明確性（避免模糊表述，如“高功能設(shè)備”需量化指標(biāo)）。需求確認(rèn)：復(fù)核通過后，采購部與需求部門溝通確認(rèn)最終需求，形成《采購需求確認(rèn)單》，作為后續(xù)采購執(zhí)行的依據(jù)。（二）供應(yīng)商尋源與評估尋源方式：根據(jù)采購金額、物料重要性選擇合適方式：公開招標(biāo)：適用于金額≥50萬元或涉及公共利益的采購，通過企業(yè)官網(wǎng)/第三方平臺發(fā)布招標(biāo)公告。邀請招標(biāo)：適用于金額10萬-50萬元，邀請3家及以上合格供應(yīng)商參與。詢價采購：適用于金額＜10萬元、標(biāo)準(zhǔn)化程度高的物品，向至少3家供應(yīng)商詢價并留存報價記錄。單一來源：僅唯一供應(yīng)商可滿足需求時（如專利產(chǎn)品），需附《單一來源采購說明》并經(jīng)總經(jīng)理*審批。供應(yīng)商資質(zhì)審查：要求供應(yīng)商提供：營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等）；近三年同類項目業(yè)績證明（合同關(guān)鍵頁復(fù)印件）；財務(wù)狀況報告（近一年資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表）。采購部通過“信用中國”“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢供應(yīng)商信用記錄，排除失信企業(yè)。供應(yīng)商評估：組織需求部門、財務(wù)部、使用部門成立評估小組，從資質(zhì)（20%）、報價（30%）、業(yè)績（20%）、服務(wù)能力（15%）、履約能力（15%）五個維度打分（詳見第四章模板2），得分≥80分且報價最低的供應(yīng)商優(yōu)先入圍。（三）采購執(zhí)行與合同簽訂采購文件編制：根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，編制采購合同，明確以下核心條款：合同主體（供應(yīng)商全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人）；標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價（含稅/不含稅）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需符合國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的技術(shù)參數(shù)）；履約期限（交貨期/服務(wù)開始時間、驗收周期）；付款方式（如“預(yù)付款30%到貨驗收合格后付60%，質(zhì)保期滿付10%”）；違約責(zé)任（逾期交貨/質(zhì)量不達標(biāo)的具體賠償標(biāo)準(zhǔn)，如按合同總額的0.5‰/天支付違約金）。合同內(nèi)部審核：采購部將合同提交至法務(wù)部、財務(wù)部審核：法務(wù)部重點審核條款合法性（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、爭議解決方式是否明確）、權(quán)責(zé)對等性；財務(wù)部審核付款條件、稅費計算、發(fā)票類型等是否符合財務(wù)制度。合同簽署：審核通過后，按權(quán)限簽署：金額≤10萬元由采購經(jīng)理簽署；10萬-50萬元由分管副總簽署；≥50萬元由總經(jīng)理*簽署。合同一式三份，采購部、財務(wù)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份。（四）履約驗收與付款交貨/服務(wù)交付：供應(yīng)商按合同約定時間交付標(biāo)的物，需求部門核對數(shù)量、外觀，確認(rèn)無誤后在《送貨單》上簽字。驗收組織：常規(guī)物料：需求部門會同采購部進行驗收，出具《采購驗收報告》（詳見第四章模板4）；復(fù)雜設(shè)備/工程：邀請技術(shù)專家、第三方檢測機構(gòu)參與驗收，形成《驗收紀(jì)要》。驗收不合格的，供應(yīng)商需在3日內(nèi)整改，整改后復(fù)驗仍不合格的，按合同約定解除合同并追究違約責(zé)任。付款申請：驗收合格后，采購部收集《驗收報告》《發(fā)票》《合同》等資料，填寫《付款申請單》，經(jīng)財務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財務(wù)部安排付款。四、合同審核關(guān)鍵節(jié)點把控（一）合同起草階段主體信息審核：核對供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等信息與營業(yè)執(zhí)照一致，避免與“皮包公司”合作。標(biāo)的物描述清晰化：避免使用“優(yōu)質(zhì)材料”“一流服務(wù)”等模糊表述，需明確具體標(biāo)準(zhǔn)（如“鋼材執(zhí)行GB/T700-2006標(biāo)準(zhǔn)”“服務(wù)響應(yīng)時間≤2小時”）。違約條款對等化：不僅約定供應(yīng)商違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量瑕疵），需同時明確己方違約責(zé)任（如逾期付款的違約金），保證權(quán)責(zé)對等。（二）審核流程階段多部門協(xié)同審核：法務(wù)部負(fù)責(zé)法律條款，財務(wù)部負(fù)責(zé)財務(wù)條款，需求部門負(fù)責(zé)技術(shù)參數(shù)，采購部負(fù)責(zé)商務(wù)條款，避免單一部門審核疏漏。風(fēng)險條款重點標(biāo)注：對“爭議解決約定管轄法院”“不可抗力范圍”“質(zhì)保期責(zé)任”等高風(fēng)險條款，需審核部門出具專項意見。（三）簽署用印階段用印審批：合同簽署前需填寫《用印申請單》，附已審核的合同文本及審批記錄，經(jīng)行政部*核對無誤后蓋章。文本一致性：保證合同文本與最終審核版本一致，嚴(yán)禁手涂修改，如需修改需雙方在修改處簽字蓋章確認(rèn)。五、標(biāo)準(zhǔn)化工具模板模板1：采購需求申請表需求部門需求日期需求編號采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位預(yù)算金額（元）資金來源到貨時間需求說明（用途、技術(shù)參數(shù)等）部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：采購部審核意見：簽字：日期：模板2：供應(yīng)商綜合評估表供應(yīng)商名稱評估日期評估編號評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（100分）得分資質(zhì)（20分）營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)齊全（10分），信用記錄良好（10分）報價（30分）最低價得30分，每高于最低價1%扣1分，扣完為止業(yè)績（20分）同類項目≥3個（10分），項目金額≥本次采購金額（10分）服務(wù)能力（15分）售后響應(yīng)時間≤24小時（8分），質(zhì)保期≥1年（7分）履約能力（15分）財務(wù)狀況良好（8分），無重大訴訟（7分）總分評估小組意見：簽字：日期：模板3：合同審核表合同名稱合同編號審核日期審核部門審核人審核類型（□起草□復(fù)審）審核要點審核意見修改說明合同主體合法性標(biāo)的物描述清晰性付款條款合理性違約責(zé)任對等性爭議解決明確性綜合審核意見：簽字：日期：模板4：采購驗收報告采購合同編號驗收日期驗收地點標(biāo)的物名稱規(guī)格型號數(shù)量供應(yīng)商名稱到貨日期驗收方式（□現(xiàn)場□第三方）驗收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同/技術(shù)參數(shù)）驗收結(jié)果：□合格：符合合同約定標(biāo)準(zhǔn)，詳見附件檢測報告；□不合格：問題描述（如：規(guī)格不符、功能缺失等），整改要求：|||參與驗收人員：簽字：日期：|||

需求部門意見：簽字：日期：|||

采購部意見：簽字：日期：|||六、執(zhí)行要點與風(fēng)險規(guī)避（一）需求管理風(fēng)險風(fēng)險點：需求描述模糊導(dǎo)致采購物品與實際使用不符，造成資源浪費。規(guī)避措施：需求部門需提供詳細(xì)技術(shù)參數(shù)，采購部組織技術(shù)骨干對參數(shù)進行評審，必要時要求供應(yīng)商提供樣品確認(rèn)。（二）供應(yīng)商管理風(fēng)險風(fēng)險點：供應(yīng)商資質(zhì)造假或履約能力不足，影響采購質(zhì)量。規(guī)避措施：建立“合格供應(yīng)商庫”，每年對供應(yīng)商進行復(fù)評（業(yè)績、服務(wù)、信用），淘汰不合格供應(yīng)商；對高風(fēng)險供應(yīng)商（如首次合作、金額較大）開展實地考察。（三）合同條款風(fēng)險風(fēng)險點：合同條款存在歧義（如“驗收合格后付款”未明確驗收周期），導(dǎo)致付款爭議或履約糾紛。規(guī)避措施：使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，法務(wù)部對核心條款進行預(yù)審；涉及重大或復(fù)雜合同時可聘請外部律師參與審核。（四）審核流程風(fēng)險風(fēng)險點：審核環(huán)節(jié)缺失或越權(quán)審批，導(dǎo)致不合規(guī)合同簽署。規(guī)避措施：明確各環(huán)節(jié)審批權(quán)限（如金額分級審批），嚴(yán)禁“先簽后審”；所有審核記錄需書面留檔，保存期限≥5年。（五）保密與廉潔風(fēng)險風(fēng)險點：采購信息泄露（如供應(yīng)商報價